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Une variable est un champ de convergence conçu pour vous faire gagner du temps en remplissant automatiquement toute information qui apparaît fréquemment dans vos documents. C'est un bout de texte entouré de crochets, comme ceci :
La variable n'aura pas de fond jaune lorsqu'un destinataire visualisera le document, elle n'apparaît ainsi que dans l'éditeur pour que vous puissiez facilement distinguer le texte d'une variable.
Informations importantes sur les variables :
Vous pouvez ajouter des variables dans les modèles et les documents.
Les variables fonctionneront dans trois champs du tableau de prix : nom, description, colonne de texte brut.
Les variables ne fonctionnent que dans le corps du document. Elles ne fonctionneront pas dans le nom du document, les messages sauvegardés ou le sujet/corps de l'e-mail.
Comment ajouter des variables à votre modèle/document
Sélectionnez un bloc de texte où vous souhaitez placer votre variable.
Tapez un crochet et choisissez le nom d'une variable dans la liste déroulante ou tapez le vôtre et appuyez sur Entrée.
Sinon, sur la droite, allez à l’onglet Variables et sélectionnez + Ajouter une variable personnalisée pour créer une variable. Entrez le nom souhaité et sélectionnez Ajouter une variable. Pour l’utiliser, sélectionnez Copier la variableen bas de la fenêtre contextuelle de la page, puis collez-la dans votre bloc de texte à l’aide de Commande + V. La variable apparaîtra également dans la liste Variables.
Pour remplir une variable avec des informations actuelles, cliquez sur une variable dans un modèle/document ou ouvrez la liste des variables sous "Variables" à droite, et saisissez une valeur. Les informations sont renseignées dans tout le modèle/document par le biais de la variable utilisée.
Pour supprimer une variable, il faut d'abord la supprimer dans le corps du document.
Ensuite, cliquez sur Variables Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Non utilisées et recherchez la variable dans la liste. Survolez-la et cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer la variable de votre liste de variables.
Comment utiliser les variables dans les titres
Avertissement : Vous ne pourrez pas utiliser de variables dans les titres lorsque vous travaillez avec formulaires, des groupes de documents ou des envois groupés.
Dans les liasses de documents, cela s'applique aux documents de la liasse, et non au nom de la liasse elle-même.
Dans les formulaires intelligents les variables dans les titres sont prises en charge.
Remarque : Nous suggérons d'ajouter des variables aux titres des modèles afin qu'elles soient remplies automatiquement chaque fois que vous créez un document à partir du modèle.
Il est facile d'ajouter des variables dans le titre d'un modèle :
Ouvrez un modèle que vous souhaitez modifier
Commencez à taper des crochets ("[")
Choisissez l'une des variables dans le menu déroulant et elle sera insérée dans le titre.
Vous pouvez aussi copier une variable de l'onglet des variables et la coller dans le titre du modèle, ou créer une nouvelle variable personnalisée directement dans le titre
Remarque : Veuillez noter que l'ajout de variables personnalisées lors de la création d'un document à partir d'un modèle ne fonctionnera pas. Les variables seront transmises au titre du document sous la forme d'une simple valeur textuelle au lieu d'une variable.
Utilisation de variables CRM dans les titres
Par défaut, lorsque vous créez un document, le titre du modèle est remplacé par le nom de l'offre ou de l'opportunité. Cependant, si vous incluez des variables CRM dans le titre du modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de vos offres/opportunités, le nom du document sera basé sur le nom du modèle, et les variables dans les titres seront remplies automatiquement avec les valeurs de champ correspondantes.
Copiez une variable CRM que vous souhaitez insérer dans le titre du modèle.
Ouvrez un modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de votre CRM et collez la variable copiée dans le titre du modèle.
Créez un document à partir de ce modèle via votre CRM et la variable sera remplie automatiquement avec la valeur du champ.
Types de variables
Il existe 4 types de variables :
Variables de rôle
Remarque : Les variables de rôle ne peuvent être configurées qu'au niveau du modèle.
Ces variables renseignent automatiquement les informations concernant votre destinataire lorsqu'un Rôle lui est attribué. Elles peuvent renseigner le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et le nom de l'entreprise de votre destinataire, à condition que ces informations soient présentes dans les contacts PandaDoc. Si votre destinataire n'existe pas dans vos Contacts PandaDoc, vous pouvez l'ajouter lors de la création du document.
Créez un rôle de modèle (vous devez être dans un modèle pour faire cela).
PandaDoc générera automatiquement les variables de rôle par défaut : prénom, nom, e-mail, entreprise, téléphone, titre et adresse.
Cliquez sur Variables dans le panneau de droite, puis recherchez les variables de rôle par défaut à côté du nom du rôle au début, par exemple Client.FirstName
Copiez une variable et collez-la à l'endroit voulu dans le modèle
Ensuite, cliquez sur Utiliser ce modèle et créez un document à partir de ce modèle, assignez-les destinataires aux rôles et cliquez sur Continuer. Les variables de rôle auront été renseignées lors de la création du document.
Variables système
Ces variables ont été prédéfinies par PandaDoc. Elles rempliront automatiquement des informations sur votre document, spécifiques à ce document individuel et à son contenu (comme la date de création du document, la date d'envoi du document, le numéro de référence, la valeur du document, etc.)
Remarque: Les variables [Document.ExpirationDate] et [Document.SentDate] sont remplies une fois que vous avez envoyé votre document. Le format de date des variables dépend du format de date par défaut et des paramètres de localisation de l'affichage du destinataire définis dans les paramètres de votre espace de travail.
Variables de grille tarifaire
Les variables de grille tarifaire vous permettent de réutiliser facilement les données du pied de page du tableau de prix dans votre modèle, votre document ou votre formulaire. Chaque ligne que vous ajoutez au pied de page de votre de grille tarifaire apparaîtra comme une variable, à condition qu'elle ait une valeur.
Pour accéder à la liste des variables, cliquez d'abord sur un tableau de prix dans votre modèle, votre document ou votre formulaire. Ensuite, cliquez sur Propriétés dans le panneau flottant et sélectionnez Variables sur la droite. Enfin, cliquez sur l'icône de copie à côté du nom de la variable et collez la variable dans le contenu de votre document.
Enfin, cliquez sur l’icône de copie à côté du nom de la variable et collez-la dans le contenu de votre document.
Vous pouvez aussi trouver les variables de grille tarifaire dans l'onglet Variables à droite.
Remarque : Si vous renommez une grille tarifaire, les variables refléteront automatiquement ce changement.
Variables personnalisées
Ces variables servent d'espaces réservés pour toutes les informations que vous devez remplir manuellement lors de la création d'un document. Vous pouvez leur donner le nom que vous voulez, et elles sont utiles si l'information n'existe pas dans vos Contacts.
Pour ajouter une variable personnalisée, ouvrez le crochet d'ouverture, tapez le nom de votre variable et cliquez sur Entrée.
Pour modifier le nom d'une variable personnalisée :
Allez dans l'onglet Variables.
Trouvez votre variable personnalisée.
Sélectionnez le menu à trois ellipses à côté du nom de la variable > Renommer.
Tapez le nom dont vous avez besoin et sélectionnez Enregistrer.