Automatische vervaldatums

Beschikbaarheid: Free eSign*, Essentials *, Business, Enterprise

* Alleen Business- en Enterprise-klanten kunnen de vervaldatum veranderen. Voor de Essentials en Free eSign PandaDoc-abonnementen, is de vervaldatum ingesteld op 60 dagen en kan niet worden gewijzigd.

Automatische vervaldatums is een optie die uw documenten automatisch laat verlopen als het document na een bepaalde periode niet is voltooid. De status van deze documenten wordt 'Verlopen'.

U kunt de automatische vervaldatum van documenten wijzigen in de Add-on winkel. 

Wat u moet weten over automatische vervaldatums:

1. Automatische vervaldatum instellen en wijzigen met X dagen voor en na verzending van het document
2. Waarschuwingsbericht 1 dag voor de vervaldatum van het document aan/uit zetten voor en na verzending van het document
3. De waarschuwingsmelding is alleen beschikbaar voor ondertekenaars en wordt geregistreerd onder Activiteit Acties
4. Vervaldatum countdown verschijnt in 'Documenten' als het minder dan 5 dagen is
5. Zodra het document 'Verlopen' is, is het niet langer beschikbaar voor ontvangers
6. Wijzigingen in vervaldatuminstellingen bijgehouden onder contextmenu Documentinfo Vervaldatuminstellingen
7. Vervaldatum countdown wordt opnieuw gestart wanneer een document bewerkt en opnieuw verzonden
8. Het document vervalt X dagen nadat het is verzonden, d.w.z. als u het om 14.30 uur verzendt, vervalt het X dagen daarna om 14.30 uur

Automatische vervaldatum instellen voor alle sjablonen en documenten  

Ga naar Instellingen in de linkerbenedenhoek Instellingen Vervaldatuminstellingen. Uw opties zijn:

1. Stel '# dagen' en
2. 'Waarschuw 1 dag voor vervaldatum'.

Klik op 'Wijzigingen opslaan' zodra u klaar bent.

Automatische vervaldatum instellen voor sjablonen en documenten

U kunt automatische vervaldatum instellen op specifieke sjablonen zodat alle nieuwe documenten op basis van die sjablonen gemaakt, de vervaldatum overnemen.

Open een sjabloon, klik op het contextmenu in de rechterbovenhoek Vervaldatuminstellingen (of document/sjabloon details Vervaldatum). Uw opties zijn:

1. '# dagen' en
2. 'Waarschuwingsbericht' voor een ondertekenaar 1 dag voor document vervalt.

Automatische vervaldatum variabele

U kunt de vervaldatum op het document automatisch invullen met de vervaldatumvariabele. 

1. Open de variabelensectie in het rechterpaneel en scroll naar beneden om de Document.Vervaldatum te vinden. In een document zal het zijn vermeld onder Niet gebruikt. In een sjabloon zal het onder Systeem zijn vermeld.
2. Klik op de variabele om deze te kopiëren en toe te voegen aan het document.
3. De variabele wordt automatisch gevuld met de vervaldatum nadat u het document heeft verzonden.

Controleer de automatische vervaldatum instellingen voor het verzenden van een document

Nadat u op 'Verzenden' heeft geklikt en de naam van het document heeft gewijzigd, ziet u de popup 'Document verzenden'. Onderaan ziet u Vervaldatum-instellingen, klik erop om de instelling te controleren of te wijzigen.

Verlooptermijn op een verzonden document wijzigen 

Klik op het contextmenu rechtsboven Instellingen Vervaldatum (of Document/Sjabloon details Vervaldatum).

Melding van automatische vervaldatum

Zie hieronder een voorbeeld van een e-mailbericht dat uw ontvangers zullen ontvangen wanneer het document bijna is verlopen.

Verlopen documenten bekijken

4 dagen voor het verstrijken van het document, zal de documentstatus een rode cirkel eromheen hebben. Wanneer het document is vervallen, verschijnt het in uw documentenlijst onder de status 'Verlopen'.

Uw ontvanger zal geen toegang hebben tot het document, in plaats daarvan verschijnt dit bericht:

Documenten waarvan de geldigheidsduur binnen een week verstrijkt, worden vermeld in de lijst Vervallen binnenkort.

Om de 'verlopen' status te verwijderen, heeft u twee opties:

1. Verander het document terug in concept. Om dit te doen, open het document en klik op 'Bewerken'. Verander uw content (indien gewenst) en verstuur deze opnieuw naar uw ontvangers.
2. Wijzig de documentstatus in Voltooid met behulp van de functie Handmatig status wijzigen.