Ga naar:
Importmogelijkheden
Opmerking:
Om deze functie te gebruiken moet het document de status "Concept" hebben.
Als je informatie in je deal bijwerkt nadat het document al is gemaakt of gekoppeld aan de deal, kun je dit document eenvoudig bijwerken met de nieuwe waarden uit de gekoppelde deal. Hier lees je hoe:
Ga binnen het PandaDoc document naar het paneel Integraties door rechts op het pictogram HubSpot te klikken.
Klik onder Document Data op Importeer uit CRM.
De variabelen en productinformatie in je prijstabel/offerte bouwer worden bijgewerkt met de juiste informatie uit HubSpot. Houd er rekening mee dat je geen PandaDoc velden of rol variabelen kunt bijwerken.
Als een product uit de gekoppelde deal is verwijderd, wordt het ook verwijderd uit de prijstabel/offerte bouwer. Als een product aan de gekoppelde deal is toegevoegd, wordt dit ook weergegeven in de prijstabel/offerte bouwer.
Volg deze stappen om de valuta in een PandaDoc document bij te werken als deze niet overeenkomt met de valuta in HubSpot:
Scroll binnen HubSpot aan de rechterkant naar beneden naar de module PandaDoc. Klik op Acties > Toon PandaDoc tokens. Zoek vervolgens de variabele [Deal.DealCurrencyCode] onder het tabblad Deal en zorg ervoor dat de variabele de valutacode bevat.
Ga binnen het PandaDoc document naar het paneel Integraties door rechts op het pictogram HubSpot te klikken.
Klik onder Document Data op Importeer uit CRM.
De valuta wordt bijgewerkt in de prijstabel of offertebouwer en weergegeven in de waarde van het document.
Opmerking:
Een HubSpot Deal moet de valutacode bevatten in de [Deal.DealCurrencyCode] variabele. Als deze variabele geen waarde heeft, is dat een indicator dat de account HubSpot is geconfigureerd om één valuta te gebruiken. We raden aaneen extra valuta activeren in HubSpotals je deze functie wilt gebruiken.
Waarschuwing:
In gevallen waarin de variabele leeg is in de HubSpot Deal, zal de functie 'Importeren uit CRM' de valuta van het bijbehorende document en de producten in de prijstabel niet bijwerken.
Exportmogelijkheden
Je kunt HubSpot deals bijwerken als de status van een PandaDoc document status verandert met behulp van Automatiseringen.
Opmerking:
Houd er rekening mee dat de functie externe automatiseringenbeschikbaar is als betaalde invoegtoepassing voor het Business Plan ($39 per maand per account/ $468 per jaar per account) en inbegrepen is in het Enterprise plan.
Leer hier hoe je Automatiseringen kunt instellen in je templates.
Waarschuwing:
Als je je HubSpot account verbindt via Automatiseringen, selecteer dan geen waarde onder "Scopes" tijdens de Autorisatiestap.
Wijzig het stadium van een deal met Hubspot als de status van een document wordt bijgewerkt
Selecteer "Wijzig deal stadium in HubSpot als document status is gewijzigd".
Trigger status selecteren voor PandaDoc documenten die via HubSpot zijn gemaakt
SelecteerVerbinden om de verbinding tussen HubSpot en PandaDoc te autoriseren via Workato
Opmerking:
De gebruiker die verbinding maakt met het HubSpot account moet de toegangsrechten voor App Marktplaats hebben ingesteld.
Selecteer de pijplijn: alle beschikbare deal stadia worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst
Selecteer Opslaan
Iedere keer dat het document dat je aanmaakt via een HubSpot deal met dit template wordt voltooid of geweigerd, verandert het deal stadium automatisch in "Gesloten gewonnen" of "Gesloten verloren" (afhankelijk van je automatiseringsinstellingen).
Een document naar bijlagen verplaatsen in HubSpot deals
Selecteer "PDF bijvoegen in HubSpot als PandaDoc document status is gewijzigd".
Selecteer de trigger status voor alle PandaDoc documenten die via HubSpot zijn gemaakt - je kunt kiezen tussen "Verzonden" en "Voltooid".
Autoriseer de verbinding tussen HubSpot en PandaDoc via Workato
Opmerking:
De gebruiker die verbinding maakt met het HubSpot account moet de toegangsrechten voor App Marktplaats hebben ingesteld.
Selecteer Opslaan
Iedere keer dat het document dat je via een HubSpot deal maakt met deze template wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstellingen), wordt deze automatisch aan de deal gekoppeld.
Update deal eigenschappen in HubSpot als PandaDoc document status verandert
Om de veldwaarden die zijn bijgewerkt in een PandaDoc document terug te synchroniseren naar de HubSpot deal, moet je eerst het veld in HubSpot aan het veld in je template koppelen met behulp van het veld Samenvoegen.
Open je HubSpot deal, scroll aan de rechterkant naar beneden naar de PandaDoc module en klik op Acties > Toon PandaDoc tokens
Kopieer de variabele zonder vierkante haakjes
Selecteer in je PandaDoc template het veld waarvan je de waarde terug wilt synchroniseren naar een HubSpot veld en selecteer Eigenschappen in het zwevende paneel.
Plak in Eigenschappen aan de rechterkant de variabele die je hebt gekopieerd van HubSpot in het veld Samenvoegen zonder vierkante haakjes
Opmerking:
Alleen Tekst, Datum, Dropdown, Checkbox en Radio Button velden kunnen naar HubSpot worden gesynchroniseerd.
Stel vervolgens je in je template de automatisering in:
Ga naar Automatiseringen in het rechterpaneel
Selecteer "Werk deal eigenschappen bij in HubSpot als PandaDoc document status is gewijzigd".
Selecteer de trigger status voor PandaDoc documenten die zijn gemaakt via HubSpot - je kunt kiezen tussen "Verzonden" en "Voltooid".
SelecteerVerbinden om de verbinding tussen HubSpot en PandaDoc te autoriseren via Workato. Je zult deVerbinding verbreken knop zien als je account al verbonden is
Opmerking:
De gebruiker die verbinding maakt met het HubSpot account moet de toegangsrechten voor App Marktplaats hebben ingesteld.
Selecteer Automatiseren bewaren
Maak een document via een HubSpot deal met deze template
Als je de status 'Verzonden' document als trigger kiest en de velden bijwerkt die uit de deal worden gehaald, worden zowel de eigenschappen in HubSpot als het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld bijgewerkt als het document wordt verstuurd.
Als je 'Voltooid' als trigger status selecteert, wordt informatie over veld eigenschappen in je deal en het bijbehorende primaire bedrijf bijgewerkt zodra de status van het document in Voltooid verandert, op voorwaarde dat de ontvanger de waarden bewerkt die uit de deal zijn gehaald.
Een paar belangrijke opmerkingen:
Als een bepaald veld geen info kan invullen in het samenvoeg veld, dan werkt de automatisering niet. Redenen daarvoor:
geen rechten voor het aangewezen HubSpot veld
de opmaak van de waarde komt niet overeen met het soort / de opmaak regels van het HubSpot veld.
Velden waarvan de naam alleen speciale symbolen bevat, zullen niet werken.
Regelitems bijwerken, toevoegen en verwijderen in HubSpot als de status van een document verandert
Ga naar Automatiseringen in het rechterpaneel
Selecteer "Regelitems bijwerken, toevoegen en verwijderen in HubSpot als PandaDoc document status gewijzigd is".
Selecteer de trigger status voor PandaDoc documenten die zijn gemaakt via HubSpot - je kunt kiezen tussen "Verzonden" en "Voltooid".
SelecteerVerbinden om de verbinding tussen HubSpot en PandaDoc te autoriseren via Workato. Je zult deVerbinding verbreken knop zien als je account al verbonden is
Opmerking:
De gebruiker die verbinding maakt met het HubSpot account moet de toegangsrechten voor App Marktplaats hebben ingesteld.
Schakel het selectievakje in voor het synchroniseren van toegevoegde of verwijderde regelitems (optioneel). Deze functionaliteit zorgt ervoor dat als de status van een document verandert, elk item dat wordt toegevoegd aan de prijstabel of offerte bouwer in de bijbehorende deal wordt gegenereerd. Als een item dat oorspronkelijk afkomstig is van de HubSpot deal wordt verwijderd uit de prijstabel of de offerte bouwer, wordt het ook verwijderd uit de HubSpot deal.
Selecteer Automatiseren bewaren
Maak een document via een HubSpot deal met deze template
Als je de status "Verzonden" document als trigger selecteert en de uit een deal getrokken producten bijwerkt, worden de productgegevens in de deal bijgewerkt zodra je het document verzendt.
Als je "Voltooid" als trigger status selecteert, wordt de productinformatie in je deal bijgewerkt als je naar de prijstabel/offerte bouwer geduwde producten bijwerkt voordat je de deal verzendt, of als een ondertekenaar van een document de hoeveelheid producten in de prijstabel/offerte bouwer bijwerkt (mits je bewerken van hoeveelheden hebt ingeschakeld voordat je de deal verzendt).
Een paar belangrijke dingen:
De belangrijkste product velden, waaronder SKU, Naam, Beschrijving, Prijs, Hoeveelheid en Korting, zullen consistent de waarden uit PandaDoc weergeven. Aangepaste velden worden alleen bijgewerkt als de bijbehorende kolom zichtbaar is in het PandaDoc document.
Als hetzelfde veld meer dan eens wordt gebruikt en verschillende waarden heeft, geven we voorrang aan het veld dat het laatst is gewijzigd.
Als de validatie voor een van de velden niet is gelukt, mislukt de automatisering.
Het Deal bedrag wordt automatisch herberekend op basis van de regelitems in HubSpot.
Als optionele items zijn ingeschakeld in de prijstabel/offerte bouwer, hebben de gemaakte keuzes invloed op de product lijst van de deal:
Geselecteerde items worden gesynchroniseerd en als een geselecteerd item niet aan de HubSpot kant bestaat, wordt het aangemaakt.
Niet-geselecteerde items worden uit de deal verwijderd.