Automatiseringen

Avatar
Marya Maksimchuk
  • Bijgewerkt

Opmerking:

Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.

Opmerking:

Deze functie is in gesloten beta.

Waarschuwing:

Als je deelnam aan een eerder uitgebrachte beta-versie van deze functie, moet je je automatiseringen opnieuw instellen.

Met automatiseringen bespaar je tijd en automatiseer je taken wanneer de status van een document verandert in "Verzonden" of "Voltooid."

Automatiseringen zijn gebaseerd op sjablonen — dus, zodra je een automatisering instelt binnen je sjabloon, erven alle nieuwe documenten die vanuit deze sjabloon worden aangemaakt de instelling.

Opmerking:

Als je een sjabloon dupliceert, zal je automatiseringsinstelling niet worden uitgebreid naar de gedupliceerde versie.

Sla over en ga naar:

Een automatisering instellen

Opmerking:

Automatiseringen werken niet in een formulier dat is aangemaakt vanuit een sjabloon waarin de automatisering al is ingesteld.

Om te beginnen, open je een sjabloon waarvoor je een automatisering wilt instellen en selecteer je Automatiseringen bovenaan de pagina.

mceclip0.png

Opmerking:

Gebruikers met een rol als Lid kunnen geen automatiseringen instellen.

Selecteer vervolgens + Automatiseringen instellen

mceclip17.png

Acties die momenteel beschikbaar zijn:

  • Opportunitystadium van Microsoft Dynamics wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
  • Opportunitystadium van Salesforce wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
  • Dealstadium met Hubspot wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
  • Een document verplaatsen naar cloudopslag (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox en Box)
  • Een document verplaatsen naar een PandaDoc-map
  • Een document verplaatsen naar Notities en Bijlagen in Salesforce-opportunities
  • Een document naar bijlagen in Hubspot-deals verplaatsen
  • Een document verplaatsen naar details in Microsoft Dynamics-offertes

mceclip0.png

Automatiseringen hebben geen invloed op je eigen integratie-instellingen.

Waarschuwing:

Mogelijk moet je de instelling "Cookies van derden blokkeren" in je browser uitschakelen om de automatiseringen te laten werken. 

Offertestadium van Microsoft Dynamics wijzigen wanneer documentstatus wordt bijgewerkt

Opmerking:

Voordat je automatiseringen gebruikt, zorg dat je het laatste Microsoft Dynamics-integratiepakket hebt.
  1. Selecteer de optie "Wanneer de documentstatus is gewijzigd, wijzig dan het offertestadium in Microsoft Dynamics"
  2. Selecteer de triggerstatus voor PandaDoc-documenten gemaakt vanuit Microsoft Dynamics — je kunt kiezen tussen "Afgewezen" en "Voltooid"
  3. Selecteer Verbinden om de verbinding tussen Microsoft Dynamics en PandaDoc te authoriseren via Workato
  4. Selecteer het offertestadium in het dropdownmenu — je kunt kiezen tussen "Gewonnen" en "Verloren"
  5. Selecteer Bewaren
mceclip0.pngmceclip6.png

Zodra de status van een PandaDoc-document dat op basis van deze sjabloon is gemaakt, wordt gewijzigd in "Voltooid" of "Afgewezen", zal het offertestadium automatisch overgaan naar "Gewonnen" of "Verloren" (afhankelijk van je automatiseringsinstelling).

Opportunitystadium van Salesforce wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt

  1. Selecteer "Wanneer de documentstatus is gewijzigd, wijzig dan het opportunitystadium in Salesforce"
  2. Selecteer de triggerstatus voor alle PandaDoc-documenten die via Salesforce zijn aangemaakt — je kunt kiezen tussen "Afgewezen" en "Voltooid"
  3. Selecteer Verbinden om de verbinding tussen Salesforce en PandaDoc te authoriseren via Workato
  4. Selecteer het stadium van de opportunity in het dropdownmenu — je kunt kiezen tussen "Gesloten gewonnen" en "Gesloten verloren"
  5. Selecteer Bewaren
mceclip3.png mceclip2.png

Eenmaal ingesteld, zal elke keer dat het document dat je via een Salesforce opportunity met deze sjabloon maakt, wordt geweigerd of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstelling), het opportunitystadium automatisch overgaan naar "Gesloten gewonnen" of "Gesloten verloren".

Opportunitystadium van Microsoft Dynamics wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt

Opmerking:

Voordat je automatiseringen gebruikt, zorg dat je het laatste Microsoft Dynamics-integratiepakket hebt.
  1. Selecteer de optie "Wanneer de documentstatus is gewijzigd, wijzig dan het offertestadium in Microsoft Dynamics"
  2. Selecteer de triggerstatus voor PandaDoc-documenten gemaakt vanuit Microsoft Dynamics — je kunt kiezen tussen "Verzonden" en "Voltooid"
  3. Selecteer Verbinden om de verbinding tussen Microsoft Dynamics en PandaDoc te authoriseren via Workato
  4. Selecteer het offertestadium in het dropdownmenu — je kunt kiezen tussen "Gewonnen" en "Geannuleerd"
mceclip5.pngmceclip1.png

Zodra een PandaDoc-document dat vanuit deze sjabloon via een opportunity is aangemaakt, is voltooid of geweigerd, wordt het opportunitystadium automatisch verplaatst naar "Gewonnen" of "Verloren" (afhankelijk van je automatiseringsinstelling.

Dealstadium met Hubspot wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt

  1. Selecteer "Als de documentstatus is gewijzigd, wijzig dan de dealstadium op HubSpot"
  2. Selecteer de trigger status voor PandaDoc-documenten gemaakt vanuit via HubSpot — je kunt kiezen tussen "Afgewezen" en "Voltooid"
  3. Selecteer Verbinden om de verbinding tussen HubSpot en PandaDoc te authoriseren via Workato
  4. Selecteer het stadium van de deal in het dropdownmenu — je kunt kiezen tussen "Gesloten gewonnen" en "Gesloten verloren"
  5. Selecteer Bewaren
mceclip7.pngmceclip8.png

Elke keer dat het document dat je maakt via een HubSpot-deal met behulp van deze sjabloon wordt voltooid of geweigerd, verandert het dealstadium automatisch in "Gesloten gewonnen" of "Gesloten verloren" (afhankelijk van je automatiseringsinstelling).

Voltooide pdf-bestanden opslaan in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox en Box

Je kunt voltooide pdf's eenvoudig opslaan in je Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox of Box met bijgevoegde documenten door gebruik te maken van het veld verzamel bestanden.

  1. Selecteer "Verzonden" of "Voltooid" in het keuzemenu Documentstatus (wij stellen voor hier de status "Voltooid" te selecteren om er zeker van te zijn dat alleen definitieve documenten met een handtekeningcertificaat worden bijgevoegd
  2. Selecteer Autoriseren Verbinden om je Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox of Box account te koppelen aan je PandaDoc-account.
  3. Vink het vakje "Verzamel bestanden uploaden" aan om ook die documenten bij te voegen
  4. Selecteer Automatiseren bewaren

Opmerking:

Wij raden aan de naam van het document te wijzigen voordat je het verstuurt, zodat de versie die in de map voor cloudopslag wordt aangemaakt een unieke naam heeft.
mceclip1.pngmceclip2.pngmceclip3.pngmceclip4.pngmceclip5.png

Telkens wanneer een document dat vanuit deze sjabloon is gegenereerd, wordt verzonden of voltooid (zelfs als de status handmatig wordt gewijzigd), wordt een nieuwe map met een pdf en geüploade bestanden (indien aanwezig) aangemaakt in je Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox of Box-account. De map zal de naam van het document overnemen.

mceclip6.png

Verzonden of voltooide documenten naar een geselecteerde PandaDoc-map verplaatsen

  1. Selecteer "Een document verplaatsen naar een PandaDoc-map"
  2. Selecteer "Verzonden" of "Voltooid" in het keuzemenu Documentstatus
  3. Kies Map selecteren, kies dan een van de bestaande mappen of maak een nieuwe aan
  4. Selecteer Bewaren
2022-09-02_13-35-15.pngmceclip7.pngmceclip8.png

Telkens wanneer een document dat vanuit dit sjabloon is gegenereerd, wordt voltooid, wordt het automatisch verplaatst naar de geselecteerde map.

Een document naar bijlagen in Hubspot-deals verplaatsen

  1. Selecteer "Wanneer PandaDoc document status veranderd Dan pdf toevoegen aan Hubspot"
  2. Selecteer de triggerstatus voor alle PandaDoc-documenten die via Hubspot zijn aangemaakt — je kunt kiezen tussen "Verstuurd" en "Voltooid"
  3. Verbinding autoriseren tussen Hubspot en PandaDoc via Workato
  4. Selecteer Bewaren
mceclip13.pngmceclip9.png mceclip10.png

Elke keer dat het document dat je maakt via een HubSpot-deal met behulp van deze sjabloon wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstelling), wordt het automatisch aan de deal gekoppeld.

mceclip11.png

Een document naar Bijlagen en Notities in Salesforce Opportunities verplaatsen

  1. Selecteer "Wanneer PandaDoc-documentstatus is gewijzigd, voeg dan pdf toe aan Salesforce"
  2. Selecteer de triggerstatus voor alle PandaDoc-documenten die via Salesforce zijn aangemaakt — je kunt kiezen tussen "Verstuurd" en "Voltooid"
  3. Verbinding autoriseren tussen Salesforce en PandaDoc via Workato. Opmerking: niets invullen in het geavanceerde gedeelte in het machtigingsvenster.
  4. Selecteer Bewaren
mceclip12.png2022-09-02_12-37-47.png2022-09-02_12-38-17.png2022-09-02_12-38-32.png2022-09-02_12-38-45.png

Eenmaal ingesteld, wordt het document dat je via een Salesforce-opportunity met behulp van deze sjabloon maakt, elke keer dat het wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstelling), automatisch gekoppeld aan notities en bijlagen in je opportunities.

2022-09-02_12-42-41.png

Een document naar tabblad details in Microsoft Dynamics-offerte verplaatsen

  1. Selecteer "Wanneer PandaDoc documentstatus is veranderd Dan pdf toevoegen aan MS Dynamics"
  2. Selecteer de triggerstatus voor alle PandaDoc-documenten die zijn gemaakt vanuit Microsoft Dynamics — je kunt kiezen tussen "Verzonden" en "Voltooid"
  3. Verbinding autoriseren tussen MS Dynamics en PandaDoc via Workato
  4. Selecteer Bewaren
  5. Maak een document met dit sjabloon in een Microsoft Dynamics offerte-object, en verstuur het dan
  6. Open binnen PandaDoc het aangemaakte document en selecteer Apps in het rechterpaneel
  7. Zoek Microsoft Dynamics, selecteer vervolgens Link en dan de offerte waarvan je dit document hebt gemaakt
mceclip14.pngmceclip15.pngmceclip17.png2022-09-02_13-12-24.png2022-09-02_13-13-10.png2022-09-02_13-18-37.png

Zodra je de automatisering instelt en het document dat je via de offerte hebt aangemaakt koppelt aan het object in PandaDoc, wordt de pdf aan de details gekoppeld zodra deze is verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstelling).

mceclip16.png

Automatiseringen uitschakelen

Je kunt je automatiseringen op elk moment uitschakelen of verwijderen. Om dit te doen, selecteer Automatiseringen bovenaan de pagina, en schakel de schakelaar onder elke automatisering uit.

Als alternatief kun je de ellipsen (drie verticale stippen) aan de rechterkant selecteren en selecteer vervolgens Verwijderen.

mceclip15.png

Verwante artikelen