Disponibilidade do plano:
PandaDoc: Planos Business anuais* e Enterprise anuais*
*Esta integração está disponível como um complemento pago.
Salesforce: "Professional", "Enterprise", "Unlimited", "Developer edition", "Performance"
Avançar para:
Aviso: Para utilizar acionadores de sincronização, tem de ter acesso à API da Salesforce.
Nota: Na configuração do PandaDoc, na Definição do Acionador do Documento, se não vir os seis acionadores descritos abaixo, certifique-se de que tem a versão mais recente da Salesforce. Saiba como instalar o pacote mais recente aqui.
Para os programadores, pode encontrar aqui a documentação da GitHub que descreve como configurar classes e acionadores personalizados na integração do PandaDoc com o Salesforce.
Para aceder às configurações do PandaDoc, clique em App Launcher, depois selecione Configurações do PandaDoc, no menu suspenso. As definições do PandaDoc serão abertas num novo separador.
Capacidades de importação
Nota: O documento deve estar no estado de Rascunho para esta funcionalidade.
Nota: Esta funcionalidade está disponível para os utilizadores com afunção de Membro, Gestor e Administrador. Se utilizar funções personalizadas certifique-se de que ativa a permissão "Pode ver e solicitar integrações" para a função, de modo a permitir que os utilizadores liguem documentos ao Salesforce e importem dados.
Se as informações num registo da Salesforce forem atualizadas após o documento já ter sido criado a partir deste registo, pode atualizar o documento com os valores corretos:
No documento, vá ao painel Integrações clicando no ícone da Salesforce à esquerda dentro do documento do PandaDoc
Em Dados do documento, selecione "Refresh data"
As variáveis e os produtos no criador de orçamentos/tabela de preços serão atualizados com as informações mais recentes da Salesforce, desde que o documento tenha sido criado a partir de Oportunidade. A lista de produtos no PandaDoc será alterada com base na adição ou remoção de produtos de Oportunidade.
Pode utilizar a funcionalidade "Refresh data" em qualquer objeto da Salesforce: Oportunidade, Conta, Líder, Contacto ou objetos personalizados.
Se o campo na Salesforce estiver vazio, a variável correspondente não será atualizada.
Aviso: Não pode atualizar os campos do PandaDoc ou as variáveis de função.
Capacidades de exportação
Atualize o estado de Oportunidade quando o estado do PandaDoc for atualizado
Pode configurar atualizações automáticas do estado de oportunidade assim que o estado de um documento PandaDoc for alterado.
Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior do ecrã e depois em Configurações do PandaDoc. Desça até Definições de acionadores de documentos. Ative Mudar o Acionador do Estado de Oportunidade e clique em Configurar.
Depois, defina o estado do mapeamento do documento para o estado de Oportunidade. Pode efetuar esta configuração em qualquer documento, ou em documentos criados a partir de um modelo específico. O mapeamento de topo permite a definição do mapeamento em qualquer documento.
Vá para baixo e aí pode configurar o estado do mapeamento num modelo específico. Adicione o ID do modelo e clique em Adicionar. (Para encontrar um ID de modelo, abra o modelo e copie o ID da hiperligação na barra de endereços). Depois, configure o mapeamento abaixo e clique em Guardar. Pode criar um mapeamento específico para um número ilimitado de IDs de modelo.
Por favor, tenha em atenção que quando ambos os tipos de mapeamento estão configurados, o mapeamento de modelos específicos irá substituir o mapeamento predefinido (ou seja, o mapeamento em todos os documentos).
Se precisar de mais mapeamentos de estado, por favor, partilhe as suas ideias no portal de ideias ou contacte-nos.
Guarde as modificações aos documentos em "Notas e anexos".
Pode guardar todas as atualizações do documento como notas em "Notas e Anexos" na Salesforce.
Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior e, em seguida, clique em "Configuração do PandaDoc". Desloque-se para baixo até "Definições de Acionadores do Documento", ative"Acionadores de Atividade do Documento" e clique em "Configuração".
Para concluir a configuração dos "Acionadores de Atividade do Documento", selecione o objeto onde está instalado o módulo do PandaDoc e clique em "Guardar".
A seguinte informação fica guardada em Notas:
{Utilizador PandaDoc} criou um documento {Nome do documento}.
{Utilizador PandaDoc} enviou um documento {Nome do documento} para {Destinatários}.
O documento {Nome do documento} foi visualizado.
O documento {Nome do documento} foi concluído.
O documento {Nome do documento} foi assinado por {Nome do signatário}.
O documento {Nome do documento} aguarda pagamento.
Foi criada uma revisão do documento {Nome do documento}. (aparece quando o documento é enviado e editado posteriormente)
O documento {Nome do documento} caducou.
O Documento {Nome do documento} foi pago.
O Documento {Nome do documento} foi recusado.
O Documento {Nome do documento} foi eliminado.
Se pretender introduzir mais alterações nas Notas, submeta uma ideia no Portal de ideias ou contacte a Equipa de Suporte do PandaDoc.
Guarde a versão PDF do PandaDoc em "Anexos"
Pode guardar os documentos PDF do PandaDoc como anexos em "Notas e anexos" na Salesforce.
Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior e depois em "Configurar PandaDoc". Desça até "Definições de acionadores do documento", ative "Guardar versão PDF do PandaDoc em Ficheiros (novo)" e clique em "Configurar".
Nota: Pode consultarhttps://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 para saber qual a diferença entre ficheiros e anexos.
Configurar estados que irão acionar o carregamento de um PDF.
Também pode configurar o formato do nome do Anexo. Para isso, copie os campos/códigos de fusão (por exemplo, [documentName]) sugeridos na ferramenta de dicas à direita e cole-os no campo "Formato do nome do anexo".
Nota: [today] significa a data de hoje, [now] significa a data e a hora de hoje.
Após concluir – pode "Guardar" a configuração.
Atualize os Produtos de Oportunidade quando o PandaDoc, a tabela de preços ou criador de orçamentos for atualizado
Pode fazer com que os Produtos de Oportunidade sejam atualizados automaticamente quando a tabela de preços / criador de orçamentos do PandaDoc no documento for alterada.
Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior e, em seguida, clique em "Configuração do PandaDoc". Desloque-se para baixo até "Definições do acionador do documento" e ative "Atualizar Produtos de Oportunidade".
Como funciona o acionador:
A sincronização bidirecional funciona apenas com Produtos de Oportunidade.
Os Produtos de Oportunidade são atualizados quando o estado de um documento PandaDoc é alterado para "Enviado" e "Concluído".
Os seguintes campos de Produto de Oportunidade podem ser atualizados automaticamente:
Campos Personalizados ou Produtos de Oportunidade Standard mapeados através daconfiguração do PandaDoc -> Configurar elementos de fixação de preços irá sempre atualizar os seus valores a partir das seguintes colunas da tabela de preços ou criador de orçamentos:
Desconto
Linha de Descrição
Quantidade
Preço de venda
Nota: Os campos Código do Produto, Nome e Preços de Tabela do Produto de Oportunidade não podem ser atualizados.
Campos personalizados ou Produtos de Oportunidade Standard mapeados através da interface de mapeamento de colunas só serão atualizados se uma coluna estiver visível no documento do PandaDoc.
No mapeamento "Configurar elementos de fixação de preços" (Passo 1 na hiperligação do guia) terá que confirmar que o campo SKU está mapeado – utilize o campo de código de produto para efetuar o mapeamento.
A lista de Produtos de Oportunidade será correspondida com atabela de preços ou o criador de orçamentos assim que o estado do documento do PandaDoc mudar para "Enviado" e "Concluído".
A adição e remoção de produtos de Oportunidade baseia-se na sua seleção na tabela de preços e no criador de orçamentos (itens de linha opcionais), bem como quando são explicitamente adicionados ou removidos do documento.
Nota: Pode ser criado um Produto de Oportunidade desde que o seu valor SKU seja especificado no PandaDoc.
Nota: Este acionador funciona também com Quantidades editáveis, ou seja, quando o destinatário tem permissão para atualizar a quantidade do produto (saiba maisaqui, Passo 6).
Se tiver alguma sugestão, por favor, partilhe-a no nosso portal de ideias ou contacte-nos.
Também pode configurar um acionador personalizado, mas isso requer conhecimentos avançados de programação. Para ver exemplos do código que terá de adicionar, consulte o Guia de Acionadores Personalizados da Salesforce aqui.
Exportar valores de campo do PandaDoc para o Salesforce
Pode exportar automaticamente os valores de campo dos seus documentos PandaDoc para os campos da Salesforce assim que o estado do documento mudar para "Enviado" ou "Concluído".
Para ativar esta funcionalidade na Salesforce:
Selecione App Launcher no canto superior esquerdo
Comece por escrever "Configuração do PandaDoc" na barra de pesquisa para o abrir rapidamente a partir do menu pendente
Desloque-se para baixo até "Definições do acionador do documento" e ative Exportar valores de campo do PandaDoc para o Salesforce
Para que o acionador funcione, deve mapear os campos do PandaDoc com os campos da Salesforce usando o nome da variável de campo. Para o fazer, siga estes passos:
Navegue até "Configurações do PandaDoc" > "Configurar Fichas"
Abra o objeto a partir do qual pretende criar o documento e copie o nome da variável de campo que pretende preencher com o valor de campo do PandaDoc.
Nota: O campo Salesforce visado deve ser ativado na Configuração do PandaDoc
Abra o modelo que irá utilizar para criar os seus documentos, clique no campo, selecione Propriedades no painel flutuante > e cole o nome da variável, sem parênteses retos, na área "Unir Campos" no painel direito
Nota:Pode apenas exportar valores de campos de texto, data, caixa de verificação, listas suspensas e botões de opção de volta para os campos mapeados da Salesforce.
Concluído! Agora, sempre que criar um documento utilizando este modelo, os valores dos campos serão exportados para os campos mapeados da Salesforce sempre que o estado do documento mudar para "Enviado" e "Concluído".
Tenha em atenção:
Só pode atualizar os campos que estão ativos para o objeto a partir do qual criou o documento. (Configuração do PandaDoc > Configurar Fichas > Objeto)
Se um campo que está sujeito a atualização for Só de leitura ou não puder ser atualizado devido a limitações de permissão, ignore o campo e conclua o acionador
Também pode atualizar campos na Salesforce com dados de documentos do PandaDoc utilizando o Zapier. Saiba mais aqui.
Resolução de problemas
Os PDF não são anexados aos Ficheiros, embora outros acionadores funcionem
Razão conhecida: a PD_API nas Configurações do site remoto não está ativada.
Solução:
Vá a Configurações da Salesforce
Insira "Configurações do site remoto" na barra de pesquisa rápida e clique no resultado
Confirme se o valor na coluna "Ativo" está marcado para a PD API
Clique em Editar e clique na caixa de verificação para ativar, se estiver desmarcada.
Clique em "Guardar". Neste GIF pode ver os passos descritos: