Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.

Tillgänglighet: Business*, Enterprise*

* 250 dokument per år per konto ingår. Du kan köpa ytterligare formulär för 2 $ per dokument.

I denna artikel kommer vi att diskutera hur man skapar ett formulär, inklusive att tilldela roller och skapandet av själva formuläret.

Titta på en kort video för formulär.

Innan du skapar ett formulär ska du se till att denna funktion är påslagen i Add-on Store. Observera att endast kontoägaren kan aktivera tillägg i Add-on Store.

För att aktivera formulärens tillägg bör du först se till att du är inloggad på ditt PandaDoc-konto. Följ sedan denna länk https://app.pandadoc.com/a/#/addon-store/eforms och klicka på Lägg till i PandaDoc i popup-fönstret. Det är allt som krävs!

Om du vill göra formulär tillgängliga på flera arbetsplatser ska du börja med att gå till Inställningar. Väl där kan du aktivera tillägget på önskade arbetsplatser genom att markera rutan bredvid varje arbetsplatsnamn och sedan klicka på Spara ändringar.

Uppdatera sidan så bör du se delen Formulär i den vänstra panelen.

Navigera först till delen Formulär längs den vänstra panelen. Klicka sedan på den gröna knappen Skapa formulär vid det övre högra hörnet på skärmen. Du kan nu välja en mall från dina befintliga mallar. Om du vill skapa ett formulär från grunden måste du antingen skapa en mall eller ladda upp din fil som en mall. När du har gjort detta kan du sedan skapa ett formulär från denna mall.

Det allra första du behöver göra när du öppnar ditt nya formulär är att ange den primära mottagaren och (om nödvändigt) sekundära mottagare.

Låt oss till exempel säga att du har skapat ett formulär för ledighetsförfrågningar. Den primära mottagaren är den anställde som begär ledighet, medan den sekundära mottagaren är den chef som behöver medsignera begäran så att den kan behandlas av en HR-representant. Den primära mottagaren (den anställde) anger namn och e-postadress för den sekundära mottagaren (chefen) innan hen undertecknar formuläret för att säkerställa att chefen mottar formuläret för signering.

Om den mall som du använde för att skapa formuläret innehåller roller kommer de att importeras till ditt formulär. Den första rollen som listas i mallen blir den primära mottagaren i formuläret.

Rollnamnen visas för alla som fyller i ditt formulär.

Klicka på denna länk för att lära dig skapa tidsscheman för anställda med hjälp av formulär.

Om du har flera sekundära mottagare kan du ställa in en signeringsorder för dem. Denna funktion säkerställer att formuläret skickas till den första sekundära mottagaren på signeringslistan när det har undertecknats av den primära mottagaren. När denna person har undertecknat formuläret skickas det till nästa mottagare som står på tur.

Låt oss gå tillbaka till vårt exempel av ledighetsförfrågningar. HR-representanten bör endast motta formuläret när det har undertecknats av både den anställde och den anställdes chef. I detta fall har du ställt in den anställde som primär mottagare, medan chefen och HR-representanten är sekundära mottagare.

Du kan sedan slå på signeringsordern för att säkerställa att chefsrollen listas först. När den anställde fyller i formuläret och undertecknar det kommer dokumentet att skickas till chefen. När chefen undertecknar dokumentet kommer det endast att skickas till HR-representanten.

Om en viss person behöver underteckna alla dokument som genereras från ditt formulär kan du tilldela hen en specifik formulärroll på förhand. Klicka bara på rollnamnet och skriv in e-postadressen till undertecknaren under Tilldela en person på förhand.

Du kan inte tilldela någon den primära mottagarrollen på förhand.

Här är ännu ett bra exempel på ledighetsförfrågningar. Det är troligt att samma HR-representant behandlar alla ledighetsförfrågningar, så att du kan tilldela denna person HR-rollen på förhand. När den anställde fyller i ledighetsansökan behöver hen endast ange sin chef. HR-representanten kommer automatiskt att motta formuläret eftersom hen har tilldelats en specifik roll på förhand.

Rollvariabler är ett enkelt sätt att automatiskt fylla i en undertecknares kontaktinformation i ditt formulär. En rollvariabel inkluderar alltid rollnamnet i början och listas under rollen i variabeldelen.

Anpassade variabler kan inte användas i formulär.

Klicka på en variabel för att kopiera och lägga till den i ditt formulär. För att lägga till en variabel på uppladdat innehåll lägger du först till ett textblock och sedan variabeln.

När undertecknaren öppnar formuläret anger hen sin nödvändiga kontaktinformation, som sedan automatiskt kommer att fyllas i variablerna i formuläret.

Med autonumrering kan du ställa in en sekvens och ett nummer till varje nytt dokument som skapats från ditt formulär.

För att tillämpa autonumrering i ditt formulär ska du börja med att lägga till en sekvens. Välj Inställningar och skrolla sedan till Autonumrering för dokument. VäljLägg till sekvens för att lägga till en ny sekvens och ett startnummer. När du är klar väljer du Lägg till.

En sekvens kan bestå av upp till 32 tecken, med ett startnummer på upp till 9 siffror.

När du har ställt in din sekvens kan du antingen tillämpa den i den mall du använder eller direkt i ditt formulär. Formulär som skapats från en mall med en sekvens kommer att ärva den sekvensen.

För att tillämpa en sekvens i din mall väljer du sammanhangsmenyn i det övre högra hörnet och sedan Mallinformation från rullgardinsmenyn. Skrolla ner till Mallsekvens och tryck sedan på verktygsikonen. Välj den sekvens du just har skapat, eller skapa en ny här. Slutligen väljer du Tillämpa.

Alla dokument som skapats från denna mall kommer att ärva denna sekvens och ett motsvarande nummer.

För att tillämpa en sekvens i ditt formulär väljer du sammanhangsmenyn i det övre högra hörnet och sedan Dokumentsekvens.

När du har konfigurerat ovanstående kan du lägga till en sekvensvariabel i din mall eller formulär. Detta kommer att automatiskt fylla i numret i varje dokument som skapats från mallen eller formuläret.

För att tillämpa en sekvensvariabel öppnar du en mall eller ett formulär och går sedan till fliken Variabler. Skrolla ner till slutet. Under System kopierar du [Dokument.SekNummer] och klistrar in det i ett block i din mall eller formulär.

Sekvensvariabeln fylls automatiskt i när ditt formulär har publicerats och mottagare tittar på det.

När du skapar ett formulär från en befintlig mall så importeras mallens innehåll till ditt nya formulär. Du kan också anpassa ditt formulär genom att lägga till innehållsblock och fält, som du normalt gör med mallar.

Du kan också ställa in en interaktiv pristabell som i dina vanliga dokument och mallar.

Lägg till ett Hämta filer-fält för att tillåta dina mottagare att enkelt ladda upp filer i ditt formulär.

Du kan också lägga till innehåll från ditt innehållsbibliotek. Men du kan inte spara formulärs sidor och innehållsblock i ditt innehållsbibliotek.

Och slutligen kan du även ändra ditt formulärs design .

För att enkelt kunna hitta och arbeta med de data som dina mottagare inkluderar, kan du ange en fält-ID-titel för text-, kryssrute- eller rullgardinsfält.

Värdet som lagts till i fält-ID:t finns i kolumnrubriken för den nedladdade CSV-filen med formulärsvar. I kolumnrubriken läggs värdet till efter roll- och fälttyp i detta format: Roll_Namn.Fält_Typ.Fält_ID_värde.

För att lägga till ett värde i ett fält-ID markerar du ett fält i din mall eller ditt formulär och väljer sedan Egenskaper i fältets flytande panel. Slutligen anger du en titel under Fält-ID till höger.

Du kan lägga till fält ID-värden i formuläret eller mallen som du använder för att skapa ditt formulär.

När du är redo att samla in underskrifter med ditt nya formulär klickar du på Hämta kod. Du kan sedan antingen kopiera koden för att lägga till formuläret på din webbplats, eller få en direktlänk till formuläret.

När du sedan är redo att acceptera underskrifter via ditt formulär klickar du på Publicera. Detta kommer att göra formuläret tillgängligt för andra att fylla i. Om du lägger till formuläret på din webbplats utan att publicera det, kan andra person inte fylla i det.

För att göra ändringar i ditt formulär måste du först avpublicera det. När ett formulär är inaktiverat/opublicerat kommer din kund att se detta (förutsatt att du inte har tagit bort koden från din webbplats).

När du är klar med redigeringen klickar du bara på Publicera. Du behöver inte generera en ny kod — den kommer att förbli densamma.

Du kan se dina formulär genom att gå till avsnittet Formulär i ansökan.

Dina formulär kan ha en av följande statusar: Utkast, Aktivt, Inaktiverat.

Utkast: Formuläret har skapats, men är ännu inte publicerat.

Aktiv: Formuläret har skapats och publicerats. (Observera att detta inte betyder att det har lagts till på din webbplats — men det kan fyllas i.)

Inaktiverat: Formuläret har avpublicerats och kan inte längre fyllas i.

För att radera, duplicera, byta namn eller ladda ner en CSV med svar på ett formulär klickar du på de vertikala ellipserna till höger om formulärnamnet och väljer sedan en åtgärd från rullgardinsmenyn.

Du kan också ta bort eller duplicera flera formulär på samma gång. Kontrollera bara så många rutor som du vill till vänster om formulärnamnen och välj sedan en åtgärd i det övre högra hörnet.

Vår nästa artikel tittar närmare på att publicera och redigera formulär. Läs vidare om du vill lära dig mer!