Ruimte
Beschikbaarheid: Business en Enterprise.
* Business gebruikers kunnen onbeperkt ruimte aanmaken, maar er maximaal drie publiceren.
Opmerking:
Deze functie bevindt zich momenteel in de early-access fase. Neem contact op met je Account Manager of Customer Success Manager voor informatie over het gebruik ervan.Met ruimte kun je een veilige samenwerkingsruimte creëren, een centraal punt voor het organiseren van bronnen, het delen van documenten en het samenwerken en onderhandelen met kopers.
Bekijk een overzichtsvideo:
Ga naar:
Ruimtebeheer
Hoe maak je een ruimtesjabloon
Je kunt een ruimte maken template om herhaaldelijk te gebruiken.
Om te beginnen selecteer je Ruimte in het rechterpaneel en vervolgens Templates > +Template linksboven.
Om de naam template van de ruimte te wijzigen, vervang je 'Nieuwe ruimte' in het linker paneel door de ruimtenaam die je wilt gebruiken.
Elke ruimte bestaat uit een huis en twee uitbreidingen:
- Home: het gebied waar ruimteleden binnenkomen wanneer ze lid worden van een ruimte. Leer hier hoe je het huis van een ruimte kunt aanpassen.
- Actieplan: een eenvoudige checklist om jou en je medewerkers door een deal te loodsen.
- Documenten en bestanden: De ruimte in je ruimte waar je bestanden, documenten en links veilig kunt organiseren en opslaan.
Opmerking:
Je kunt de namen van extensies en hun volgorde altijd wijzigen.Je kunt een van de standaardactie-items gebruiken in een template, of kies +Taak om een nieuwe toe te voegen. Lees hier meer over taken.
Selecteer Documenten en bestanden en voeg bestanden, PandaDoc templates, of links toe die je wilt opnemen in een ruimte template.
Om inhoud te verwijderen uit de ruimte template, ga je met de muis over een item en selecteer je de verticale ellips (drie puntjes) helemaal rechts en vervolgens Verwijder van template.
Hoe maak je een ruimte
Opmerking:
Elke gebruiker op je account kan ruimte maken. Elke account Lid kan ook bestaande ruimtes bekijken die door andere gebruikers zijn gemaakt, maar ze kunnen geen documenten bekijken tenzij ze een deelnemer zijn op document.Selecteer Ruimte in het linker navigatiepaneel, +Ruimte linksboven, dan een van je ruimte templates of +Blank om een ruimte helemaal opnieuw te maken.
Als alternatief selecteer je templates, klik je op de template die je hebt gemaakt en selecteer je vervolgens Gebruik deze template om een ruimte te maken.
Zodra je een ruimte hebt gemaakt, verschijnt er een nieuwe documentmap in je documentlijst. Alle documenten die je uploadt naar de ruimte worden automatisch naar deze map verplaatst.
Om de naam van een ruimte te wijzigen, selecteer je "Nieuwe ruimte" in de linkerbovenhoek, voeg je de naam toe die je wilt gebruiken en selecteer je 'Enter'.
Je kunt de ruimte een persoonlijk tintje geven door een afbeelding met logo te uploaden en een korte beschrijving toe te voegen die in de ruimte wordt weergegeven.
Hoe bouw je een ruimte om tot een ruimtesjabloon
Je kunt een ruimte gemakkelijk ombouwen tot een ruimte template voor toekomstig gebruik. Open gewoon een gepubliceerde of ongepubliceerde ruimte, selecteer de verticale ellips (drie puntjes) rechtsboven en selecteer Converteren naar template in het vervolgkeuzemenu.
Opmerking:
Gebruikers met een lid of aangepaste rol die geen rechten hebben om ruimte templates te maken, kunnen een ruimte niet omzetten naar een template.Nadat je Converteren naar template hebt geselecteerd, word je doorgestuurd naar de nieuw gemaakte template, die dezelfde naam krijgt als de oorspronkelijke ruimte.
Opmerking:
Documenten binnen een ruimte die vanaf nul zijn gemaakt, worden automatisch geconverteerd naar templates.Hoe publiceer je een ruimte
Nadat je alle benodigde inhoud hebt toegevoegd, selecteer je Publiceren rechtsboven om de ruimte met alle leden te delen.
Zodra je de actie hebt bevestigd door Publiceren te selecteren, ontvangen alle leden van de ruimte een e-mail met een link naar de ruimte. De status van de ruimte wordt gewijzigd in 'Gepubliceerd' en alle PandaDoc documenten in conceptstatus met toegangsniveau ingesteld op 'Alleen ondertekenaars' of 'Iedereen in de ruimte' worden automatisch verzonden naar hun respectievelijke ontvangers.
Een ruimte delen via een link
Tip:
Voordat je de ruimte deelt via een link, moet je ervoor zorgen dat de juiste inhoud is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle ruimteleden'.Zodra je je ruimte hebt gepubliceerd, kun je de link ernaar delen met ruimteleden via de messenger-app van je voorkeur of via sms.
Om de link naar de ruimte te krijgen, selecteer je Kopieer link rechtsboven, of selecteer je Leden linksonder > Kopieer link.
Als gebruikers de ruimte openen via de gedeelde link, komen ze in de voorbeeldmodus. In deze modus kunnen ze inhoud bekijken die is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle ruimteleden. Om een document te ondertekenen of toegang te krijgen tot afgeschermde inhoud, moeten gebruikers Aanmelden selecteren en hun toegang verifiëren via e-mail.
Een ruimte niet publiceren
Om een ruimte niet langer te delen met ruimteleden, open je een gepubliceerde ruimte en selecteer je Unpublish rechtsboven. Zodra je de ruimte niet meer publiceert, hebben de leden van de ruimte er geen toegang meer toe.
Een ruimte verwijderen
Waarschuwing:
Een verwijderde ruimte kan niet worden hersteld.Ga met je muis helemaal rechts over een ruimte en selecteer dan de verticale ellips (drie puntjes) > Verwijderen.
Om meerdere ruimte te verwijderen, selecteer je het gebied links van hun naam en selecteer je vervolgens Verwijderen rechtsboven.
Meldingen ruimte
Als ruimte-creator (eigenaar) ontvang je e-mailmeldingen over activiteiten in de ruimte. Deze meldingen omvatten het volgende:
- Lid opende de ruimte voor de eerste keer
- Het lid opende de ruimte elke volgende keer
- Lid heeft een item toegevoegd (bestand geüpload, document gemaakt, etc.)
- Lid nodigt een ander lid uit
- Alle ruimtedocumenten zijn ingevuld
- Item werd vooraf bekeken
- item is bekeken
- Item is gedownload
- Taak werd toegewezen
- Taak is voltooid
Je kunt ruimtemeldingen op elk gewenst moment beheren door "Ruimte" te selecteren in het linker navigatiepaneel en vervolgens het tandwielpictogram linksonder te selecteren. Haal vervolgens het vinkje weg bij de meldingen die je wilt in- of uitschakelen en kies tot slot Opslaan.
Contentbeheer
Opmerking:
Je kunt taken en inhoud aan je ruimte toevoegen en bewerken nadat je deze hebt gepubliceerd.Homepagina
Home is wat ruimteleden voor het eerst zien als ze een uitnodiging openen om lid te worden. Om het begin van je ruimte aan te passen, ga je eerst naar 'Begin' in het linker paneel. Selecteer vervolgens Pagina bewerken en gebruik contentblokken zoals tekst, afbeelding, video en tabel om de pagina vorm te geven. Je kunt ook een welkomstbericht opnemen, instructies toevoegen en zelfs een video of afbeelding invoegen. Maak het huis van je ruimte uitnodigend en informatief voor alle leden.
Opmerking:
Als het begin van je ruimte leeg is en er geen blokken zijn, is het tabblad niet zichtbaar.Actieplan
Met een actieplan kun je je belanghebbenden vanuit één ruimte begeleiden bij complexe deals waarbij documentvoorbereiding, due diligence en tijdlijnbeheer een rol kunnen spelen.
Opmerking:
Als er geen taken zijn aangemaakt in de ruimte, is het tabblad Actie Plan niet zichtbaar voor leden.Een taak maken
Om een taak te maken, selecteer je +Taak en begin je te typen in het veld 'Taaknaam'.
