Automatyzacje

Automatyzacje pozwalają zaoszczędzić czas i zautomatyzować zadania w przypadku, gdy stan dokument zmieni się na „Sent” (Wysłany) lub „Completed” (Ukończony).

Automatyzacje są oparte na szablonach. Oznacza to, że po skonfigurowaniu automatyzacji w szablonie wszystkie nowe dokumenty utworzone z tego szablonu odziedziczą konfigurację.

Konfigurowanie automatyzacji

Aby rozpocząć, otwórz szablon, dla którego chcesz skonfigurować automatyzację, a następnie kliknij Automations (Automatyzacje) u góry strony.

Następnie kliknij + Create automation (Utwórz automatyzację).

Dostępne działania:

• Zmiana oferty Microsoft Dynamics lub etapu możliwości po zaktualizowaniu stanu dokumentu
• Zmiana etapu możliwości Salesforce po zaktualizowaniu stanu dokumentu
• Zmiana etapu transakcji HubSpot po zaktualizowaniu stanu dokumentu
• Przenoszenie dokumentu do chmury (Microsoft One Drive, Dysk Google, Dropbox i Box)
• Przenoszenie dokumentu do folderu PandaDoc
• Przenoszenie dokumentu do notatek i załączników w możliwościach w Salesforce
• Przenoszenie dokumentu do załączników w transakcjach HubSpot
• Przenoszenie dokumentu do szczegółów w ofertach Microsoft Dynamics

Automatyzacje nie wpływają na żadne macierzyste konfiguracje integracji.

Zmiana etapu oferty Microsoft Dynamics po zaktualizowaniu stanu dokumentu

1. Wybierz „When document status changed, Then change quote stage on Microsoft Dynamics” (Zmień etap oferty w Microsoft Dynamics po zmianie stanu dokumentu).
2. Wybierz stan reguły dokumentów PandaDoc utworzonych z Microsoft Dynamics. Dostępne opcje to „Declined” (Odrzucony) i „Completed” (Ukończony).
3. Wybierz Connect (Połącz), aby autoryzować połączenie między Microsoft Dynamics i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato.
4. Wybierz stan oferty z menu rozwijanego — dostępne opcje to „Won” (Wykorzystana) i „Lost” (Utracona).
5. Wybierz Save (Zapisz).

Po zmianie stanu dokumentu PandaDoc utworzonego z tego szablonu na „Completed” (Ukończony) lub „Declined” (Odrzucony) etap oferty automatycznie zmieni się na „Won” (Wykorzystana) lub „Lost” (Utracona) w zależności od konfiguracji automatyzacji.

Zmiana etapu możliwości Salesforce po zaktualizowaniu stanu dokumentu

1. Wybierz „When document status changed, Then change opportunity stage on Salesforce” (Zmień etap możliwości w Salesforce po zmianie stanu dokumentu).
2. Wybierz stan reguły dowolnych dokumentów PandaDoc utworzonych z Salesforce. Dostępne opcje to „Declined” (Odrzucony) i „Completed” (Ukończony).
3. Wybierz Connect (Połącz), aby autoryzować połączenie między Salesforce i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato.
4. Wybierz etap możliwości z menu rozwijanego. Dostępne opcje to „Closed won” (Zamknięta i wykorzystana) i „Closed lost” (Zamknięta i utracona).
5. Wybierz Save (Zapisz).

Po zakończeniu konfiguracji za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem możliwości Salesforce z tego szablonu zostanie odrzucony lub ukończony (w zależności od konfiguracji automatyzacji), etap możliwości zmieni się automatycznie na „Closed won” (Zamknięta i wykorzystana) lub „Closed lost” (Zamknięta i utracona).

Zmiana etapu możliwości Microsoft Dynamics po zaktualizowaniu stanu dokumentu

1. Wybierz „When document status changed, Then change quote stage on Microsoft Dynamics” (Zmień etap oferty w Microsoft Dynamics po zmianie stanu dokumentu).
2. Wybierz stan reguły dokumentów PandaDoc utworzonych z Microsoft Dynamics. Dostępne opcje to „Sent” (Wysłany) i „Completed” (Ukończony).
3. Wybierz Connect (Połącz), aby autoryzować połączenie między Microsoft Dynamics i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato.
4. Wybierz etap możliwości z menu rozwijanego. Dostępne opcje to „Won” (Wykorzystana) i „Canceled” (Anulowana).

Jeżeli dokument PandaDoc utworzony z tego szablonu za pośrednictwem możliwości zostanie ukończony lub odrzucony, etap możliwości automatycznie zmieni się na „Won” (Wykorzystana) lub „Lost” (Utracona), w zależności od konfiguracji automatyzacji.

Zmiana etapu transakcji HubSpot po zaktualizowaniu stanu dokumentu

1. Wybierz „When document status changed, Then change deal stage on HubSpot” (Zmień etap transakcji w HubSpot po zmianie stanu dokumentu).
2. Wybierz stan reguły dokumentów PandaDoc utworzonych z HubSpot. Dostępne opcje to „Declined” (Odrzucony) i „Completed” (Ukończony).
3. Wybierz Connect (Połącz), aby autoryzować połączenie między HubSpot i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato.
4. Wybierz etap transakcji z menu rozwijanego. Dostępne opcje to „Closed won” (Zamknięta i wykorzystana) i „Closed lost” (Zamknięta i utracona).
5. Wybierz Save (Zapisz).

Za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem transakcji HubSpot z tego szablonu zostanie ukończony lub odrzucony, etap transakcji zmieni się automatycznie na „Closed won” (Zamknięta i wykorzystana) lub „Closed lost” (Zamknięta i utracona) w zależności od konfiguracji automatyzacji.

Zapisywanie ukończonych plików PDF na dysku Microsoft One Drive, Dysku Google, Dropbox lub Box

Możesz łatwo zapisać ukończone dokumenty PDF na dysku Microsoft One Drive, Dysku Google, Dropbox lub koncie Box z załączonymi do nich dokumentami, korzystając z pola zbierania plików.

1. Wybierz „Sent” (Wysłany) lub „Completed” (Ukończony) w menu rozwijanym Document status (Stan dokumentu). Sugerujemy wybór stanu „Completed” (Ukończony), ponieważ dzięki temu dołączane będą tylko sfinalizowane dokumenty z certyfikatem podpisu.
2. Wybierz kolejno Authorize (Autoryzuj)  Connect (Połącz), aby połączyć usługę Microsoft One Drive, Dysk Google, Dropbox lub konto Box z kontem PandaDoc.
3. Zaznacz pole wyboru „Upload collect files” (Prześlij zebrane pliki), aby dołączyć również te dokumenty.
4. Wybierz opcję Save automation (Zapisz automatyzację).

Za każdym razem, gdy dokument wygenerowany z tego szablonu zostanie przesłany lub ukończony (nawet jeśli stan zmieniono ręcznie), nowy folder z plikiem PDF i przesłanymi plikami zostanie utworzony w usłudze Microsoft One Drive, na Dysku Google, Dropbox lub koncie Box. Folder odziedziczy nazwę dokumentu.

Przenoszenie wysłanych lub ukończonych dokumentów do wybranego folderu PandaDoc

1. Wybierz opcję „Move a document to a PandaDoc folder” (Przenieś dokument do folderu PandaDoc).
2. Wybierz opcję „Sent” (Wysłany) lub „Completed” (Ukończony) w menu rozwijanym Document status (Stan dokumentu).
3. Kliknij opcję Select folder (Wybierz folder), a następnie wybierz istniejący folder lub utwórz nowy.
4. Wybierz Save (Zapisz).

Za każdym razem, gdy dokument wygenerowany z tego szablonu zostanie ukończony, to dokument ten zostanie automatycznie przeniesiony do wybranego folderu.

Przenoszenie dokumentu do załączników w transakcjach HubSpot

1. Wybierz „When PandaDoc document status changed Then attach PDF to Hubspot” (Dołącz plik PDF do aplikacji HubSpot po zmianie stanu dokumentu PandaDoc).
2. Wybierz stan reguły dla dowolnych dokumentów PandaDoc utworzonych z HubSpot. Dostępne opcje to „Sent” (Wysłany) i „Completed” (Ukończony).
3. Autoryzuj połączenie między HubSpot i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato
4. Wybierz Save (Zapisz).

Za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem transakcji HubSpot z tego szablonu zostanie przesłany lub ukończony (w zależności od konfiguracji automatyzacji), dokument ten zostanie automatycznie dołączony do transakcji.

Przenoszenie dokumentu do załączników i notatek w możliwościach w Salesforce

1. Wybierz „When PandaDoc document status changed Then attach PDF to Salesforce” (Dołącz plik PDF do aplikacji Salesforce po zmianie stanu dokumentu PandaDoc).
2. Wybierz stan reguły dokumentów PandaDoc utworzonych z Salesforce. Dostępne opcje to „Sent” (Wysłany) i „Completed” (Ukończony).
3. Autoryzuj połączenie między Salesforce i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato. Uwaga: nie dodawaj żadnych informacji w sekcji zaawansowanej w oknie autoryzacji.
4. Wybierz Save (Zapisz).

Po zakończeniu konfiguracji za każdym razem, gdy dokument utworzony za pośrednictwem możliwości Salesforce z tego szablonu zostanie wysłany lub ukończony (w zależności od konfiguracji automatyzacji), to dokument ten zostanie automatycznie dołączony do notatek i załączników w możliwościach.

Przenoszenie dokumentu do karty szczegółów w ofertach Microsoft Dynamics

1. Wybierz „When PandaDoc document status changed Then attach PDF to MS Dynamics” (Dołącz plik PDF do aplikacji MS Dynamics po zmianie stanu dokumentu PandaDoc).
2. Wybierz stan reguły dowolnych dokumentów PandaDoc utworzonych z Microsoft Dynamics. Dostępne opcje to „Sent” (Wysłany) i „Completed” (Ukończony).
3. Autoryzuj połączenie między MS Dynamics i aplikacją PandaDoc za pośrednictwem Workato
4. Wybierz Save (Zapisz).
5. Utwórz dokument za pomocą szablonu w obiekcie ofertowy Microsoft Dynamics, a następnie wyślij go.
6. Otwórz utworzony dokument z poziomu aplikacji PandaDoc i kliknij Apps (Aplikacje) w panelu po prawej.
7. Odszukaj Microsoft Dynamics, a następnie kliknij kolejno Link (Połącz) i ofertę, z której utworzono dokument.

Po skonfigurowaniu automatyzacji i połączeniu dokumentu utworzonego za pośrednictwem oferty z obiektem w PandaDoc plik PDF zostanie dołączony do szczegółów po jego wysłaniu lub ukończeniu (w zależności od konfiguracji automatyzacji).

Wyłączanie automatyzacji 

Automatyzacje możesz wyłączyć lub usunąć w dowolnym momencie. Aby to zrobić, kliknij opcję Automations (Automatyzacje) u góry strony, a następnie wyłącz przełącznik pod dowolną automatyzacją.

Możesz również kliknąć ikonę wielokropka (trzy pionowe kropki) po prawej stronie, a następnie wybrać opcję Delete (Usuń).