Dostępność: Business* i Enterprise.

* Użytkownicy Business mogą tworzyć nieograniczoną liczbę pokoi, ale publikować maksymalnie trzy.

Ta funkcja jest obecnie w fazie wczesnego dostępu. W sprawie pytań o korzystanie z niej skontaktuj się ze swoim doradcą klienta lub menedżerem sukcesu klienta.

Pokoje pozwalają stworzyć bezpieczną przestrzeń do współpracy – centralne centrum do organizowania zasobów, udostępniania dokumentów oraz współpracy i negocjowania z kupującymi.

Obejrzyj film z prezentacją:

Możesz utworzyć szablon pokoju do wielokrotnego użytku.

Aby rozpocząć, wybierz Pokoje w prawym panelu, a następnie wybierz Szablony i +Szablon w lewym górnym rogu.

Aby zmienić nazwę szablonu pokoju, zastąp „Nowy pokój” na lewym panelu nazwą pokoju, której chcesz użyć.

Każdy pokój składa się ze strony głównej i dwóch rozszerzeń:

Zawsze możesz zmienić nazwy rozszerzeń i ich kolejność.

Możesz użyć jednego z domyślnych działań w szablonie lub wybrać +Zadanie, aby dodać nowe. Tutaj dowiesz się więcej o zadaniach.

Wybierz Dokumenty i pliki i dodaj pliki, szablony PandaDoc lub linki, które chcesz dołączyć do szablonu pokoju.

Aby usunąć treść z szablonu pokoju, najedź kursorem na element i wybierz pionowy wielokropek (trzy kropki) po prawej stronie, a następnie wybierz Usuń z szablonu.

Każdy użytkownik na Twoim koncie może tworzyć pokoje. Każde konto członka zespołu może również wyświetlać istniejące pokoje utworzone przez innych użytkowników, ale nie będą oni mogli przeglądać dokumentów, chyba że są uczestnikami dokumentu.

Wybierz Pokoje w lewym panelu nawigacyjnym, +Pokój w lewym górnym rogu, a następnie jeden z szablonów pokoju lub +Pusty, aby utworzyć pokój od zera.

Ewentualnie wybierz Szablony, kliknij utworzony szablon, a następnie wybierz Użyj tego szablonu, aby utworzyć pokój.

Gdy utworzysz pokój, nowy folder dokumentów pojawi się na Twojej liście dokumentów. Wszystkie dokumenty, które prześlesz do pokoju, zostaną automatycznie przeniesione do tego folderu.

Aby zmienić nazwę pokoju, wybierz „Nowy pokój” w lewym górnym rogu, dodaj nazwę, której chcesz użyć, a następnie wybierz „Enter”.

Możesz nadać pomieszczeniu bardziej spersonalizowany charakter, przesyłając obraz logo i dodając krótki opis do wyświetlenia w pokoju.

Możesz łatwo przekonwertować pokój na szablon pokoju do wykorzystania w przyszłości. Po prostu otwórz opublikowany lub nieopublikowany pokój, wybierz pionowy wielokropek (trzy kropki) w prawym górnym rogu i wybierz Konwertuj na szablon z menu rozwijanego.

Użytkownicy z rolą członka zespołu lub indywidualną, którzy nie mają uprawnień do tworzenia szablonów pokoju, nie będą mogli przekonwertować pokoju na szablon.

Po wybraniu Konwertuj na szablon nastąpi przekierowanie do nowo utworzonego szablonu, który będzie miał taką samą nazwę jak oryginalny pokój.

Dokumenty w pokoju, które zostały utworzone od zera, zostaną automatycznie przekonwertowane na szablony.

Po dodaniu wszystkich niezbędnych treści wybierz Opublikuj w prawym górnym rogu, aby udostępnić pokój wszystkim członkom.

Gdy potwierdzisz działanie, wybierając Opublikuj, wszyscy członkowie pokoju otrzymają wiadomość e-mail zawierającą link do pokoju. Status pokoju zostanie zmieniony na „Opublikowany”, a wszelkie dokumenty PandaDoc w stanie roboczym z poziomem dostępu ustawionym na „Tylko sygnatariusze” lub „Wszyscy w pokoju” zostaną automatycznie wysłane do odpowiednich odbiorców.

Przed udostępnieniem pokoju za pośrednictwem linku upewnij się, że właściwa treść jest oznaczona jako „widoczna dla wszystkich członków pokoju”.'.

Po opublikowaniu pokoju możesz udostępnić link do niego członkom pokoju za pośrednictwem preferowanego komunikatora lub wiadomości tekstowej (SMS).

Aby uzyskać link do pokoju, wybierz Kopiuj link w prawym górnym rogu lub wybierz Członkowie w lewym dolnym rogu i Kopiuj link.

Gdy użytkownicy otworzą pokój za pomocą udostępnionego linku, wejdą w tryb podglądu. Ten tryb umożliwia im przeglądanie treści oznaczonych jako „widoczne dla wszystkich członków pokoju ”. Aby podpisać dokument lub uzyskać dostęp do treści o ograniczonym dostępie, użytkownicy muszą wybrać opcję Zaloguj się i zweryfikować swój dostęp poprzez e-mail.

Aby zakończyć udostępnianie pokoju członkom pokoju, otwórz opublikowany pokój i wybierz Cofnij publikację w prawym górnym rogu. Gdy cofniesz publikację pokoju, członkowie pokoju nie będą mogli uzyskać do niego dostępu.

Usuniętego pokoju nie można przywrócić.

Najedź kursorem na prawą stronę pokoju, a następnie wybierz pionową elipsę (trzy kropki) i Usuń.

Aby usunąć wiele pokoi, wybierz obszar po lewej stronie ich nazwy, a następnie wybierz Usuń w prawym górnym rogu.

Jako twórca pokoju (właściciel) będziesz otrzymywać powiadomienia e-mail o aktywności w pokoju. Powiadomienia te dotyczą następujących zdarzeń:

Możesz zarządzać powiadomieniami dotyczącymi pokoju w dowolnym momencie, wybierając „Pokoje” w lewym panelu nawigacyjnym, a następnie ikonę koła zębatego w lewym dolnym rogu. Następnie odznacz/zaznacz powiadomienia, które chcesz wyłączyć/włączyć, a na koniec wybierz Zapisz.

Możesz dodawać i edytować zadania oraz treści do swojego pokoju po ich opublikowaniu.

Strona główna jest tym, co członkowie pokoju widzą po otwarciu zaproszenia do dołączenia. Aby dostosować stronę główną swojego pokoju, zacznij od przejścia do „Strony głównej” na lewym panelu. Następnie wybierz Edytuj stronę i użyj bloków treści, takich jak tekst, obraz, film i tabela, aby zaprojektować stronę. Możesz również dołączyć wiadomość powitalną, dodać instrukcje, a nawet zamieścić film lub obraz. Dostosuj stronę główną swojego pokoju, aby była zachęcająca i pouczająca dla wszystkich członków.

Jeśli strona główna w Twoim pokoju jest pusta i nie zawiera bloków, karta nie będzie widoczna.

Plan działania pozwala poprowadzić interesariuszy przez złożone transakcje, w tym przygotowanie dokumentów, należytą staranność i zarządzanie harmonogramem, a wszystko to z jednego miejsca.

Jeśli w pokoju nie utworzono żadnych zadań, karta Plan działania nie będzie widoczna dla członków.
​
​

Aby utworzyć zadanie, wybierz +Zadanie i zacznij pisać w polu „Nazwa zadania”.

Następnie najedź kursorem na zadanie i wybierz Szczegóły do przypisania, Ustaw termin i Dołącz pliki do zadania.

Zadanie można przypisać do:

Termin wykonania zadania:

Najedź kursorem na zadanie, wybierz Szczegóły, edytuj zadanie, a następnie zamknij panel Szczegóły.

Najedź kursorem na zadanie i wybierz Usuń.

Wybierz Dokumenty i pliki, a następnie Dodaj element/+Dodaj i Folder z menu rozwijanego.

Nazwij nowy folder i wybierz Zapisz.

Kliknij Dodaj element/+Dodaj i wybierz Utwórz dokument z menu rozwijanego, aby dodać nowy dokument. Ewentualnie możesz również utworzyć dokument z istniejącego szablonu. Po wybraniu szablonu lub pustego dokumentu, aby utworzyć dokument od zera, kontynuuj, zmieniając nazwę dokumentu, przypisując odbiorców i wybierając Kontynuuj.

Odbiorcy dokumentów zostaną automatycznie dodani jako członkowie pokoju, jednak uzyskają dostęp do pokoju dopiero wtedy, gdy będzie on miał status „Opublikowany”.

Możesz wybrać niektóre z wcześniej utworzonych dokumentów, klikając Dodaj element lub Dodaj i Dodaj dokument.

Aby znaleźć istniejący dokument, użyj paska wyszukiwania do zlokalizowania żądanego pliku, wybierz go i kliknij przycisk Dodaj element, aby go dołączyć.

Gdy opublikujesz pokój, uczestnicy zobaczą tylko dokument o statusie „Wysłany”.

Możesz łatwo wysłać projekt dokumentu, najeżdżając na niego kursorem w pokoju i wybierając Wyślij.

Dodane przez Ciebie dokumenty będą miały domyślnie poziom dostępu „Sygnatariusze”, co oznacza, że gdy zaprosisz członków i opublikujesz pokój, tylko sygnatariusze dokumentu będą mogli je wyświetlić.

Możesz przesłać do swojego pokoju dowolny plik o maksymalnym rozmiarze 2 GB.

