Documenten in bulk verzenden
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Waarschuwing:
PandaDoc behoudt zich het recht voor om deze functie tijdelijk op te schorten als we onredelijk gebruik constateren, omdat dit van invloed is op de leverbaarheid voor al onze PandaDoc-gebruikers.Zie hieronder hoe u één document naar meerdere ontvangers kunt sturen. Elke ontvanger ontvangt een uniek exemplaar om in te vullen of te bekijken.
Beschikbaarheid: Business, Enterprise + een volumepakket tegen een extra vergoeding
Deze functie is standaard niet beschikbaar, neem contact op met ons ondersteuningsteam via support@pandadoc.com om het te activeren.
Bekijk een overzichtsvideo:
U heeft nodig:
- Een sjabloon met minstens één rol
- Een CSV-bestand met gegevens van uw ontvangers. Let op, u kunt maximaal 1000 documenten per uur verzenden en u kunt niet hetzelfde e-mailadres gebruiken voor verschillende ontvangers.
- Activeer 'Bulkverzending' in de Add-On Store. (Dit moet de accounthouder doen.)
Opmerking:
Deze functie heeft een limiet van maximaal 1000 e-mails per uur.Een sjabloon kiezen
Klik in het dashboard op 'Nieuw' en kies 'Bulkverzending'.
Kies een sjabloon uit de lijst. Merk op dat alle velden moeten worden toegewezen aan rollen.
We gaan een sjabloon gebruiken met één rol: Werknemer.
Sjabloonvariabelen bekijken, een CSV-bestand maken om de gegevens van uw ontvangers te uploaden
Controleer eerst de variabelen die kunnen worden ingevuld met gegevens van uw ontvangers.
Alle standaard rolvariabelen worden weergegeven in elk rolvervolgkeuzemenu. We zullen het vervolgkeuzemenu Werknemer uitklappen om alle standaard variabelen zichtbaar te maken.
Aangepaste variabelen (als die er zijn) verschijnen in een apart vervolgkeuzemenu.
Maak een CSV-bestand met gegevens van uw ontvangers.
PandaDoc genereert een blanco CSV-bestand gebaseerd op het sjabloon dat u gebruikt. Download dit CSV-bestand en vul het in met de gegevens van uw ontvangers.
Naast variabelen, zal dit CSV-bestand het volgende bevatten:
- Document titel – u kunt de documentnaam voor elke ontvanger aanpassen.
- E-mailbericht – u kunt e-mailberichten voor individuele ontvangers aanpassen.
Als u al een CSV-bestand heeft dat u wilt aanpassen en uploaden, klikt u hier voor de vereisten
- Het bestand moet worden geformatteerd als een door komma's gescheiden bestand (CSV)
- De eerste rij in het bestand moet aangeven welke variabelen u gaat invullen in documenten. De variabele E-mail is verplicht en moet in het bestand worden ingevuld. De andere variabelen/kolommen zijn optioneel. Variabelen worden zonder vierkante haken ingeplakt. Zie het voorbeeld hieronder:
- CSV kan niet meer dan 1000 ontvangers bevatten.
Uw CSV-bestand uploaden
Nu bent u klaar om uw CSV-bestand te uploaden. U kunt slepen en neerzetten of kiezen vanaf uw apparaat, of importeren vanaf Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive.
Waarschuwingen en fouten bekijken
Nadat het CSV-bestand is verwerkt, zal PandaDoc u fouten en lege plekken tonen die het gevonden heeft.
Fouten (in rood gemarkeerd): ontbrekende of ongeldige e-mailadressen. U kunt niet doorgaan als er fouten zijn, daarom moet u de nodige wijzigingen in het bestand aanbrengen en het opnieuw uploaden.
Waarschuwingen (in geel gemarkeerd): niet ingevulde variabelen U kunt doorgaan met verzenden met waarschuwingen, de niet ingevulde variabelen zullen als blanco worden weergegeven op de verzonden documenten.
Uw documenten verzenden
Zodra u klaar bent om uw documenten te verzenden, klikt u op 'Doorgaan'. Dit brengt u naar de laatste stap van het proces.
Hier kunt u bekijken hoeveel documenten zullen worden verzonden en een e-mailbericht toevoegen als u dat niet in uw CSV-bestand hebt opgegeven.
Wat gebeurt er na het verzenden?
Nadat u op verzenden heeft geklikt, zal PandaDoc een map aanmaken in uw documentensectie met de naam 'Sjabloonnaam - datum' met de naam van het sjabloon dat u heeft gekozen, en de datum waarop het is verzonden.
De map zal alle documenten bevatten die bulk verzonden zijn.
Wanneer alle documenten zijn verzonden, sturen we u een e-mail ter bevestiging.
