Disponibilité de forfait :
PandaDoc : forfaits annuels* Professionnel et Entreprise
Salesforce : « Professionnel », « Entreprise », « Illimité », « Édition développeur », « Performance »
*Cette intégration est disponible en tant que module complémentaire payant.
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Avertissement :
Pour utiliser les déclencheurs de synchronisation, vous devez avoir accès à l'API de Salesforce.
Remarque :
Dans la configuration de PandaDoc, sous Paramètres du déclencheur de document, si vous ne voyez pas les six déclencheurs décrits ci-dessous, assurez-vous que vous disposez bien de la dernière version de Salesforce. Apprenez à installer le dernier paquet ici.
Pour les développeurs, vous pouvez trouver ici la documentation GitHub qui explique comment configurer des classes et des déclencheurs personnalisés dans l'intégration de PandaDoc avec Salesforce.
Pour accéder à la configuration de PandaDoc, cliquez sur Lanceur d'applications, puis sélectionnez Configuration de PandaDoc dans le menu déroulant. Les paramètres de PandaDoc seront ouverts dans un nouvel onglet.
Capacités d'importation
Remarque :
Le document doit être à l'état de brouillon pour cette fonction.
Remarque :
Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de membre, de gestionnaire et d'administrateur. Si vous utilisez des rôles personnalisés, assurez-vous d'activer l'autorisation « Peut voir et demander des intégrations » pour le rôle afin de permettre aux utilisateurs de lier des documents à Salesforce et d'importer des données.
Si les informations d'un enregistrement Salesforce sont mises à jour après la création du document à partir de cet enregistrement, vous pouvez mettre à jour le document avec les valeurs correctes :
Dans le document, accédez au panneau Intégrations en cliquant sur l'icône Salesforce à gauche dans le document PandaDoc.
Sous Données du document, sélectionnez « Importer à partir de la gestion de la relation client (CRM) ».
Les variables et les produits dans le générateur de devis/grille tarifaire seront mis à jour avec les dernières informations de Salesforce, à condition que le document ait été créé à partir d'opportunité. La liste des produits dans PandaDoc changera en fonction de l'ajout ou de la suppression de produits d'opportunité.
Vous pouvez utiliser la fonction « Importer à partir de la gestion de la relation client (CRM) » dans n'importe quel objet de Salesforce : opportunité, compte, prospect, contact ou objets personnalisés.
Si le champ dans Salesforce est vide, la variable correspondante ne sera pas actualisée.
Avertissement :
Vous ne pouvez pas mettre à jour les champs de PandaDoc ou les variables de rôle.
Capacités d'exportation
Mettre à jour l'état de l'opportunité lorsque l'état de PandaDoc est mis à jour
Vous pouvez mettre en place des mises à jour automatiques de l'état de l'opportunité dès que l'état d'un document PandaDoc est modifié.
Pour activer cette fonction dans Salesforce, cliquez sur le « + » en haut, puis cliquez sur Configuration de PandaDoc. Faites défiler vers le bas jusqu'à Paramètres du déclencheur de document. Activez Modifier le déclencheur de l'état de l'opportunité et cliquez sur Configurer.
Ensuite, mappez l'état du document à l'état de l'opportunité. Vous pouvez configurer ceci pour tout document ou pour les documents créés à partir d'un modèle spécifique. Le mappage supérieur vous permet de configurer le mappage pour tout document.
Faites défiler vers le bas pour configurer le mappage de l'état pour un modèle spécifique. Ajoutez l'identifiant de modèle et cliquez sur Ajouter. (Pour trouver un identifiant de modèle, ouvrez le modèle et copiez l'identifiant à partir du lien dans la barre d'adresse.) Ensuite, configurez le mappage ci-dessous et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez créer un mappage spécifique pour un nombre illimité d'identifiants de modèle.
Remarque : lorsque les deux types de mappage sont configurés, le mappage spécifique du modèle prévaudra sur le mappage par défaut (c'est-à-dire le mappage de tous les documents).
Si vous avez besoin d'autres mappages d'état, veuillez soumettre votre idée dans la boîte à idées ou nous contacter.
