Dostępność: plany Business i Enterprise
Repozytorium umów PandaDoc usprawnia zarządzanie umowami, umożliwiając łatwe rejestrowanie kluczowych punktów umowy, takich jak warunki, daty i zobowiązania. Można wyszukiwać i filtrować dokumenty przy użyciu tych danych umowy.
Oto sposób postępowania:
Utwórz pola danych, których będziesz używać do pozyskiwania informacji w umowach i w innych dokumentach.
Zdefiniuj typy dokumentów i połącz pola danych, aby utworzyć zestawy pól do śledzenia danych w określonym typie dokumentu.
Wprowadź wartości do pól w odpowiednim dokumencie lub szablonie.
Wyszukuj dokumenty na podstawie wprowadzonych wartości.
Twórz niestandardowe raporty na podstawie wprowadzonych danych.
Teraz sięgnijmy głębiej...
Przejdź do:
Konfigurowanie danych dla obszaru roboczego
Uwaga:
Tylko użytkownicy z rolą Administratora lub Menedżera mogą uzyskać dostęp do zakładki Konfiguracja danych w Ustawieniach.
Wybierz ikonę koła zębatego/obraz swojego profilu w lewym dolnym rogu, aby otworzyć Ustawienia, a następnie wybierz Dane. W tym miejscu można skonfigurować „Typy dokumentów” i „Pola danych”, które będą używane w szablonach i dokumentach. Można je później wypełnić ręcznie i wykorzystać do filtrowania wyszukiwań i generowania raportów w celu analizy umów w całej organizacji.
Zanim zaczniesz:
- Jeśli planujesz śledzić różne punkty danych dla różnych typów dokumentów, najpierw przygotuj listę typów dokumentów. Pomiń ten krok, jeśli zestaw punktów danych będzie taki sam dla wszystkich dokumentów.
- Następnie zastanów się nad listą danych, które będziesz śledzić w swoich dokumentach. Po zebraniu tych informacji można przystąpić do tworzenia pól danych i typów dokumentów.
Najpierw utwórz listę pól danych. Po ich zebraniu można przystąpić do tworzenia typów dokumentów i łączenia pól danych z różnymi typami dokumentów.
Kliknij przycisk +Pole danych, aby utworzyć nowe pole. Wprowadź nazwę pola i wskaż typ danych oraz formatowanie.
Typ danych umożliwia sprawdzanie poprawności danych, kiedy użytkownik wprowadza wartości w polach. Na przykład podczas tworzenia pola danych do śledzenia dat wybierz typ danych Data, aby wszystkie daty miały ten sam format.
Ostrzeżenie:
Po utworzeniu pola można zmienić jego typ danych tylko wtedy, gdy nie zawiera ono żadnych danych wprowadzanych w szablonach/dokumentach.
Do wyboru są następujące typy danych:
Typ danych | Opis | Przykłady |
Tekst jednowierszowy | Wyświetla pole tekstowe mieszczące jeden wiersz tekstu. Służy do wprowadzania krótkich wpisów tekstowych. |
|
Tekst wielowierszowy | Wyświetla większe pole tekstowe mieszczące dłuższe teksty z podziałem na akapity. |
|
Data | Wyświetla selektor kalendarza w celu zapewnienia poprawności danych wprowadzonych przez użytkownika i nadania im prawidłowego formatu daty zgodnie z ustawieniami obszaru roboczego. |
|
Liczba | Pozwala wpisywać wartości liczbowe i wyświetla je w określonym formacie liczbowym. |
|
Wartość procentowa | Pozwala wpisywać wartości liczbowe i formatuje je jako wartości procentowe. |
|
Waluta | Pozwala wprowadzać wartości liczbowe i formatuje je jako walutę zgodnie z ustawieniami waluty dokumentu. |
|
Czas trwania | To pole przyjmuje tylko liczby całkowite i formatuje dane wejściowe jako czas trwania zgodnie z ustawieniami pola, np. dni, tygodnie, miesiące itp. |
|
Lista rozwijana | Wyświetla rozwijaną listę wcześniej zdefiniowanych opcji. Użytkownicy mogą wybrać jedną lub kilka opcji z listy rozwijanej. |
|
Pole wyboru | Wyświetla pole wyboru. Najlepiej nadaje się do odpowiedzi prawda/fałsz lub tak/nie na określone warunki lub opcje. |
|
Po skonfigurowaniu ustawień pola danych wybierz Zapisz w prawym górnym rogu lub wybierz małą strzałkę obok przycisku Zapisz, aby wybrać Zapisz i utwórz kolejne pole.
Następnie przejdź do karty „Typy dokumentów” i kliknij +Typ. Wprowadź nazwę typu dokumentu i wybierz +Pola danych, aby połączyć odpowiednie pola danych, które pojawią się po wybraniu tego typu dokumentu w szablonie lub dokumencie. Wybierz Zapisz w prawym górnym rogu lub wybierz małą strzałkę obok przycisku Zapisz, aby wybrać Zapisz i utwórz inny typ.
Jak usunąć lub przywrócić pola danych/typy dokumentów
Jeśli nie chcesz już gromadzić informacji dla określonych pól lub typów dokumentów, możesz je łatwo usunąć.
Naprowadź wskaźnik na pole/typ dokumentu po prawej stronie i wybierz Archiwizuj.
Alternatywnie, kliknij pole/typ, który chcesz dezaktywować, i wybierz Archiwizuj w prawym górnym rogu.
Aby zarchiwizować więcej pól/typów dokumentów jednocześnie, wybierz je, zaznaczając je po lewej stronie ich nazw i wybierz Archiwizuj w prawym górnym rogu.
Aby przywrócić zarchiwizowane pola/typy dokumentów, otwórz kartę „Zarchiwizowane” w sekcji „Pola danych”/„Typy dokumentów”, wybierz pola/typy, które chcesz przywrócić, a następnie wybierz Przywróć w prawym górnym rogu. Alternatywnie, wybierz pionowe symbole trzech kropek po prawej stronie pola i wybierz Przywróć.
Korzystanie z pól danych i typów dokumentów do śledzenia danych w szablonach i dokumentach
Otwórz szablon/dokument i wybierz Dane w prawym panelu. W tym miejscu, jeśli skonfigurowano typy dokumentów, wybierz jeden z nich i wypełnij wartości pól danych. W przeciwnym razie zobaczysz pełną listę pól danych skonfigurowanych w ustawieniach obszaru roboczego. Następnie możesz zacząć wypełniać pola wartościami.
Uwaga:
Użytkownicy z rolą Menedżera lub Administratora mogą jedynie wybierać typy dokumentów i dodawać wartości do pól danych w szablonie/dokumencie. Użytkownicy z rolą Członka mogą tylko wybierać typy dokumentów i pola danych w utworzonych dokumentach. Użytkownicy z rolą Menedżera lub Administratora mogą definiować pola danych dla typu dokumentu w ustawieniach danych.
Jeśli nie widzisz potrzebnego pola, wybierz Ustawienia pól danych. W tym miejscu można połączyć istniejące pole z odpowiednim typem dokumentu lub utworzyć nowe pole danych, jeśli jeszcze nie istnieje.
Używanie pól danych do filtrowania dokumentów
Do filtrowania dokumentów można użyć typu dokumentu lub dowolnego pola danych, które ma wprowadzoną wartość. Wystarczy wybrać menu z trzema kropkami, wybrać typ dokumentu/pole danych, na podstawie którego chcesz filtrować, a następnie wybrać Zastosuj.
Gdy wybrane pole pojawi się na liście filtrów, kliknij listę rozwijaną filtrów i wpisz lub wybierz wartość, według której chcesz filtrować. Wybierz Zastosuj.
Tworzenie raportów
Uwaga:
Funkcja raportów danych dokumentu jest dostępna tylko w nowej wersji PandaDoc.
Przejdź do strony Raporty
Wybierz raport Dane dokumentu lub Utwórz nowy raport w sekcji „Dane dokumentu”.
Wybierz Dostosuj w prawym górnym rogu, aby skonfigurować kolumny raportu. Można wybrać dowolną liczbę pól danych i dowolny typ dokumentu
Wybierz Więcej, aby wybrać pola danych, według których chcesz filtrować rekordy raportu
Zapisz raport, wybierając trzy kropki ułożone w pionie w prawym górnym rogu > Zapisz jako nowy
Wybierz Eksportuj CSV z listy rozwijanej, aby pobrać raport jako plik CSV.
Często zadawane pytania
Czy mogę używać pól danych i typów dokumentów w przesłanych dokumentach?
Tak, możesz dodawać pola danych i typy dokumentów skonfigurowane w ustawieniach danych również w przesłanych dokumentach.
Jak usunąć pole z dokumentu?
Można tworzyć własne zestawy pól i stosować je do dokumentów za pomocą typów dokumentów, konfigurując zestaw pól według typu dokumentu i stosując go do dokumentu lub szablonu.
Niepotrzebne pola danych można archiwizować, aby usunąć je z dokumentów, filtrów i raportów.