¿Buscas la experiencia clásica? Ver Aprobaciones condicionales con creador de presupuestos (experiencia clásica).
Disponibilidad: Planes Business* y Enterprise
*Las aprobaciones condicionales están disponibles como un complemento de pago en Business.
Nota: Esta característica se está implementando gradualmente. Si aún no lo ves en tu cuenta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.
Las aprobaciones condicionales te permiten enrutar un documento a un aprobador solo cuando valores específicos del presupuesto cumplen las reglas que estableciste en la plantilla. Además del valor del documento y las reglas de descuento, ahora puedes crear condiciones a partir de los totales de descuento de Todos los presupuestos, un bloque de presupuesto específico, o valores de columna dentro de una sección de presupuesto (columnas estándar o personalizadas).
Si las condiciones no se cumplen cuando alguien envía el documento para aprobación, ese aprobador se omite y el documento continúa al siguiente paso del flujo de trabajo.
Nota: Las aprobaciones condicionales no admiten agrupaciones de productos en esta versión (está previsto para más adelante). Si una condición está configurada para evaluar un artículo dentro de una agrupación de productos, no activará el flujo de trabajo de aprobación. Solo los valores de artículos de línea de producto único dentro de tu bloque de creador de presupuestos pueden desencadenar aprobaciones condicionales.
¿Para quién es esto?
Administradores y gestores que configuran flujos de trabajo de aprobación en plantillas (y documentos). Los miembros pueden configurar aprobaciones solo en plantillas.
What you need
Flujos de trabajo de aprobación habilitados
La nueva experiencia del flujo de trabajo de plantillas (Crea tu flujo de trabajo), o aprobaciones a través de Archivo → Perfiles
Al menos un bloque de presupuesto (Creador de presupuestos) en la plantilla
Condiciones de origen que puedes usar
Todos los presupuestos — aplica comprobaciones de descuento en todos los presupuestos del documento:
Cualquier descuento de artículo de línea
Descuento del subtotal de sección (descuento aplicado al subtotal de una sección)
Descuento del subtotal del presupuesto (descuento aplicado al subtotal del presupuesto)
Descuento total (suma de todos los descuentos en todos los niveles; solo importe fijo)
Un bloque de presupuesto específico (por ejemplo, Presupuesto 1, Presupuesto 2) — las mismas cuatro condiciones de descuento, limitadas solo a ese presupuesto.
Una sección de presupuesto (por ejemplo Presupuesto 1 · Suscripción de software) — todas las columnas añadidas a esa sección, estándar o personalizadas, ocultas o visibles, como cualquier valor en condiciones de columna:
Columnas de número/moneda: Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que
Columnas de texto: Contiene, No contiene
Nota: Una condición de columna de sección es verdadera si al menos un artículo de línea en esa sección coincide. No requiere que cada fila coincida, y no está vinculado a una posición de fila específica.
También disponible:
Valor del documento
Variables de presupuesto (PandaDoc CPQ, donde está disponible)
Variables del documento (operadores de texto)
Puedes combinar múltiples condiciones para el mismo aprobador con Y o O. Solo se puede usar un tipo de operador en todas las condiciones para el mismo aprobador.
Consejo: Todos los presupuestos significa que la regla busca en todos los presupuestos del documento. Para limitar una regla a un presupuesto o una sección específica, elige ese presupuesto específico o grupo Presupuesto · Sección en su lugar.
Cómo configurar aprobaciones condicionales
Añadir un paso Enviar para aprobación
Abre tu plantilla en la nueva experiencia.
En Crea tu flujo de trabajo, selecciona + Añadir paso.
Elige Enviar para aprobación. Coloca este paso antes de Enviar documento.
Añadir aprobador o grupo
Abre el paso Enviar para aprobación.
En Añadir aprobador o grupo, busca una persona o grupo.
Selecciona el aprobador (o crea un grupo de aprobación).
Añadir condición
Junto al aprobador, abre el menú ⋯.
Selecciona Añadir condición.
Consejo: Deja un aprobador sin condiciones si debe revisar todos los documentos.
Configurar las reglas condicionales
En el panel Condiciones:
Elige una fuente de Todos los presupuestos, un presupuesto específico, o una ruta Presupuesto · Sección · Columna.
Elige un operador.
Ingresa el valor para coincidir.
Opcionalmente selecciona + Añadir condición.
Elige Y u O entre condiciones.
Selecciona Finalizar.
Revisar condiciones en el aprobador
La fila del aprobador muestra una insignia de condiciones (por ejemplo, 4 condiciones). Ábrelo para revisar Enviar para aprobación si:
La insignia de rayo muestra cuántas condiciones están asociadas al aprobador.
El resumen enumera cada regla, incluida la presupuesto y la ruta de la sección cuando la condición apunta a un campo de presupuesto específico.
Lo que ven los remitentes y aprobadores
Cuando se cumplen las condiciones
El flujo guiado muestra Enviar a los aprobadores.
El documento necesita aprobación interna antes de poder enviarse a los destinatarios.
El aprobador configurado recibe la solicitud.
Los aprobadores abren el documento y eligen Aprobar o Rechazar.
Cuando las condiciones no se cumplen
Ese aprobador condicional se omite. El documento puede pasar al siguiente paso del flujo de trabajo sin esperar a ellos.
Las condiciones se evalúan cuando el documento se envía para aprobación, en función de los valores de presupuesto actuales.
Examples
Descuento en todos los presupuestos
Bajo Todos los presupuestos, El descuento total es mayor que $500
Descuento en un solo presupuesto
Bajo Presupuesto 2, el descuento total es mayor que $500
Cantidad de sección
Presupuesto 2 · Servicios de implementación · La cantidad es mayor que 1 (verdadero si algún artículo de línea en esa sección tiene una cantidad mayor que 1)
Coincidencia de texto en una columna de descripción
Presupuesto 2 · Capacitación y habilitación · Descripción contiene incorporación
Bien saber
La moneda para las condiciones de dinero se hereda de la moneda del presupuesto.
Nombra las secciones de presupuestos para que las etiquetas de condición sean más fáciles de leer. Las secciones sin nombre pueden aparecer como Sección 1, Sección 2, y así sucesivamente.
Las columnas ocultas se pueden utilizar en condiciones.
Si una cotización, sección o columna utilizada en una condición se elimina posteriormente, el selector puede aparecer vacío y esa parte de la regla puede dejar de coincidir. Revisa las condiciones de aprobación después de editar la estructura del presupuesto.
No incluido en esta versión (planeado después): estado seleccionado de artículo de línea, totales de sección/presupuesto adicionales más allá del conjunto de descuentos anterior, y comprobaciones vacío / no vacío para condiciones de columna de presupuesto.