Zoho CRM

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Eugenia Brown
  • Mise à jour

Remarque:

Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.

Disponibilité: forfaits Commerce et Entreprise

Commencez les documents de PandaDoc à partir des objets de comptes, contacts, offre ou client potentiel, lead et devis dans Zoho CRM.

Regardez la vidéo de présentation:

 

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Fonctionnalités:

Variables: vous pouvez transférer automatiquement les informations de Zoho CRM aux documents PandaDoc à l'aide de variables.

Produits: transférez les informations concernant le produit de Zoho CRM aux grilles tarifaires de PandaDoc.

Création de documents: vous pouvez créer les documents PandaDoc à partir des comptes, contacts, offre ou client potentiel, lead et devis de Zoho CMR.

Suivi de l'état: vous pouvez suivre l'état du document dans Zoho CMR.

Installation de l'intégration

Pour installer PandaDoc dans Zoho CRM:

  1. Connectez-vous à votre compte PandaDoc en cliquant ici.  Pour l'installer, vous devez être connecté à votre compte PandaDoc
  2. Allez dans Zoho CRM, puis Configuration > Marketplace > Toutes les extensions > Cherchez PandaDoc. Une fois que vous avez tout examiné, cliquez sur le bouton «Installer»
  3. Confirmez votre compte Zoho CRM et acceptez les conditions générales du service
  4. Ensuite, examinez et confirmez les membres de l'équipe de votre compte Zoho CRM qui vont utiliser l'intégration. Si vous voulez «Tous les utilisateurs», choisissez «Installer pour tous les utilisateurs», puis cliquez sur «Confirmer»
  5. Une fois terminé, vous recevrez le message: «Vous avez réussi à installer votre extension» 
  6. Ensuite, «Autoriser» la connexion avec le compte PandaDoc et complétez les étapes pour connecter complètement les deux applications.

Remarque:

Cette intégration permet de créer et transférer les données aux documents PandaDoc dans plusieurs espaces de travail. Activez l'intégration une fois et connectez-vous dans l'espace de travail souhaité. Dans la section Documents connexes, vous ne verrez que les documents créés dans l'intégration et situés dans l'espace de travail qui a d'abord été connecté à Zoho CMR.
Installation_of_integration_0.pngInstallation_of_integration_1.pngInstallation_of_integration_2.pngInstallation_of_integration_3.pngInstallation_of_integration_4.png

Activation de l'intégration de ZohoCRM dans PandaDoc.

  1. Connectez-vous à PandaDoc et allez dans Paramètres API et Intégrations  ZohoCRM et vous verrez une liste des instructions
  2. Choisissez la zone de Zoho: .eu, .com, .au ou .in (selon la version de ZohoCRM que vous utilisez) 

mceclip0.png

Transfert des données de ZohoCRM à PandaDoc

Avant de commencer à envoyer les documents à partir de ZohoCRM, configurez votre modèle pour transférer les données à partir de ZohoCRM.

Utilisation des rôles de PandaDoc pour importer les coordonnées du contact

Avec le modèle Rôles, vous pouvez importer les coordonnées du contact (le prénom, le nom de famille, l'adresse e-mail, l'entreprise, le téléphone, le poste, le nom de la rue, la ville, le code postal, le pays, l'état ou la province ou le département) à partir d'un Zoho CRM. Notez que les variables de rôle ne sont pas disponibles pour les utilisateurs du forfait avec la signature électronique.

  1. Créez d'abord un rôle: ouvrez votre modèle, cliquez sur Rôles en haut et ajoutez un rôle.
  2. Accès aux variables de rôle: cliquez sur l'icône des variables dans le panneau droit, trouvez vos variables de rôle et ajoutez-les au modèle.
Variables.pngRoles.png

Configuration de vos variables pour remplir vos documents à l'avance avec les données d'offre

Avertissement:

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs du forfait avec la signature électronique.

Regardez cette configuration en pleine action:

Les variables vous permettront de gagner du temps pour remplir automatiquement les informations d'un dossier d'offre, entreprise ou individu dans un document:

  1. Pour voir toutes les données disponibles que vous pouvez transférer d'un dossier via les variables de ZohoCRM à un document, ouvrez un dossier de Zoho CRM, cliquez sur Envoyer avec PandaDoc - Afficher les jetons PandaDoc
  2. Copiez un nom de variable entre crochets et ajoutez-le au modèle.
Set_up_tokens_to_pre-peuplate_your_documents_with_deal_data_0.pngSet_templates_with_variables_0.pngSet_templates_with_variables_1.png

Transfert des informations de Zoho CMR à PandaDoc (via les champs)

Vous pouvez transférer les données dans les champs de PandaDoc de la même manière que vous l'avez fait pour les variables. Contrairement aux variables, vous n'avez toutefois pas besoin d'inclure les crochets.

Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans Fusionner le champ.

mceclip0.pngmceclip1.png

Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données préremplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que ce dernier lui ait été attribué.

Transfert des informations concernant le produit dans la grille tarifaire

Avertissement:

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs du forfait avec la signature électronique.

Les informations qui seront transférées:

  • nom
  • description
  • prix
  • quantité
  • taxes (uniquement à partir des devis dans Zoho CMR)
  • remise (uniquement à partir des devis dans Zoho CRM)
  • code du produit sous forme de SKU
  • champs de produit personnalisés (uniquement à partir des offres dans Zoho CRM)

Comme avec les variables et les jetons, vous avez besoin de prédéfinir un modèle pour accepter les informations du produit provenant de Zoho CMR.

  1. Configurez les produits dans Zoho CRM et ajoutez-les à un dossier Zoho CRM (contacts, comptes, lead, offre ou clients potentiels et devis)
  2. Dans votre modèle, sélectionnez la grille tarifaire que vous souhaitez remplir. Ensuite, accédez à la grille des Propriétés à droite et faites basculer le bouton qui indique que la Fusion des données est activée.

Remarque:

Pour transférer la QTÉ, assurez-vous que le nom du champ Zoho CRM est «Quantité» et rien d'autre pour que PandaDoc puisse la reconnaître et la mapper dans la colonne de grille tarifaire.

mceclip0.png

Lorsque vous créez un document à partir de Zoho CRM à l'aide de ce modèle, vos produits seront remplis dans la grille tarifaire.

Products_added.png

Transfert des remises, taxes et champs de produit personnalisés

Dans l'intégration, vous pouvez transférer les rubriques de taxes et remises uniquement à partir des devis dans Zoho CRM. Vous pouvez transférer les champs personnalisés à partir d'offres dans Zoho CRM. 

Dans un document (en supposant que vous l'avez créé à partir de Zoho CRM):

  1. Cliquez sur la grille tarifaire et cliquez sur le signe plus à droite ou cliquez avec le bouton droit dans n'importe quelle cellule.
  2. Sous Ajouter l'élément caché, sélectionnez vos champs Remise, Taxes ou produit personnalisé.
  3. La colonne de champ de remise, taxe, personnalisé sera ajoutée à la grille tarifaire et la valeur de Zoho CRM sera affichée.

Remarque:

Dans PandaDoc, les remises et taxes sont affichées comme un montant forfaitaire.
Add_discount.pngDiscount_added.png

Envoi d'un document via Zoho CRM

Maintenant que vous avez configuré l'intégration et les modèles, essayez de créer un nouveau document:

  1. Allez dans un dossier Zoho CRM, cliquez sur «Envoyer avec PandaDoc»
  2. Sélectionnez votre modèle, attribuez les destinataires aux rôles le cas échéant
  3. Examinez votre document et envoyez-le
  4. Retournez dans le dossier Zoho CRM, faites défiler la liste jusqu'à Documents PandaDoc: vous pouvez suivre l'état du document à partir de là.
Enending_document_through_ZohoCRM_0.pngEnending_document_through_ZohoCRM_1.png

Enregistrement des documents remplis aux pièces jointes dans Zoho CRM

Si vous souhaitez que les fichiers PDF remplis soient enregistrés dans le module pièces jointes dans les comptes, contacts, offre ou client potentiel, lead ou devis dans Zoho, vous devrez activer Pièces jointes à l'e-mail dans les modèles que vous utilisez pour créer des documents à partir de Zoho.

En activant Pièces jointes à l'e-mail dans Paramètres, vous vous assurerez que tous vos modèles et documents nouvellement créés hériteront de cette fonctionnalité.

colted_image_0_54_.png

Pour activer Pièce jointe à l'e-mail pour les modèles et documents que vous avez déjà créés, sélectionnez les ellipses verticales en haut de la page, puis sélectionnez les détails du modèle ou document. Ensuite, faites défiler jusqu'àPièce jointe à l'e-mail, puis sélectionnez l'icône de l'engrenage. Enfin, dans la fenêtre contextuelle, cochez la case à côté de «Joindre un PDF du document rempli à l'e-mail».

colted_image_0_55_.pngcolted_image_0_56_.png

Remarque:

Si le PDF rempli dépasse la limite d'intégration de 20 Mo, il ne sera pas automatiquement joint.

Désinstallation de l'intégration

Pour désinstaller l'intégration à partir de votre compte Zoho CRM, allez sur l'icône de la clé à molette Configuration Marketplace Trouvez PandaDoc dans Applications installées et cliquez sur «Désinstaller».

Dépannage

L'intégration n'extrait pas les informations de Zoho CMR à PandaDoc ou vous voyez un message d'erreur concernant l'intégration

Si l'intégration de Zoho CRM < PandaDoc n'extrait pas les informations de Zoho CRM à PandaDoc ou si vous voyez le message d'erreur ci-dessous, une seule reconnexion devrait vous aider.

Standard_integration_error.png

Ouvrez votre compte PandaDoc et allez dans Paramètres Intégrations Zoho CRM Désactiver. Une fois l'intégration désactivée, vous pouvez cliquer pour vous reconnecter. Tous les documents créés à partir de Zoho CRM ne seront pas déconnectés à partir de Zoho CRM.

Si cela ne vous a pas aidé, ouvrez votre compte Zoho CRM, allez dans Configuration > Personnalisation: Modules > Organiser les modules et déplacez «Produits» de la section «Onglets non sélectionnés» à la section « Onglets sélectionnés». Puisque le «Contact» est lié à son compte parent, le module «Compte» doit également être dans la section «Onglets sélectionnés» pour permettre l'importation des documents à partir du module «Contact».

La section Documents de PandaDoc dans Zoho CRM est vide

Si la section Documents de PandaDoc dans ZohoCRM indique que l'intégration n'est pas connectée, vous devrez autoriser la connexion entre Zoho CRM et PandaDoc. Notez que cela ne peut être fait que par l'administrateur du compte qui a d'abord connecté l'intégration.

Integration_is_not_connected.png

Dans Zoho, allez dans Paramètres Marketplace Installé, ouvrez PandaDoc et cliquez sur le bouton vert Autoriser pour autoriser l'application.

Authorize.png

Ensuite, ouvrez un dossier Zoho à partir duquel vous créez des documents et créez un nouveau document de test via l'intégration de PandaDoc. Vérifiez que le document apparaît dans la liste dans Zoho CRM.

PandaDoc_document_correct_display.png

La limite des jetons d'authentification pour votre compte est dépassée

Zoho CRM a instauré une limite d'utilisation de leurs jetons d'authentification pour éviter leur utilisation incorrecte. Si vous voyez le message d'erreur comme celui-ci:

Authtoken_limit_for_your_account_exceeded.png

Il vous suffit d'aller sur Mon compte Jetons d'authentification actifs et supprimez les jetons d'authentification qui ne sont pas utilisés.

Authtoken_limit_for_your_account_exdeded_3.pngAuthtoken_limit_for_your_account_exdeded_2.pngAuthtoken_limit_for_your_account_exdeded_1.png

La création d'un document dans l'un des objets n'envoie pas les données à PandaDoc

Pour résoudre le problème, allez dans Configuration - Personnalisation : Modules - Organiser les modules et déplacez les « Produits » de la section «Onglets non sélectionnés»  à la section «Onglets sélectionnés». Comme le «Contact» est lié à son compte parent, le module « Compte» doit également être dans la section «Onglets sélectionnés» pour importer les documents à partir du module «Contact».

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