Agrupamento de documentos
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).Disponibilidade: Planos Essentials, Business e Enterprise
Limitações: Pode agrupar até 10 documentos, com um tamanho máximo por documento de 50 MB.
Aviso de formato: Os campos de texto deslocam-se quando os temas são inconsistentes entre documentos e itens da biblioteca de conteúdos. Certifique-se de que o mesmo tema é aplicado a todos os conteúdos utilizados no processo de criação de documentos para evitar problemas de formatação.
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Precisa de enviar vários documentos numa única mensagem de correio eletrónico e de os ter assinados e guardados separadamente? Utilize a nossa funcionalidade de agrupamento de documentos para enviar os seus documentos num único pacote organizado.
Veja um vídeo com uma descrição geral:
Inscreva-se no nosso curso individualizado sobre como agrupar documentos.
Como agrupar documentos
Sugerimos que agrupe os documentos ao nível do modelo para incluir quaisquer documentos que envie habitualmente (acordos de confidencialidade, contratos, faturas, etc.) que tenham de ser assinados e guardados separadamente.
Saiba como agrupar documentos através da API aqui.
Nota:
Qualquer fluxo de trabalho de aprovação ou ordem de assinatura que tenha configurado nos seus modelos será desativado quando agrupar documentos. Ao agrupar documentos, terá de configurar um novo fluxo de trabalho de aprovação ou ordem de assinatura para o modelo.Existem várias formas de agrupar os seus documentos ao nível do modelo/documento.
- Comece por criar um único modelo/documento e, em seguida, adicione-lhe documentos. Utilize os vários modelos que já possui, adicione modelos da nossa galeria de modelos ou carregue documentos.
- Carregue vários documentos para criar um lote que pode sequenciar você mesmo. Para tal, selecione Documentos na navegação esquerda > +Documento e, em seguida, selecione Carregar ficheiro para escolher ficheiros do seu ambiente de trabalho ou simplesmente arraste e largue vários ficheiros na área de carregamento.
-
Selecione vários modelos para criar um lote. Para o fazer, primeiro selecione Documentos na navegação esquerda >, clique na seta junto ao botão + Documento e selecione Dos meus modelos. Em seguida, selecione os modelos que pretende incluir pela ordem que pretende e, depois, selecione Adicionar itens.
Em alternativa, selecione os modelos que pretende agrupar na lista de modelos e clique em Agrupar na parte superior da página.
Nota:
A terceira opção é a melhor forma de agrupar modelos ao criar documentos através doSalesforce, Zendesk Sell, Microsoft Dynamicsemonday.com.Nota:
Para alterar a ordem dos documentos, arraste o documento/modelo pelo título para o local que pretende.Para agrupar documentos num único modelo ou documento, selecione o ícone do documento no canto superior esquerdo e, em seguida, passe o rato por cima ou por baixo do nome do documento no painel Documentos até ver uma linha indicadora azul. Depois de o fazer, clique no ícone "mais" (+) e selecione Adicionar documento.
Em alternativa, pode selecionar +Documento para adicionar um documento ao rodapé do lote de documentos.
Depois de agrupar os seus documentos, pode adicionar todos os campos necessários e garantir que cada um é atribuído ao signatário adequado. Por fim, pode enviar o seu lote de documentos aos destinatários por correio eletrónico ou ligação direta.
Trabalhar com documentos agrupados
Pode navegar facilmente nos seus documentos agrupados utilizando o painel Documentos. Para abrir o painel, basta selecionar o ícone do documento sob o nome dos seus documentos em lote.
No painel Documentos, pode:
- Adicionar um novo documento/conteúdo
- Dobrar ou desdobrar um documento selecionando a seta junto ao nome do documento
- Alterar o nome de um documento
- Eliminar um documento
- Substituir o ficheiro de origem de um documento carregado
Cada nome de documento será mostrado separadamente por cima do documento. Será herdado dos nomes dos modelos/ficheiros carregados que foram utilizados para criar um pacote.
Assinatura de documentos agrupados
Nota:
Se algum documento agrupado precisar de ser editado, é necessário editar e reenviar todo o lote.Cada signatário terá de preencher o(s) campo(s) que lhe foi(ram) atribuído(s) e selecionar Concluir para completar todos os documentos agrupados. Os signatários podem utilizar o painel Documentos à esquerda para navegar facilmente pelos documentos.
Quando todos os signatários tiverem concluído cada documento, o estado do lote mudará para "Concluído". Nesta altura, poderá descarregar os documentos como um único PDF ou como ficheiros PDF separados, com um certificado de assinatura para cada documento que contenha um campo de assinatura.
Descarregar documentos agrupados
Tem duas opções para descarregar documentos em lote:
- Como PDF múltiplos e separados
- Como um único PDF com um certificado de assinatura separado para cada documento preenchido (tenha em atenção que o certificado de assinatura é adicionado a qualquer documento que contenha pelo menos um campo de assinatura e finalizado por cada signatário).
Nota:
Quando descarrega documentos como ficheiros separados, os PDF herdam os nomes individuais que têm num pacote. Se descarregar documentos agrupados como um único ficheiro, este herdará o nome dos documentos agrupados.Resolução de problemas
Quando tento descarregar os documentos incluídos no pacote, não acontece nada.
Isto pode ser causado pelo facto do seu navegador bloquear descarregamentos de múltiplos ficheiros. Para permitir o descarregamento de vários ficheiros:
No Chrome
- Abra Google Chromee, em seguida, selecione Personalizar/Controlo Google Chrome > Definições
- Aceda a Privacidade e segurança > Definições do sítio
- Na seção Permissões adicionais selecione Transferências automáticas, selecione "Permitir que todos os sites descarreguem vários ficheiros automaticamente"
No Safari
- Selecione "Safari" na barra de menus no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Preferências
- Na parte superior da janela, selecione Websites
- Na barra lateral esquerda, selecione Transferências
- Selecione o menu pendente Permitir no lado direito
- Selecione Permitir junto a "Quando visitar outros sítios Web para alterar as definições de transferência para todos os sítios Web"
No Edge:
- Clique na barra de menus no canto superior direito e, em seguida, selecione Definições
- No painel direito, selecione Cookies e permissões do site
- Desloque-se para baixo e selecione Transferências automáticas
- Ligue o interrutor para permitir descarregamentos de vários ficheiros automaticamente