Salesforce Classic

Disponibilidad de planes:

PandaDoc: plan Enterprise

Salesforce: "Professional", "Enterprise", "Unlimited" o "Developer edition".

¿Qué puedes hacer con la integración?

• Crear y enviar documentos desde registros de oportunidades, clientes potenciales, contactos, cuentas u objetos personalizados de Salesforce.
• Extraer información de registros de Salesforce en documentos de PandaDoc.
• Rellenar listas de precios automáticamente con productos de Salesforce.
• Usar contactos de Salesforce como destinatarios de documentos.
• Sincronizar datos entre Salesforce y PandaDoc (no disponible en las ediciones Group y Professional)

Obtén más información aquí

Conexión entre PandaDoc y Salesforce

1. En PandaDoc, ve a Configuración API e integraciones Haz clic en Salesforce. Elige dónde quieres habilitar la integración: Sandbox o Entorno de producción 
2. Puede que tengas que iniciar sesión en Salesforce llegados a este punto. Haz clic en Permitir para autorizar el acceso de PandaDoc a Salesforce
3. Tu cuenta de PandaDoc ya está conectada a Salesforce. Continúa con la instalación del paquete de PandaDoc en AppExchange como se describe en la siguiente sección

Instalación del paquete de PandaDoc en AppExchange

1. Inicia sesión en tu cuenta de Salesforce: https://login.salesforce.com/
2. Podrás encontrar nuestra aplicación en SFDC AppExchange.
3. Haz clic en Obtenerla ahora.
4. Haz clic en Instalar para todos los usuarios y luego haz clic en Actualizar/Instalar.
5. Selecciona Sí, conceder acceso a estos sitios web de terceros y haz clic en Continuar.
6. Ahora comenzará el proceso de instalación y podría llevar un tiempo. Haz clic en Listo una vez finalice.

Configurar el módulo de PandaDoc en el registro de Salesforce.

Si quieres añadir el módulo de PandaDoc a un objeto personalizado, obtén más información aquí.

1. Ve a cualquier registro de Oportunidad y haz clic en Editar diseño. En el módulo Diseño de oportunidad de la parte superior, ve a Campos y busca Secciones.
2. Haz clic y arrastra Sección adónde quieras que PandaDoc se muestre en el diseño de oportunidad. Una vez añadida, configura las propiedades de la sección. Ponle el nombre Documentos de PandaDoc a esta nueva sección. Establece el diseño a 1 columna y selecciona Aceptar.
3. Vuelve al módulo Diseño de oportunidad de antes. Busca Páginas de Visualforce a la izquierda y arrastra PandaDoc a la sección que creaste anteriormente.
4. En la parte derecha, haz clic en Propiedades y configura Altura (en píxeles) a al menos 500. Cuanto mayor sea el número, más grande se mostrará el módulo en Salesforce.
5. En el módulo Diseño de oportunidad anterior, haz clic en Guardar y espera a que el diseño finalice el guardado.
6. Ve a cualquier objeto de Oportunidades para comprobar el módulo Documentos de PandaDoc.

Traspaso de datos de SFDC a PandaDoc

Para traspasar datos de Salesforce al documento de PandaDoc, primero deberías crear tu plantilla y configurarla con variables (de la misma forma que con Fusionar campos). Obtén más información sobre las variables aquí.

Traspaso de campos de Salesforce a PandaDoc (a través de variables)

Antes de configurar tu plantilla con variables, crea una lista de variables para cada objeto con el que usarás PandaDoc.

1. Para ello, haz clic en +, y ve a Configuración de Pandadoc. Desplázate hacia abajo hasta Flujo de datos de Salesforce a PandaDoc y haz clic en Configurar objetos.
2. A continuación, selecciona un objeto para el que quieras modificar la lista de variables. Si tienes instalado PandaDoc en otro objeto, haz clic en Añadir objeto.
3. Verás una lista predeterminada de variables a la derecha. Para añadir más, marca los campos que quieras añadir a la lista de variables y haz clic en Guardar.
4. Abre tu plantilla de PandaDoc en otra ventana del navegador, y copia y pega los nombres de las variables con los corchetes en la plantilla.

