Las salas de PandaDoc son centros de colaboración seguros donde puedes organizar documentos de acuerdos, asignar tareas y comunicarte con las partes interesadas, todo en un solo lugar. Esta guía te mostrará cómo crear, publicar y administrar salas en tu cuenta de PandaDoc.

Disponibilidad: Business* y Enterprise**

* Los usuarios de Business pueden crear salas ilimitadas, pero pueden publicar un máximo de tres.

**Los usuarios de Enterprise pueden crear y publicar un número ilimitado de salas.

Ver un vídeo resumen:

Primero, navegue hasta Extensiones y habilitar Salas. Más información sobre cómo habilitar extensiones aquí.

Una vez habilitadas las Salas, selecciónelas en el panel de navegación izquierdo.

Puedes crear una plantilla de sala para utilizarla repetidamente.

Para empezar, selecciona Salas en el panel derecho y, a continuación, selecciona Plantillas > +Plantilla en la parte superior izquierda.

Para cambiar el nombre de la plantilla de la sala, sustituye «Nueva sala» en el panel izquierdo por el nombre de la sala que desees utilizar.

Cada sala tiene un inicio y dos extensiones:

Puedes utilizar uno de los elementos de acción predeterminados en una plantilla o seleccionar +Tarea para añadir una nueva. Obtén más información sobre las tareas aquí.

Selecciona Documentos y archivos para añadir los archivos, plantillas de PandaDoc o enlaces que desees incluir en una plantilla de sala.

Para eliminar contenido de la plantilla de sala, pasa el ratón por encima de un elemento y selecciona los tres puntos verticales situados en el extremo derecho. A continuación, selecciona Eliminar de la plantilla.

Selecciona Salas en el panel de navegación izquierdo, +Sala en la parte superior izquierda, y luego una de tus plantillas de sala o +En blanco para crear una sala desde cero.

Alternativamente, selecciona Plantillas, haz clic en la plantilla que hayas creado y, a continuación, selecciona Utilizar esta plantilla para crear una sala.

Una vez que crees una sala, aparecerá una nueva carpeta de documento en tu lista de documentos. Todos los documentos que subas a la sala se moverán automáticamente a esta carpeta.

Para cambiar el nombre de una sala, selecciona «Nueva sala» en la esquina superior izquierda, añade el nombre que desees utilizar y, a continuación, selecciona «Intro».

Puedes dar un toque más personalizado a la sala subiendo una imagen del logotipo y añadiendo una descripción breve para mostrarla en la sala.

Puedes convertir fácilmente una sala en una plantilla de sala para utilizarla en el futuro. Para eso, simplemente abre una sala publicada o no publicada, selecciona los tres puntos verticales de la parte superior derecha y, a continuación, selecciona Convertir en plantilla en el menú desplegable.

Tras seleccionar Convertir en plantilla, se te dirigirá a la plantilla recién creada, que tendrá el mismo nombre que la sala original.

Cuando hayas añadido todo el contenido necesario, selecciona Publicar en la parte superior derecha para compartir la sala con todos los miembros.

Una vez que confirmes la acción seleccionando Publicar, todos los miembros de la sala recibirán un correo electrónico con un enlace a la sala. El estado de la sala cambiará a «Publicada», y todos los documentos PandaDoc en estado borrador con nivel de acceso establecido como «Solo firmantes» o «Todos en la sala» se enviarán automáticamente a sus respectivos destinatarios.

Antes de compartir la sala mediante un enlace, asegúrate de que el contenido correcto esté marcado como 'visible para todos los miembros de la sala'.

Una vez que hayas publicado tu sala, puedes compartir el enlace vinculado a ella con los miembros de la sala a través de la aplicación de mensajería que prefieras o de un mensaje de texto (SMS).

Parea obtener el enlace a la sala, selecciona Copiar enlace en la parte superior derecha, o selecciona Miembros en la parte inferior izquierda > Copiar enlace.

Cuando los usuarios abran la sala utilizando el enlace compartido, entrarán en modo de vista previa. Este modo les permite ver el contenido marcado como «visible para todos los miembros de la sala». Para firmar un documento o acceder a contenido restringido, los usuarios deben seleccionar Iniciar sesión y verificar su acceso por correo electrónico.

Para dejar de compartir una sala con los miembros de la sala, abre una sala publicada y selecciona Eliminar publicación en la parte superior derecha. Cuando haya eliminado la publicación de una sala, los miembros de la sala no podrán acceder a ella.

Pasa el puntero del ratón por el extremo derecho de una sala y selecciona los tres puntos verticales > Eliminar.

Para eliminar varias salas, selecciona la casilla situada a la izquierda de su nombre y, a continuación, selecciona Eliminar en la parte superior derecha.

Como creador (propietario) de una sala, recibirás notificaciones por correo electrónico sobre la actividad en la sala. Estas notificaciones incluyen lo siguiente:

Puede administrar las notificaciones de la sala en cualquier momento seleccionando "Salas" en el panel de navegación izquierdo, luego el ícono de ajustes en la parte inferior izquierda.

A continuación, desmarque/marque las notificaciones que desee desactivar/activar y, por último, seleccione Guardar.

Inicio es lo primero que ven los miembros de la sala cuando abren una invitación para unirse. Para personalizar la página de inicio de tu sala, ve a «Inicio» en el panel izquierdo. A continuación, selecciona Editar página y utiliza bloques de contenido como texto, imagen, vídeo y tabla para diseñar la página. También puedes incluir un mensaje de bienvenida, añadir instrucciones e incluso incrustar un vídeo o una imagen. Personaliza la página de inicio de tu sala de manera que resulte acogedora e informativa para todos los miembros.

Un plan de acción te permite guiar a los participantes a través de negocios complejos que pueden implicar preparación de documentos, diligencia debida y gestión de plazos, todo ello desde un único espacio.

Para crear una tarea, selecciona +Tarea y empieza a escribir en el campo «Nombre de la tarea».

A continuación, pasa el ratón por encima de la tarea y selecciona Detalles para Asignar, Establecer fecha de vencimiento y Adjuntar archivos a la tarea.

Se puede asignar una tarea a:

La fecha de vencimiento de la tarea:

Pasa el ratón por encima de una tarea, selecciona Detalles, edita la tarea y cierra el panel Detalles.

Pasa el ratón por encima de una tarea y selecciona Eliminar.

La barra de progreso de tareas está diseñada para indicar visualmente el estado de finalización de las tareas dentro de una sala o plantilla de sala. La barra se actualiza dinámicamente a medida que se crean, actualizan, completan o eliminan tareas.

Así es como funciona:

Selecciona Documentos y archivos. A continuación, selecciona Añadir artículo/+Añadir > Carpeta en el menú desplegable.

Pon nombre a la nueva carpeta y selecciona Guardar.

Haz clic en Añadir artículo/+Añadir y selecciona Crear documento en el menú desplegable para añadir un nuevo documento.

También puedes crear un documento a partir de una plantilla existente. Una vez que hayas seleccionado una plantilla o elegido Documento en blanco para crear un documento desde cero, continúa cambiando el nombre del documento, asignando destinatarios y seleccionando Continuar.

Puedes seleccionar tus documentos creados previamente haciendo clic en Añadir artículo o Añadir > Añadir documento.

Para encontrar un documento existente, utiliza la barra de búsqueda para localizar el archivo deseado, selecciónalo y haz clic en el botón Añadir artículo para incluirlo.

Puedes enviar fácilmente un borrador del documento pasando el ratón sobre él en la sala y seleccionando Enviar.

Una vez añadidos, los documentos tendrán por defecto el nivel de acceso «Firmantes», lo que significa que cuando invites a miembros y publiques la sala, solo los firmantes podrán ver los documentos.

Para subir un archivo a una sala selecciona Añadir > Subir archivo.

Añadir un enlace público a una sala te permite compartir fácilmente varios tipos de contenido, como vídeos, calendarios, presentaciones de marketing y mucho más. Esto permite a los miembros acceder fácilmente a tu contenido dentro de la sala compartida.

Puedes añadir un enlace a un documento seleccionando Añadir artículo o +Añadir > Enlace.

Los usuarios podrán abrir un enlace e interactuar con él sin salir de la sala.

Los niveles de acceso en las salas te permiten controlar la visibilidad de carpetas, documentos y otros artículos de contenido para cada miembro invitado.

Los niveles de acceso a carpetas controlan quién tiene acceso a carpetas y subcarpetas concretas dentro de una sala.

Puedes elegir entre tres niveles de acceso:

En cuanto a los documentos PandaDoc, puedes elegir entre niveles de acceso como «Firmantes», «Todos los miembros» y «Miembros internos».

Para otros tipos de contenido, como enlaces y archivos subidos, los niveles de acceso disponibles incluyen «Todos los miembros de la sala» y «Nadie».

En una sala no publicada, selecciona +Invitar en la parte superior derecha o Miembros en la parte inferior izquierda. A continuación, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro en el campo «Miembros».

En una sala publicada, selecciona +Invitar en la parte superior derecha o Miembros en la parte inferior izquierda, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro en el campo «Miembros» y, a continuación, selecciona al miembro en el menú desplegable. Para un nuevo contacto, selecciona Añadir miembro en el menú desplegable, escribe un mensaje para la invitación por correo electrónico y, a continuación, selecciona Publicar.

Si necesitas reenviar una invitación, selecciona Miembros en la parte inferior izquierda, luego el miembro y, por último, Reenviar invitación.

Ve a Miembros en la esquina inferior izquierda, selecciona el nombre del miembro que desees eliminar y, a continuación, selecciona Eliminar miembro.

Para ajustar la configuración de permisos de un miembro, selecciona Miembros en la parte inferior izquierda y, a continuación, el nombre del miembro. En «Configuración del miembro» aparecerán dos permisos: «Puede invitar a miembros» y «Puede añadir contenido».

Cuando el participante del documento abra la invitación para unirse a la sala por primera vez, el creador (propietario) de la sala recibirá una notificación por correo electrónico.

El participante será enviado a la página de inicio de la sala cuando seleccione Unirse a la sala.

Si el participante es firmante de un documento, aparecerá la opción Firmar ahora en la parte superior de la página. Cuando el participante seleccione Firmar documentos, se le pedirá que vea y cumplimente cada documento individualmente.

Puedes consultar fácilmente la información del documento sin abrir el documento. Para ello, pasa el ratón sobre el nombre del documento y selecciona Información del documento para ver los análisis y la actividad más reciente.

La función Detalles proporciona una descripción general de externo dentro de una sala específica. Esta pestaña contiene varios widgets que realizan un seguimiento de la participación y el progreso, lo que le ayuda a supervisar cómo interactúan los miembros de la sala con el contenido compartido. A continuación se muestra un desglose de las secciones clave visibles en la pantalla:

Muestra el número total de vistas de miembros externos. Este widget resalta el interés general en el contenido de la sala.

Realiza un seguimiento del número de usuarios únicos que abrieron la sala. Cada usuario aparece con sus respectivos recuentos abiertos.

Puede pasar el cursor sobre un miembro de la sala para ver las vistas de elementos.

Un gráfico circular de progreso que visualiza el estado de finalización de las tareas asignadas en la sala. Las tareas se clasifican en:

Esta sección proporciona métricas de participación detalladas para cada contenido compartido en la sala. Cada elemento muestra:

La traza de auditoría es un registro de todas las acciones realizadas en una sala que incluye quién realizó una acción, cuándo se realizó y cuál fue la acción. Esta información puede utilizarse para realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios, solucionar problemas y garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización.

Para ver la traza de auditoría de una sala, selecciona la pestaña Traza de auditoría en la barra lateral de la sala. La traza de auditoría mostrará todas las acciones realizadas en la sala en orden cronológico.

Asegúrate de conectar tu espacio de trabajo de PandaDoc con tu cuenta de HubSpot. Si deseas obtener más información, dirígete a aquí.

Puedes crear una sala desde HubSpot. Abre un Negocio, Empresa o Contacto. A continuación, busca la sección Salas PandaDoc en el panel derecho. En esta sección, selecciona Crear sala.

También puedes vincular y desvincular una sala a un negocio de HubSpot desde el control deslizante de la derecha.