Agrupamento de documentos
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).Disponibilidade: Planos Essenciais, Comerciais e Empresariais
Limitações: Pode agrupar até 10 documentos, com um tamanho máximo por documento de 50 MB.
Aviso de Formato: Os Campos de Texto são alterados quando os temas são inconsistentes entre documentos e itens da biblioteca de conteúdos. Certifique-se de que o mesmo tema é aplicado a todo o conteúdo que está a ser utilizado no processo de criação de documentos para evitar problemas de formatação.
Avançar para:
Precisa de enviar vários documentos num único e-mail e tê-los assinados e armazenados separadamente? Utilize a nossa funcionalidade de agrupar de documentos para enviar os seus documentos arrumados num só pacote.
Assista a um vídeo geral:
Como agrupar documentos
Aviso:
Não será possível agrupar documentos através de API.Sugerimos agrupar documentos ao nível do modelo para incluir quaisquer documentos que normalmente envia (NDA, contratos, faturas, etc.) que precisam de ser assinados e armazenados separadamente.
Nota:
Qualquer fluxo de trabalho de aprovação ou pedido de assinatura que tenha configurado nos seus modelos será desativado assim que agrupar documentos. Ao agrupar documentos, precisará de configurar um novo fluxo de trabalho de aprovação ou de assinatura para o modelo.Há várias formas de agrupar os seus documentos ao nível do modelo/documento.
- Comece por criar um único modelo/documento e, em seguida, adicione-lhe documentos. Utilize vários modelos que já tem, adicione modelos da nossa galeria de modelos ou carregue documentos.
- Carregue vários documentos para criar um lote que possa sequenciar. Para tal, selecione Criar na sua lista de modelos/documentos e, em seguida, selecione Carregar ficheiro para escolher os ficheiros da sua área de trabalho ou simplesmente arraste e largue vários ficheiros para a área de carregamento.
- Selecione vários modelos para criar um lote. Para tal, primeiro selecione Criar na sua lista de modelos/documentos. Em seguida, selecione os modelos que gostaria de incluir e, em seguida, selecione Adicionar itens. Em alternativa, selecione os modelos/documentos que gostaria de agrupar na lista de modelos/documentos e clique em Agrupar na parte superior da página.
Nota:
A terceira opção é a melhor forma de agrupar modelos ao criar documentos através do Salesforce, do Zendesk Sell, do Microsoft Dynamics e do monday.com.Nota:
Para alterar a ordem dos documentos, arraste os documentos/modelos pelo título para a posição que precisa.Para agrupar documentos num único modelo ou documento, selecione o ícone de documento no canto superior esquerdo e, em seguida, passe o rato sobre ou sob o nome do documento no painel Documentos até ver uma linha de indicador azul. Assim que o fizer, clique no ícone de mais (+) e, em seguida, selecione Adicionar documento.
Em alternativa, pode selecionar +Documento para adicionar um documento à parte inferior do lote de documentos.
Assim que tiver agrupado os seus documentos, pode adicionar todos os campos necessários e garantir que cada um é atribuído ao signatário apropriado. Finalmente, pode enviar o seu lote de documentos para os destinatários através de e-mail ou link direto.
Trabalhar com documentos agrupados
Pode navegar facilmente pelos seus documentos agrupados utilizando o painel Documentos. Para abrir o painel, basta selecionar o ícone de documento sob o nome dos seus documentos em lote.
No painel Documentos, pode:
- Adicionar um novo documento/conteúdo
- Feche ou abra um documento selecionando a seta ao lado do nome do documento
- Alterar o nome de um documento
- Eliminar um documento
- Substituir o ficheiro de origem de um documento carregado
Cada nome de documento será apresentado separadamente acima do documento. O mesmo será herdado dos modelos/nomes de ficheiros carregados que foram utilizados para criar um agrupamento.
Assinar documentos agrupados
Nota:
Se qualquer documento agrupado exigir edição, é necessário editar e reenviar todo o lote.Cada signatário precisará de preencher o(s) campo(s) a ele atribuídos(s) e selecionar Concluir para concluir todos os documentos agrupados. Os signatários podem utilizar o painel Documentos à esquerda para navegar facilmente através de documentos.
Assim que todos os signatários tiverem concluído cada documento, o estado do lote será alterado para "Concluído". Nesta altura, será capaz de transferir os documentos como um único PDF ou ficheiros PDF separados, com um certificado de assinatura para cada documento que contenha um campo de assinatura.
Transferir documentos agrupados
Tem duas opções para transferir documentos em lote:
- Como vários PDF separados
- Como um único PDF com um certificado de assinatura separado para cada documento concluído (Tenha em atenção que o certificado de assinatura é adicionado a qualquer documento que contenha pelo menos um campo de assinatura e finalizado por cada signatário.)
Nota:
Quando transferir documentos como ficheiros separados, os PDF herdarão os nomes individuais que têm num pacote. Se transferir documentos agrupados como um único ficheiro, este herdará o nome dos documentos agrupados.Resolução de problemas
Quando tento transferir documentos agrupados, nada acontece.
Isto pode ser causado pelo bloqueio de transferências de vários ficheiros do seu navegador. Para permitir transferências de vários ficheiros:
No Chrome:
- Abra o Google Chrome e, em seguida, selecione Personalizar/Controlar o Google Chrome Definições
- Vá a Privacidade e segurança Definições do site
- Na secção Permissões adicionais selecione Transferências automáticas, selecione “Permitir que todos os sites transfiram vários ficheiros automaticamente”
No Safari:
- Selecione “Safari” na barra de menus no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Preferências
- Na parte superior da janela, selecione Sites
- Na barra lateral esquerda, selecione Transferências
- Selecione o menu pendente Permitir no lado direito
- Selecione Permitir ao lado de “Ao visitar outros sites para alterar as definições de transferência para todos os sites”
No Edge:
- Clique na barra de menus no canto superior direito e, em seguida, selecione Definições
- No painel direito, selecione Cookies e Permissões do Site
- Role para baixo e selecione Transferências automáticas
- Ative a opção para permitir transferências de vários ficheiros automaticamente