Documenten delen met collaborators
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Beschikbaarheid: Essentials-, Business- en Enterprise-abonnementen
Het delen van een document is een ideale manier om probleemloos samen te werken met teamleden uit andere werkruimtes of die minder rechten hebben - of zelfs met collega's die geen PandaDoc-licentie hebben.
Opmerking:
Je kunt gebruikers in elke status uitnodigen om samen te werken aan documenten. Je kunt maximaal 20 collaborators toevoegen aan je account.Ga naar:
Externe collaborators uitnodigen
Deze functie is vooral handig als je iemand buiten je PandaDoc-account wilt uitnodigen om je document te bekijken en verbeteringen voor te stellen - allemaal zonder een licentie aan te schaffen of ze toegang te geven tot andere documenten in dezelfde werkruimte.
Opmerking:
Elke gebruiker met eenLid-, Manager- of Beheerderrol met toestemming om documenten te bekijken die door andere gebruikers zijn gemaakt, kan collaborators uitnodigen.Gastgebruikers in een Collaboratorsrol kunnen:
- Documenten die met hen zijn gedeeld openen, bekijken en becommentariëren
- Naar de inbox gaan en in Instellingen > Persoonlijke info hun persoonlijke informatie toevoegen aan het account
- Bewerkingen voorstellen in ontwerpdocumenten
Om iemand uit te nodigen die geen deel uitmaakt van je team, volg je deze stappen:
- Open het document, selecteer Uitnodigen en kies Collaborator in de vervolgkeuzelijst
- Voer vervolgens, zodra het pop-upvenster verschijnt, het e-mailadres in en selecteer Tab of Enter.
- Selecteer tot slot Uitnodiging verzenden.
Externe gebruikers kunnen ook toegang vragen tot een document als je ze een link stuurt. Een Beheerder ontvangt een e-mailnotificatie en kan toegang verlenen.
Zodra je Uitnodiging verzenden selecteert, wordt de gebruiker toegevoegd aan de lijst met collaborators waar je hun rechten kunt wijzigen.
Standaard wordt je externe collaborator voor het document uitgenodigd met het machtigingsniveau 'Bekijken en becommentariëren'. Hij of zij heeft in de werkruimte de Collaboratorsrol en een Gastlicentie.
Input van een collaborator:
Opmerking:
Als je wilt dat je externe collaborator bewerkingsmogelijkheden heeft, heb je een Standaard licentie nodig. Als je hun rechten alleen in een document verandert in 'Kan bewerken', hebben ze nog steeds de rol van Collaborator zonder toegang tot sjablonen en documenten die door andere gebruikers zijn gemaakt. Je kunt hunrol enlicentie eenvoudig aanpassen in Teamisntellingen.Waarschuwing:
Als je account geen ongebruikte licentie heeft, worden extra kosten in rekening gebracht.Zodra je Uitnodiging verzenden hebt geselecteerd, ontvangt je externe collaborator een e-mail met een link naar het document. Met deze link kunnen ze met een Gastlicentie eenvoudig lid worden van je werkruimte en het document bekijken zodra ze hun eigen gastprofiel hebben aangemaakt.
Opmerking:
Om een gebruiker af te schalen naar de Gastlicentie, verwijder je eerst de gebruiker onderTeam en licentiesen nodig je deze opnieuw uit op documentniveau door te klikken opUitnodigen.Interne collaborators uitnodigen
Je kunt elke gebruiker in je account toegang geven tot een specifiek document - ongeacht hun werkruimte of rol.
Er zijn twee soorten rechten voor collaborators op een document:
- Kan bekijken en becommentariëren
- Kan bewerken
Volg deze stappen om een document met je collega's te delen:
- Open het document, selecteer Uitnodigen bovenaan de pagina en vervolgens Collaborator in de vervolgkeuzelijst
- Selecteer in het pop-upvenster je collega's in de vervolgkeuzelijst of typ hun namen om de lijst te filteren
- Zodra alle collaborators zijn toegevoegd, selecteer je Uitnodiging verzenden.
Zodra je Uitnodiging verzenden hebt geselecteerd, kun je hun rechten wijzigen in 'Kan bekijken en becommentariëren' of 'Kan bewerken' en je collaborators zullen elk een e-mail ontvangen met een link naar het document.
Als je collaborators van een andere werkruimte uitnodigt, worden ze toegevoegd aan het document met 'Kan bekijken en becommentariëren' als standaardrechten en krijgen ze een Collaboratorsrol in hun nieuwe werkruimte.
Opmerking:
Het uitnodigen van collaborators uit andere werkruimtes brengt geen extra kosten met zich mee, omdat zij al een licentie op jouw account hebben.Als je gebruikers uitnodigt van de werkruimte waar het document bij hoort, zullen hun rechten overeenkomen met hun accountrol. Als een collega bijvoorbeeld de rol Beheerder of Manager heeft, krijgt hij standaard 'Kan bewerken' als recht. De standaard rechten voor een Lid zijn 'Kan bekijken en becommentariëren'. (Klik hier voor meer informatie over accountrollen).
Nadat je collaborators hebt uitgenodigd, kun je hun rechten op elk moment wijzigen.
Waarschuwing:
Wijzigingen in rechten worden pas toegepast als de collaborator de pagina vernieuwt.Collaborators kunnen de documenten waarvoor ze zijn uitgenodigd vinden in de map 'Met mij gedeeld' in het tabblad Documenten.
Als je de rol van een bestaande gebruiker wilt wijzigen in Collaborator, kun je dit doen in Teaminstellingen of het Beheerderspaneel. Als de rol van een gebruiker op deze manier is gewijzigd, heeft hij of zij geen toegang meer tot Dashboard, Contacten, Contentbibliotheek, Sjablonen, Formulieren en Documenten. Ze hebben nog wel toegang tot documenten die ze hebben gemaakt en documenten die met hen zijn gedeeld.
Leer hier hoe je documentmappen kunt delen met collaborators.
Een collaborator verwijderen
Om een collaborator te verwijderen, selecteer je je naam in de linkerbenedenhoek en ga je naar Team en licenties. Ga met de muis over een gebruiker en selecteer helemaal rechts drie verticale ellipsen en kies dan Gebruiker verwijderen uit de vervolgkeuzelijst. Als deze persoon lid is van meerdere werkruimtes, kun je hem of haar in één keer uit alle werkruimtes verwijderen. Vink hiervoor de optie 'Verwijderen uit alle werkruimtes' aan. Op deze manier wordt de collaborator automatisch verwijderd uit alle documenten die met hem of haar zijn gedeeld en heeft hij of zij geen toegang meer tot het account.