Disponibilité: Plans Professionnel et Entreprise
Note : Cet article couvre l’étape Remplir les informations du document dans l’expérience du nouveau modèle. Si votre espace de travail n’a pas encore été mis à jour, consultez Créer des formulaires (expérience classique).
L’étape Remplir les informations du document ajoute un formulaire web à votre modèle. Le formulaire recueille les informations nécessaires pour remplir les variables de votre document — d’un membre de l’équipe créant un document, ou de toute personne ouvrant votre lien public.
Note : Vous ne pouvez avoir qu’une seule étape Remplir les informations du document par modèle.
Regardez un aperçu vidéo :
Comment ajouter cette étape à votre modèle
Ouvrez votre modèle et allez dans la barre latérale Créer votre flux de travail.
Sélectionnez + Ajouter une étape, puis sélectionnez Remplir les informations du document.
Sélectionnez l’étape dans la barre latérale, puis sélectionnez Modifier le formulaire pour ouvrir l’éditeur de formulaire.
Personnaliser votre formulaire
Lorsque vous ajoutez l’étape, PandaDoc génère automatiquement un formulaire à partir de votre modèle. Chaque rôle dispose d’un bloc Contact prédéfini (email, prénom, nom de famille et entreprise par défaut) — les rôles avec des contacts préattribués sont exclus. Chaque variable reçoit un champ de question avec une étiquette dérivée du nom de la variable.
Dans l’éditeur de formulaires, vous pouvez :
Renommer le formulaire — les destinataires de titre les voient lorsqu’ils l’ouvrent
Changer les types de champs — Texte court, Texte long, Numéro, E-mail, Numéro de téléphone, Date, Choix multiple, Cases à cocher, Liste déroulante et blocs de mise en page (Titre, Image)
Marquez les champs comme non requis — décochez Obligatoire dans le panneau de droite
Ajouter de nouveaux champs — survoler entre les champs jusqu’à ce que l’indicateur bleu apparaisse, puis sélectionnez + Ajouter un champ
Liens les champs vers les variables — utilisez la liste déroulante Variable liée dans le panneau de droite
Générer une nouvelle variable — sélectionner + Générer la variable pour tout nouveau champ qui n’a pas de variable correspondante
Remarque : Les blocs Contact prédéfini, d’image et de titre ne peuvent pas être basculés vers un autre type. Le bloc Contact prédéfini pour un rôle ne peut pas être supprimé.
Note : Si vous n’avez pas encore enregistré le formulaire, il se régénère automatiquement à chaque fois que vous ajoutez une variable au modèle. Une fois que vous l’avez sauvegardé pour la première fois, l’ordre des questions se verrouille — de nouvelles variables modèles apparaissent toujours dans le formulaire, mais l’ordre sauvegardé est conservé.
Pour renommer le formulaire, sélectionnez son titre en haut de la toile et entrez le nouveau nom dans le champ Titre du panneau de droite.
Pour changer un type de champ, sélectionnez le bouton Type de champ en haut à droite du champ et choisissez un autre type dans le menu déroulant.
Pour ajouter un champ, passez la souris au-dessus ou en dessous d’un champ jusqu’à ce que la ligne indicatrice bleue apparaisse, puis sélectionnez + Ajouter le champ et choisissez le type de bloc.
Pour personnaliser un champ, sélectionnez-le et ajustez les paramètres dans le panneau de droite.
Conseil :
Pour accélérer la création de documents et garantir la cohérence des données, vous pouvez transformer n’importe quelle variable en une liste de sélection.
Dans l’éditeur de formulaires, sélectionnez un champ (comme Client.ServiceProjectType).
Changez le type de champ en Liste déroulante dans le panneau de droite.
Ajoutez vos options standards (par exemple, « Services gérés », « Conseil ») comme éléments.
L’expéditeur ou le destinataire sélectionne dans la liste au lieu de taper du texte libre.
Deux façons d’utiliser votre formulaire
1. Remplir les détails du document lors de la création d’un document
Lorsqu’un membre de l’équipe sélectionne Utiliser ce modèle, le formulaire apparaît comme une étape dans le flux de création guidée du document après qu’ils ont assigné les destinataires.
Flux : assignez les destinataires → remplissez les détails du document → examinez le document → l’envoyez.
Au lieu d’ouvrir le document pour remplir directement les variables, le membre de l’équipe répond à des questions structurées — menus déroulants, sélecteurs de dates, champs de texte validés — avant la génération du document. Les réponses de formulaire remplissent automatiquement les variables du modèle. Les documents créés de cette manière sont stockés dans votre stockage documentaire habituel.
Conseil : Cette étape fait la plus grande différence pour les flux de travail très axés sur les modèles. Plus votre modèle a de variables, plus il simplifie le processus pour tous ceux qui l’utilisent — et configurer le formulaire une fois signifie que tout le monde suit toujours le même processus.
2. Partage en tant que forme publique — toute personne ayant un lien
Avertissement : Le formulaire public n’est pas compatible avec la création de documents via un CRM.
Vous pouvez partager un lien public qui permet à n’importe qui d’initier un document depuis le formulaire.
Pour partager le formulaire publiquement :
Ouvrez le modèle.
Sélectionnez l’icône du maillon à côté de Utilisez ce modèle en haut. L’infobulle indique Partager comme formulaire public.
Dans le panneau Générer un document via un lien, sélectionnez Copiez le lien public pour partager directement l’URL, ou Copiez le code d’intégration pour intégrer le formulaire sur votre site web.
Si le modèle comporte plusieurs rôles, utilisez le formulaire Qui remplira le formulaire ? Un menu déroulant pour sélectionner quel rôle remplit le formulaire public.
Déroulement : ouvrir le lien → remplir le formulaire → le document est généré automatiquement → réviser et signer le document.
Les documents du formulaire public sont stockés dans un dossier nommé d’après le modèle, sous Documents > Tous les documents.
Avertissement : Le document n’est pas automatiquement envoyé à la signature si le modèle présente l’une des conditions suivantes :
Un flux de travail d’approbation configuré
Paiement mal configuré (passerelle et/ou payeur non spécifié)
Variables non remplies
Champs non attribués
Aucun destinataire assigné
Un bloc de contenu intelligent obligatoire avec du contenu présélectionné
Résolvez ces problèmes dans le modèle avant de partager le lien public.
Activer et désactiver l’accès public
Le bouton « Toute personne disposant du lien peut répondre » dans le menu Générer un document via un lien contrôle si votre formulaire accepte de nouvelles soumissions.
Basculement d’état | Ce que voient les destinataires |
ACTIVÉ | La forme s’ouvre normalement ; Les soumissions sont acceptées |
DÉSACTIVÉ | « Ce formulaire n’accepte plus de réponses »  |
Désactiver le bouton de bascule prend effet immédiatement. Les documents déjà soumis ne sont pas affectés.
Note : Le basculement ne contrôle que l’accès public. Votre équipe peut toujours utiliser le modèle via Utilisez ce modèle pour remplir les détails du document en interne, quel que soit ce paramètre.
Accédez à vos formulaires depuis l’onglet Formulaires
Tous les modèles avec une étape Remplir les informations du document configurés apparaissent dans Modèles > onglet NOUVEAUX Formulaires. Depuis le menu à trois points sur n’importe quelle ligne, sélectionnez Copier le lien du formulaire pour copier l’URL publique sans ouvrir le modèle.
