Disponibilidad: Plan Enterprise
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
Nuestra función para compartir contenidos te permite compartir fácilmente plantillas y elementos de la biblioteca de contenidos en todos tus espacios de trabajo. Puedes compartir archivos individuales y/o carpetas enteras de plantillas y elementos de la biblioteca de contenidos.
Nota:
Todos los contenidos compartidos solo están disponibles en modo de Solo lectura. Aunque los contenidos compartidos se pueden utilizar para crear nuevos documentos y enviarlos, no se pueden editar.
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Compartir contenidos individuales en varios espacios de trabajo
Nota:
Solo un administrador del espacio de trabajo puede compartir contenidos en varios espacios de trabajo.
Para compartir una plantilla o un elemento de la biblioteca de contenidos, empieza por ir a tu lista de plantillas/biblioteca de contenidos.
Pasa el puntero del ratón por el extremo derecho sobre el contenido que quieras compartir, haz clic en los tres puntos verticales y, a continuación, en el menú desplegable selecciona Compartir en el espacio de trabajo.
A continuación, en el encabezado Espacios de trabajo disponibles, podrás ver qué espacios de trabajo están disponibles para compartir. Selecciona los espacios de trabajo donde quieras compartir el contenido. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.
Si utilizas un proceso de aprobación/flujo de trabajo para tus plantillas, las plantillas que compartas mantendrán esta configuración de aprobación, y cualquier documento creado a partir de esas plantillas heredará esta configuración. En consecuencia, los miembros del equipo de aprobación deben ser miembros del espacio de trabajo de la plantilla compartida para acceder a un documento y aprobarlo. En caso de que la persona designada no sea miembro, verá el siguiente mensaje cuando intente abrir el documento desde la notificación por correo electrónico:
Revisar contenidos compartidos
Para comprobar en qué espacio de trabajo se comparte un elemento, pasa el puntero del ratón por encima del elemento en el extremo derecho, haz clic en los tres puntos verticales y, a continuación, en el menú desplegable haz clic en Compartir en el espacio de trabajo. Si ves espacios de trabajo marcados, significa que el elemento ya se ha compartido en ellos. Para dejar de compartir tu contenido con un espacio de trabajo, solo tienes que desmarcarlo en Espacios de trabajo disponibles.
Compartir carpetas de contenido
También puedes compartir carpetas enteras de contenidos.
Pasa el puntero del ratón por el extremo derecho sobre la carpeta que quieras compartir, haz clic en los tres puntos verticales y, a continuación, en el menú desplegable selecciona Compartir con el espacio de trabajo.
A continuación, en Espacios de trabajo disponibles, puedes averiguar qué espacios de trabajo están disponibles para compartir, así como seleccionar los espacios de trabajo con los que te gustaría compartir contenidos. Haz clic en Guardar una vez que hayas terminado.
Acceder a contenidos compartidos
En las secciones Plantilla y Biblioteca de contenidos, verás una carpeta denominada Compartido conmigo. Esta carpeta contiene elementos compartidos con este espacio de trabajo.
Utilizar Plantillas y elementos de la Biblioteca de contenidos compartidos
Plantilla compartida
Empieza por acceder a la carpeta Compartido conmigo (ver más arriba). A continuación, crea un documento que utilice esta plantilla compartida de una de las tres formas siguientes:
Pasa el puntero del ratón por encima del elemento en la lista de Plantillas y, a continuación, haz clic en Crear documento.
Haz clic en la Plantilla y, a continuación, en Crear documento en la parte superior de la página.
Haz clic en Nuevo documento > plantillas compartidas > Crear un nuevo documento utilizando una Plantilla compartida.
Nota:
Las Plantillas compartidas no se pueden editar ni modificar. Para editar una Plantilla compartida, haz los cambios en el espacio de trabajo original desde el que se compartió. La plantilla compartida se actualizará automáticamente.
Biblioteca de contenidos compartida
Puedes utilizar elementos de la Biblioteca de contenidos compartida y añadirlos a documentos y Plantillas del mismo modo que los elementos normales de la Biblioteca de contenidos.
Nota:
Los elementos de la Biblioteca de contenidos compartida no se pueden editar ni modificar. Para editar un elemento compartido de tu Biblioteca de contenidos, haz los cambios en el espacio de trabajo original desde el que se compartió y, luego, vuelve a compartir el elemento.