Documenten in bulk verzenden
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Waarschuwing:
PandaDoc behoudt zich het recht voor om deze functie tijdelijk op te schorten als we onredelijk gebruik constateren, omdat dit van invloed is op de leverbaarheid voor al onze PandaDoc-gebruikers.Lees hieronder hoe je één document naar meerdere ontvangers kunt sturen. Elke ontvanger ontvangt een uniek exemplaar om in te vullen of te bekijken.
Beschikbaarheid: Business Jaarplannen* en Enterprise Jaarplannen* + een volumepakket tegen een extra vergoeding. Deze functie is niet beschikbaar voor accounts tijdens de proefperiode.
* 250 documenten per jaar per account zijn inbegrepen.
Bekijk een overzichtsvideo:
Registreer je voor onze zelfstudiecursus over hoe je documenten in bulk verstuurt.
Wat je nodig hebt:
- Een sjabloon met minstens één rol
- Een CSV-bestand met de gegevens van je ontvangers. We raden aan om Google Spreadsheets te gebruiken om je CSV-bestand te maken en te downloaden.
- Schakel 'Bulkverzending' in op de Marktplaats. (Dit moet gedaan worden door de accounteigenaar).
Opmerking:
Je kunt maximaal 1000 documenten per uur versturen en je kunt niet hetzelfde e-mailadres voor verschillende ontvangers gebruiken.Klik hier voor een zelfstudiecursus over bulkverzending.
Een sjabloon kiezen
Ga naar de Documenten-app en selecteer het pijltje naast +Document, selecteer dan Bulkverzending in de keuzelijst.
Selecteer een sjabloon uit de lijst. Merk op dat alle velden aan rollen moeten worden toegewezen.
We gaan een sjabloon gebruiken met één rol: Klant.
Sjabloonvariabelen bekijken, een CSV-bestand maken om de gegevens van je ontvangers te uploaden
Bekijk eerst de variabelen die gevuld kunnen worden met de gegevens van je ontvangers.
Alle standaard rolvariabelen worden weergegeven in de rolkeuzelijst. We vouwen de keuzelijst Klant uit om alle standaardvariabelen te bekijken.
Aangepaste variabelen (als je die hebt) verschijnen in een aparte keuzelijst.
Maak een CSV-bestand met de gegevens van je ontvangers.
PandaDoc genereert een leeg CSV-bestand op basis van de sjabloon die je gebruikt. Download dit CSV-bestand en vul het in met de gegevens van je ontvangers.
Naast variabelen bevat dit CSV-bestand:
- De titel van het document - je kunt de naam van het document aanpassen voor elke ontvanger.
- E-mailbericht - je kunt e-mailberichten aanpassen voor individuele ontvangers.
Als je al een CSV-bestand hebt dat je wilt aanpassen en uploaden, breid dan uit voor de vereisten
- Het bestand moet worden opgemaakt als een CSV-bestand (comma-separated values).
-
De eerste rij in het bestand moet specificeren welke variabelen je gaat invullen in documenten. De variabele 'Email' is verplicht en moet worden ingevuld in het bestand; de andere variabelen/kolommen zijn optioneel. Variabelen worden zonder vierkante haken ingeplakt. Zie het voorbeeld hieronder:
- De CSV kan niet meer dan 1000 ontvangers bevatten.
Je CSV-bestand uploaden
Nu ben je klaar om je CSV-bestand te uploaden. Je kunt slepen en neerzetten of kiezen vanaf je apparaat; importeren vanuit Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive is ook mogelijk.
Waarschuwingen en fouten bekijken
Nadat het CSV-bestand is verwerkt, laat PandaDoc je de fouten en lege plekken zien die het heeft gevonden.
Fouten (rood gemarkeerd): Ontbrekende of ongeldige e-mailadressen. Je kunt niet doorgaan met fouten, daarom moet je de nodige wijzigingen aanbrengen in het bestand en het opnieuw uploaden.
Waarschuwingen (geel gemarkeerd): Niet-ingevulde variabelen. Je kunt doorgaan met verzenden met waarschuwingen, de niet-ingevulde variabelen worden als spaties weergegeven op de verzonden documenten.
Je documenten versturen
Als je klaar bent om je documenten te versturen, klik je op Toch doorgaan. Dit brengt je naar de laatste stap van het proces.
Hier kun je bekijken hoeveel documenten er worden verzonden en een e-mailbericht toevoegen als je dat niet hebt opgegeven in je CSV-bestand.
Wat er gebeurt na het verzenden
Nadat je op Verzenden hebt geklikt, maakt PandaDoc een map aan in je documentensectie met de naam "Sjabloonnaam - Datum" - met de naam van de sjabloon die je hebt gekozen en de datum waarop je deze hebt verzonden.
De map bevat alle documenten die in deze bulk zijn verzonden.
Als alle documenten zijn verzonden, sturen we je een bevestigings-e-mail.
Vereisten en functionele beperkingen
- Je kunt maximaal 1000 documenten per uur versturen.
- Een sjabloon, die wordt gebruikt in bulkverzending, moet minstens één rol hebben.
- Alle velden moeten worden toegewezen aan rollen.
- Het bestand moet worden opgemaakt als een CSV-bestand (comma-separated values) en kan niet meer dan 1000 ontvangers bevatten.
- Hetzelfde e-mailadres kan niet voor verschillende ontvangers worden gebruikt.
- We raden aan om Google spreadsheets te gebruiken om je CSV-bestand te maken en te downloaden.
- De eerste rij in het CSV-bestand moet specificeren welke variabelen je gaat invullen in documenten.
- De variabele 'Email' is verplicht en moet worden ingevuld; de andere variabelen/kolommen zijn optioneel.