Zoho CRM

Disponibilidad: planes Business y Enterprise

Inicia documentos de PandaDoc desde objetos de cuentas, contactos, negocios/potenciales, clientes potenciales y cotizaciones en Zoho CRM.

Ve un vídeo con la descripción general:

Características:

Variables: puedes traspasar información de Zoho CRM a documentos de PandaDoc de forma automática con la ayuda de las variables.

Productos: transfiere información de producto de los tratos de Zoho CRM a las listas de precios de PandaDoc.

Crea documentos: puedes crear documentos de PandaDoc desde cuentas, contactos, negocios/potenciales, clientes potenciales y cotizaciones de Zoho CRM.

Seguimiento de estado: puedes llevar el seguimiento del estado del documento en Zoho CRM.

Instalación de la integración

Instalar PandaDoc en Zoho CRM:

1. Inicia sesión en tu cuenta de PandaDoc aquí.  Para instalarlo, debes acceder a tu cuenta de PandaDoc.
2. Ve a Zoho CRM en Configuración Mercado Todas las extensiones Busca PandaDoc. Cuando lo hayas revisado, haz clic en el botón "Instalar".
3. Confirma tu cuenta de Zoho CRM y acepta los términos y el servicio.
4. A continuación, revisa y confirma qué miembros del equipo de tu cuenta de Zoho CRM utilizarán la integración. Si quieres "Todos los usuarios", selecciona "Instalar para todos los usuarios" y luego haz clic en el botón "Confirmar".
5. Cuando haya finalizado, recibirás el mensaje "Tu extensión se ha instalado correctamente".
6. A continuación, "Autoriza" la conexión con la cuenta de PandaDoc y completa los pasos para conectar completamente las dos aplicaciones.

Habilitación de la integración de ZohoCRM en PandaDoc.

1. Accede a PandaDoc, ve a Configuración API e integraciones ZohoCRM y verás una serie de instrucciones.
2. Elije la zona de Zoho: .eu, .com, .au o .in (dependiendo de la versión de ZohoCRM que utilices).

Traspaso de datos de ZohoCRM a PandaDoc

Antes de empezar a enviar documentos desde ZohoCRM, configura tu plantilla para traspasar datos desde ZohoCRM.

Uso de perfiles de PandaDoc para importar información de contacto

Gracias a los perfiles de plantillas, puedes importar información de contacto (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, empresa, teléfono, puesto de trabajo, dirección, ciudad, código postal, país, estado/región) desde ZohoCRM. Ten en cuenta que las variables de perfil no están disponibles para los usuarios del plan eSignature.

1. Primero, crea un perfil: abre tu plantilla, haz clic en Perfiles en la parte superior y añade un perfil.
2. Accede a las variables de perfil: haz clic en el icono de las variables en el panel derecho, busca las variables de tu perfil y añádelas a la plantilla.

Configuración de tus variables para rellenar tus documentos con datos del negocio

Mira esta configuración en funcionamiento:

Las variables te ahorrarán tiempo al rellenar automáticamente información de un negocio, empresa o de personas en un documento:

1. Para ver todos los datos disponibles que puedes extraer de un registro en ZohoCRM mediante variables a un documento, abre un registro de ZohoCRM, haz clic en Enviar con PandaDoc - Mostrar tokens de PandaDoc.
2. Copia un nombre de variable con los corchetes y añádelo a la plantilla.

Traspaso de información de Zoho CRM a PandaDoc (mediante campos)

Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de manera similar al funcionamiento de las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tendrás que incluir los corchetes.

En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en el campo Fusionar.

Cuando el documento se haya enviado, el destinatario verá los datos rellenos y podrá actualizar un campo, siempre que se les haya asignado el campo.

