Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.

Dostępność: plany Business i Enterprise

Funkcja negocjowania umowy pozwala użytkownikowi i adresatom łatwo wprowadzać i omawiać sugestie, a następnie zamieszczać je w dokumencie, zanim nastąpi podpisanie jego sfinalizowanej wersji.

Proces jest prosty:

I to wszystko! Teraz przyjrzyjmy się szczegółom.

Po włączeniu trybu sugerowania na poziomie szablonu każdy dokument utworzony z tego szablonu będzie zawierać to ustawienie.

Aby umożliwić adresatom dokonywanie zmian w otrzymanym dokumencie, otwórz szablon lub dokument, następnie wybierz opcję +Add roles/recipients (Dodaj role/adresatów) u góry strony. (Jeżeli role/adresaci zostali już dodani w szablonie lub dokumencie, wybierz opcję Manage (Zarządzaj)). Na koniec włącz przełącznik funkcji Suggesting (Sugerowanie).

Opcję sugerowania można także włączyć w oknie podręcznym podczas wysyłania dokumentu do adresatów.

Ponadto opcję sugerowania można również włączyć w obrębie dokumentu w ustawieniach przepływu pracy. Wystarczy kliknąć symbol pionowego wielokropka w górnej części strony, a następnie wybrać opcję Workflow (Przepływ pracy) i włączyć przełącznik obok opcji Suggest edits (Sugeruj poprawki).

Tryb sugerowania poprawek można włączyć nawet po wysłaniu dokumentu, wówczas adresat będzie musiał tylko odświeżyć stronę, aby móc rozpocząć sugerowanie poprawek.

Adresaci dokumentu mogą sugerować poprawki tylko do treści w blokach tekstowych.

Po otwarciu dokumentu adresat może go przejrzeć, wypełnić pola i podpisać, jeżeli zgadza się z jego treścią.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się edytować dokument, wówczas pojawi się komunikat informujący o tym, że wszystkie wypełnione już pola zostaną wyczyszczone. Po wybraniu opcji Start suggesting edits (Zacznij sugerować poprawki) dokument przełączy się w tryb sugerowania, a jego stan zmieni się na Suggest edits (Sugerowanie poprawek).

Adresaci mogą usuwać, dodawać i zastępować treści w blokach tekstowych. Właściciel dokumentu widzi wprowadzane sugestie w czasie rzeczywistym. Wszystkie osoby pracujące nad dokumentem otrzymują e-mail z powiadomieniem o każdej nowej sugestii.

Recenzenci mogą z łatwością przejść do nowych sugestii, klikając opcję View in document (Wyświetl w dokumencie) w e-mailu z powiadomieniem.

Sugerowana poprawka zostanie zastosowana do dokumentu, jeśli zatwierdzi ją nadawca dokumentu lub inny użytkownik posiadający uprawnienia do edytowania dokumentu. Adresaci mogą usuwać tylko własne sugestie.

Jeśli dokument wymaga recenzji, wówczas użytkownik lub adresat mogą zaprosić innych recenzentów do pracy nad dokumentem o statusie Suggest edits (Sugerowanie poprawek). Zaproszeni recenzenci mają te same uprawnienia co inni adresaci dokumentu — mogą sugerować poprawki do treści i zapraszać recenzentów.

Adresaci mogą edytować treści w blokach zablokowanych. Jednak tylko użytkownicy z rolami menedżera/administratora w obrębie konta — lub użytkownicy z rolami niestandardowymi umożliwiającymi edycję dokumentów i ograniczenie możliwości edytowania bloku treści — mogą akceptować sugestie do treści w zablokowanych blokach.

Więcej informacji na temat ról konta znajdziesz tutaj.

Każda sugestia musi zostać zaakceptowana lub odrzucona, aby możliwe było sfinalizowanie dokumentu i przesłanie go do podpisania.

Właściciel dokumentu lub każdy użytkownik na koncie z uprawnieniem do wyświetlania i edytowania dokumentów może zaakceptować, lub odrzucić sugestie adresatów przed sfinalizowaniem dokumentu. (Więcej informacji na temat uprawnień użytkownika znajdziesz tutaj).

Aby odrzucić lub zaakceptować sugestie, wybierz ikonę w polu komentarzy do sugestii.

Po zaakceptowaniu lub odrzuceniu sugestii adresaci otrzymają e-mail z powiadomieniem.

Po rozpatrzeniu wszystkich sugestii dokument zostanie automatycznie wysłany po wybraniu opcji Finalize (Finalizuj).

Jeżeli w dokumencie jest włączona funkcja zatwierdzania, to zamiast opcji Finalize (Finalizuj) będzie widoczna opcja Send for approval (Wyślij do zatwierdzenia).

Jeżeli zarówno funkcja kolejności podpisywania, jak i sugerowania są włączone w dokumencie, najlepiej będzie udostępnić dokument adresatom za pomocą łącza. Dzięki temu adresaci mogą dodawać sugestie do dokumentu w tym samym czasie. Po sfinalizowaniu dokumentu adresaci będą musieli go po kolei podpisać.

Jeśli chcesz wysłać dokument do adresatów za pomocą e-maila, pierwsza osoba podpisująca będzie musiała podpisać dokument dwa razy. Takie działanie jest koniecznie, aby móc przesłać dokument dalej, do kolejnych osób podpisujących, oraz by móc zakończyć pracę nad dokumentem, gdy wszystkie strony przedstawią już swoje sugestie do dokumentu.

Jeżeli udostępnisz dokument za pomocą e-maila zamiast łącza, wówczas adresaci mogą sugerować poprawki i podpisać dokument z kolejnością podpisywania w następujący sposób: