Cambiar manualmente el estado de un documento

Cuando completas documentos o haces pagos offline, resulta útil poder modificar tus registros de PandaDoc de modo que reflejen esos cambios. La opción de cambiar el estado de un documento es importante para mantener todos tus contratos firmados en un mismo lugar.

Disponibilidad de planes: todos los planes

Aunque hay ocho estados de documento, solo hay tres que se puedan cambiar manualmente: Completado, Caducado o Pagado.

Matriz de cambio de estado manual:

Completado

Para que tus documentos sean legalmente vinculantes, todos nuestros documentos firmados y completados por sus destinatarios incluyen un Certificado de firma cuando el documento se ha finalizado. En cambio, si cambias manualmente el estado de un documento a "Completado", este no incluirá Certificado de firma.

Un ejemplo práctico: envías un documento de PandaDoc y tu destinatario lo imprime, lo firma, lo escanea y te lo devuelve como documento adjunto en un correo electrónico. El acuerdo está cerrado, pero el documento está atascado en tu panel de control de PandaDoc como "Enviado" o "Visto". Cambia manualmente el estado para que el documento pase de "Visualizado" a "Completado".

Caducado

Si tienes un documento que ya no es válido y no necesita un Certificado de firma, puedes "caducar" manualmente el documento.

Un ejemplo práctico: envías un documento de PandaDoc, pero los destinatarios no lo firman. Al cabo de un tiempo no quieres que los destinatarios sigan teniendo acceso al documento (los términos del acuerdo han caducado, etc.), de modo que cambias el estado manualmente a "Caducado".

Pagado

Si tienes un documento con una aplicación de pago y el cliente completa el documento (rellenado, firmado y finalizado), pero no completa el pago, el estado del documento será "Esperando pago". En caso de que el cliente pague con un método alternativo, puedes pasar manualmente el documento a "Pagado".

Un ejemplo práctico: el destinatario completa un documento que contiene un campo de pago, pero paga en efectivo o enviando un cheque por correo. Puedes usar el cambio de estado manual para pasar del estado "Esperando pago" a "Pagado".

Cómo cambiar manualmente el estado

Puedes cambiar el estado desde la vista de lista.

Si no encuentras la opción, pídele al propietario de tu cuenta que la active en la tienda de complementos (que se encuentra en la parte inferior izquierda de tu cuenta de PandaDoc).

Ve a Documentos, en la parte izquierda de la pantalla, y busca tu documento. Usa el menú contextual de la derecha y haz clic en "Cambiar estado".

Opciones de cambio de estado

Cuando haces clic en "Cambiar estado", verás las siguientes opciones:

Estatus de/a: cambia el estado de un documento según la "matriz de estado" vista más arriba.

Notas privadas: incluye "notas privadas" sobre el cambio de estado manual.

Adjuntar un archivo: adjuntar un archivo al que el autor y los destinatarios podrán acceder una vez completado el cambio manual. Útil cuando el documento se firmó o pagó offline y el recibo/copia firmada te llegó por correo electrónico.

Notificaciones: envía un correo electrónico de notificación sobre el cambio de estado a todos los destinatarios.

Ejemplo de correo electrónico de notificación

Si has configurado los cambios manuales de modo que tus destinatarios reciban notificación, aquí tienes un ejemplo de ese correo electrónico.