HubSpot CRM

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Eugenia Brown
  • Aktualisiert

Anmerkung:

Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.

Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pläne

HubSpot-Pläne: Schauen Sie bitte auf den Marktplatz von HubSpot

Diese Integration funktioniert für Kontakte, Unternehmen und Angebote in HubSpot.

Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:

 

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Funktionen

Variablen: Mithilfe von Variablen können Sie Informationen von HubSpot automatisch an PandaDoc-Dokumente übergeben.

Produkte: Übertragen Sie Produktinformationen von HubSpot-Angeboten in PandaDoc-Preislisten.

Dokumente erstellen: Sie können PandaDoc-Dokumente aus Angeboten, Kontakten und Unternehmen in HubSpot erstellen. 

Statusverfolgung: Sie können den Dokumentenstatus in HubSpot verfolgen.

So installieren Sie die Integration von PandaDoc und HubSpot

Wer kann installieren? Kontoinhaber, Administratoren

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem HubSpot-Konto eingeloggt sind. Gehen Sie in PandaDoc zu Einstellungen API und Integrationen HubSpot, und klicken Sie auf HubSpot verbinden. In dem sich öffnenden neuen Fenster klicken Sie auf „Zugriff gewähren“. 
  2. Gehen Sie zu HubSpot und öffnen Sie einen Angebots-, Kontakt- oder Firmendatensatz. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen Sie das PandaDoc-Modul.

Anmerkung:

Diese Integration funktioniert mit mehreren Arbeitsbereichen. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie die Integration in jedem Arbeitsbereich aktivieren. Im Abschnitt „Zugehörige Dokumente“ sehen Sie nur die Dokumente, die innerhalb der Integration erstellt wurden und sich in dem Arbeitsbereich befinden, bei dem Sie angemeldet sind.
mceclip0.pngHubSpot_enable_0.pngInstall_integration_check_HubSpot.png

Informationen von HubSpot an PandaDoc übergeben

Warnung:

Diese Funktion steht Benutzern des eSignature-Plans nicht zur Verfügung.

Zum Übertragen von Informationen von HubSpot in PandaDoc-Dokumente müssen Sie zuerst Ihre Vorlage einrichten. Dadurch können Sie bestimmen, was und wohin weitergegeben werden soll. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Informationen aus HubSpot-Feldern in den PandaDoc-Textblock und Produktinformationen in die Preisliste übertragen. Erfahren Sie zunächst, wie Sie Informationen mit Variablen übergeben. 

  1. Öffnen Sie Ihre Vorlage (klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie eine neue Vorlage erstellen)
  2. Verwenden von HubSpot-Variablen: Scrollen Sie in HubSpot nach unten zum PandaDoc-Modul.  Klicken Sie auf Aktionen PandaDoc-Tokens anzeigen
  3. Kopieren Sie diese Tokens bzw. Variablen mit den eckigen Klammern und fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein
  4. Wenn Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, werden die Informationen von HubSpot durch Variablen ausgefüllt.
Pass_HubSpot_info_PandaDoc_0.png How_to_Set_Up_Your_Templates_for_HubSpot_1.png Pass_HubSpot_info_PandaDoc.png

Benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften als Variablen verwenden

Ebenso können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften, die in HubSpot erstellt wurden, in PandaDoc-Dokumente übertragen. Eine benutzerdefinierte Eigenschaft, die in HubSpot für ein bestimmtes Objekt (Angebot, Kontakt oder Firma) erstellt wurde, wird in der entsprechenden Token-/Variablenliste angezeigt.

Diese Liste finden Sie folgendermaßen: Öffnen Sie einen Datensatz, scrollen Sie nach unten zum PandaDoc-Modul und klicken Sie auf Aktionen PandaDoc-Tokens anzeigen. Um sie in den Dokumente automatisch auszufüllen, kopieren Sie einfach die Variable auf die Vorlage, wie im vorherigen Abschnitt gezeigt.