Traspaso de información de producto a la lista de precios

Qué se traspasará:

• Nombre
• Descripción
• Precio
• Cantidad
• Impuestos (solo desde las cotizaciones en Zoho CRM)
• Descuento (solo desde las cotizaciones en Zoho CRM)
• Código de producto como SKU
• Campos de producto personalizados (solo desde los negocios en Zoho CRM)

Como con las variables/tokens, debes preconfigurar una plantilla para aceptar la información de producto de Zoho CRM.

1. Configura "Productos" en Zoho CRM y añádelos a un registro de Zoho CRM (contactos, cuentas, clientes potenciales, negocios/potenciales y cotizaciones).
2. En tu plantilla, selecciona la lista de precios que quieras rellenar. Luego, ve a las Propiedades de la lista en la parte derecha y activa "Fusionar datos".

Al crear un documento desde ZohoCRM usando esta plantilla, tus productos se rellenarán en la lista de precios.

Traspaso de los campos descuentos, impuestos y productos personalizados

Dentro de la integración, puedes traspasar impuestos y descuentos de artículos de la línea solo desde las cotizaciones en Zoho CRM. Puedes traspasar los campos personalizados de los negocios en Zoho CRM. 

En un documento (suponiendo que lo hayas creado desde Zoho CRM):

1. Haz clic en la lista de precios y haz clic en el signo más en la parte derecha, o haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda.
2. En Añadir oculto, selecciona los campos Descuento, Impuesto o un producto personalizado.
3. La columna del campo descuento/impuestos/personalizado se añadirá a la lista de precios y se mostrará el valor de ZohoCRM.

Nota:

en PandaDoc, los descuentos e impuestos se muestran como un importe fijo.

Envío de un documento a través de Zoho CRM

Ahora que ya has configurado la integración y las plantillas, intenta crear un nuevo documento:

1. Ve a un registro de Zoho CRM y haz clic en "Enviar con PandaDoc".
2. Selecciona tu plantilla y asigna destinatarios a los perfiles, si es necesario.
3. Revisa tu documento y envíalo.
4. Vuelve al registro de Zoho CRM y desplázate hacia abajo hasta Documentos de PandaDoc: puedes llevar el seguimiento del estado del documento desde ahí.

Guardado de documentos finalizados como adjuntos en Zoho

Si quieres poder tener PDF finalizados en el módulo de adjuntos en cuentas, contactos, negocios/potenciales, clientes potenciales o cotizaciones dentro de Zoho, tendrás que activar Adjuntos de correo electrónico en las plantillas que usas para crear documentos desde Zoho.

Al habilitar Adjuntos de correo electrónico en Configuración, te asegurarás de que todas las plantillas y documentos que crees heredan esta función.

Para habilitar Adjuntos de correo electrónico para plantillas y documentos que ya hayas creado, selecciona los tres puntos verticales en la parte superior de la página y luego selecciona los detalles de la plantilla/documento. A continuación, desplázate hacia abajo hasta Adjuntos de correo electrónico y luego selecciona el icono de configuración. Finalmente, en la ventana emergente, activa la casilla de verificación junto a "Adjuntar un PDF del documento finalizado al correo electrónico".

Desinstalación de la integración

Para desinstalar la integración desde tu cuenta de Zoho CRM, ve a Icono de la llave Configuración Mercado FindPandaDoc en las aplicaciones instaladas y haz clic en "Desinstalar".

Resolución de problemas

Límite de Authtoken para tu cuenta superado

Zoho CRM ha fijado un límite de uso de sus AuthTokens para evitar el uso inadecuado. Si ves un mensaje de error como este:

Lo que tienes que hacer es ir a Mi cuenta AuthTokens activos y eliminar los AuthTokens no usados.

La creación de un documento en cualquier objeto no envía datos a PandaDoc

Para resolver este problema, ve a Configuración - Personalización: Módulos - Organizar módulos, y mueve "Productos" de la sección "Fichas no seleccionadas" a la sección "Fichas seleccionadas". Como "Contacto" está relacionado con su cuenta principal, el módulo "Cuenta" también debería estar en la sección "Fichas seleccionadas" para poder importar documentos desde el módulo "Contacto".