Enregistrer les mises à jour des documents dans « Notes et pièces jointes »
Vous pouvez enregistrer toutes les mises à jour de document sous forme de notes dans « Notes et pièces jointes » sur Salesforce.
Pour activer cette fonction dans Salesforce, cliquez sur le « + » en haut et ensuite sur « Configuration de PandaDoc ». Faites défiler vers le bas jusqu'à « Paramètres du déclencheur de document », activez « Déclencheur de l'activité des documents » et cliquez sur « Configurer ».
Pour terminer la configuration du « Déclencheur de l'activité des documents », sélectionnez l'objet où le module PandaDoc est installé et cliquez sur « Enregistrer ».
Les informations suivantes sont enregistrées dans les notes :
{Utilisateur PandaDoc} a créé un document {nom du document}.
{Utilisateur PandaDoc} a envoyé un document {nom du document} à {destinataires}.
Le document {nom du document} a été vu.
Le document {nom du document} a été complété.
Le document {nom du document} a été signé par {nom du signataire}.
Le document {nom du document} est en attente de paiement.
Une nouvelle révision du document {nom du document} a été créée. (s'affiche lorsque le document est envoyé et modifié par la suite)
Le document {nom du document} a expiré.
Le document {nom du document} a été payé.
Le document {nom du document} a été refusé.
Le document {nom du document} a été supprimé.
Si vous souhaitez apporter d'autres modifications aux notes, veuillez soumettre une idée dans la boîte à idées ou contacter l'équipe d'assistance PandaDoc.
Enregistrer la version PDF de PandaDoc dans « Notes et pièces jointes »
Vous pouvez enregistrer le PDF du document PandaDoc en tant que pièce jointe dans la section « Notes et pièces jointes » de Salesforce.
Pour activer cette fonction dans Salesforce, cliquez sur le « + » en haut, puis cliquez sur « Configuration de PandaDoc ». Faites défiler vers le bas jusqu'à « Paramètres du déclencheur de document », activez « Enregistrer la version PDF de PandaDoc dans les fichiers (nouveau) » et cliquez sur « Configurer ».
Remarque :
Vous pouvez vous référer à https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 pour apprendre la différence entre les fichiers et les pièces jointes.
Configurer des états qui déclencheront le téléchargement d'un PDF.
Vous pouvez également configurer le format du nom de la pièce jointe. Pour ce faire, copiez les champs de fusion/jetons (par exemple [nom du document]) suggérés dans l'infobulle de droite et collez-les dans le champ « Format du nom de la pièce jointe ».
Remarque :
[aujourd'hui] représente la date du jour, [maintenant] représente la date du jour + l'heure.
Une fois cela fait, « Enregistrer » la configuration.
Mettre à jour les produits d'opportunité lorsque la grille tarifaire ou le générateur de devis de PandaDoc est mis à jour
Vous pouvez faire en sorte que les produits d'opportunité soient mis à jour automatiquement lorsque la grille tarifaire/générateur de devis de PandaDoc dans le document est modifié.
Pour activer cette fonction dans Salesforce, cliquez sur le « + » en haut, puis cliquez sur « Configuration de PandaDoc ». Faites défiler vers le bas jusqu'à « Paramètres du déclencheur de document », et activez « Mettre à jour les produits d'opportunité ».
Comment le déclencheur fonctionne :
La synchronisation bidirectionnelle ne fonctionne que pour les produits d'opportunité.
Les produits d'opportunité sont mis à jour une fois que l'état d'un document PandaDoc passe à « Envoyé » et « Complété ».
Les champs suivants de produit d'opportunité peuvent être mis à jour automatiquement :
Les champs de produit d'opportunité personnalisés ou standard mappés viaConfiguration de PandaDoc -> Configurer les éléments de tarification mettront toujours à jour leurs valeurs à partir des colonnes suivantes de la grille tarifaire ou du générateur de devis :
Réduction
Description de la rangée
Quantité
Prix de vente
Remarque :
Les champs Code produit, Nom et Prix de liste du produit d'opportunité ne peuvent pas être mis à jour.
Les champs de produit d'opportunité personnalisés ou standard mappés par le biais de l'interface de mappage de colonnes ne seront mis à jour que si une colonne est visible dans le document PandaDoc.
Dans le mappage « Configurer les éléments de tarification » (étape 1 dans le guide en hyperlien), vous devez vous assurer que le champ SKU est mappé – utilisez le champ code produit pour le mappage.
La liste des produits d'opportunité sera associée à la grille tarifaire ou au générateur de devis dès que l'état du document PandaDoc passera à « Envoyé » et « Complété ».
L'ajout et la suppression de produits d'opportunité se fait en fonction de leur sélection dans la grille tarifaire et le générateur de devis (rubriques facultatives), ainsi que lorsqu'ils sont explicitement ajoutés ou supprimés du document.
Remarque :
Un produit d'opportunité peut être créé à condition que sa valeur SKU soit spécifiée dans PandaDoc.
Remarque :
Ce déclencheur fonctionne également pour la QTÉ modifiable, c'est-à-dire lorsque votre destinataire est autorisé à mettre à jour la quantité du produit (apprenez-en plusici, étape 6).
Si vous avez des commentaires, n'hésitez pas à nous en dire plus dans notre boîte à idées ou à nous contacter.
Vous pouvez également configurer votre déclencheur personnalisé, mais cela nécessite un codage avancé. Pour voir des exemples du code que vous devrez ajouter, consultez le guide du déclencheur personnalisé de Salesforce ici.
Exporter les valeurs des champs de PandaDoc vers Salesforce
Vous pouvez exporter automatiquement les valeurs des champs de vos documents PandaDoc vers des champs Salesforce dès que l'état du document passe à « Envoyé » ou « Complété ».
Pour activer cette fonction dans Salesforce :
Sélectionnez le Lanceur d'applications en haut à gauche.
Commencez à taper « Configuration de PandaDoc » dans la barre de recherche pour l'ouvrir rapidement à partir du menu déroulant.
Faites défiler vers le bas jusqu'à « Paramètres du déclencheur de document » et activez l'option Exporter les valeurs des champs de PandaDoc vers Salesforce.
Pour que le déclencheur fonctionne, vous devez mapper les champs PandaDoc aux champs Salesforce en utilisant le nom de la variable du champ. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
Naviguez vers « Configuration de PandaDoc » > « Configurer les jetons ».
Ouvrez l'objet à partir duquel vous voulez créer le document et copiez le nom de la variable du champ que vous voulez remplir avec la valeur du champ de PandaDoc.
Remarque :
Le champ Salesforce ciblé doit être activé dans la configuration de PandaDoc.
Ouvrez le modèle que vous utiliserez pour créer vos documents, cliquez sur le champ et sélectionnez Propriétés dans le panneau flottant > collez le nom de la variable sans les crochets dans la zone « Fusionner le champ » dans le panneau de droite.
Remarque :
Vous pouvez exporter uniquement les valeurs des champs de texte, de date, de case à cocher, de liste déroulante et de bouton radio vers les champs Salesforce mappés.
Terminé ! Désormais, chaque fois que vous créerez un document à l'aide de ce modèle, les valeurs des champs seront exportées vers les champs Salesforce mappés lorsque le statut du document passera à « Envoyé » et « Complété ».
Remarque :
Vous ne pouvez mettre à jour que les champs activés pour l'objet à partir duquel vous créez le document. (Configuration de PandaDoc > Configurer les jetons > Objet)
Si un champ soumis à une mise à jour est en lecture seule ou ne peut pas être mis à jour en raison de limitations d'autorisation, ignorez le champ et terminez le déclencheur.
Vous pouvez également mettre à jour les champs dans Salesforce avec les données des documents PandaDoc à l'aide de Zapier. Cliquez ici pour en savoir plus.
Résolution de problèmes
Les fichiers PDF ne sont pas joints aux fichiers, bien que d'autres déclencheurs fonctionnent
Raison connue : PD_API dans les paramètres du site distant n'est pas définie comme active.
Solution :
Allez dans Configuration de SalesForce.
Saisissez « Paramètres du site distant » dans la barre de recherche rapide et cliquez dessus.
Vérifiez si la valeur de la colonne « Active » est cochée pour l'API PD.
Cliquez sur Modifier et cochez la case pour l'activer si elle ne l'est pas.
Cliquez sur « Enregistrer ». Voici le GIF montrant les étapes décrites :