Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
Advertencia:
PandaDoc se reserva el derecho a suspender temporalmente esta función si observamos un uso irracional, ya que esto afectará a la capacidad de distribución para todos los usuarios de PandaDoc.
Consulta a continuación cómo enviar un documento a varios destinatarios. Cada destinatario recibirá una copia única para completar o ver.
Disponibilidad: planes Business Anual* y Enterprise Anual* + un paquete de volumen por una cuota adicional. Esta función no está disponible para las cuentas durante el periodo de prueba.
* Se incluyen 250 documentos al año por cuenta.
Ve un vídeo de información general:
Qué necesitas:
Un archivo CSV con los datos de tus destinatarios. Te recomendamos que utilices las hojas de cálculo de Google para crear y descargar tu archivo CSV.
Habilita el "Envío en masa" en la tienda de complementos. El propietario de la cuenta deberá llevar a cabo esta acción.
Nota:
Ten en cuenta que puedes enviar 1000 documentos por hora como máximo y que no puedes utilizar la misma dirección de correo electrónico para diferentes destinatarios.
Haz clic aquí para acceder a un curso de autoaprendizaje sobre el envío en masa.
Selección de una plantilla
Ve a la aplicación "Documentos" y selecciona la flecha situada junto a "+Documento" y luego selecciona "Envío en masa" en el menú desplegable.
Selecciona una plantilla de la lista. Ten en cuenta que todos los campos deben estar asignados a los perfiles.
Vamos a utilizar una plantilla con un único perfil: Cliente.
Revisión de las variables de la plantilla y creación de un archivo CSV para subir los datos de los destinatarios
En primer lugar, revisa las variables que pueden rellenarse con los datos de tus destinatarios.
Todas las variables de perfil predeterminadas se mostrarán en el menú desplegable de cada perfil. Desplegaremos el menú desplegable de Cliente para mostrar todas las variables predeterminadas.
Las variables personalizadas (si hay alguna) se mostrarán en un menú desplegable aparte.
Creación de un archivo CSV que contenga los datos de tus destinatarios.
PandaDoc genera un archivo CSV en blanco dependiendo de la plantilla que utilices. Descarga este archivo CSV y rellénalo con los datos de tus destinatarios.
Aparte de las variables, este archivo CSV incluirá lo siguiente:
Título del documento: podrás personalizar el nombre del documento para cada destinatario.
Mensaje de correo electrónico: podrás personalizar los mensajes de correo electrónico para los destinatarios individuales.
Si ya tienes un archivo CSV que quieres modificar y subir, expande para ver los requisitos
El archivo debe tener un formato de archivo con valores separados por coma (CSV)
La primera fila en el archivo debe especificar qué variables se rellenarán en los documentos. La variable "Correo electrónico" es necesaria y debe rellenarse en el archivo; las demás variables o columnas son opcionales. Las variables se pegan sin corchetes. Consulta el siguiente ejemplo:
El CSV no puede contener más de 1000 destinatarios.
Sube tu archivo CSV
Ya está todo listo para subir tu archivo CSV. Puedes arrastrar y soltar o buscar en tu dispositivo el archivo, además de importar desde Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
Revisión de advertencias y errores
Una vez se haya procesado el archivo CSV, PandaDoc te mostrará los errores y los espacios en blanco que haya encontrado.
Errores (marcados en rojo): direcciones de correo electrónico que falten o sean inválidas. No podrás continuar si hay errores, por lo que tendrás que hacer los cambios necesarios en el archivo y volver a subirlo.
Advertencias (marcadas en amarillo): variables sin rellenar. Podrás continuar y enviarlo con advertencias, pero las variables sin rellenar se mostrarán en blanco en los documentos enviados.
Envío de tus documentos
Cuando esté todo listo para enviar tus documentos, haz clic en "Continuar". Esto te llevará al último paso del proceso.
Aquí podrás revisar cuántos documentos se enviarán y añadir un mensaje de correo electrónico si aún no lo has especificado en tu archivo CSV.
Qué ocurre después del envío
Una vez hayas hecho clic en "Enviar", PandaDoc creará una carpeta en tu sección de documentos llamada "Nombre de plantilla: Fecha" utilizando el nombre de la plantilla que hayas seleccionado y la fecha en la que la enviaste.
La carpeta contendrá todos los documentos enviados en este envío en masa.
Cuando se hayan enviado todos los documentos, te enviaremos una confirmación por correo electrónico.
Requisitos y limitaciones funcionales
Puedes enviar 1000 documentos por hora como máximo.
Una plantilla, que se utiliza en el envío en masa, debe tener al menos un perfil.
Todos los campos deben estar asignados a los perfiles.
El archivo debe tener formato de archivo con valores separados por coma (CSV) y no puede contener más de 1000 destinatarios.
No se puede utilizar la misma dirección de correo electrónico para distintos destinatarios.
Te recomendamos que utilices las hojas de cálculo de Google para crear y descargar tu archivo CSV.
La primera fila del archivo CSV debe especificar qué variables se rellenarán en los documentos.
La variable correo electrónico es obligatoria y tienes que rellenarla; las demás variables/columnas son opcionales.