Tillgängligt: Business- och Enterprise-abonnemang
PandaDocs avtalsarkiv effektiviserar avtalshanteringen, så att du enkelt kan samla in viktiga avtalsdatapunkter, till exempel avtalsvillkor, datum och skyldigheter. Du kan söka och filtrera dokument med hjälp av dessa avtalsdata.
Så här fungerar det:
Skapa datafält som du kommer att använda för att samla in information i dina avtal och andra dokument.
Definiera dokumenttyperna och länka dina datafält för att skapa fältuppsättningar för spårningsdata i en viss dokumenttyp.
Mata in fältvärden i ett angivet dokument eller en mall.
Sök efter dokument baserat på de värden du har angett.
Skapa anpassade rapporter baserat på dina datainmatningar.
Låt oss gräva djupare …
Gå till:
Konfigurera data för arbetsytan
Obs!
Endast användare med ett Admin- eller Manager-konto kan komma åt fliken Datainställningar i Inställningar.
Välj kugghjulsikonen eller din profilbild längst ner till vänster för att komma till Inställningar, välj sedan Data. Härifrån kan du skapa de ”Dokumenttyper” och ”Datafält” som du ska använda i dina mallar och dokument. Dessa kan fyllas i manuellt senare och användas för att filtrera sökningar och generera rapporter för att analysera avtal i hela organisationen.
Innan du börjar:
- Om du planerar att spåra olika datapunkter för olika dokumenttyper måste du först ta fram en lista över dokumenttyper. Hoppa över detta steg om uppsättningen datapunkter kommer att vara densamma för alla dokument.
- Tänk sedan på den lista med data som du kommer att spåra i dina dokument. När du har den informationen är du redo att gå vidare och skapa dina datafält och dokumenttyper.
Skapa först en lista över datafält. När dessa är på plats kan du gå vidare med att skapa dokumenttyper och länka dina datafält till olika dokumenttyper.
Klicka på knappen +Datafält för att skapa ett nytt fält. Ange fältnamnet och ange datatyp och formatering.
Med datatypen kan du validera användarinmatning när värden matas in i datafält. Om du till exempel skapar ett datafält för att spåra datum väljer du datatypen Datum för att se till att alla datum har samma format.
Varning:
När ett fält har skapats kan du bara ändra dess datatyp om det inte innehåller några data som matas in i mallar/dokument.
Följande datatyper finns att välja mellan:
Typ av data | Beskrivning | Exempel |
Text på en rad | Visar ett textinmatningsfält med en rad. Den är utformad för att rymma korta textinlägg. |
|
Text på flera rader | Visar en större textruta som rymmer längre texter med stycken. |
|
Datum | Visar en kalenderväljare för att validera användarens inmatning och visa data enligt datumformat som anges i arbetsytans inställningar. |
|
Nummer | Fångar upp numeriska värden och visar dem i ett angivet nummerformat. |
|
Procent | Fångar upp numeriska värden och formaterar dem som procenttal. |
|
Valuta | Registrerar numeriska värden och formaterar dem som valuta enligt dokumentets valutainställningar. |
|
Varaktighet | Detta fält accepterar endast heltal och formaterar inmatningen som varaktighet enligt fältinställningarna, t.ex. dagar, veckor, månader osv. |
|
Rullgardinsmeny | Visar en rullgardinsmeny med en lista över fördefinierade alternativ. Användarna kan välja ett eller flera alternativ från en rullgardinsmeny. |
|
Kryssruta | Visar en kryssruta. Lämpar sig bäst för sant/falskt- eller ja/nej-svar på specifika villkor. |
|
När du har konfigurerat inställningarna för datafältet väljer du Spara längst upp till höger eller väljer den lilla pilen bredvid knappen Spara för att välja Spara och skapa ett annat fält.
Gå sedan till fliken ”Dokumenttyper” och klicka på + Typ. Ange dokumenttypens namn och välj + Datafält för att länka de relevanta datafält som kommer att visas när denna dokumenttyp väljs i en mall eller ett dokument. Välj Spara längst upp till höger eller välj den lilla pilen bredvid knappen Spara för att välja Spara och skapa en annan typ.
Så här tar du bort eller återställer datafält/dokumenttyper
Om du vill sluta samla in information för vissa fält eller dokumenttyper kan du enkelt ta bort dem.
Håll muspekaren över ett fält/dokumenttyp till höger och välj Arkiv.
Alternativt kan du klicka på fältet/typen du vill avaktivera och välja Arkiv längst upp till höger.
Om du vill arkivera flera fält/dokumenttyper samtidigt väljer du dem genom att markera dem till vänster om deras namn och väljer Arkiv längst upp till höger.
För att återställa arkiverade fält/dokumenttyper öppnar du fliken ”Arkiverat” i ”Datafält”/”Dokumenttyper”, väljer de fält/typer du vill återställa och väljer Återställ längst upp till höger. Alternativt kan du markera vertikala ellipser till höger om ett fält och välja Återställ.
Använda datafält och dokumenttyper för att spåra data i mallar och dokument
Öppna en mall/ett dokument och välj Data i högerpanelen. Om du har ställt in dokumenttyper väljer du en och fyller i värdena i datafältet. Annars ser du den fullständiga listan över datafält som har ställts in i arbetsytans inställningar. Sedan kan du börja fylla i den med värden.
Obs!
Användare med rollen Manager eller Admin kan endast välja dokumenttyper och lägga till värden i datafält i en mall/ett dokument. Användare med rollen Medlem kan endast välja dokumenttyper och datafält i skapade dokument. Användare med rollen Manager eller Admin kan definiera datafält för en dokumenttyp i Datainställningar.
Om du inte ser det fält du behöver väljer du Inställningar för datafält. Härifrån kan du antingen länka ett befintligt fält till en motsvarande dokumenttyp eller skapa ett nytt datafält om det inte redan finns.
Använda datafälten för att filtrera dokument
För att filtrera dokument kan du använda dokumenttyp eller vilket datafält som helst som har ett inmatningsvärde. Välj bara ellipsmenyn, välj den dokumenttyp/det datafält som du vill filtrera baserat på och välj Använd.
När det valda fältet visas i listan över dina filter klickar du på rullgardinsmenyn Filter och skriver in eller väljer det värde som du vill filtrera efter. Välj Använd.
Skapa rapporter
Obs!
Du kan bara använda dokumentdatarapporter med PandaDocs nya utseende och känsla.
Gå till Rapporter
Välj Dokumentdatarapport eller Skapa ny rapport under avsnittet ”Dokumentdata”.
Välj Anpassa längst upp till höger för att konfigurera kolumnerna i rapporten. Du kan välja valfritt antal datafält och dokumenttyp
Välj Mer för att välja vilka datafält du vill filtrera posterna i rapporten efter
Spara din rapport genom att välja de tre vertikala ellipserna längst upp till höger > Spara som ny
Välj Exportera CSV i rullgardinsmenyn för att ladda ner den som en CSV-fil.
Vanliga frågor
Kan jag använda datafält och dokumenttyper på uppladdade dokument?
Ja, du kan lägga till datafält och dokumenttyper som anges i Datainställningar även i de uppladdade dokumenten.
Hur kan jag ta bort ett fält från ett dokument?
Du kan skapa anpassade fältuppsättningar och tillämpa dem på dokument med hjälp av dokumenttyper genom att konfigurera fältuppsättningen per dokumenttyp och tillämpa den på ett dokument eller en mall.
Arkivera onödiga datafält för att ta bort dem från dokument, filter och rapportering.