Documentstatus handmatig wijzigen

Het kan handig zijn om je PandaDoc documentstatus bij te werken om offline voltooiing of betaling van documenten weer te geven. Zo kun je al je ondertekende contracten op één plek bewaren.

Beschikbaarheid: alle plannen

Je kunt je document handmatig wijzigen in de status Voltooid, Verlopen, Afgewezen of Betaald.

Handmatige statuswijzigingsmatrix:

voltooid

Om je documenten juridisch bindend te maken, worden al onze ondertekende en door de ontvanger ingevulde documenten voorzien van een handtekeningcertificaat wanneer het document is afgerond. Als je een document handmatig wijzigt naar de status "Voltooid", wordt er geen handtekeningcertificaat gegenereerd.

Gebruikssituatie: Je stuurt een PandaDoc document en je ontvanger print, ondertekent, scant en stuurt het als e-mailbijlage naar je terug. De deal is gesloten, maar het document blijft in je PandaDoc dashboard hangen als "Verzonden" of "Bekeken". Wijzig de status handmatig om het document van "Bekeken" naar "Voltooid" te verplaatsen.

Verlopen

Als je een document hebt dat niet meer geldig is en geen handtekeningcertificaat nodig heeft, kun je het document handmatig laten verlopen.

Use Case: Je stuurt een PandaDoc document en de ontvangers ondertekenen het niet. Je wilt niet langer dat de ontvangers toegang hebben tot het document (de voorwaarden van de overeenkomst zijn verlopen, etc.) dus je wilt het document meteen laten verlopen.

Betaald

Als je een document hebt met een betaal app, en de klant heeft het document voltooid (ingevuld, ondertekend en afgerond), maar de betaling niet voltooid, dan zal de status van het document "Wachten op betaling" zijn. In het geval dat de klant met een alternatieve betaalmethode betaalt, kun je het document handmatig wijzigen in "Betaald".

Voorbeeld Use Case: ontvanger vult een document in met een betalingsveld, maar betaalt contant of per post, je kunt de handmatige statuswijziging gebruiken om de documentstatus te veranderen van "Wachten op betaling" naar "Betaald".

De status handmatig wijzigen

Als je de optie om de documentstatus handmatig te wijzigen niet ziet, vraag dan je Accountbeheerder om dit in te schakelen op de Marktplaats (te vinden in het linkerpaneel van je PandaDoc account).

1. Ga naar de documentenlijst
2. Beweeg de muis over het document uiterst rechts
3. Selecteer de verticale ellipsen
4. Selecteer Wijzig status in de vervolgkeuzelijst

Opties voor statuswijziging

Als je op Status wijzigen klikt, zie je de opties:

Status Van/Tot: verander de status van een document volgens de "statusmatrix" hierboven.

Privé notities: Geef "privé notities" over de handmatige statuswijziging.

Voeg een bestand toe: Voeg een bestand toe dat toegankelijk is voor de auteur en de ontvangers wanneer de handmatige wijziging is voltooid. Dit is handig als het document offline is ondertekend of betaald en je een ontvangstbewijs/ondertekende kopie per e-mail hebt ontvangen.

Meldingen: stuur een e-mail over de statuswijziging naar alle ontvangers.

Voorbeeld van een notificatie-e-mail

Als je de handmatige wijzigingen hebt ingesteld om je ontvangers op de hoogte te stellen, zie je hieronder een voorbeeld van deze e-mail.