Expirations automatiques

Disponibilité : forfaits gratuit*, Essentiels*, Commerce et Entreprise 

* Seuls les clients des forfaits Commerce et Entreprise peuvent modifier la période d'expiration. Pour les forfaits Essentiels et gratuit de PandaDoc, la date d'expiration est définie à 60 jours et ne peut pas être modifiée.

L'expiration automatique est une option qui fera expirer automatiquement vos documents s'ils ne sont pas complétés après une certaine période. L'état de ces documents deviendra « Expiré ». 

Vous pouvez activer la modification de la période d'expiration automatique du document dans le magasin du modules complémentaires. 

Ce que vous devez savoir au sujet des expirations automatiques :

1. Définissez et modifiez l'expiration automatique d'ici X jours avant et après l'envoi du document
2. Activez ou désactivez la notification d'avertissement 1 jour avant la date d'expiration du document et après l'envoi du document
3. La notification d'alerte n'est disponible que pour les signataires et est enregistrée sous Activité Actions
4. Le compte à rebours jusqu'à l'expiration apparaît dans les « Documents » s'il reste moins de 5 jours
5. Une fois que le document est « Expiré », les destinataires n'y ont plus accès
6. Les modifications des paramètres d'expiration sont suivis sous le menu contextuel Informations concernant le document Paramètres de l'expiration
7. Le compte à rebours jusqu'à l'expiration redémarre lorsqu'un document est modifié et renvoyé
8. Le document expirera X jours après son envoi, c'est-à-dire si vous l'envoyez à 14 h 30, il expirera X jours après 14 h 30

Configuration de l'expiration automatique pour tous les modèles et documents  

Allez dans Paramètres en bas à gauche Paramètres Paramètres d'expiration. Vos options sont :

1. Définir un« nombre de jours » et
2. « Avertir les signataires 1 jour avant l'expiration ».

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » une fois que vous avez terminé.

Configuration de l'expiration automatique pour les modèles et documents

Vous pouvez configurer l'expiration automatique de modèles spécifiques pour que tous les nouveaux documents créés à partir de ces modèles héritent des paramètres d'expiration. 

Ouvrez un modèle et cliquez sur le menu contextuel en haut à droite   Paramètres d'expiration (ou détails concernant le document ou modèle Expiration.) Vos options sont :

1. « Nombre de jours » et
2. « Notification d'avertissement » pour un signataire 1 jour avant l'expiration du document.

Variable d'expiration automatique

Vous pouvez remplir automatiquement la date d'expiration du document avec la variable de date d'expiration. 

1. Ouvrez la section variables dans le panneau droit et faites défiler le menu jusqu'à ce que vous trouviez Document.ExpirationDate. Dans un document, elle sera répertoriée sous Non utilisée.  Dans un modèle, elle sera répertoriée sous Système. 
2. Cliquez sur la variable pour la copier et l'ajouter au document.
3. La variable sera automatiquement remplie avec la date d'expiration après l'envoi du document.

Vérification des paramètres d'expiration automatique avant d'envoyer un document

Après avoir cliqué sur « Envoyer » et modifier le nom du document, vous verrez la fenêtre contextuelle « Envoyer un document ». Vous verrez les paramètres d'expiration en bas, cliquez dessus pour vérifier ou modifier le paramètre.

Modification de la période d'expiration dans un document envoyé 

Cliquez sur le menu contextuel en haut à droite > Paramètres > Expiration (ou détails concernant le document ou le modèle Expiration.)

Notification d'expiration automatique

Consultez ci-dessous un exemple d'e-mail de notification que vos destinataires recevront lorsque le document sera sur le point d'expirer.

Examen des documents expirés 

4 jours avant l'expiration du document, l'état du document sera encerclé en rouge. Lorsque le document expirera, il apparaîtra dans la liste de vos documents à l'état « Expiré ».

Votre destinataire ne sera pas en mesure d'accéder au document, il verra ce message à la place :

Les documents expirant dans une semaine seront répertoriés sous Arrive bientôt à expiration.

Pour supprimer l'état « Expiré », vous avez deux options :

1. Modifiez le document pour qu'il retourne à l'état de « Brouillon ». Pour ce faire, cliquez sur « Modifier » pour ouvrir le document. Modifiez votre contenu (si vous le souhaitez) et renvoyez le document à vos destinataires.
2. Modifiez l'état du document pour qu'il soit à l'état « Achevé » à l'aide de la fonctionnalité Modification manuelle de l'état.