Al crear un documento desde Salesforce usando esta plantilla, las variables se sustituirán por la información del CRM.

También puedes revisar la lista de variables junto con los datos que se traspasarán en un registro de Salesforce.

1. Abre un registro de Salesforce, desplázate hacia abajo hasta PandaDoc, haz clic en el icono de configuración de la esquina superior derecha del módulo y selecciona Variables (esto es lo que se puede traspasar).
2. Abre tu plantilla de PandaDoc en otra ventana del navegador, y copia y pega los nombres de las variables con los corchetes en la plantilla.

Traspaso de destinatarios de Salesforce a PandaDoc

De forma predeterminada, Salesforce muestra la siguiente información del destinatario dependiendo de dónde se encuentre un objeto en tu módulo de PandaDoc:

• desde la oportunidad: información del perfil del contacto
• desde la cuenta: información del contacto + información de la cuenta (posible)
• desde el cliente potencial: información del cliente potencial
• desde el contacto: información del contacto

Puedes configurar qué campo de Salesforce se asignará a un perfil en PandaDoc, además de configurar qué campos se enviarán como los siguientes parámetros:

• Nombre
• Apellidos
• Correo electrónico
• Empresa
• Teléfono
• Perfil

1. Ve a Destinatarios de configuración de Pandadoc.
2. Verás una asignación predeterminada para los objetos predeterminados. Puedes cambiarla o añadir una nueva asignación para los objetos personalizados.

Si quieres que PandaDoc asigne automáticamente el destinatario a un perfil específico, necesitarás dos cosas:

• El campo Perfil configurado en la asignación de destinatarios.
• Tener nombres de perfil idénticos en Salesforce y en la plantilla de PandaDoc.

Si configuras esto correctamente, PandaDoc insertará el destinatario correspondiente en el perfil correspondiente al crear documentos.

Si generas documentos desde una cotización o un caso, podrías usar un campo de búsqueda para un registro de contacto específico. Puedes especificar qué campos de búsqueda usar como destinatarios yendo a Configuración de PandaDoc desplazando hacia abajo hasta la configuración Personalización de objeto. Busca el objeto que quieres configurar y haz clic en Configuración en la parte derecha. 

Luego, selecciona el campo que se usará como destinatario y haz clic en Guardar. Puedes elegir hasta cinco campos.

A continuación, configura la asignación del destinatario. ¡Y eso es todo! 

Filtro de destinatarios

Puedes filtrar los contactos que se transfieren a los documentos de PandaDoc como destinatarios basándose en campos de sí/no en un registro (llamados también campos booleanos).

1. Ve a + Destinatarios de configuración de PandaDoc.
2. Desplázate hacia abajo hasta "Filtrar destinatarios".
3. Haz clic en "Habilitar filtrado".
4. Elige un campo atendiendo al valor con el que se filtrarán los destinatarios.
5. Elige el valor del campo atendiendo a qué destinatarios se filtrarán (verdadero: sí; falso: no).

Si has configurado la asignación de destinatarios para las cuentas, luego podrás configurarlo para traspasar esta información de la cuenta (correo electrónico, teléfono #, etc.) como destinatario a PandaDoc.

Para ello, ve a Configuración de PandaDoc - desplázate hacia abajo hasta Configuración de JSON Builder, junto al nombre del objeto de la cuenta, haz clic en "Configurar" - marca la casilla junto a "Enviar cuenta como destinatario" y haz clic en "Guardar".

Si tienes alguna sugerencia con respecto a las funcionalidades de PandaDoc - envíanos una idea en el portal de ideas o envíanos un correo electrónico a support@pandadoc.com.

Traspaso de información de Salesforce a PandaDoc (mediante campos)

Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de manera similar al funcionamiento de las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tendrás que incluir los corchetes.

En la lista de tokens, copia la muestra sin corchetes en Fusionar campo.

Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos autocompletados y podrá actualizar este campo (siempre y cuando se les haya asignado el campo en cuestión).

Traspaso de datos de producto de Salesforce a PandaDoc

PandaDoc puede configurarse para seleccionar productos de una oportunidad, clientes potenciales, contactos o una cuenta y añadirlos a una lista de precios en un documento.

Puedes asignar campos de producto de un objeto a campos de la lista de precios de PandaDoc para traspasar los datos de forma aún más precisa.

1. Ve a Configuración de PandaDoc  Configurar precios de artículos.
2. Añade un objeto del que quieras traspasar los datos de producto y selecciona qué campos exactamente quieres asignar a la lista de precios de PandaDoc, y haz clic en Guardar cuando lo hayas hecho.
3. Debajo, en Orden del precio de los artículos, podrás configurar el orden en el que quieres que se muestren los productos en la lista de precios de PandaDoc.

Ahora, simplemente asegúrate de que tu oportunidad, cliente potencial, contacto o cuenta tenga productos añadidos. Luego, abre tu plantilla de PandaDoc y añade una lista de precios. En las propiedades de la lista de precios, cambia el botón de alternancia Fusionar datos a la posición ACTIVADO.

Traspaso de los campos de producto personalizados a la lista de precios

A veces, tendrás que traspasar más que un grupo estándar de campos de productos. 

1. En primer lugar, añade los campos de producto de la oportunidad a la lista de tokens/variables yendo a Configuración de PandaDoc Configurar tokens.  Selecciona el producto de la oportunidad y comprueba los campos que quieres traspasar en la parte derecha. Así, aparecerán en la lista de tokens en la parte izquierda.
2. Haz clic en Guardar.   ¡Y así acaba la configuración! 
3. Asegúrate de que la lista de precios de la plantilla tiene Importación automática activada. 
4. Al crear un documento desde la plantilla, haz clic en el signo más en la parte derecha de la lista de precios.
5. Selecciona los campos de producto personalizados en Añadir oculto.

Si la adición de campos personalizados de las columnas ocultas cada vez que creas un documento te lleva muchos clics, hay una forma de evitar eso.

1. Crea un documento y muestra los campos de producto personalizados.
2. Luego, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha y selecciona Convertir en plantilla. Se abrirá una nueva plantilla en una nueva ficha del navegador.
3. En la plantilla, podrás eliminar los productos de la lista de precios, pero asegúrate de mantener las columnas del campo personalizado. 
4. La próxima vez que empieces un documento desde Salesforce, usa esta plantilla. Las columnas se rellenarán con los valores del campo del producto personalizado. 

Creación y envío de documentos

Ahora que has creado y configurado tu plantilla, podrás crear y enviar documentos desde Salesforce.

1. Ve a un registro, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc y haz clic en Nuevo documento.
2. Elige tu plantilla y asigna destinatarios a los perfiles, si es necesario.
3. Haz clic en "Empezar a editar" y comprueba tu documento: variables, contenido, destinatarios, lista, recordatorios; y envía tu documento.
4. Ahora podrás volver al registro en Salesforce y llevar el seguimiento del estado de tu documento.
5. Cuando un documento se complete, su .pdf aparecerá en Notas y adjuntos en el registro.

Si tienes varios espacios de trabajo y creas documentos desde oportunidades o cuentas en Salesforce, puedes configurarlo para que los documentos de TODOS los espacios de trabajo se muestren en el módulo de PandaDoc; consulta aquí más información. 

Vinculación de un documento con una oportunidad en Salesforce

Si tienes un documento creado en PandaDoc que quieres vincular a una oportunidad en Salesforce, aquí tienes la solución.

1. En tu ficha PandaDoc, abre el documento y haz clic en el icono de Salesforce en la parte derecha. El documento debe estar en el estado Borrador. 
2. Haz clic en "Vincular", tras lo que se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Salesforce.
3. Selecciona una oportunidad de la lista y haz clic en "Vincular".
4. En la parte derecha, en la información de la oportunidad, podrás ver la fecha de creación, el estado y el importe total de la oportunidad. Ten en cuenta que puede que tengas que actualizar la información de la oportunidad que se muestra en PandaDoc para asegurarte de que ves la última actualización.
5. Ahora, ve al registro de la oportunidad de Salesforce, y el documento se mostrará en el módulo de PandaDoc como si se hubiera creado a través de Salesforce.

Para desvincular un documento de una oportunidad o vincularlo a otra, haz clic en la acción que quieras en el panel Integraciones. Si has creado el documento desde otro objeto (cuenta, contacto, etc.), no podrás desvincularlo de ese objeto y vincularlo a una oportunidad o ver la información relacionada.

Actualización de un documento con valores de campo desde Salesforce

Si la información en un registro de Salesforce se actualiza después de que el documento ya se haya creado a partir de este registro, podrás actualizar el documento con los valores correctos:

1. En PandaDoc, ve al panel Integraciones haciendo clic en el icono de Salesforce en la parte izquierda del documento de PandaDoc
2. En los datos del documento, selecciona "Importar desde CRM"
3. Las variables se actualizarán con la información más reciente de Salesforce
4. Puedes usar la característica "Importar desde CRM" en cualquier objeto en Salesforce: oportunidad, cuenta, cliente potencial, contacto y objetos personalizados.

Si el campo en Salesforce está vacío, la variable correspondiente no se actualizará. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo comprobar mi versión de integración? 

Abre tu Salesforce, haz clic en Configuración en la parte superior y escribe paquetes instalados en la búsqueda rápida; luego, haz clic en la sección Paquetes instalados que aparezca en la búsqueda. Busca PandaDoc entre las aplicaciones instaladas y busca la versión en la columna Número de la versión .

¿Cómo puedo darle acceso al equipo de asistencia técnica de PandaDoc a mi cuenta en Salesforce?

El equipo de asistencia técnica podrá solicitarte acceso a tu cuenta en Salesforce para ayudarte a resolver cualquier problema. No concedas acceso sin la solicitud de nuestro equipo de asistencia técnica.

En Salesforce Lightning:

1. Inicia sesión en tu Salesforce, haz clic en tu imagen (o avatar) en la parte superior derecha y luego haz clic en Configuración
2. En la parte izquierda, en la pequeña casilla de búsqueda, escribe "otorgar" y luego haz clic en Otorgar acceso al inicio de sesión en la cuenta

En Salesforce Classic:

1. Inicia sesión en tu Salesforce y luego haz clic en Mi configuración en la parte superior derecha. (también puedes hacer clic en tu nombre y luego en Mi configuración).
2. En la parte izquierda, en la pequeña casilla de búsqueda, escribe "otorgar" y luego haz clic en Otorgar acceso al inicio de sesión en la cuenta

Establece "Duración del acceso" para "Soporte de PandaDoc" en tres días.

A continuación, envía un correo electrónico a nuestro equipo de asistencia con tu ID de la organización de SalesForce que se encuentra en la página Información de la empresa. Haz clic en Configuración Perfil de la empresa Información de la empresa y busca el ID junto a ID de la organización de Salesforce.

Resolución de problemas

Haz clic en un problema para desplegar la solución. 

El módulo de PandaDoc está en blanco o muestra el siguiente mensaje de error: "Intento de deshacer la referencia a un objeto nulo. Se ha producido un error inesperado".

Esto sucede cuando se ha eliminado o se ha cambiado el nombre del objeto para el que has configurado las variables, una lista de precios o la asignación de destinatarios.

Puedes resolver este problema siguiendo los siguientes pasos:

1. Asegúrate de tener la última versión de la integración instalada
2. Ve a Configuración de PandaDoc y haz clic en Configurar Tokens; luego, abre el objeto que muestra el mensaje de error o una pantalla en blanco.
3. Añade cualquier campo nuevo desde la columna izquierda como token/variable y luego haz clic en Guardar.
4. Si el problema persiste, ve a Configuración de personalización de objetos en la página Configuración de PandaDoc y, a continuación, haz clic en Configuración junto al objeto en el que se muestra el error. 
5. Si se abre una página en blanco, elimina el objeto de la lista y luego vuelve a añadirlo.