Ga vervolgens met de muis over de taak en selecteer Details om toe te wijzen, Stel vervaldatum in en Voeg bestanden toe aan de taak.
Een taak kan worden toegewezen aan:
- Geen: In dit geval zal de taak voor niemand zichtbaar zijn en niet toegewezen blijven.
- Alle ruimteleden: In dit geval is een taak zichtbaar voor iedereen in een ruimte.
- Geselecteerd: Een taak wordt toegewezen aan een specifieke ruimtelid binnen de ruimte.
De vervaldatum van de taak:
- Kan worden ingesteld op geen
- Kan een datum laten zetten in een bepaald aantal dagen nadat een ruimte is gepubliceerd
- Kan worden ingesteld voor een specifieke datum
Een taak bewerken
Ga met de muis over een taak, selecteer Details, bewerk de taak en sluit het paneel Details.
Een taak verwijderen
Beweeg de muis over een taak en selecteer Verwijderen.
Documenten en bestanden
Een map maken
Selecteer Documenten en bestanden en vervolgens Item toevoegen/+ Map toevoegen > in het vervolgkeuzemenu.
Geef de nieuwe map een naam en selecteer Opslaan.
Een nieuw document maken
Klik op Item toevoegen/+Toevoegen en selecteer document maken in het vervolgkeuzemenu om een nieuw document toe te voegen. Je kunt ook een document maken van een bestaande template. Als je een template hebt geselecteerd of Blank document hebt gekozen om helemaal opnieuw een document te maken, ga je verder door de documenteen andere naam te geven, ontvangers toe te wijzen en Doorgaan te selecteren.
Opmerking:
Document Ontvangers worden automatisch toegevoegd als lid van de ruimte, maar krijgen alleen toegang tot de ruimte als deze de status "Gepubliceerd" heeft.Een bestaand document toevoegen
Je kunt een aantal van je eerder gemaakte documenten selecteren door te klikken op Item toevoegen of Toevoegen > Document toevoegen.
Om een bestaand document te vinden, gebruik je de zoekbalk om het gewenste bestand te vinden, selecteer je het en klik je op de knop Item toevoegen om het op te nemen.
Opmerking:
Als je de ruimte publiceert, zien deelnemers het document alleen in de status 'Verzonden'.Je kunt een concept document eenvoudig verzenden door er in de ruimte met de muis overheen te gaan en Verzenden te selecteren.
Zodra je je documenten toevoegt, hebben ze standaard het toegangsniveau 'Ondertekenaars', wat betekent dat wanneer je leden uitnodigt en de ruimte publiceert, alleen ondertekenaars van het document ze kunnen bekijken.
Een bestand uploaden
Opmerking:
Je kunt elk bestand naar je ruimte uploaden, met een maximale bestandsgrootte van 2 GB.Als je een bestand naar een ruimte wilt uploaden, selecteer je Voeg toe > Bestand uploaden.
Een link toevoegen
Door een openbare link toe te voegen aan een ruimte kun je eenvoudig verschillende soorten inhoud delen, zoals video's, kalenders, marketingpresentaties en meer. Hierdoor kunnen leden eenvoudig toegang krijgen tot je content en deze bekijken in je gedeelde ruimte.
Je kunt elke link aan een document toevoegen door Add item of +Add > Link te selecteren.
Een gebruiker kan een link openen en ermee interageren zonder de ruimte te verlaten.
Toegangsniveaus
Met toegangsniveaus in ruimte kun je de zichtbaarheid van mappen, documenten en andere inhoudsitems voor elk uitgenodigd lid regelen.
Mappen
Toegangsniveaus voor mappen bepalen wie toegang heeft tot specifieke mappen en submappen binnen een ruimte.
Je kunt kiezen uit drie toegangsniveaus:
- Iedereen in de ruimte: Dit niveau geeft iedereen in de ruimte toegang tot de map
- Geselecteerde gebruikers: Met dit niveau kun je gebruikers opgeven die toegang hebben tot de map
- Niemand: Dit niveau voorkomt dat iemand toegang heeft tot de map
PandaDoc-documenten
Voor PandaDoc-documenten kun je kiezen uit toegangsniveaus zoals 'Ondertekenaars', 'Alle leden' en 'Interne leden'.
Andere inhoud
Voor andere inhoudstypen zoals geüploade bestanden en links zijn de beschikbare toegangsniveaus "Alle ruimteleden" en "Niemand".
Lid beheer
Een lid toevoegen
Selecteer in een ongepubliceerde ruimte +Invite rechtsboven of Members linksonder en typ de naam of het e-mailadres van een lid in het veld 'Members'.
Selecteer in een gepubliceerde ruimte +Uitnodigen rechtsboven of Leden linksonder, typ de naam of het e-mailadres van een lid in het veld 'Leden' en selecteer het lid in het vervolgkeuzemenu. Selecteer voor een nieuwe contactpersoon lid toevoegen in het vervolgkeuzemenu, typ een bericht voor de e-mailuitnodiging en selecteer vervolgens Publiceren.
Een uitnodiging opnieuw versturen
Als je een uitnodiging opnieuw moet versturen, selecteer je Leden linksonder, dan het lid en tot slot opnieuw Uitnodiging versturen.
Een lid verwijderen
Navigeer naar Leden in de linkerbenedenhoek, selecteer de naam van het lid dat je wilt verwijderen en selecteer vervolgens Lid verwijderen.
Opmerking:
Wanneer je een lid verwijdert, wordt deze niet automatisch verwijderd als ontvanger van documenten die zijn opgeslagen in een ruimte.Lid rechten
Om de toestemmingsinstellingen van een lid aan te passen, selecteer je Leden linksonder en vervolgens de naam van het lid. Onder "Lid instellingen" vind je twee rechten: "Kan leden uitnodigen" en "Kan inhoud toevoegen".
- Kan leden uitnodigen: staat dit lid toe om nieuwe leden uit te nodigen voor deze ruimte, maar staat dit Lid niet toe om andere leden te verwijderen of de instellingen van andere leden te bewerken
- Kan inhoud toevoegen: staat dit lid toe om nieuwe mappen te maken, bestanden te uploaden en links toe te voegen, maar staat niet toe dat dit lid bestaande inhoud bewerkt, wijzigt of verwijdert.
Documentbeheer
Documenten bekijken en ondertekenen
Zodra je document deelnemer de uitnodiging opent om voor het eerst deel te nemen aan de ruimte, ontvangt de creator (eigenaar) van de ruimte een e-mailnotificatie.
De deelnemer wordt naar het huis van de ruimte gestuurd zodra hij Join room heeft geselecteerd.
Als de deelnemer een ondertekenaar van een document is, ziet hij nu Ondertekenen bovenaan de pagina. Zodra ze documenten ondertekenen hebben geselecteerd, worden ze gevraagd om elk document afzonderlijk te bekijken en in te vullen.
Opmerking:
Elk document kan onafhankelijk worden ondertekend, waardoor de alles-of-niets-aanpak die meestal met bundels wordt geassocieerd, overbodig wordt.Hoe volg je documentinfo
Je kunt eenvoudig documentinformatie bekijken zonder de document te openen. Ga hiervoor met de muis over een documentnaam en selecteer documentinfo om de statistieken en laatste activiteit te bekijken.
Auditspoor
Auditspoor is een registratie van alle acties die in een ruimte zijn uitgevoerd, inclusief wie een actie heeft uitgevoerd, wanneer deze is uitgevoerd en wat de actie was. Deze informatie kan worden gebruikt om gebruikersactiviteiten bij te houden, problemen op te lossen en naleving van het organisatiebeleid te garanderen.
Als je het Auditspoor voor een ruimte wilt bekijken, selecteer je het tabblad Auditspoor in de zijbalk van de ruimte. Op Auditspoor staan alle acties die in de ruimte zijn uitgevoerd in chronologische volgorde.
Integraties
HubSpot
Voorwaarden:
Zorg ervoor dat je je PandaDoc-werkruimte verbindt met je HubSpot account. Ga voor meer informatie naar hier.Je kunt een ruimte maken vanuit HubSpot. Open een deal, bedrijf of contactentiteit en zoek vervolgens de sectie PandaDoc Ruimte in het rechterpaneel. Selecteer in dit gedeelte Ruimte aanmaken.
Je kunt een ruimte ook koppelen en ontkoppelen van een HubSpot deal via de rechter schuifbalk.