Automatisations

Les automatisations vous permettent de gagner du temps et d'automatiser les tâches chaque fois que l'état d'un document passe à l'état « Envoyé » ou « Complété ».

Les automatisations sont basées sur un modèle. Une fois que vous avez configuré une automatisation dans votre modèle, tous les nouveaux documents créés à partir de ce modèle hériteront de la configuration.

Configuration d'une automatisation

Pour commencer, ouvrez le modèle pour lequel vous souhaitez configurer une automatisation, puis sélectionnez Automatisations en haut de la page.

Ensuite, sélectionnez + Créer une automatisation.

Les actions actuellement disponibles sont :

• Modification de l'étape du devis ou de l'opportunité de Microsoft Dynamics chaque fois que l'état d'un document est mis à jour
• Modification de l'étape de l'opportunité de Salesforce chaque fois que l'état d'un document est mis à jour
• Modification de l'étape de l'offre HubSpot chaque fois que l'état d'un document est mis à jour
• Déplacement d'un document vers le stockage cloud (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Box)
• Déplacement d'un document vers le fichier PandaDoc
• Déplacement d'un document vers les notes et les pièces jointes dans les opportunités de Salesforce
• Déplacement d'un document vers les pièces jointes dans les offres d'HubSpot
• Déplacement d'un document vers les détails dans les devis de Microsoft Dynamics

Les automatisations n'affecteront pas la configuration de votre intégration native.

Modification de l'étape du devis de Microsoft Dynamics quand l'état du document est mis à jour

1. Sélectionnez « Ne changez l'étape du devis dans Microsoft Dynamics que lorsque l'état du document a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour les documents PandaDoc créés depuis Microsoft Dynamics. Vous pouvez choisir entre « Refusé » et « Complété »
3. Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre Microsoft Dynamics et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez l'étape du devis dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir entre « Gagné » et « Perdu »
5. Sélectionnez Enregistrer

Une fois que l'état d'un document PandaDoc créé à partir de ce modèle passe à « Complété » ou « Refusé », l'étape du devis passera automatiquement à « Gagné » ou « Perdu » (en fonction de la configuration de votre automatisation).

Modification de l'étape de l'opportunité de Salesforce chaque fois que l'état d'un document est mis à jour

1. Sélectionnez « Ne changez l'étape de l'opportunité dans Salesforce que lorsque l'état du document a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour tout document PandaDoc créé via Salesforce. Vous pouvez choisir entre « Refusé » et « Complété »
3. Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre Salesforce et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez l'étape de l'opportunité dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir entre « Opportunité gagnée et marché conclu » et « Opportunité perdue et marché perdu »
5. Sélectionnez Enregistrer

Une fois le document configuré, à chaque fois qu'un document que vous créez par l'intermédiaire d'une opportunité de Salesforce et à l'aide de ce modèle est refusé ou complété (en fonction de la configuration de votre automatisation), l'étape de l'opportunité passera automatiquement à « Opportunité gagnée et marché conclu » ou « Opportunité perdue et marché perdu ».

Modification de l'étape de l'opportunité de Microsoft Dynamics chaque fois que l'état d'un document est mis à jour

1. Sélectionnez « Ne changez l'étape du devis dans Microsoft Dynamics que lorsque l'état du document a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour les documents PandaDoc créés depuis Microsoft Dynamics. Vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Complété »
3. Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre Microsoft Dynamics et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez l'étape du devis dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir entre « Gagné » et « Perdu »

Dès qu'un document PandaDoc créé à partir de ce modèle via une opportunité est complété ou refusé, l'étape de l'opportunité passera automatiquement à « Gagnée » ou « Perdue » (en fonction de la configuration de votre automatisation).

Modification de l'étape de l'offre HubSpot chaque fois que l'état d'un document est mis à jour

1. Sélectionnez « Ne changez l'état de l'offre dans HubSpot que lorsque l'état du document a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour les documents PandaDoc créés depuis HubSpot. Vous pouvez choisir entre « Refusé » et « Complété »
3. Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez l'étape de l'offre dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir entre « Opportunité gagnée et marché conclu » et « Opportunité perdue et marché perdu »
5. Sélectionnez Enregistrer

Chaque fois que le document que vous créez par l'intermédiaire d'une offre d'HubSpot et à l'aide de ce modèle est complété ou refusé, l'étape de l'offre passera automatiquement à « Opportunité gagnée et marché conclu » ou « Opportunité perdue et marché perdu » (en fonction de la configuration de votre automatisation).

Enregistrement des fichiers PDF complétés sur Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Box

Vous pouvez facilement enregistrer les fichiers PDF complétés dans votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Box avec les documents joints à l'aide du champ de collecte des fichiers.

1. Sélectionnez « Envoyé » ou « Complété » dans le menu déroulant de l'état du document. Nous vous recommandons de sélectionner l'état « Complété » dans ce cas précis pour vous assurer que seuls les documents finalisés avec un certificat de signature seront joints
2. Sélectionnez Autoriser Connecter pourrelier votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Box à PandaDoc
3. Cochez la case « Télécharger les fichiers collectés » pour également joindre ces documents
4. Sélectionnez Enregistrer l'automatisation

Chaque fois que le document généré depuis ce modèle est envoyé ou complété (même si vous en modifiez l'état manuellement), un nouveau dossier avec un PDF et des fichiers téléchargés (le cas échéant) sera créé dans votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Box. Le dossier héritera du nom du document.

Déplacement des documents envoyés ou complétés vers un dossier PandaDoc sélectionné

1. Sélectionnez « Déplacement un document vers un dossier PandaDoc »
2. Sélectionnez « Envoyé » ou « Complété » dans le menu déroulant de l'état du document
3. Choisissez Sélectionner un dossier, puis soit choisissez l'un des dossiers existants, soit créez-en un nouveau
4. Sélectionnez Enregistrer

Chaque fois que le document généré depuis ce modèle est complété, il se déplacera automatiquement vers le dossier sélectionné.

Déplacement d'un document vers les pièces jointes dans les offres d'HubSpot

1. Sélectionnez « N'attachez le PDF à HubSpot que lorsque l'état du document PandaDoc a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour tout document PandaDoc créé via Hubspot. Vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Complété »
3. Autorisez la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez Enregistrer

Chaque fois que le document que vous créez par l'intermédiaire d'une offre d'HubSpot et à l'aide de ce modèle est envoyé ou complété (en fonction de la configuration de votre automatisation), il sera automatiquement joint à l'offre.

Déplacement d'un document vers les pièces jointes et les notes dans les opportunités de Salesforce

1. Sélectionnez « Ne joignez le PDF à Salesforce que lorsque l'état du document PandaDoc a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour tout document PandaDoc créé depuis Salesforce. Vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Complété »
3. Autorisez la connexion entre Salesforce et PandaDoc via Workato. Remarque : vous ne devez rien remplir dans la section avancée de la fenêtre d'autorisation.
4. Sélectionnez Enregistrer

Une fois le document configuré, chaque fois que le document que vous créez par l'intermédiaire d'une opportunité de Salesforce et à l'aide de ce modèle est envoyé ou complété (en fonction de la configuration de votre automatisation), il sera automatiquement joint aux notes et aux pièces jointes dans vos opportunités.

Déplacement d'un document vers l'onglet des détails dans les devis de Microsoft Dynamics 

1. Sélectionnez « Ne joignez le PDF à MS Dynamics que lorsque l'état du document PandaDoc a été modifié. »
2. Sélectionnez l'état du déclencheur pour tout document PandaDoc créé depuis Microsoft Dynamics. Vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Complété »
3. Autorisez la connexion entre MS Dynamics et PandaDoc via Workato
4. Sélectionnez Enregistrer
5. Créez un document à l'aide de ce modèle dans un objet de devis de Microsoft Dynamics, puis envoyez-le
6. Dans PandaDoc, ouvrez le document créé et sélectionnez Applications dans le panneau droit
7. Trouvez Microsoft Dynamics, puis sélectionnez Lien, puis le devis à partir duquel vous avez créé ce document

Une fois que vous avez configuré l'automatisation et relié le document créé par l'intermédiaire du devis à l'objet PandaDoc, le PDF sera joint aux détails une fois envoyé et complété (en fonction de la configuration de votre automatisation).

Désactivation des automatisations 

Vous pouvez désactiver ou supprimer vos automatisations à tout moment. Pour ce faire, sélectionnez Automatisations en haut de la page, puis désactivez le bouton de bascule sous toute automatisation.

Sinon, vous pouvez sélectionner l'ellipse (les trois points verticaux) à l'extrême droite, puis Supprimer.