Disponibilidad: Business* y Enterprise.

* Los usuarios de Business pueden crear salas ilimitadas, pero pueden publicar un máximo de tres.

Esta función se encuentra actualmente en la fase de acceso temprano. Ponte en contacto con tu gestor de cuenta o gestor de éxito del cliente para informarte sobre su uso.

Las salas te permiten crear un espacio de colaboración seguro: un centro para organizar recursos y compartir documentos, así como para colaborar y negociar con los compradores.

Ver un vídeo resumen:

Puedes crear una plantilla de sala para utilizarla repetidamente.

Para empezar, selecciona Salas en el panel derecho y, a continuación, selecciona Plantillas > +Plantilla en la parte superior izquierda.

Para cambiar el nombre de la plantilla de la sala, sustituye «Nueva sala» en el panel izquierdo por el nombre de la sala que desees utilizar.

Cada sala tiene un inicio y dos extensiones:

Puedes cambiar en cualquier momento los nombres de las extensiones y su orden.

Puedes utilizar uno de los elementos de acción predeterminados en una plantilla o seleccionar +Tarea para añadir una nueva. Obtén más información sobre las tareas aquí.

Selecciona Documentos y archivos para añadir los archivos, plantillas de PandaDoc o enlaces que desees incluir en una plantilla de sala.

Para eliminar contenido de la plantilla de sala, pasa el ratón por encima de un elemento y selecciona los tres puntos verticales situados en el extremo derecho. A continuación, selecciona Eliminar de la plantilla.

Cualquier usuario en tu cuenta puede crear salas. Además, cualquier miembro de la cuenta puede ver las salas existentes que han creado otros usuarios, pero no podrán ver los documentos a menos que sean participantes del documento.

Selecciona Salas en el panel de navegación izquierdo, +Sala en la parte superior izquierda, y luego una de tus plantillas de sala o +En blanco para crear una sala desde cero.

Alternativamente, selecciona Plantillas, haz clic en la plantilla que hayas creado y, a continuación, selecciona Utilizar esta plantilla para crear una sala.

Una vez que crees una sala, aparecerá una nueva carpeta de documento en tu lista de documentos. Todos los documentos que subas a la sala se moverán automáticamente a esta carpeta.

Para cambiar el nombre de una sala, selecciona «Nueva sala» en la esquina superior izquierda, añade el nombre que desees utilizar y, a continuación, selecciona «Intro».

Puedes dar un toque más personalizado a la sala subiendo una imagen del logotipo y añadiendo una descripción breve para mostrarla en la sala.

Puedes convertir fácilmente una sala en una plantilla de sala para utilizarla en el futuro. Para eso, simplemente abre una sala publicada o no publicada, selecciona los tres puntos verticales de la parte superior derecha y, a continuación, selecciona Convertir en plantilla en el menú desplegable.

Los usuarios con perfil de miembro o con un perfil personalizado que no tengan permiso para crear plantillas de sala no podrán convertir una sala en una plantilla.

Tras seleccionar Convertir en plantilla, se te dirigirá a la plantilla recién creada, que tendrá el mismo nombre que la sala original.

Los documentos de una sala que se hayan creado desde cero se convertirán automáticamente en plantillas.

Cuando hayas añadido todo el contenido necesario, selecciona Publicar en la parte superior derecha para compartir la sala con todos los miembros.

Una vez que confirmes la acción seleccionando Publicar, todos los miembros de la sala recibirán un correo electrónico con un enlace a la sala. El estado de la sala cambiará a «Publicada», y todos los documentos PandaDoc en estado borrador con nivel de acceso establecido como «Solo firmantes» o «Todos en la sala» se enviarán automáticamente a sus respectivos destinatarios.

Antes de compartir la sala mediante un enlace, asegúrate de que el contenido correcto esté marcado como 'visible para todos los miembros de la sala'.

Una vez que hayas publicado tu sala, puedes compartir el enlace vinculado a ella con los miembros de la sala a través de la aplicación de mensajería que prefieras o de un mensaje de texto (SMS).

Parea obtener el enlace a la sala, selecciona Copiar enlace en la parte superior derecha, o selecciona Miembros en la parte inferior izquierda > Copiar enlace.

Cuando los usuarios abran la sala utilizando el enlace compartido, entrarán en modo de vista previa. Este modo les permite ver el contenido marcado como «visible para todos los miembros de la sala». Para firmar un documento o acceder a contenido restringido, los usuarios deben seleccionar Iniciar sesión y verificar su acceso por correo electrónico.

Para dejar de compartir una sala con los miembros de la sala, abre una sala publicada y selecciona Eliminar publicación en la parte superior derecha. Cuando haya eliminado la publicación de una sala, los miembros de la sala no podrán acceder a ella.

Una sala eliminada no se puede restaurar.

Pasa el puntero del ratón por el extremo derecho de una sala y selecciona los tres puntos verticales > Eliminar.

Para eliminar varias salas, selecciona la casilla situada a la izquierda de su nombre y, a continuación, selecciona Eliminar en la parte superior derecha.

Como creador (propietario) de una sala, recibirás notificaciones por correo electrónico sobre la actividad en la sala. Estas notificaciones incluyen lo siguiente:

Puedes gestionar las notificaciones de las salas en cualquier momento seleccionando «Salas» en el panel de navegación izquierdo y, a continuación, el icono del engranaje en la parte inferior izquierda. Después, desmarca/marca las notificaciones que desees deshabilitar/habilitar y, por último, selecciona Guardar.

Después de publicar una sala, podrás añadir y editar tareas y contenidos.

Inicio es lo primero que ven los miembros de la sala cuando abren una invitación para unirse. Para personalizar la página de inicio de tu sala, ve a «Inicio» en el panel izquierdo. A continuación, selecciona Editar página y utiliza bloques de contenido como texto, imagen, vídeo y tabla para diseñar la página. También puedes incluir un mensaje de bienvenida, añadir instrucciones e incluso incrustar un vídeo o una imagen. Personaliza la página de inicio de tu sala de manera que resulte acogedora e informativa para todos los miembros.

Si la página de inicio de tu sala está vacía y no contiene bloques, la pestaña no será visible.

Un plan de acción te permite guiar a los participantes a través de negocios complejos que pueden implicar preparación de documentos, diligencia debida y gestión de plazos, todo ello desde un único espacio.

Si no se han creado tareas en la sala, la pestaña Plan de acción no será visible para los miembros.
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Para crear una tarea, selecciona +Tarea y empieza a escribir en el campo «Nombre de la tarea».

A continuación, pasa el ratón por encima de la tarea y selecciona Detalles para Asignar, Establecer fecha de vencimiento y Adjuntar archivos a la tarea.

Se puede asignar una tarea a:

La fecha de vencimiento de la tarea:

Pasa el ratón por encima de una tarea, selecciona Detalles, edita la tarea y cierra el panel Detalles.

Pasa el ratón por encima de una tarea y selecciona Eliminar.

Selecciona Documentos y archivos. A continuación, selecciona Añadir artículo/+Añadir > Carpeta en el menú desplegable.

Pon nombre a la nueva carpeta y selecciona Guardar.

Haz clic en Añadir artículo/+Añadir y selecciona Crear documento en el menú desplegable para añadir un nuevo documento. También puedes crear un documento a partir de una plantilla existente. Una vez que hayas seleccionado una plantilla o elegido Documento en blanco para crear un documento desde cero, continúa cambiando el nombre del documento, asignando destinatarios y seleccionando Continuar.

Los destinatarios del documento se añadirán automáticamente como miembros de la sala, pero solo tendrán acceso a ella si tiene el estado «Publicada».

Puedes seleccionar tus documentos creados previamente haciendo clic en Añadir artículo o Añadir > Añadir documento.

Para encontrar un documento existente, utiliza la barra de búsqueda para localizar el archivo deseado, selecciónalo y haz clic en el botón Añadir artículo para incluirlo.

Cuando publiques la sala, los participantes solo verán el documento en estado «Enviado».

Puedes enviar fácilmente un borrador del documento pasando el ratón sobre él en la sala y seleccionando Enviar.

Una vez añadidos, los documentos tendrán por defecto el nivel de acceso «Firmantes», lo que significa que cuando invites a miembros y publiques la sala, solo los firmantes podrán ver los documentos.

Puedes subir cualquier archivo a tu sala, pero ten en cuenta que el límite máximo de tamaño de archivo es de 2 GB.

Para subir un archivo a una sala selecciona Añadir > Subir archivo.

Añadir un enlace público a una sala te permite compartir fácilmente varios tipos de contenido, como vídeos, calendarios, presentaciones de marketing y mucho más. Esto permite a los miembros acceder fácilmente a tu contenido dentro de la sala compartida.

Puedes añadir un enlace a un documento seleccionando Añadir artículo o +Añadir > Enlace.

Los usuarios podrán abrir un enlace e interactuar con él sin salir de la sala.

Los niveles de acceso en las salas te permiten controlar la visibilidad de carpetas, documentos y otros artículos de contenido para cada miembro invitado.

Los niveles de acceso a carpetas controlan quién tiene acceso a carpetas y subcarpetas concretas dentro de una sala.

Puedes elegir entre tres niveles de acceso:

En cuanto a los documentos PandaDoc, puedes elegir entre niveles de acceso como «Firmantes», «Todos los miembros» y «Miembros internos».

Para otros tipos de contenido, como enlaces y archivos subidos, los niveles de acceso disponibles incluyen «Todos los miembros de la sala» y «Nadie».

En una sala no publicada, selecciona +Invitar en la parte superior derecha o Miembros en la parte inferior izquierda. A continuación, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro en el campo «Miembros».

En una sala publicada, selecciona +Invitar en la parte superior derecha o Miembros en la parte inferior izquierda, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro en el campo «Miembros» y, a continuación, selecciona al miembro en el menú desplegable. Para un nuevo contacto, selecciona Añadir miembro en el menú desplegable, escribe un mensaje para la invitación por correo electrónico y, a continuación, selecciona Publicar.

Si necesitas reenviar una invitación, selecciona Miembros en la parte inferior izquierda, luego el miembro y, por último, Reenviar invitación.

Ve a Miembros en la esquina inferior izquierda, selecciona el nombre del miembro que desees eliminar y, a continuación, selecciona Eliminar miembro.

Siempre que se elimina a un miembro, no se le eliminará automáticamente como destinatario de los documentos almacenados en una sala.

Para ajustar la configuración de permisos de un miembro, selecciona Miembros en la parte inferior izquierda y, a continuación, el nombre del miembro. En «Configuración del miembro» aparecerán dos permisos: «Puede invitar a miembros» y «Puede añadir contenido».

Cuando el participante del documento abra la invitación para unirse a la sala por primera vez, el creador (propietario) de la sala recibirá una notificación por correo electrónico.

El participante será enviado a la página de inicio de la sala cuando seleccione Unirse a la sala.

Si el participante es firmante de un documento, aparecerá la opción Firmar ahora en la parte superior de la página. Cuando el participante seleccione Firmar documentos, se le pedirá que vea y cumplimente cada documento individualmente.

Cada documento puede firmarse de forma independiente, eliminando el enfoque de «todo o nada» que suele asociarse a los paquetes.

Puedes consultar fácilmente la información del documento sin abrir el documento. Para ello, pasa el ratón sobre el nombre del documento y selecciona Información del documento para ver los análisis y la actividad más reciente.

La traza de auditoría es un registro de todas las acciones realizadas en una sala que incluye quién realizó una acción, cuándo se realizó y cuál fue la acción. Esta información puede utilizarse para realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios, solucionar problemas y garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización.

Para ver la traza de auditoría de una sala, selecciona la pestaña Traza de auditoría en la barra lateral de la sala. La traza de auditoría mostrará todas las acciones realizadas en la sala en orden cronológico.

Asegúrate de conectar tu espacio de trabajo de PandaDoc con tu cuenta de HubSpot. Si deseas obtener más información, dirígete a aquí.

Puedes crear una sala desde HubSpot. Abre un Negocio, Empresa o Contacto. A continuación, busca la sección Salas PandaDoc en el panel derecho. En esta sección, selecciona Crear sala.

También puedes vincular y desvincular una sala a un negocio de HubSpot desde el control deslizante de la derecha.