Aby przesłać plik do pokoju, wybierz Dodaj i Prześlij plik.

Dodanie publicznego linku do pokoju pozwala łatwo udostępniać różne rodzaje treści, takie jak filmy, kalendarze, prezentacje marketingowe i inne. Dzięki temu członkowie mogą łatwo uzyskać dostęp i korzystać z Twoich treści zawartych w udostępnionym pokoju.

Możesz dodać dowolny link do dokumentu, wybierając Dodaj element lub +Dodaj i Link.

Użytkownik będzie mógł otworzyć link i wchodzić z nim w interakcję bez wychodzenia z pokoju.

Poziomy dostępu w pokojach pozwalają kontrolować widoczność folderów, dokumentów i innych elementów treści dla każdego zaproszonego członka zespołu.

Poziomy dostępu do folderów kontrolują, kto ma dostęp do określonych folderów i podfolderów w pokoju.

Możesz wybrać jeden z trzech poziomów dostępu:

W przypadku dokumentów PandaDoc możesz wybierać spośród następujących poziomów dostępu: „Sygnatariusze”, „Wszyscy członkowie” i „Członkowie wewnętrzni”.

W przypadku innych typów treści, takich jak przesłane pliki i linki, dostępne poziomy dostępu to „Wszyscy członkowie pokoju” i „Nikt”.

W nieopublikowanym pokoju wybierz +Zaproś w prawym górnym rogu lub Członkowie w lewym dolnym rogu, a następnie wpisz nazwisko lub adres e-mail członka zespołu w polu „Członkowie”.

W opublikowanym pokoju wybierz +Zaproś w prawym górnym rogu lub Członkowie w lewym dolnym rogu, wpisz nazwisko lub adres e-mail członka zespołu w polu „Członkowie”, a następnie wybierz członka zespołu z menu rozwijanego. W przypadku nowego kontaktu wybierz Dodaj członka zespołu z menu rozwijanego, wpisz wiadomość do e-maila z zaproszeniem, a następnie wybierz Opublikuj.

Jeśli chcesz ponownie wysłać zaproszenie, wybierz opcję Członkowie w lewym dolnym rogu, następnie członka zespołu, a na koniec wybierz Wyślij zaproszenie ponownie.

Przejdź do opcji Członkowie w lewym dolnym rogu, wybierz nazwę członka zespołu, którego chcesz usunąć, a następnie wybierz Usuń członka zespołu.

Kiedy usuniesz członka zespołu, nie zostanie on automatycznie usunięty jako odbiorca dokumentów przechowywanych w pokoju.

Aby dostosować ustawienia uprawnień członków zespołu, wybierz opcję Członkowie w lewym dolnym rogu, a następnie nazwę członka zespołu. W „Ustawieniach członka zespołu” znajdują się dwa uprawnienia: „Może zapraszać członków” i „Może dodawać treści”.

Gdy uczestnik dokumentu po raz pierwszy otworzy zaproszenie do dołączenia do pokoju, twórca tego pokoju (właściciel) otrzyma powiadomienie e-mailem.

Uczestnik zostanie przeniesiony do strony głównej pokoju, gdy wybierze opcję Dołącz do pokoju.

Jeśli uczestnik jest sygnatariuszem dokumentu, zobaczy on u góry strony opcję Podpisz teraz. Po wybraniu opcji Podpisz dokumenty pojawi się prośba o wyświetlenie i wypełnienie każdego dokumentu osobno.

Każdy dokument można podpisać niezależnie, eliminując podejście typu „wszystko albo nic” zwykle kojarzone pakietami.

Możesz łatwo przeglądać informacje o dokumencie bez otwierania go. W tym celu najedź kursorem na nazwę dokumentu i wybierz Informacje o dokumencie, aby zobaczyć statystyki i ostatnią aktywność.

Ścieżka audytu to zapis wszystkich działań wykonanych w pokoju, między innymi: kto wykonał działanie, kiedy zostało wykonane i jakie to było działanie. Informacje te można wykorzystać do śledzenia aktywności użytkowników, rozwiązywania problemów i zapewniania zgodności z zasadami organizacji.

Aby wyświetlić ścieżkę audytu pokoju, wybierz kartę Ścieżka audytu na pasku bocznym pokoju. Ścieżka audytu pokaże wszystkie czynności wykonane w pokoju w kolejności chronologicznej.

Pamiętaj, aby połączyć obszar roboczy PandaDoc z kontem HubSpot. Aby uzyskać więcej informacji, przejdź tutaj.

Możesz utworzyć pokój z poziomu HubSpot. Otwórz ofertę, firmę lub podmiot kontaktowy, a następnie znajdź sekcję Pokoje PandaDoc w prawym panelu. W tej sekcji wybierz opcję Utwórz pokój.

Możesz również połączyć i odłączyć pokój od oferty HubSpot za pomocą prawego suwaka.