Nota:
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Puedes configurar un flujo de trabajo interno automatizado para enviar documentos a los aprobadores designados antes de enviarlos a tus destinatarios.
Disponibilidad: Business y Enterprise
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Vídeo-descripción general:
Nota:
El propietario de la cuenta, los administradores o los gestores dentro de un espacio de trabajo pueden gestionar el flujo de trabajo y actuar como aprobadores de documentos (si se les selecciona como aprobadores).
Cómo usar el flujo de trabajo de aprobación
La característica de flujo de trabajo de aprobación está habilitada y gestionada en el ámbito de plantilla.
Abre una plantilla, haz clic en el menú contextual Configurar flujo de trabajo. Usa el botón de alternancia para habilitar la opción de aprobación en esta plantilla:
Para añadir un aprobador, simplemente comienza a escribir su nombre o dirección de correo electrónico en la ventana emergente.
Para añadir un grupo de aprobadores, haz clic en "+Añadir grupo de aprobadores", dale un nombre y añade los aprobadores.
Haz clic en "Guardar" cuando finalices.
Nota:
Un miembro de un grupo de aprobadores aprueba el documento en nombre del grupo.
Puedes configurar la orden de aprobación y añadir al mismo aprobador varias veces si necesitas que verifiquen el documento en varias etapas.
Nota:
No podrás reutilizar el mismo grupo de aprobadores en otras plantillas, sino que tendrás que volver a crearlo.
Edición/Eliminación de flujo de trabajo y aprobadores
Para revisar, editar o eliminar tu configuración de flujo de trabajo, ve a tu plantilla y luego haz clic en el menú contextual Configurar flujo de trabajo.
Haz clic en "Configuración de aprobación" para gestionar tus aprobadores y haz clic en el icono de la papelera para eliminar a un aprobador en concreto o a un grupo entero:
Usa el botón de alternancia para desactivar la aprobación en tu plantilla:
Nota:
No se pueden activar o desactivar aprobadores en un documento.
¿Qué sucede si un aprobador se elimina de un espacio de trabajo?
Deberás eliminar al aprobador del flujo de trabajo antes de eliminarlo del espacio de trabajo. Si no lo haces, el aprobador seguirá en el flujo de trabajo de aprobación y los documentos se quedarán bloqueados en el proceso de aprobación. Envía un correo electrónico a [email protected] si tu documento está bloqueado.
Envío de documentos para su aprobación
Cuando se crea un documento, el creador del documento lo enviará para su aprobación antes de enviarlo a su destinatario:
El estado del documento cambiará a "Para aprobar" y el aprobador recibirá la notificación de correo electrónico. El aprobador podrá así abrir el documento y tendrá dos opciones: aprobarlo o rechazarlo.
También podrá proporcionar un comentario adjunto para el creador del documento.
Cuando el aprobador rechace o aprueba el documento, el creador del documento recibirá una notificación de correo electrónico junto con el comentario (si lo hay).
El estado del documento cambiará a Aprobado o Rechazado. Si se aprueba, el documento se podrá enviar.
Nota:
Tanto el aprobador como el autor de un documento pueden enviar el documento una vez se haya aprobado.
Si se rechaza, el documento deberá ser editado y se deberá volver a enviar para su aprobación.
La actividad más reciente en la información de un documento mostrará los eventos de aprobación.
Aprobaciones condicionales
Disponibilidad: Plan Enterprise
Nuestra característica de aprobación condicional te permitirá automatizar el flujo de trabajo de aprobación de tu documento. Los aprobadores recibirán un documento solo en el caso de que se cumplan las condiciones que se hayan configurado en la plantilla. Si no se cumple una condición, el documento se trasladará automáticamente al estado aprobado.
Se pueden configurar condiciones para:
Valor del documento
Descuento de un artículo de la línea
Descuento total
Descuento total en un artículo de la línea
Cómo configurar las aprobaciones condicionales
Para configurar las condiciones para tu flujo de trabajo de aprobación, comienza abriendo tu plantilla y luego sigue estos pasos:
Selecciona el menú de los tres puntos verticales en la parte superior de la página y luego selecciona Flujo de trabajo en el menú desplegable
En el icono Aprobado, activa el botón de alternancia para acceder a la configuración de aprobación
Añade aprobadores individuales o un grupo de aprobadores
Haz clic en el botón +Añadir condición y luego añade una o más condiciones
Haz clic en Guardar
Consejo:
Puedes configurar diferentes condiciones para aprobadores individuales por separado o puedes dejar a ciertos aprobadores sin condiciones si tienen que aprobar cada documento.
Consejo:
Establece una orden de aprobación si quieres que el documento se asigne a un solo aprobador cada vez.
Nota:
Dado que la moneda de aprobación condicional está controlada por la moneda del valor del documento, si cambias la moneda del valor del documento, la moneda de aprobación condicional se sincronizará con ella.
Seguimiento de aprobaciones
Los iconos Traza de auditoría y Actividad más reciente hacen que se lleve el seguimiento del estado de aprobación de un documento, como en el caso de omitir automáticamente una aprobación o aprobar automáticamente un documento.
