Formulieren maken

Beschikbaarheid: Business*, Enterprise*

* 250 documenten per jaar per account zijn inbegrepen. U kunt extra formulieren kopen voor € 2 per document.

In dit artikel bespreken we wat er komt kijken bij het maken van een formulier, inclusief het toewijzen van rollen en het bouwen van het formulier zelf.

Bekijk een kort video-overzicht over Formulieren.

Formulieren inschakelen

Voordat u een formulier maakt, is het belangrijk dat deze functionaliteit is ingeschakeld in de Store met invoegtoepassingen. Houd er rekening mee dat alleen de accounteigenaar invoegtoepassingen kan inschakelen in de Store met invoegtoepassingen.

Om de invoegtoepassing Formulieren in te schakelen, zorgt u er eerst voor dat u ingelogd bent op uw PandaDoc-account. Volg vervolgens deze koppeling https://app.pandadoc.com/a/#/addon-store/eforms en klik op Toevoegen aan PandaDoc in het pop-upvenster. Meer hoeft u niet te doen!

Als u Formulieren beschikbaar wilt maken in meerdere werkruimtes, gaat u eerst naar Instellingen. Van daaruit kunt u de invoegtoepassing in elke willekeurige werkruimte inschakelen door het vakje naast de naam van elke werkruimte aan te vinken, en vervolgens te klikken op Wijzigingen opslaan.

Vernieuw de pagina en u zou nu de sectie Formulieren in het linkerpaneel moeten kunnen zien.

Uw formulier starten

Navigeer eerst naar het onderdeel Formulieren in het linkerpaneel; klik vervolgens op de groene knop Formulier maken in de rechterbovenhoek van het scherm. U kunt nu een sjabloon selecteren uit uw bestaande sjablonen. Als u een formulier vanaf het begin wilt maken, maakt u een sjabloon of uploadt u uw bestand als een sjabloon. Zodra u dit heeft gedaan, kunt u een formulier maken vanuit dit sjabloon.

Ontvangers/rollen aan uw formulier toevoegen

Zordra u uw nieuwe formulier opent, dient u eerst de primaire ontvanger en (indien nodig) de secundaire ontvanger op te geven.

• Een primaire ontvanger is de persoon die het ondertekeningsproces moet beginnen. Een formulier kan maar één primaire ontvanger hebben. U moet de rol van primaire ontvanger op uw formulier vermelden.
• Een secundaire ontvanger is de medeondertekenaar van het formulier. Ze starten het ondertekeningsproces niet en worden meestal benoemd door de primaire ontvanger. De secundaire ontvanger is een optionele rol.

Stel dat u een formulier heeft gemaakt voor verlofaanvragen. De primaire ontvanger is de werknemer die verlof aanvraagt, terwijl de secundaire ontvanger de manager is die het verzoek moet medeondertekenen, zodat het kan worden verwerkt door iemand van Personeelszaken. De primaire ontvanger (werknemer) voert de naam en het e-mailadres van de secundaire ontvanger (manager) in voordat hij het formulier ondertekent, zodat de manager het formulier ter ondertekening ontvangt.

Als het sjabloon waarmee u het formulier heeft gemaakt rollen bevat, worden die in uw formulier geïmporteerd. De eerste rol in het sjabloon wordt de primaire ontvanger in het formulier.

Volg deze koppeling voor instructies over hoe u een personeelswerkrooster maakt met Forms.

Ondertekeningsvolgorde

Als u meerdere secundaire ontvangers heeft, kunt u voor hen een ondertekeningsvolgorde instellen. Deze functie zorgt ervoor dat het formulier, zodra het is ondertekend door de primaire ontvanger, wordt verzonden naar de eerste secundaire ontvanger in de ondertekeningsvolgordelijst. En zodra deze persoon heeft getekend, wordt het formulier naar de volgende ontvanger in de lijst gestuurd.

Laten we teruggaan naar ons voorbeeld van verlofaanvragen. De medewerker personeelszaken mag het formulier pas ontvangen nadat het is ondertekend door zowel de werknemer als de manager van de werknemer. In dit geval heeft u de werknemer als de primaire ontvanger ingesteld, terwijl de manager en medewerker personeelszaken secundaire ontvangers zijn.

U kunt vervolgens de ondertekeningsvolgorde inschakelen, om ervoor te zorgen dat de rol van de manager als eerste wordt vermeld. Nadat de werknemer het formulier heeft ingevuld en ondertekend, wordt het document naar de manager gestuurd. Pas wanneer de manager het document heeft ondertekend, wordt het naar de medewerker personeelszaken gestuurd.

Een persoon vooraf een rol toewijzen

Als een bepaalde persoon alle documenten moet ondertekenen die met uw formulier worden gemaakt, kunt u aan hen vooraf een specifieke formulierrol toewijzen. Klik op de naam van de rol en voer het e-mailadres van de ondertekenaar in bij Persoon vooraf toewijzen.

Hier is een handig voorbeeld dat opnieuw gebruik maakt van verlofaanvragen. Het is waarschijnlijk dat dezelfde medewerker personeelszaken alle verlofaanvragen verwerkt, dus u kunt deze persoon vooraf de PZ-rol toewijzen. Wanneer de werknemer het betreffende aanvraagformulier invult, hoeft alleen de manager nog te worden vermeld. De medewerker personeelszaken ontvangt het formulier automatisch, omdat deze specifieke rol vooraf is toegewezen.

Rolvariabelen gebruiken om contactinformatie van een ondertekenaar toe te voegen

Rolvariabelen zijn een gemakkelijke manier om contactgegevens van een ondertekenaar automatisch in te vullen op uw formulier. Een rolvariabele zal aan het begin altijd de naam van de rol bevatten en zal worden vermeld onder de rol in de variabelensectie.

Klik op een variabele om deze te kopiëren en toe te voegen aan uw formulier. Om een variabele toe te voegen aan geuploade inhoud, voegt u eerst een tekstblok toe en vervolgens de variabele.

Wanneer de ondertekenaar het formulier opent, voert deze de gevraagde contactgegevens in — die vervolgens automatisch worden ingevuld in de variabelen op het formulier.

Autonummering in uw formulier instellen

Met automatische nummering kunt u een volgorde en nummer toekennen aan elk nieuw document dat u met uw formulier aanmaakt.

Autonummering in sjablonen en formulieren toepassen

Om automatische nummering op uw formulier toe te passen, begint u met het toevoegen van een volgorde. Selecteer Instellingen en blader vervolgens naar Document-autonummering. Selecteer Volgorde toevoegen om een startnummer en nieuwe volgorde toe te voegen. Als u klaar bent, selecteert u Toevoegen.

Nadat u uw reeks hebt ingesteld, kunt u deze toepassen in het sjabloon die u gaat gebruiken of rechtstreeks in uw formulier. Formulieren die zijn gemaakt op basis van een sjabloon met een reeks, nemen die reeks over.

Om een volgorde op uw sjabloon toe te passen, selecteert u het contextmenu rechtsboven en vervolgens Sjabloondetails in de vervolgkeuzelijst. Scroll naar beneden naar Sjabloon voor reeks en selecteer het tandwielpictogram. Selecteer de reeks die u zojuist hebt gemaakt, of maak een nieuwe reeks. Selecteer tenslotte Toepassen.

Om een reeks toe te passen op uw formulier, selecteert u het contextmenu rechtsboven en vervolgens Documentreeks.

Reeksvariabelen gebruiken om reeksnummers in te vullen

Zodra het bovenstaande is geconfigureerd, kunt u een reeksvariabele toevoegen aan uw sjabloon of formulier. Hiermee wordt het nummer in elk document dat op basis van het sjabloon of het formulier wordt aangemaakt, automatisch ingevuld.

Om een reeksvariabele toe te passen, opent u een sjabloon of formulier en gaat u naar het tabblad Variabelen. Scroll naar beneden. Kopieer [Document.SeqNumber] onder Systeem en plak het in een blok in uw sjabloon of formulier.

De reeksvariabele wordt automatisch ingevuld zodra uw formulier is gepubliceerd en de ontvangers het bekijken.

Uw formulier bouwen

Wanneer u een formulier maakt op basis van een bestaand sjabloon, wordt de inhoud van het sjabloon automatisch geïmporteerd in uw nieuwe formulier. Beter nog, u kunt uw formulier verder aanpassen door inhoudsblokken en velden toe te voegen, zoals u normaal doet met sjablonen.

U kunt ook een interactieve prijstabel instellen, zoals in uw gewone documenten en sjablonen.

Voeg een veld Bestanden verzamelen toe, zodat uw ontvangers gemakkelijk bestanden kunnen uploaden in uw formulier.

U kunt ook inhoud toevoegen vanuit uw content-bibliotheek. Maar u kunt geen formulierpagina's en inhoudsblokken opslaan in uw content-bibliotheek.

En tenslotte kunt u zelfs het ontwerp van uw formulier wijzigen.

Een titel aan veld-ID toevoegen

Om de gegevens die uw ontvangers opnemen gemakkelijk terug te vinden en te bewerken, kunt u een titel toevoegen aan de veld-ID voor welke tekst, selectievak of vervolgkeuzeveld dan ook.

De waarde die aan de veld-ID is toegevoegd, is terug te vinden in de koptekst van de kolommen van het gedownloade CSV-bestand met formulierreacties. In de koptekst van de kolom wordt de waarde toegevoegd na de rol en het veldtype in de volgende opmaak: Rol_Naam.Veld_Type.Veld_ID_waarde.

Om een waarde aan een veld-ID toe te voegen, selecteert u eerst een veld in uw sjabloon of formulier en vervolgens Eigenschappen in het zwevende paneel van het veld. Voer ten slotte een titel in onder veld-ID aan de rechterkant.

Uw formulier publiceren/depubliceren

Als u klaar bent om handtekeningen te verzamelen met uw nieuwe formulier, klikt u op Code ophalen. U kunt dan ofwel de code kopiëren om het formulier aan uw website toe te voegen, of een directe koppeling naar het formulier gebruiken.

Klik vervolgens op Publicerenals u klaar bent om handtekeningen via uw formulier te accepteren. Dit maakt het formulier voor anderen beschikbaar om in te vullen. Als u het formulier aan uw website toevoegt zonder het te publiceren, kunnen anderen het niet invullen.

Om wijzigingen aan te brengen in uw formulier, moet u het eerst depubliceren. Wanneer een formulier is uitgeschakeld/gedepubliceerd, is dit wat uw klant te zien krijgt (mits u de code niet van uw website heeft verwijderd).

Als u klaar bent met bewerken, klikt u op Publiceren. U hoeft geen nieuwe code te genereren — die blijft hetzelfde.

Uw formulieren bekijken en beheren

U kunt uw formulieren bekijken door naar de sectie Formulieren van de applicatie te gaan.

Er zijn drie statusniveaus voor uw formulieren: Concept, Actief, Uitgeschakeld.

Concept: het formulier is aangemaakt, maar moet nog gepubliceerd worden.

Actief: het formulier is aangemaakt en gepubliceerd. (Houd er rekening mee dat dit niet betekent dat het aan uw website is toegevoegd —, maar het kan worden ingevuld.)

Uitgeschakeld: het formulier is niet gepubliceerd en kan niet meer worden ingevuld.

Om een CSV met reacties van een formulier te verwijderen, dupliceren, hernoemen of te downloaden, klikt u op de verticale ellipsen rechts van de formuliernaam en selecteert u vervolgens een actie uit het vervolgkeuzemenu.

U kunt ook meerdere formulieren tegelijk verwijderen of dupliceren. Vink links van een formuliernaam zoveel vakjes aan als u wilt en selecteer vervolgens een actie in de rechterbovenhoek.

Het volgende artikel gaat dieper in op het publiceren en bewerken van formulieren. Lees verder als u meer wilt weten!