Disponibilidad del plan:
PandaDoc: Planes Business Annual* y Enterprise Annual*
Salesforce: «Professional», «Enterprise», «Unlimited», «Developer edition», «Performance»
*Esta integración está disponible como complemento de pago.
Ir a:
Advertencia:
Para usar los activadores de sincronización, es necesario tener acceso a la API de Salesforce.
Nota:
En la configuración de PandaDoc, en Configuración de activador de documento, si no aparecen los seis activadores como se describe a continuación, asegúrate de tener la última versión de Salesforce. Aprende a instalar el último paquete aquí.
Los desarrolladores pueden encontrar la documentación de GitHub aquí. En esta documentación se describe cómo configurar clases y activadores personalizados en la integración de PandaDoc con Salesforce.
Para acceder a la configuración de PandaDoc, haz clic en App Launcher y selecciona Configuración de PandaDoc en el menú desplegable. La configuración de PandaDoc se abrirá en una nueva pestaña.
Capacidades de importación
Nota:
El documento debe estar en el estado Borrador para utilizar esta característica.
Nota:
Esta característica está disponible para usuarios con perfil de miembro, gestor o administrador. Si utilizas perfiles personalizados, activa el permiso «Puede ver y solicitar integraciones» para el perfil a fin de permitir que los usuarios puedan vincular documentos a Salesforce e importar datos.
Si la información en un registro de Salesforce se actualiza después de que el documento ya se haya creado a partir de este registro, podrás actualizar el documento con los valores correctos:
En el documento, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de Salesforce situado en la parte izquierda del documento de PandaDoc
En Datos del documento, selecciona «Importar desde CRM»
Las variables y los productos en el creador de presupuestos o la lista de precios se actualizarán con la información más reciente de Salesforce, siempre que documento se haya creado desde Oportunidad. La lista de productos en PandaDoc cambiará en función de la incorporación o eliminación de productos de oportunidad.
Puedes usar la característica «Importar desde CRM» en cualquier objeto de Salesforce: Oportunidad, Cuenta, Cliente potencial, Contacto u Objetos personalizados.
Si el campo en Salesforce está vacío, la variable correspondiente no se actualizará.
Advertencia:
No puedes actualizar los campos de PandaDoc ni las variables de perfil.
Capacidades de exportación
Actualizar el estado de una oportunidad cuando se actualiza el estado de PandaDoc
Puedes configurar las actualizaciones de estado de una oportunidad automáticamente cuando se cambie el estado de un documento de PandaDoc.
Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el signo «+» situado en la parte superior y, después, en Configuración de PandaDoc. Desplázate hacia abajo hasta Configuración de activador de documento. Habilita Cambiar activador de estado de oportunidad y haz clic en Configurar.
A continuación, asigna el estado del documento al estado de oportunidad. Puedes configurar esta opción para cualquier documento o para documentos creados desde una plantilla en concreto. La asignación superior te permite configurar la asignación para cualquier documento.
Desplázate hacia abajo a fin de configurar la asignación de estado para una plantilla en concreto. Añade el ID de la plantilla y haz clic Añadir. (Para encontrar el ID de una plantilla, abre la plantilla y copia el ID desde el enlace en la barra de direcciones). A continuación, configura la asignación y haz clic en Guardar. Puedes crear una asignación específica para un número ilimitado de ID de plantillas.
Nota: Cuando se configuran ambos tipos de asignaciones, la asignación de una plantilla en concreto anulará la asignación por defecto (es decir, asignación para todos los documentos).
Si necesitas más asignaciones de estado, presenta una idea en el portal de ideas o ponte en contacto con nosotros.
Guardar las actualizaciones de los documentos «Notas y adjuntos»
Puedes guardar todas las actualizaciones de los documentos como notas en «Notas y adjuntos» en Salesforce.
Para activar esta característica en Salesforce, haz clic en el signo «+» situado en la parte superior y, a continuación, en «Configuración de PandaDoc». Desplázate hacia abajo hasta «Configuración de activador de documento», habilita«Activador de actividad de documentos» y haz clic en «Configuración»
Para terminar de configurar «Activador de actividad de documentos», selecciona el objeto donde está instalado el módulo de PandaDoc y haz clic en «Guardar».
La siguiente información se guarda en Notas:
{Usuario de PandaDoc} creó el documento {Nombre del documento}.
{Usuario de PandaDoc} envió el documento {Nombre del documento} a {Destinatarios}.
Se vio el documento {Nombre del documento}.
El documento {Nombre del documento} se ha completado.
El documento {Nombre del documento} lo firmó {Nombre de firmante}.
El documento {Nombre del documento} está pendiente de pago.
Se ha creado una nueva revisión del documento {Nombre del documento}. (se muestra cuando se envía un documento para su posterior edición)
El documento {Nombre del documento} ha caducado.
El documento {Nombre del documento} ha sido pagado.
El documento {Nombre del documento} ha sido rechazado.
El documento {Nombre del documento} ha sido eliminado.
Si quieres enviar más cambios en Notas, presenta una idea en el portal de ideas o ponte en contacto con el equipo de asistencia técnica de PandaDoc.
Guardar la versión en PDF de PandaDoc en «Adjuntos»
Puedes guardar el documento PDF de PandaDoc como adjunto en la sección «Notas y adjuntos» en Salesforce.
Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el signo «+» situado en la parte superior y haz clic en «Configuración de PandaDoc». Desplázate hacia abajo hasta «Configuración de activador de documento», habilita «Guardar versión en PDF de PandaDoc en Archivos (nuevo)» y haz clic en «Configurar».
Nota:
Puedes consultarhttps://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 para conocer la diferencia entre archivos y adjuntos.
Configura los estados que activarán la carga de un PDF.
También puedes configurar el formato de nombre del adjunto. Para ello, copia Combinar campos/tokens (por ejemplo, [documentName]) sugeridos en el tooltip de la derecha y pégalos en el campo «Formato de nombre del adjunto».
Nota:
[hoy] es la fecha actual, [ahora] es la fecha y la hora.
Una vez hecho: «Guarda» la configuración.
Actualizar los productos de oportunidad cuando se actualiza la lista de precios o el creador de presupuestos de PandaDoc
Puedes hacer que los productos de oportunidad se actualicen automáticamente cuando se modifique la lista de precios o el creador de presupuestos en el documento.
Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el signo «+» situado en la parte superior y, a continuación, haz clic en «Configuración de PandaDoc». Desplázate hacia abajo hasta «Configuración de activador de documento» y habilita «Actualizar los productos de oportunidad».
Cómo funciona el activador:
La sincronización bidireccional funciona únicamente para los productos de oportunidad.
Los productos de oportunidad se actualizan cuando el estado de un documento PandaDoc cambia a «Enviado» y «Completado».
Los siguientes campos de Producto de oportunidad pueden actualizarse automáticamente:
Los campos Producto de oportunidad personalizado o Producto de oportunidad estándar asignados a través deConfiguración de PandaDoc -> Configurar precios de artículos siempre actualizarán sus valores a partir de las siguientes columnas de la lista de precios o del creador de presupuestos:
Descuento
Línea de descripción
Cantidad
Precio de venta
Nota:
Los campos Código de producto, Nombre y Precio de lista de oportunidad de producto no se pueden actualizar.
Los campos Producto de oportunidad personalizado o Producto de oportunidad estándar asignados a través de la interfaz organización en columnas solo se actualizarán si hay una columna visible en el documento PandaDoc.
En la asignación «Configurar precios de artículos» (Paso 1 en la guía enlazada) tendrás que asegurarte de que el campo de SKU esté asignado: usa el campo de código de producto para asignar.
La lista de productos de oportunidad se emparejará con la lista de precios o el creador de presupuestos cuando el estado del documento PandaDoc cambie a «Enviado» y «Completado».
La opción de añadir y eliminar productos de oportunidad se basa en su selección en la lista de precios y el creador de presupuestos (artículos de línea opcionales). Además, también se pueden añadir o eliminar explícitamente del documento.
Nota:
Se puede crear un producto de oportunidad siempre y cuando se especifique su valor SKU en PandaDoc.
Nota:
Este activador también funciona para Cantidad editable, es decir, cuando el destinatario está autorizado a actualizar la cantidad de producto (más informaciónaquí, Paso 6).
Si tienes algún comentario, cuéntanoslo en nuestro portal de ideas o ponte en contacto con nosotros.
También puedes configurar tu activador personalizado, pero eso requiere una codificación avanzada. Para ver ejemplos del código que tendrás que añadir, consulta la Guía de activador personalizado de Salesforce aquí.
Exportar valores de campo de PandaDoc a Salesforce
Puedes exportar automáticamente los valores de los campos de tus documentos PandaDoc a los campos de Salesforce en cuanto el estado del documento cambie a «Enviado» o «Completado».
Para activar esta característica en Salesforce:
Selecciona App Launcher en la parte superior izquierda
Introduce «PandaDoc Setup» en la barra de búsqueda para abrir esta opción rápidamente desde el menú desplegable
Desplázate hacia abajo hasta «Configuración de activador de documento» y habilita Exportar valores de campo de PandaDoc a Salesforce
Para que el activador funcione, debes asignar los campos de PandaDoc con los campos de Salesforce utilizando el nombre de la variable del campo. Para ello, sigue estos pasos:
Ve a «Configuración de PandaDoc» y «Configurar tokens»
Abre el objeto desde el que deseas crear el documento y copia el nombre de la variable de campo que quieres rellenar con el valor de campo de PandaDoc.
Nota:
El campo Salesforce debe estar activado en la Configuración de PandaDoc
Abre la plantilla que utilizarás para crear tus documentos, haz clic en el campo y selecciona Propiedades en el panel flotante. A continuación, pega el nombre de la variable sin corchetes en la sección «Fusionar campo» del panel derecho
Nota:
Tan solo puedes exportar valores de campos de texto, fecha, casilla de verificación, menú desplegable y botón de radio a los campos asignados de Salesforce.
¡Hecho! Ahora, cada vez que crees un documento utilizando esta plantilla, los valores de los campos se exportarán a los campos asignados de Salesforce cada vez que el estado del documento cambie a «Enviado» y «Completado».
Atención:
Tan solo puedes actualizar los campos que estén activados para el objeto desde el que has creado el documento. (Configuración de PandaDoc, Configurar tokens y Objeto)
Si un campo sujeto a actualización es de Solo lectura o no puede actualizarse debido a limitaciones de los permisos, omite el campo y completa el activador
También puedes actualizar campos en Salesforce con datos de documentos PandaDoc utilizando Zapier. Obtén más información aquí.
Solución de problemas
Los archivos PDF no se han adjuntado a los archivos, aunque otros activadores funcionan
Razón conocida: PD_API en Configuración de sitio remoto no está configurado como activo.
Solución:
Ve a Configuración de SalesForce
Escribe «Configuración de sitio remoto» en la barra de búsqueda rápida y haz clic en esa opción
Comprueba si el valor en la columna «Activo» está verificado para la API de PD
Haz clic en Editar y marca la casilla de verificación para activarlo si está desactivado
Haz clic en «Guardar». Este GIF muestra los pasos descritos: