Variables

Disponibilité: forfaits Essentiels, Commerce et Entreprise

Une variable est un champ de fusion conçu pour vous permettre de gagner du temps en remplissant automatiquement les informations qui apparaissent fréquemment dans vos documents. C'est un morceau de texte entouré de crochets, comme ceci:

La variable n'aura pas de fond jaune lorsqu'un destinataire regardera le document, il apparaîtra de cette façon seulement dans l'éditeur pour que vous puissiez facilement distinguer le texte d'une variable.

Informations importantes concernant les variables:

• Vous pouvez ajouter des variables dans les modèles et les documents
• Les variables fonctionneront dans trois champs de grille tarifaire: le nom, la description, la colonne du texte brut
• Les variables ne fonctionneront que dans le corps du document. Elles ne fonctionneront pas dans le nom du document, les messages enregistrés ou le sujet et le corps de l'e-mail.

Ajout des variables à votre modèle ou document

1. Sélectionnez le bloc de texte où vous souhaitez placer votre Variable
2. Tapez un crochet ouvrant et soit choisissez le nom d'une variable du système dans le menu déroulant, soit saisissez le vôtre et appuyez sur Entrée, SOIT

1. Cliquez sur « Variables » à droite, cliquez sur le signe plus, saisissez un nom de variable, et appuyez sur Entrée
2. La variable apparaîtra dans la section Variables
3. Cliquez sur l'icône de la copie pour copier le nom de la variable, collez-le où vous en avez besoin dans votre modèle.

1. Pour remplir une variable avec des informations réelles, cliquez sur une variable dans un modèle ou un document ou ouvrez la liste des variables sous « Variables » à droite, saisissez une valeur 
2. Les informations sont remplies dans l'ensemble du modèle ou du document grâce à la variable utilisée.

Pour supprimer une variable, supprimez-la d'abord dans le corps du document. Ensuite, cliquez sur Variables sur le panneau droit, cliquez sur le menu déroulant Non utilisé et trouvez la variable dans la liste. Passez la souris dessus et cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer la variable de votre liste de variables. 

Types de variables

Il existe 4 types de variables:

• Variables de rôle
• Variables du système
• Variables de la grille tarifaire
• Variables personnalisées

Variables de rôle

Ces variables remplissent automatiquement les informations concernant votre destinataire lorsqu'elles sont affectées à un Rôle. Elles peuvent remplir le prénom et le nom de famille de votre destinataire, son adresse e-mail, numéro de téléphone et entreprise, pourvu que les informations soient disponibles dans les contacts PandaDoc. (Si votre destinataire n'existe pas dans vos Contacts PandaDoc, vous pouvez l'ajouter lorsque vous créez le document.)

1. Créer un rôle de modèle (vous devriez être dans un modèle pour le faire) 
2. PandaDoc générera automatiquement les variables de rôle par défaut: le prénom, le nom de famille, l'e-mail, l'entreprise, le numéro de téléphone, le poste et l'adresse
3. Cliquez sur « Variables » en haut à droite, trouvez les variables de rôle par défaut grâce au nom de rôle au début, p. ex.: PrenomduClient

1. Copiez une variable et collez-la là où vous en avez besoin dans le modèle
2. Lorsque vous créez un document à partir de ce modèle, vous attribuerez les destinataires aux Rôles et cliquerez sur « Commencer à modifier »
3. Les variables de rôle seront remplies lors de la création de documents.

Variables du système

PandaDoc a prédéfini ces variables. Elles rempliront automatiquement les informations concernant votre document, propres à ce document et son contenu (comme la date de création du document, le numéro de référence, les totaux dans la grille tarifaire, etc.).

Variables de la grille tarifaire

Les variables de la grille tarifaire vous aident à réutiliser facilement les données du pied de page de la grille de tarification dans votre modèle, document ou formulaire. Chaque rangée que vous ajoutez au pied de page de votre grille de tarification apparaîtra comme une variable, tant qu'elle aura une valeur.

Pour accéder à la liste des variables, cliquez d'abord sur une grille tarifaire dans votre modèle, document ou formulaire. Ensuite, cliquez sur Propriétés dans le panneau flottant et sélectionnez Variables à droite. Enfin, cliquez sur l'icône de la copie à côté du nom de la variable et collez la variable dans le contenu de votre document.

Vous pouvez également trouver les variables de la grille tarifaire dans l'onglet Variables à droite. 

Variables personnalisées

Ces variables servent d'espaces réservés pour toutes les informations dont vous avez besoin pour remplir manuellement un document lors de sa création. Vous pouvez les nommer comme vous le souhaitez et elles seront utiles si les informations n'existent pas dans vos Contacts.

Voir le fonctionnement des variables dans un document: