Beschikbaarheid: Starter*, Business* en Enterprise verpakt
* Overeenkomstverlengingen worden geleidelijk uitgerold naar Starter en Business pakket. Als je het nog niet ziet, komt het binnenkort.
Wie ontvangt verlengingsmeldingen
E-mails voor verlengingsmeldingen gaan alleen naar de document eigenaar — de persoon die de document in PandaDocheeft gemaakt of eigenaar is.
Opmerking: documentontvangers (tegenpartijen, ondertekenaars) ontvangen geen verlengingsmeldingen. Renewal Smelting vindt alleen intern plaats.
Verlenging van Overeenkomsten uitschakelen of inschakelen
Contractverlengingen zijn een verlengstuk die door de accounteigenaar aan of uit kan worden gezet voor uw werkruimte.
Opmerking: Bij sommige nieuwere accounts zijn overeenkomstverlengingen standaard ingeschakeld als onderdeel van de AI CLM-uitrol.
Om het uit te schakelen of opnieuw in te schakelen:
Ga naar Extensies.
Vind Overeenkomstverlengingen in de lijst. Link naar de extensie.
Selecteer de Installeren/Verwijderen als je één werkruimte hebt. Als je er meerdere hebt, selecteer dan werkruimte, vink/ontvink dan de werkruimte en selecteer wijzigingen opslaan.
Opmerking: Alleen de accounteigenaar kan Extensies in- en uitschakelen.
Hoe verlengingsdata worden vastgesteld
Er zijn twee manieren waarop een verlengingsdatum op een document terechtkomt: AI stelt het automatisch in, of je stelt het handmatig in.
Als je account AI Data Extraction heeft ingeschakeld, leest de AI elk geüpload of geïmporteerd contract en stelt de verlengingsdatum voor je in — er is geen handmatige installatie nodig. Zodra de verlengingsdatum is ingesteld, wordt de verlengingsmelding automatisch ingeschakeld voor dat document.
Opmerking: Als de AI alleen een overeenkomst vindt zonder vervaldatum of looptijd, stelt hij niet automatisch een verlengingsdatum in. Je kunt het handmatig instellen (zie hieronder).
Opmerking: Automatische verlengingsdatum instellen vereist dat zowel de Overeenkomst Vernieuwingen als AI Data Extraction actief zijn op je account.
Verlengingsmelding voor sjabloon en document
Stel vernieuwingsmelding in voor een specifiek sjabloon zodat elke document die uit dat sjabloon wordt gemaakt die vernieuwingsmeldingsinstellingen erft. Je kunt ook een verlengingsmelding instellen voor een individu document in elke Status.
Open een sjabloon/document en klik op de ellips > Instellingen > Vernieuwen. Stel je in:
Verlengingsdatum: kies een vast aantal maanden na voltooiing van het document of na een specifieke datum
Melding e-mail: Schakel een verlengingsmail melding in voor de document eigenaar en kies wanneer deze verzonden moet worden (# dagen voor verlenging)
Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan.
Of kies de knop document Infos bovenaan de pagina > tabblad Instellingen en stel hier de verlengingsinstellingen in.
Aankomende document verlengingen
Selecteer in je document -lijst het tabblad Aankomende verlengingen om alle documenten met een naderende verlengingsdatum te zien.
Beweeg met de muis over een datum om de exacte tijd te zien.
Gebruik de Filter-knop om de lijst te verfijnen op verlengingsdatumbereik, status, eigenaar, tegenpartij of andere datavelden.
