Warum Dokumente nicht zugestellt werden

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Eugenia Brown
  • Aktualisiert

Anmerkung:

Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.

Wenn Sie Probleme beim Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Unterzeichner haben oder diese blockiert werden, lesen Sie die folgenden Tipps.

Ist die E-Mail-Adresse korrekt?

Sie können dies überprüfen, indem Sie das Dokument öffnen und auf „Empfänger“ klicken. Wenn Änderungen erforderlich sind, müssen Sie das Dokument duplizieren und den Empfänger ändern. Wenn Sie den Zugriff auf das an die falsche E-Mail-Adresse gesendete Dokument entfernen müssen, müssen Sie das Dokument löschen.

Signierreihenfolge verwenden?

Standardmäßig ist die Signaturreihenfolge deaktiviert. Wenn Sie jedoch Signierreihenfolge aktiviert haben, werden die E-Mails erst an diesen Empfänger gesendet, wenn der vorherige Empfänger geöffnet hat (sofern in CC gesetzt) oder der Unterzeichner auf „Abschließen“ geklickt hat, um das Dokument abzuschließen.

Sehen Sie sich diesen Hilfeartikel zu CC-Empfängern in der Signaturreihenfolge an.

Habe ich versucht, die Benachrichtigung erneut zu senden, um das Dokument anzuzeigen oder zu unterschreiben?

Es ist möglich, dass die Empfänger die ursprüngliche Benachrichtigung in ihrem Posteingang versehentlich gelöscht oder verloren haben. Sie haben zwei Optionen:

  1. Für Unterzeichner können Sie eine Erinnerung senden ODER
  2. Sie können für Unterzeichner und CC-Empfänger auch einen „Öffentlichen Kommentar“ hinterlassen, der eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Empfänger auslöst.

Ist dies das erste Mal, dass ich ein Dokument an diese bestimmte E-Mail-Adresse gesendet habe?

Eine der häufigsten Ursachen für dieses Problem ist, dass die E-Mail einen Spamfilter hat oder blockiert wurde. Die Einstellungen für E-Mail-Server, Spam-Kontrolle, Firewall und Virenschutz sind bei jedem anders eingerichtet. Bitten Sie sie, ihren Spam-Ordner zu überprüfen.

Leider können Sie als PandaDoc-Benutzer nichts tun, um dieses Problem zu lösen, außer es mit einer alternativen E-Mail-Adresse zu versuchen. Der Empfänger kann jedoch die folgenden E-Mails auf die Whitelist setzen oderals sicheren Absender markieren:

Sie können diese Links als Referenz für weitere Hilfe verwenden:

Wenn dies nicht der Fall ist, bitten Sie Ihren Empfänger, sich an seinen IT-Administrator zu wenden und docs@email.pandadoc.com und docs@email.pandadoc.net als sichere Absender auf die Whitelist zu setzen oder zu markieren. Zusätzlich zu dieser Aktion können sie auch E-Mails zulassen, die von diesen spezifischen IP-Adressen gesendet werden:

  • 161.38.192.55
  • 143.55.224.80
  • 23.253.182.200
  • 146.20.113.82
  • 161.38.192.179
  • 69.72.33.165°
  • 104.130.122.209
  • 69.72.39.174
  • 198.61.254.237

Um Fälle zu vermeiden, in denen ein Dokument aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse einem Empfänger nicht zugestellt werden kann, überprüft PandaDoc beim Hinzufügen zum Formular „Neuen Empfänger hinzufügen“ automatisch die E-Mail-Adresse des Empfängers, um zu überprüfen, ob sie gültig ist.

Jede E-Mail-Adresse wird validiert basierend auf:

Syntaxprüfungen: analysiert Adressen und stellt anhand einer formalen Grammatik fest, ob sie gültig sind oder nicht.

DNS-Suchvorgänge (Domain Name Service): Nur weil eine E-Mail-Adresse syntaktisch gültig ist, bedeutet dies nicht, dass jemand E-Mails an diese Adresse erhält. Aus diesem Grund sehen wir zusätzlich zu den Syntaxprüfungen in den DNS-Einträgen der Domain nach, ob ein MX-Server für die Annahme von E-Mails definiert wurde.

E-Mail-Dienstanbieter (ESP) spezifische lokale Grammatik: Die meisten ESPs haben tatsächlich ziemlich strenge Regeln für den lokalen Teil (vor dem @-Symbol), den Sie tatsächlich erstellen können. Yahoo-Mail-Adressen dürfen beispielsweise nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und einen Punkt enthalten. Eine Adresse wie „John Smith“@yahoo.com ist zwar syntaktisch vollständig gültig, existiert jedoch bei Yahoo Mail nicht und wird zurückgewiesen. Für große Unternehmen wie Yahoo, Google, Microsoft (einschließlich Hotmail), AOL und Apple werden wir die E-Mail-Adressen auf ihre strengeren Regeln überprüfen.

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 Wenn Sie nach obiger Prüfung immer noch Probleme mit E-Mails haben, melden Sie sich bitte in Ihrem PandaDoc-Konto an und verwenden Sie die grüne „Hilfe“ unten rechts. Senden Sie uns eine Nachricht mit den folgenden Daten:

  • Dokumentname
  • Name und E-Mail-Adresse des Dokumenterstellers
  • Screenshot des Dokuments „Empfänger“
  • Screenshot des Dokuments „Aktivität“

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