Disponibilité : forfaits Débutant, Professionnel et Entreprise
Une variable est un champ de fusion conçu pour vous faire gagner du temps en remplissant automatiquement les informations qui apparaissent fréquemment dans vos documents. C'est un bout de texte entouré de crochets, comme celui-ci :
La variable n'aura pas de fond jaune lorsqu'un destinataire visualisera le document. Elle n'apparaît de cette manière que dans l'éditeur afin que vous puissiez facilement distinguer le texte de la variable.
Pourquoi utiliser des variables ?
Au lieu de saisir manuellement des informations répétitives telles que les noms des clients, les dates ou les valeurs des documents, des variables remplissent automatiquement ces données pour vous. Configurez-les une fois et gagnez du temps sur chaque document.
Informations importantes sur les variables :
Vous pouvez ajouter des variables dans les modèles et les documents.
Les variables fonctionnent dans trois champs de la grille tarifaire : Nom, Description et colonne de texte brut.
Les variables ne fonctionnent que dans le corps et les titres du modèle ou du document. Elles ne fonctionnent pas dans les messages enregistrés ni dans l’objet ou le corps des e-mails.
Expérience classique
Comment ajouter des variables à votre modèle/document
Sélectionnez le bloc de texte dans lequel vous souhaitez placer votre variable.
Saisissez un crochet ouvrant, puis choisissez le nom d’une variable dans la liste déroulante ou saisissez-le vous-même et appuyez sur Entrée.
Vous pouvez également accéder à la section Variables à droite et sélectionner +Ajouter une variable personnalisée pour créer une variable. Saisissez le nom de votre choix et sélectionnez Ajouter une variable. Pour l’utiliser, sélectionnez Copier la variable en bas de la page, puis collez-la dans votre bloc de texte en utilisant les touches Commande+V. La variable apparaîtra également dans la liste des variables.
Pour remplir une variable avec des informations réelles, cliquez sur une variable dans un modèle/document ou ouvrez la liste des variables sous Variables à droite, puis saisissez une valeur. Les informations sont renseignées dans l'ensemble du modèle/document via la variable utilisée.
Pour supprimer une variable, supprimez-la d’abord du corps du document.
Cliquez ensuite sur Variables dans le panneau de droite, puis sur le menu déroulant Non utilisées et recherchez la variable dans la liste. Survolez la variable et cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer la variable de votre liste.
Comment utiliser des variables dans les titres
Attention : Vous ne pourrez pas utiliser de variables dans les titres lorsque vous travaillerez avec des formulaires, des liasses de documents ou des envois groupés.
Lorsque des documents sont regroupés, cela s’applique aux documents, et non au nom du groupe.
Dans les formulaires intelligents, les variables dans les titres sont acceptées.
Remarque : nous vous conseillons d’ajouter des variables aux titres des modèles afin qu’elles soient remplies automatiquement chaque fois que vous créez un document à partir du modèle.
Vous pouvez facilement ajouter des variables dans le titre d’un modèle :
Ouvrez le modèle que vous souhaitez modifier.
Commencez à saisir des crochets (« [ »).
Choisissez l’une des variables dans la liste déroulante pour l’insérer dans le titre.
Vous pouvez également copier une variable dans l’onglet Variables et la coller dans le titre du modèle, ou créer une variable personnalisée directement dans le titre.
Remarque : vous ne pouvez pas ajouter des variables personnalisées lors de la création d’un document à partir d’un modèle. Les variables sont transmises au titre du document sous forme de texte simple, et non d’une variable.
Utilisation de variables CRM dans les titres
Par défaut, lorsque vous créez un document, le titre du modèle est remplacé par le nom de la transaction ou de l’opportunité. Cependant, si vous incluez des variables CRM dans le titre du modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de vos transactions ou opportunités, le nom du document sera fondé sur le nom du modèle, et les variables du titre seront automatiquement remplies avec les valeurs de champ correspondantes.
Copiez la variable CRM que vous souhaitez insérer dans le titre du modèle.
Ouvrez un modèle que vous utilisez pour créer des documents depuis votre CRM et collez la variable copiée dans le titre du modèle
Créez un document à partir de ce modèle via votre CRM et la variable sera automatiquement remplie avec la valeur du champ.
Types de variables
Il existe 4 types de variables :
Variables de rôle
Remarque : les variables de rôle ne peuvent être définies qu’au niveau du modèle.
Ces variables permettent de remplir automatiquement des informations sur le destinataire lorsqu’un rôle lui est attribué. Elles peuvent insérer le prénom et le nom du destinataire, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son entreprise, à condition que ces informations se trouvent dans les contacts PandaDoc. Si le destinataire ne se trouve pas dans vos contacts PandaDoc, vous pouvez l’ajouter lors de la création du document.
Créez un rôle de modèle (vous devez être dans un modèle pour cela).
PandaDoc génère automatiquement les variables de rôle par défaut : prénom, nom, e-mail, entreprise, téléphone, titre et adresse.
Cliquez sur Variables dans le panneau de droite, puis recherchez les variables de rôle par défaut par le nom du rôle au début, par exemple : Client.FirstName
Copiez une variable et collez-la à l’endroit voulu dans le modèle.
Cliquez ensuite sur Créer un document, attribuez des destinataires aux rôles et sélectionnez Continuer. Les variables de rôle seront remplies lors de la création du document.
Variables système
Ces variables ont été prédéfinies par PandaDoc. Elles insèrent automatiquement des informations spécifiques à ce document et à son contenu (comme la date de création du document, la date d’envoi, le numéro de référence et la valeur du document).
Remarque : les variables [Document.ExpirationDate] et [Document.SentDate] sont remplies une fois que vous envoyez votre document. Le format de date des variables dépend du format de date par défaut et des paramètres de langue d’affichage du destinataire définis dans les paramètres de votre espace de travail.
Variables de grille tarifaire
Les variables de grille tarifaire vous permettent de réutiliser facilement les données du pied de page de la grille tarifaire dans votre modèle, document ou formulaire. Chaque ligne que vous ajoutez au pied de page de votre grille tarifaire apparaît comme une variable, à condition qu’elle ait une valeur.
Pour accéder à la liste des variables, cliquez d'abord sur une grille tarifaire dans votre modèle, document ou formulaire. Cliquez ensuite sur Propriétés dans le panneau flottant et sélectionnez Variables à droite.
Pour finir, cliquez sur l’icône de copie à côté du nom de la variable et collez la variable dans le contenu de votre document.
Vous trouverez également les variables de grille tarifaire dans l’onglet Variables à droite.
Remarque : si vous renommez une grille tarifaire, les variables refléteront automatiquement ce changement.
Variables personnalisées
Ces variables servent d’espaces réservés pour toute information que vous devez renseigner manuellement lors de la création d’un document. Vous pouvez leur donner le nom que vous voulez ; elles sont utiles si l’information ne se trouve pas dans vos contacts.
Pour ajouter une variable personnalisée, ouvrez le crochet ouvrant, saisissez le nom de votre variable, puis cliquez sur Entrée.
Pour modifier le nom d'une variable personnalisée :
Allez dans l’onglet Variables
Trouvez votre variable personnalisée
Sélectionnez le menu à trois points à côté du nom de la variable > Renommer.
Saisissez le nom de votre choix, puis sélectionnez Enregistrer.
Nouvelle expérience
📘 Remarque : la nouvelle expérience fait partie d’un programme d’accès anticipé. Pour une présentation complète des changements et des limitations actuelles, consultez Nouvelle expérience de document et de modèle (accès anticipé) et Nouvel éditeur PandaDoc.
Comment ajouter des variables à votre modèle ou document
Sélectionnez le bloc de texte dans lequel vous souhaitez placer votre variable.
Saisissez un crochet ouvrant, puis choisissez le nom d’une variable dans la liste déroulante ou saisissez-le vous-même et appuyez sur Entrée.
Vous pouvez également accéder à la section Voir en haut à droite, puis cliquer sur l’option Toutes les variables. Sélectionnez + Ajouter une variable personnalisée pour créer une variable. Saisissez le nom de votre choix et sélectionnez Ajouter une variable. Pour l’utiliser, sélectionnez Copier la variable en bas de la page, puis collez-la dans votre bloc de texte en utilisant les touches Commande+V. La variable apparaîtra également dans la liste des variables.
Pour remplir une variable avec des informations réelles, cliquez sur une variable dans un modèle/document ou ouvrez la liste des variables sous Variables à droite, puis saisissez une valeur. Les informations sont renseignées dans l'ensemble du modèle/document via la variable utilisée.
Pour supprimer une variable, supprimez d'abord toutes ses instances du corps de votre document.
La variable apparaîtra alors dans la section Non utilisées du panneau Variables. Cliquez sur les trois points à côté et sélectionnez Supprimer.
Comment utiliser des variables dans les titres
Attention : Vous ne pourrez pas utiliser de variables dans les titres lorsque vous travaillerez avec des formulaires, des liasses de documents ou des envois groupés.
Lorsque des documents sont regroupés, cela s’applique aux documents, et non au nom du groupe.
Dans les formulaires intelligents, les variables dans les titres sont acceptées.
Remarque : nous vous conseillons d’ajouter des variables aux titres des modèles afin qu’elles soient remplies automatiquement chaque fois que vous créez un document à partir du modèle.
Vous pouvez facilement ajouter des variables dans le titre d’un modèle :
Ouvrez le modèle que vous souhaitez modifier.
Commencez à saisir un crochet (« [ »).
Choisissez l’une des variables dans la liste déroulante pour l’insérer dans le titre.
Vous pouvez également copier une variable dans l’onglet Variables et la coller dans le titre du modèle, ou créer une variable personnalisée directement dans le titre.
Utilisation de variables CRM dans les titres
Si vous utilisez une intégration CRM, par défaut, lorsque vous créez un document, le titre du modèle est remplacé par le nom de la transaction ou de l’opportunité. Cependant, si vous incluez des variables CRM dans le titre du modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de vos transactions et opportunités, le nom du document sera fondé sur le nom du modèle, et les variables du titre seront automatiquement renseignées avec les valeurs des champs correspondantes.
Copiez la variable CRM que vous souhaitez insérer dans le titre du modèle.
Ouvrez un modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de votre CRM et collez la variable copiée dans le titre du modèle. Vous pouvez aussi ouvrir un crochet et choisir la variable de votre choix dans la liste déroulante.
Créez un document à partir de ce modèle via votre CRM et la variable sera automatiquement remplie avec la valeur du champ.
Types de variables
Il existe 4 types de variables :
Variables de rôle
Remarque : les variables de rôle ne peuvent être créées qu’au niveau du modèle. Une fois créées dans un modèle, elles se rempliront automatiquement lorsque vous créerez des documents à partir de ce modèle.
Ces variables permettent de remplir automatiquement des informations sur le destinataire lorsqu’un rôle lui est attribué. Elles peuvent insérer le prénom et le nom du destinataire, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son entreprise, à condition que ces informations se trouvent dans les contacts PandaDoc. Si le destinataire ne se trouve pas dans vos contacts PandaDoc, vous pouvez l’ajouter lors de la création du document.
Créez un rôle de modèle (vous devez être dans un modèle pour cela).
PandaDoc génère automatiquement les variables de rôle par défaut : prénom, nom, e-mail, entreprise, téléphone, titre et adresse.
Dans le panneau Variables, recherchez les variables de rôle par défaut par le nom du rôle au début, par exemple Client.FirstName
Copiez une variable et collez-la à l’endroit voulu dans le modèle.
Lorsque vous créez un document après avoir attribué des destinataires à des rôles, les variables de rôle seront remplies lors de la création du document.
Variables système
Ces variables ont été prédéfinies par PandaDoc. Elles insèrent automatiquement des informations spécifiques à ce document et à son contenu (comme la date de création du document, la date d’envoi, le numéro de référence et la valeur du document).
Remarque : les variables [Document.ExpirationDate] et [Document.SentDate] sont remplies une fois que vous envoyez votre document. Le format de date des variables dépend du format de date par défaut et des paramètres de langue d’affichage du destinataire définis dans les paramètres de votre espace de travail.
Variables de grille tarifaire
Les variables de grille tarifaire vous permettent de réutiliser facilement les données du pied de page de la grille tarifaire dans votre modèle, document ou formulaire. Chaque ligne que vous ajoutez au pied de page de votre grille tarifaire apparaît comme une variable, à condition qu’elle ait une valeur.
Pour accéder à la liste des variables, cliquez d’abord sur une grille tarifaire dans votre modèle, document ou formulaire. Cliquez ensuite sur l’icône d’engrenage > Propriétés, puis sélectionnez Variables à droite.
Pour finir, cliquez sur l’icône de copie à côté du nom de la variable et collez la variable dans le contenu de votre document.
Vous trouverez également les variables de grille tarifaire dans l’onglet Variables à droite.
Remarque : si vous renommez une grille tarifaire, les variables refléteront automatiquement ce changement.
Variables personnalisées
Ces variables servent d’espaces réservés pour toute information que vous devez renseigner manuellement lors de la création d’un document. Vous pouvez leur donner le nom que vous voulez ; elles sont utiles si l’information ne se trouve pas dans vos contacts.
Pour ajouter une variable personnalisée, ouvrez un crochet, saisissez le nom de votre variable et cliquez sur Entrée.
Pour modifier le nom d'une variable personnalisée :
Allez dans l’onglet Variables
Trouvez votre variable personnalisée
Sélectionnez le menu à trois points à côté du nom de la variable > Renommer.
Saisissez le nom de votre choix, puis sélectionnez Enregistrer.