Las salas en PandaDoc son centros de colaboración seguros donde puedes organizar documentos de transacciones, asignar tareas y comunicarte con las partes interesadas — todo en un solo lugar. Esta guía te mostrará cómo crear, publicar y gestionar Rooms en tu cuenta de PandaDoc.

Disponibilidad: Business* y Enterprise**

* Los usuarios empresariales pueden crear un número ilimitado de salas, pero publicar un máximo de tres.

**Los usuarios de Enterprise pueden crear y publicar un número ilimitado de salas.

Ve un vídeo de descripción general:

Primero, navega a Extensiones e habilita Rooms. Aprende cómo habilitar extensiones aquí.

Una vez que las Salas estén habilitadas, selecciónalas en el panel de navegación de la izquierda.

Puedes crear una plantilla de sala para usarla repetidamente.

Para empezar, selecciona Rooms en el panel derecho, luego selecciona Plantillas > +Plantilla en la parte superior izquierda.

Para cambiar el nombre de la plantilla de la sala, reemplaza «New room» en el panel izquierdo con el nombre de la sala que deseas utilizar.

Cada habitación consta de una casa y dos extensiones:

Puedes usar uno de los elementos de acción predeterminados en una plantilla, o seleccionar +Acción para añadir uno nuevo. Obtén más información sobre tareas aquí.

Selecciona Documentos y archivos y añade archivos, plantillas de PandaDoc o enlaces que quieras incluir en una plantilla de sala.

Para eliminar contenido de la plantilla de sala, desplázate sobre un artículo y selecciona los puntos suspensivos verticales (tres puntos) en la esquina derecha, luego selecciona Eliminar de la plantilla.

Selecciona Rooms en el panel de navegación izquierdo, +Room en la parte superior izquierda, luego una de tus plantillas de sala o +Blank para crear una sala desde cero.

Alternativamente, selecciona Plantillas, haz clic en la plantilla que has creado, luego selecciona Utilizar esta plantilla para crear una sala.

Una vez que creas una sala, aparecerá una nueva carpeta de documentos en tu lista de documentos. Todos los documentos que subas a la sala se moverán automáticamente a esta carpeta.

Para cambiar el nombre de una sala, selecciona «Nueva sala» en la esquina superior izquierda, añade el nombre que desees usar y luego selecciona «Entrar».

Puedes darle un toque más personalizado a la sala subiendo una imagen de logo y añadiendo una breve descripción para mostrar en la sala.

Puedes convertir fácilmente una sala en una plantilla de sala para usarla en el futuro. Simplemente abre una sala publicada o no publicada, selecciona los tres puntos verticales (⋮) en la esquina superior derecha y selecciona Convertir a plantilla del menú desplegable.

Después de seleccionar Convertir a plantilla, serás dirigido a la plantilla recién creada, que tendrá el mismo nombre que la sala original.

Después de que hayas añadido todo el contenido necesario, selecciona Publicar en la esquina superior derecha para compartir la sala con todos los miembros.

Una vez que confirmes la acción seleccionando Publicar, todos los miembros de la sala recibirán un correo electrónico que incluye un enlace a la sala. El estado de la sala se cambiará a «Publicado», y todos los documentos de PandaDoc en estado de borrador con nivel de acceso configurado como «Solo firmantes» o «Todos en la sala» se enviarán automáticamente a sus respectivos destinatarios.

Antes de compartir la sala mediante un enlace, asegúrate de que el contenido correcto esté marcado como 'visible para todos los miembros de la sala'.

Una vez que hayas publicado tu sala, puedes compartir el enlace con los miembros de la sala a través de tu aplicación de mensajería preferida o enviar un mensaje de texto (SMS).

Para obtener el enlace de la sala, selecciona Copiar enlace en la esquina superior derecha, o selecciona Miembros en la esquina inferior izquierda > Copiar enlace.

Cuando los usuarios abren la sala mediante el enlace compartido, accederán al modo vista previa. Este modo les permite ver contenido marcado como «visible para todos los miembros de la sala.» Para firmar un documento o acceder a contenido restringido, los usuarios deben seleccionar Iniciar sesión y verificar su acceso a través del correo electrónico.

Para dejar de compartir una sala con los miembros de la sala, abre una sala publicada y selecciona Cancelar publicación en la parte superior derecha. Una vez que desactives la sala, los miembros de la sala no podrán acceder a ella.

Pasa el cursor sobre el extremo derecho de una sala, luego selecciona los tres puntos verticales (elipsis) > Eliminar.

Para eliminar varias salas, selecciona el área a la izquierda de su nombre y luego selecciona Eliminar en la esquina superior derecha.

Como creador de sala (propietario), recibirás notificaciones por correo electrónico sobre la actividad en la sala. Estas notificaciones incluyen lo siguiente:

Puedes gestionar las notificaciones de salas en cualquier momento seleccionando «Salas» en el panel de navegación de la izquierda y luego el icono de engranaje en la parte inferior izquierda.

A continuación, desmarca/marca las notificaciones que desees desactivar/activar y, finalmente, selecciona Guardar.

Inicio es lo que los miembros del equipo ven primero cuando abren una invitación para unirse. Para personalizar la página de inicio de tu sala, comienza navegando a «Inicio» en el panel izquierdo. A continuación, selecciona Editar página y utiliza bloques de contenido como texto, imagen, vídeo y tabla para diseñar la página. También puedes incluir un mensaje de bienvenida, añadir instrucciones e incluso insertar un vídeo o imagen. Personaliza tu sala de inicio para hacerla acogedora e informativa para todos los miembros.

Un plan de acción te permite guiar a tus partes interesadas a través de acuerdos complejos que pueden incluir preparación de documentos, análisis de viabilidad y gestión de cronogramas, todo desde un solo espacio.

Para crear una tarea, selecciona +Tarea y comienza a escribir en el campo «Nombre de la tarea».

A continuación, coloca el cursor sobre la tarea y selecciona Detalles para Asignar, Establecer fecha de vencimiento y Adjuntar archivos a la tarea.

Una tarea se puede asignar a:

La fecha de vencimiento de la tarea:

Pasa el cursor sobre una tarea, selecciona Detalles, edita la tarea y luego cierra el panel Detalles.

Pasa el cursor sobre una tarea y selecciona Eliminar.

La barra de progreso de tareas está diseñada para indicar visualmente el estado de finalización de las tareas dentro de una Sala o plantilla de Sala. La barra se actualiza dinámicamente conforme se crean, actualizan, completan o eliminan tareas.

Así funciona:

Selecciona Documentos y archivos, luego Añadir artículo/+Añadir > Carpeta del menú desplegable.

Pon el nombre a la nueva carpeta y selecciona Guardar.

Haz clic en Añadir artículo+Añadir y selecciona Crear documento del menú desplegable para añadir un nuevo documento.

Alternativamente, también puedes crear un documento a partir de una plantilla existente. Una vez que hayas seleccionado una plantilla o elegido Blank document para crear un documento desde cero, continúa renombrando el documento, asignando destinatarios y seleccionando Continuar.

Puedes seleccionar algunos de tus documentos creados anteriormente haciendo clic en Añadir artículo o Añadir > Añadir documento.

Para encontrar un documento existente, usa la barra de búsqueda para localizar el archivo deseado, selecciónalo y haz clic en el botón «Añadir artículos» para incluirlo.

Puedes enviar fácilmente un documento en borrador al pasar el cursor sobre él en la sala y seleccionar Enviar.

Una vez que añadas tus documentos, tendrán acceso de nivel «Firmantes» de forma predeterminada, lo que significa que cuando invites a miembros y publiques la sala, solo los firmantes del documento podrán verlos.

Para subir un archivo a una sala selecciona Añadir > Subir archivo.

Añadir un enlace público a una sala te permite compartir fácilmente varios tipos de contenido, como vídeos, calendarios, presentaciones de marketing y más. Esto permite que los miembros accedan fácilmente a tu contenido e interactúen con él dentro de tu sala compartida.

Puedes añadir cualquier enlace a un documento seleccionando Añadir artículo o +Añadir > Enlace.

Un usuario podrá abrir un enlace e interactuar con él sin salir de la sala.

Los niveles de acceso en las salas te permiten controlar la visibilidad de carpetas, documentos y otros elementos de contenido para cada miembro invitado.

Los niveles de acceso a carpetas controlan quién tiene acceso a carpetas y subcarpetas específicas dentro de una sala.

Puedes elegir entre tres niveles de acceso:

Para documentos de PandaDoc, puedes elegir entre niveles de acceso como «Firmantes», «Todos los miembros» e «Miembros internos».

Para otros tipos de contenido, como archivos cargados y enlaces, los niveles de acceso disponibles incluyen «Todos los miembros de la sala» y «Nadie».

En una sala sin publicar, selecciona +Invitar en la esquina superior derecha o Miembros en la esquina inferior izquierda, luego escribe el nombre o correo electrónico de un miembro en el campo «Miembros».

En una sala publicada, selecciona +Invitar en la esquina superior derecha o Miembros en la esquina inferior izquierda, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de un miembro en el campo «Miembros», luego selecciona el miembro del menú desplegable. Para un nuevo contacto, selecciona Añadir miembro del menú desplegable, escribe un mensaje para la invitación de correo electrónico y luego selecciona Publicar.

Si necesitas reenviar una invitación, selecciona Miembro en la parte inferior izquierda, luego el miembro y finalmente selecciona Reenviar invitación.

Navega a Miembros en la esquina inferior izquierda, selecciona el nombre del miembro que deseas eliminar y luego selecciona Eliminar miembro.

Para ajustar los ajustes de permisos de un miembro, selecciona Miembro en la parte inferior izquierda y luego el nombre del miembro. En «Ajustes de miembro», encontrarás dos permisos: «Can invite members» y «Can add content».

Una vez que tu participante del documento abre la invitación para unirse a la sala por primera vez, el creador (propietario) de la sala recibirá una notificación por correo electrónico.

El participante será enviado a la página de inicio de la sala una vez que seleccione Unirse a la sala.

Si el participante es firmante en un documento, verá Firmar ahora en la parte superior de la página. Una vez que seleccionen Firmar documentos, se les pedirá que vean y completen cada documento individualmente.

Puedes ver fácilmente la información del documento sin abrir el documento. Para hacer esto, pasa el cursor sobre un nombre de documento y selecciona Información del documento para ver análisis y actividad más reciente.

La función Rooms Insights proporciona una descripción general de la actividad de los miembros externos dentro de una sala específica. Esta pestaña contiene varios widgets que rastrean la participación y el progreso, ayudándote a monitorear cómo los miembros de la sala interactúan con el contenido compartido. Below is a breakdown of the key sections visible on the screen:A continuación se muestra un desglose de las secciones clave visibles en la pantalla:

Muestra el número total de visualizaciones de los miembros externos. Este widget destaca el interés general en el contenido de la sala.

Realiza un seguimiento del número de usuarios únicos que abrieron la sala. Cada usuario se enumera con sus respectivos recuentos abiertos.

Puedes pasar el cursor sobre un miembro de la sala para ver las visualizaciones de artículos.

Un gráfico circular de progreso que visualiza el estado de finalización de las tareas asignadas en la sala. Las tareas se categorizan en:

Esta sección proporciona métricas de participación detalladas para cada pieza de contenido compartido en la sala. Cada artículo muestra:

La traza de auditoría es un registro de todas las acciones realizadas en una sala, incluyendo quién realizó una acción, cuándo se realizó y cuál fue la acción. Esta información se puede utilizar para rastrear la actividad del usuario, solucionar problemas y garantizar el cumplimiento de las políticas organizacionales.

Para ver la traza de auditoría de una sala, selecciona la pestaña Traza de auditoría en la barra lateral de la sala. La traza de auditoría mostrará todas las acciones realizadas en la sala en orden cronológico.

Asegúrate de conectar tu espacio de trabajo de PandaDoc con tu cuenta de HubSpot. Para más información, ve aquí.

Puedes crear una sala desde HubSpot. Abre una Oportunidad, Empresa o Contacto, luego encuentra la sección PandaDoc Rooms en el panel derecho. De esta sección, selecciona Crear sala.

También puedes enlazar y desenlazar una sala a un acuerdo de HubSpot desde el panel deslizable de la derecha.