HubSpot_CRM_use_HubSpot_custom_fields__as_tokens.png

Übergeben von Informationen von HubSpot an PandaDoc (über Felder)

Sie können Daten ähnlich wie Variablen an PandaDoc-Felder übergeben. Im Gegensatz zu Variablen müssen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.

Kopieren Sie in der Liste der Tokens das Token ohne eckige Klammern in das Zusammenführungsfeld.

mceclip0.pngmceclip1.png

Nach dem Versenden des Dokuments sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern ihm das Feld zugewiesen wurde.

Verwendung von Rollen und Rollenvariablen, um Kontaktinformationen auszufüllen

Kontaktinformationen werden nicht ausgefüllt, wenn Sie Dokumente aus einem Angebots- oder Firmenobjekt erstellen? Leider sind Kontaktvariablen innerhalb eines Angebots oder einer Firma nicht verfügbar. Es gibt jedoch eine Behelfslösung. Vorlagenrollen und Rollenvariablen sind eine großartige Möglichkeit, einige Kontaktdaten zu übergeben, während gleichzeitig Dokumente innerhalb eines Angebots bzw. einer Firma erstellt werden. Sie können Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon, Firmenname, Berufsbezeichnung, Straße, Stadt, Postleitzahl, Land, Bundesland/Region eines mit einem Angebot oder einer Firma verbundenen Kontakts übergeben. Bitte beachten Sie, dass Variablen für Benutzer des eSignature-Plans nicht verfügbar sind.

  1. Klicken Sie in Ihrer Vorlage oben auf + Rollen hinzufügen, und fügen Sie eine Rolle hinzu.
  2. Klicken Sie auf Variablen und suchen Sie Ihren spezifischen Rollennamen
  3. Klicken Sie auf das Symbol Duplizieren neben einer zu kopierenden Variablen und fügen Sie diese in Ihre Vorlage ein. Beispiel: [Kunden.Name]
  4. Wenn Sie ein Dokument aus einem Angebot oder einer Firma erstellen, weisen Sie den damit verbundenen Kontakt der von Ihnen erstellten Rolle zu.
Add_a_role.pngAdd_a_role_variable.pngUse_roles_and_role_tokens_2.png

Häufig gestellte Fragen

Erweiterte Ansicht für wichtige Informationen über Variablen

Was sind Variablen?

  1. Um Variablen zu verwenden, die anderen Feldern in PandaDoc oder Ihrem CRM zugeordnet sind, müssen sie genau übereinstimmen. Bei Variablen muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden, weil ein falsches Zeichen dazu führt, dass das Token nicht ausgefüllt wird. Beispiel: [Kontaktadresse] oder [KontaktAdresse]
  2. Variablen funktionieren nicht für alle Objekte. Um die Liste der verfügbaren Variablen für Ihren HubSpot-Datensatz zu finden, gehen Sie zu Aktionen PandaDoc-Tokens anzeigen.  Wenn Sie ein Dokument aus einem Kontakt erstellen, können Sie Firmen- und Kontaktvariablen verwenden. Wenn Sie ein Dokument einer Firma erstellen, dürfen Sie nur Firmenvariablen verwenden. Wenn Sie ein Dokument aus einem Angebot erstellen, können Sie die Variablen Firma und Angebot verwenden.

Produktinformationen in PandaDoc übertragen

Anmerkung:

HubSpot-Produkte sind in den Professional- und Enterprise-Plänen von HubSpot verfügbar.

Welche Informationen werden übertragen:

  1. Preis
  2. Menge
  3. Rabatt auf Einzelpostenebene
  4. Zeile Artikelname
  5. Zeile Artikelbeschreibung

Was nicht unterstützt wird:

  1. Steuern (da Steuern in HubSpot nicht unterstützt werden).
  2. In HubSpot eingerichtete wiederkehrende Zahlungen werden als einmalige Zahlungsoption an PandaDoc übertragen, da PandaDoc keine wiederkehrenden Gebühren unterstützt.
  3. Reihenfolge der Produktliste. In einer PandaDoc-Preisliste werden Produkte möglicherweise in einer anderen Reihenfolge dargestellt als in HubSpot.

So senden Sie Produkte von HubSpot

Kurze Videoanleitung:

  1. Wählen Sie in Ihrer Vorlage die Preisliste aus, die Sie ausfüllen möchten. Klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Eigenschaften und schalten Sie in den Eigenschaften der Tabelle rechts den Schalter Daten zusammenführen ein.
  2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte mit Ihrem Angebots-Datensatz in HubSpot verknüpft sind.
  3. Erstellen Sie Ihr Dokument aus Ihrem Angebots-Datensatz in HubSpot. Überprüfen Sie Ihre Preisliste, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte gelistet sind.
  4. Damit der Rabatt in der Preisliste angezeigt wird, klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben der Preisliste und wählen Sie den Rabatt aus den ausgeblendeten Spalten aus.

Anmerkung:

Einzelpostenrabatte werden in PandaDoc immer als Pauschalbetrag angezeigt, sodass die Gesamtsumme in PandaDoc geringfügig von der Gesamtsumme in HubSpot abweichen kann, wenn der Rabatt in Prozent festgelegt wird.
mceclip0.pngProducts_in_the_deal.pngCreate_document.pngSelect_template.pngUnhide_discount.pngProducts_added.png

Dokumente erstellen und verfolgen

  1. Gehen Sie zu HubSpot und öffnen Sie einen Kontakt-, Firmen- oder Angebots-Datensatz. Klicken Sie dann auf „Dokument erstellen“.
  2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten, und weisen Sie Ihre Empfänger zu. Überprüfen Sie dann Ihr Dokument und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor, um es für Ihren Empfänger anzupassen.
  3. Klicken Sie auf Senden, und folgen Sie den Anweisungen, um den Titel und die E-Mail-Nachricht Ihres Dokuments anzupassen.
  4. Rufen Sie das PandaDoc-Modul in Ihrem HubSpot-Datensatz auf, um den Status Ihres Dokuments zu verfolgen.
HubSpot_create_document.png create_document_1.pngcreate_document_2.png Create_and_track_0.pngCreate_and_track_1.png

Verknüpfen eines Dokuments mit einem Angebot in HubSpot

Wenn Sie in PandaDoc ein Dokument erstellt haben, das Sie mit einem Angebot in HubSpot verlinken möchten, dann können Sie das einfach erledigen!

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl bei HubSpot als auch bei PandaDoc angemeldet sind.
  2. Öffnen Sie das Dokument in Ihrem PandaDoc-Tab und klicken Sie dann rechts auf das HubSpot-Symbol. Sie können ein Dokument nur im Entwurfsstatus verknüpfen.
  3. Klicken Sie auf „Link“ und Sie werden aufgefordert, ein Angebot aus Ihrem HubSpot-Konto auszuwählen. Wählen Sie ein Angebot aus und klicken Sie auf „Link“. (Beachten Sie, dass Sie hier keine Angebote suchen können.) Die Liste zeigt alle Angebote an, auf die Sie Zugriff haben. Die zehn Angebote, die Sie zuletzt aktualisiert haben, werden oben aufgeführt.
  4. Rechts unter „Angebots-Info“ können Sie das Erstellungsdatum, den Status und den Gesamtbetrag des Angebots einsehen. Bitte beachten Sie, dass die in PandaDoc angezeigten Angebots-Informationen möglicherweise aktualisiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellste Version sehen. Wenn der Angebotsbetrag oder das Erstellungsdatum „Unbekannt“ ist, bedeutet dies, dass dieses Feld in HubSpot leer ist.
  5. Gehen Sie nun zum HubSpot-Angebotsdatensatz. Das Dokument wird im PandaDoc-Modul angezeigt, als ob es über HubSpot erstellt worden wäre!
Access_Link_to_Deal.pngFind_and_select_the_deal.pngDeal_information.png

Um die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Angebot aufzuheben oder es mit einem anderen zu verknüpfen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion im Bereich Integrationen. Wenn Sie das Dokument aus einem anderen Objekt (Firma, Kontakt) erstellt haben, können Sie die Verknüpfung mit diesem Objekt nicht aufheben und es auch nicht mit einem Angebot verknüpfen oder zugehörige Informationen anzeigen.

Refresh_or_unlink.png

Wenn die Integration mit HubSpot nicht mit Ihrem Konto verbunden ist, wird einer der Fehler in den folgenden Screenshots angezeigt. Wenden Sie sich entweder an Ihren PandaDoc-Workspace-Administrator, um die Integration zu verbinden, oder verbinden Sie sie selbst, wenn Sie der Administrator sind. Dies tun Sie unter Einstellungen Integrationen.

Connect_HubSpot_not_Admin.pngConnect_HubSpot_Admin.png

Aktualisieren eines Dokuments mit Feldwerten von HubSpot

Anmerkung:

Um diese Funktion zu aktivieren, muss der Status des Dokuments auf „Entwurf“ stehen.

Wenn Sie Informationen in Ihrem Angebot aktualisieren, nachdem das Dokument bereits erstellt oder mit dem Angebot verknüpft wurde, können Sie Ihr Dokument mit neuen Werten aus dem verknüpften Angebot aktualisieren. So geht‘s:

  1. Rufen Sie im PandaDoc-Dokument das Integrations-Panel auf, indem Sie auf das HubSpot-Symbol auf der linken Seite klicken.
  2. Klicken Sie unter Dokumentdaten auf „Aus CRM importieren“.
  3. Die Variablen werden mit den richtigen Informationen von HubSpot aktualisiert.

Anmerkung:

Sie können PandaDoc-Felder, Rollenvariablen oder Preislisten nicht mit Produktdaten von HubSpot aktualisieren.
Click_Import_from_CRM.pngUpdated_value.png

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Angebotsstatus aktualisieren, nachdem ein Dokument unterschrieben wurde?

Nicht innerhalb unserer Integration. Mit Zapier können Sie jedoch den Angebotsstatus aktualisieren, nachdem ein Dokument bereits signiert wurde.

Problemlösung

Einige meiner HubSpot-Variablen werden nicht ausgefüllt

Es gibt einige Gründe, warum dies passieren kann.

  1. Die Variablenzeichen wurden nicht genau mit der zugeordneten Variable abgeglichen. Gehen Sie zu Aktionen PandaDoc-Tokens anzeigen, und prüfen Sie dort, ob sie übereinstimmen.
  2. Sie verwenden eine Variable aus einem anderen HubSpot-Datensatztyp, der in dem Datensatz, aus dem Sie Ihr Dokument erstellen, nicht unterstützt wird. Angebots-Token bzw. Variablen funktionieren beispielsweise nicht, wenn Sie Dokumente aus Kontakten erstellen.
  3. In der Ihrer HubSpot-Variablen zugeordneten Eigenschaft wurde kein Wert bereitgestellt.

Meine Produkte werden nicht in die Preisliste übernommen

  1. Prüfen Sie, ob in der Preisliste der Vorlage, aus der Sie Dokumente erstellen, „Produkte automatisch dieser Tabelle hinzufügen“ aktiviert ist. Wenn nicht, schalten Sie diesen Schalter ein und beginnen Sie mit der Erstellung eines Dokuments.

Wenn Option 1 nicht hilft oder irrelevant ist, bitten Sie jemanden in Ihrem Team mit Super-Admin-Berechtigungen für HubSpot, die Integration erneut zu verbinden (von HubSpot empfohlen). Gehen Sie dazu in PandaDoc zu Einstellungen Integrationen HubSpot und klicken Sie auf Deaktivieren. Aktivieren Sie es dann wieder.

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