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Algunsnegócios requerem a recolha de informações importantes dos seus clientes, tais como moradas de faturação, datas e nomes. Não é necessário procurá-las em e-mails ou comentários de documentos, pode utilizar campos.

Os seus clientes preencherão os campos antes de assinarem o seu documento. Assim, terá acesso às informações necessárias num único local – no seu documento!

Para uma experiência mais fluida, sugerimos que não adicione mais de 300 campos num documento. Embora o número máximo de campos num documento seja de 900, o desempenho e a estabilidade podem ser afetados se o documento incluir mais de 300 campos.

Inscreva-se no nosso curso de aprendizagem individualizada sobre a criação e aplicação de campos.

Para adicionar um campo, comece por abrir o seu documento/modelo e, a seguir, aceda ao painel Conteúdo à direita. Selecione uma função ou um destinatário que deverá preencher este campo posteriormente, ou adicione um novo campo em «Campos a preencher para». Depois, clique no campo, ou arraste-o e largue-o no local pretendido.

A lógica de posicionamento dos campos funciona da seguinte forma:

Para desativar a aderência automática, prima sem soltar o botão CMND no Mac ou CTRL no Windows, ao arrastar o campo. A aderência automática é retomada automaticamente assim que soltar as teclas CMND/CTRL.

Se utilizar o Safari, prima a tecla de comando antes de arrastar o campo e não durante o arrastamento.

Primeiro, selecione o destinatário que terá de assinar o documento ou preencher alguns campos e, a seguir, clique no campo. O destinatário tornar-se signatárioassim que lhe for atribuído um campo.

Num modelo, formulário ou item da biblioteca de conteúdos pode atribuir campos às funções, ao nível do documento – aos destinatários.

Saiba mais aqui.

Não poderá enviar o documento enquanto não atribuir todos os campos.

Se a opção «Obrigatório» não estiver selecionada nas propriedades do campo, o destinatário pode completar o documento sem preencher esse campo. E vice-versa, se a opção «Obrigatório» estiver selecionada, o cliente não poderá finalizar o documento sem o preencher devidamente.

O campo de assinatura está pré-definido como «Obrigatório», mas pode facilmente anular esta opção nas propriedades do campo. Recomendamos que o mantenha obrigatório – o seu cliente não poderá completar o documento sem submeter a sua assinatura.

Clique num campo, selecione Propriedades no painel flutuante e selecione ou desmarque «Obrigatório».

Um campo de texto tem várias linhas por defeito. Pode desativar esta definição nas propriedades do campo. Deverá ajustar a largura do campo e deixar espaço suficiente para várias linhas de texto antes de enviar o documento. O campo de várias linhas expande-se automaticamente para o fundo da página à medida que o destinatário introduz mais texto.

Se o campo não estiver definido para várias linhas de texto, irá expandir-se automaticamente para a margem direita da página.

Pode ocultar os dados do campo num campo de texto, numa data e num menu suspenso, caso os seus destinatários introduzam informações confidenciais.

Qualquer pessoa da sua conta PandaDoc com acesso ao documento poderá visualizar os dados ocultos nesse campo. Qualquer pessoa na lista de destinatários que NÃO tenha acesso a este campo não poderá visualizar os dados ocultos nesse campo.

Um PDF não mostrará os dados ocultos no campo, independentemente de quem o descarregar.

Saiba mais sobre todas as opções de campos de data aqui.

Pode definir um formato predefinido para o campo de data nos parâmetros do espaço de trabalho, para que todos os novos campos de data assumam o mesmo formato.

Aceda a Definições > Predefinições do espaço de trabalho, desça até Formato predefinido do campo de data, selecione o formato pretendido e clique em Guardar alterações. Todos os novos campos que adicionar aos seus modelos e documentos assumirão este formato.

Para copiar um campo, clique num campo e selecione o ícone Duplicar.

O campo duplicado será atribuído ao mesmo destinatário ou à mesma função e terá o mesmo tamanho que o original.

Arraste o seu campo pelos pontos nos cantos para o redimensionar. Ao redimensionar um campo, o campo que adicionar seguidamente terá o mesmo tamanho.

Se tiver num plano Business ou Enterprise, encontrará uma opção para configurar uma regra Condicional. Clique aqui para saber mais sobre esta funcionalidade.

Pode selecionar facilmente vários campos no seu modelo, documento, item da biblioteca de contactos ou formulário para eliminação, atribuição ou transferência. Para selecionar vários campos:

Para a reatribuição dos campos selecionados a outro destinatário, selecione o nome do destinatário (encontrará um nome de função se estiver a utilizar um modelo, item de biblioteca de conteúdos ou formulário) no painel flutuante e, a seguir, atribua um novo destinatário a estes campos.

Prima Delete no seu teclado ou selecione o caixote do lixo no painel flutuante para eliminar os campos.

Para transferir vários campos de uma só vez, basta selecioná-los e arrastá-los para a localização pretendida.

Só pode vincular campos de Texto, Data, Caixas de verificação, Menus suspensos e Carimbo.

A ligação entre os campos facilitam aos destinatários o preenchimento dos campos obrigatórios com informações repetidas. Ao introduzir as informações necessárias, não será necessário voltar a fazê-lo noutro local, pois serão replicadas em todos os campos associados.

Para vincular um campo, comece por selecioná-lo e, a seguir, selecione Copiar e ligar campo no painel flutuante ou em Propriedades no painel direito. O campo copiado terá o mesmo tamanho, definições e atribuição de campo. Pode arrastar e largar o campo copiado onde quiser.

Se alterar um ID de campo num campo copiado, isso irá desvinculá-lo.

Em alternativa, pode vincular campos copiando e colando, ou introduzindo um valor de ID de campo, de um campo para outro.

Só pode vincular os mesmos tipos de campos.

Pode utilizar as setas de campos ligados nas propriedades do campo para saltar rapidamente entre eles.

Os campos de texto podem ser úteis para recolher nomes de destinatários, endereços de correio eletrónico, números de telefone e outras informações necessárias.

Além disso, há uma opção para validar campos de texto, caso necessite de assegurar que os seus destinatários adicionam as informações no formato devido.

Clique aqui para mais informações.

O campo de assinatura é utilizado para recolher as assinaturas dos destinatários. Quando há um campo de assinatura num documento, será adicionado um certificado de assinatura à cópia PDF assim que todos os destinatários completarem o documento.

Pode selecionar os tipos de assinatura disponíveis para os destinatários em Definições > Predefinições do espaço de trabalho.

O campo das iniciais inclui as primeiras letras do primeiro e último nome do signatário. O certificado de assinatura não será gerado após a conclusão do documento, se não houver um campo de assinatura.

Pode selecionar os tipos de iniciais disponíveis para os destinatários em Definições > Predefinições do espaço de trabalho.

Siga este guia se precisar de adicionar rapidamente o campo Iniciais em todas as páginas do seu modelo/documento.

O campo de data permite recolher diferentes datas, como a data de assinatura, a data de nascimento, etc.

Pode definir o formato da data nas predefinições do espaço de trabalho. Após selecionar o novo formato e guardar as alterações, todos os novos campos adicionados aos seus modelos/documentos assumirão esse formato.

Além disso, pode selecionar as datas disponíveis e o formato da data para os seus destinatáriosnas propriedades do campo. Por predefinição, são selecionadas Quaisquer datas.

Pode adicionar vários campos de caixas de verificação para permitir aos destinatários selecionar várias opções entre muitas.

O campo de botões de opção permite que o destinatário selecione uma opção da lista.

Em Propriedades, também pode ocultar ou mostrar valores, selecionando Mostrar valores.

Pode utilizar o campo Menu suspenso como alternativa aos botões de opção. O destinatário pode selecionar uma opção no menu suspenso.

O campo de informações do cartão permite guardar em segurança os dados do cartão dos clientes para poder efetuar cobranças posteriormente, ou configurar pagamentos recorrentes. Este campo só funciona com a integração do Stripe.

O campo recolher ficheiros permite que os destinatários carreguem ficheiros para o seu documento.

Qualquer utilizador na conta com permissão para aceder a documentos, exceto Colaboradores, pode visualizar os ficheiros carregados.

Esta função é compatível com os seguintes tipos de ficheiro: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. O tamanho máximo do ficheiro é de 50 MB. Saiba mais aqui.

O campo do carimbo também está disponível no PandaDoc Notary sendo útil na autenticação dos seus documentos.

Só pode adicionar/redimensionar carimbos antes de enviar o documento.