Variabelen

Beschikbaarheid: Essentials-, Business- en Enterprise-abonnementen

Een variabele is een samenvoegveld dat is ontworpen om tijd te besparen door automatisch informatie in te vullen die vaak in uw documenten voorkomt. Het is een stuk tekst omgeven door vierkante haken, als volgt:

De variabele zal geen gele achtergrond hebben wanneer een ontvanger het document bekijkt, het verschijnt alleen op deze manier in de editor, zodat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen tekst en een variabele.

Belangrijke informatie over variabelen:

• U kunt variabelen toevoegen in zowel sjablonen als documenten
• Variabelen werken in drie prijstabelvelden: naam, beschrijving, kolom met platte tekst
• Variabelen werken alleen in de hoofdtekst van het document. Ze werken niet in de documentnaam, opgeslagen berichten of onderwerp/tekst van een e-mail.

Hoe voegt u variabelen toe aan uw sjabloon/document

1. Selecteer een tekstblok waar u uw variabele wilt plaatsen;
2. Open met een vierkante haak en kies de naam van een systeemvariabele uit het vervolgkeuzemenu of typ een naam en druk op Enter OF

1. Klik op 'Variabelen' aan de rechterkant, klik op het plusteken en voer een variabele naam in, druk op Enter;
2. De variabele zal verschijnen in de sectie Variabelen;
3. Klik op het pictogram Kopiëren om de variabelenaam te kopiëren en plak het waar nodig in uw sjabloon;

1. Om een variabele te vullen met actuele info, klikt u op een variabele in een sjabloon/document of opent u de variabelenlijst onder 'Variabelen' aan de rechterkant en voert u een waarde in;
2. De informatie wordt in het gehele sjabloon/document ingevuld via de gebruikte variabele.

Om een variabele te verwijderen, verwijdert u deze eerst in het document zelf. Klik vervolgens op Variabelen in het rechter paneel, klik op het vervolgkeuzemenu Niet gebruikt en zoek de variabele in de lijst. Beweeg de cursor erover en klik op het pictogram met de prullenbak om de variabele uit uw lijst met variabelen te verwijderen.

Soorten variabelen

Er zijn vier soorten variabelen:

• Rolvariabelen
• Systeemvariabelen
• Prijstabelvariabelen
• Aangepaste variabelen

Rolvariabelen

Deze variabelen vullen automatisch informatie over uw ontvanger in wanneer zij aan een rol worden toegewezen. Ze kunnen voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijf van de ontvanger bevatten, zolang deze informatie in PandaDoc Contacten bestaat. (Als uw ontvanger niet in uw PandaDoc Contacten voorkomt, kunt u deze toevoegen wanneer u het document aanmaakt).

1. Maak een sjabloonrol aan (dit kan alleen vanuit een sjabloon);
2. PandaDoc zal automatisch de standaard rolvariabelen maken: voornaam, achternaam, email, bedrijf, telefoon, titel en adres;
3. Klik op 'Variabelen' in de rechterbovenhoek, zoek de standaard rolvariabelen bij de rolnaam aan het begin, bijv. Klant.Voornaam;

1. Kopieer een variabele en plak deze waar nodig in het sjabloon;
2. Wanneer u een document aanmaakt op basis van deze sjabloon, wijst u ontvangers toe aan rollen en klikt u op 'Bewerken starten';
3. De rolvariabelen zijn al ingevuld bij het maken van het document.

Systeemvariabelen

Deze variabelen zijn voorgedefinieerd door PandaDoc. Ze vullen automatisch informatie in over uw document, specifiek voor dat individuele document en de inhoud ervan (zoals datum waarop het document is gemaakt, referentienummer, prijstabel totalen, enz.)

Prijstabelvariabelen

Met variabelen in de prijzentabel kunt u gegevens uit de voettekst van de prijzentabel gemakkelijk hergebruiken in uw sjabloon, document of formulier. Elke rij die u aan de voettekst van uw prijstabel toevoegt, verschijnt als variabele, zolang deze een waarde heeft.

Om de lijst met variabelen te openen, klikt u eerst op een prijzentabel in uw sjabloon, document of formulier. Klik vervolgens op Eigenschappen in het zwevende paneel en selecteer Variabelen aan de rechterkant. Klik ten slotte op het pictogram Kopiëren naast de naam van de variabele en plak de variabele in de inhoud van uw document.

U kunt de variabelen van de prijstabel ook vinden bij Variabelen in het tabblad aan de rechterkant.

Aangepaste variabelen

Deze variabelen dienen als plaatshouders voor alle informatie die u handmatig moet invullen bij het maken van een document. U kunt ze noemen zoals u wilt en ze zijn handig als de informatie niet in uw lijst met contacten voorkomt.

Bekijken hoe variabelen werken in een document: