Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
Disponibilité :
PandaDoc : forfaits professionnel et d'entreprise
HubSpot : voir la place de marché d'HubSpot
Cette intégration fonctionnera pour les contacts, les entreprises et les contrats sur HubSpot.
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Caractéristiques
Variables : vous pouvez transmettre automatiquement des informations de HubSpot aux documents PandaDoc à l'aide de variables.
Produits : transférer les informations sur les produits des offres HubSpot vers les tableaux de prix PandaDoc.
Créer des documents : vous pouvez créer des documents PandaDoc à partir de HubSpot Deals, Contacts et Entreprises.
Suivi du statut : vous pouvez suivre le statut du document dans HubSpot.
Comment installer le site PandaDoc < > HubSpot Integration
Qui peut effectuer l'installation ? Propriétaire du compte et administrateurs PandaDoc ayant des permissions d'administrateur dans HubSpot.
Assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte HubSpot. Dans PandaDoc, accédez à Paramètres > Intégrations > HubSpot, puis cliquez sur Connecter HubSpot. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, cliquez sur « Accorder l'accès » > Connecter
Accédez à HubSpot et ouvrez n'importe quel enregistrement d'offre, de contact ou d'entreprise. Sur le côté droit de votre écran, vous verrez le module PandaDoc !
Cette intégration fonctionne avec plusieurs espaces de travail. Pour cela, assurez-vous d'activer l'intégration dans chaque espace de travail. Dans la section Documents associés, vous verrez uniquement les documents créés dans le cadre de l'intégration et situés dans l'espace de travail auquel vous êtes connecté.
Avertissement :
Vous devez être connecté à l'espace de travail connecté à un HubSpot CRM actif pour utiliser l'intégration.
Remarque :
Les comptes PandaDoc EU doivent initier la connexion d'intégration depuis PandaDoc. La connexion de l'intégration à partir de HubSpot ne fonctionnera pas.
Transmettre les informations de HubSpot vers PandaDoc
Avertissement :
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs du plan eSignature.
Afin de transmettre des informations de HubSpot dans des documents PandaDoc, vous devez d'abord configurer votre modèle pour déterminer quoi et où transmettre. Dans les sections ci-dessous, nous vous expliquerons comment transmettre les informations des champs HubSpot dans le bloc de texte PandaDoc et les informations sur les produits dans un tableau de prix ou un générateur de devis. Tout d’abord, apprenez à transmettre des informations avec des variables.
Ouvrez votre modèle (cliquez ici pour savoir comment en créer un nouveau)
Utilisez les variables HubSpot : dans HubSpot à droite, faites défiler jusqu'au module PandaDoc. Cliquez sur Actions > Afficher les jetons PandaDoc
Copiez ces jetons/variables avec les crochets et collez-les dans un bloc de texte de votre modèle
Lorsque vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations de HubSpot seront renseignées via des variables.
Remarque :
Le formatage des variables de date dépend du format de date par défaut défini dans les paramètres de votre espace de travail.
Le formatage des variables monétaires est basé sur les paramètres régionaux d'affichage du destinataire. Les variables monétaires personnalisées seront transmises au document sans symbole monétaire ni formatage.
Utiliser les propriétés personnalisées HubSpot comme variables
De même, vous pouvez extraire les propriétés personnalisées créées dans HubSpot vers les documents PandaDoc. Une propriété personnalisée créée dans HubSpot pour un objet spécifique (Deal, Contact ou Entreprise) apparaîtra dans la liste de jetons/variables correspondante.
Ouvrez votre offre, accédez à Actions > sélectionnez Afficher toutes les propriétés;
Ensuite, cliquez sur Définir les propriétés par défaut dans le panneau de gauche et configurez cette propriété pour qu'elle soit affichée dans la section À propos de cette offre > Sauvegarder;
Ouvrir l'offre > trouvez votre bien à gauche > remplissez la valeur;
Après cela, faites défiler jusqu'au module PandaDoc sur la droite et cliquez sur Actions > Affichez les jetons PandaDoc pour y trouver votre variable. Pour qu'elle soit renseignée dans les documents, copiez simplement la variable et collez-la dans un bloc de texte de votre modèle.
Transmission d'informations de HubSpot vers PandaDoc (via des champs)
Vous pouvez transmettre des données dans les champs PandaDoc de la même manière que les variables fonctionnent. Cependant, contrairement aux variables, vous ne devez pas inclure de crochets.
Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans le champ Fusionner.
Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données pré-remplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que le champ lui ait été attribué.
Utilisez des rôles et des variables de rôle pour renseigner les informations de contact
Les informations de contact ne s'affichent pas lorsque vous créez des documents à partir d'une transaction ou d'un objet de l'entreprise ? Malheureusement, les variables de contact ne sont pas disponibles au sein d'une transaction ou d'une entreprise, mais il existe une solution de contournement. Les rôles de modèle et les variables de rôle sont un excellent moyen de transmettre certaines données de contact tout en créant des documents au sein d'une transaction/d'une entreprise. Vous pourrez transmettre le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le téléphone, le nom de l'entreprise, l'intitulé du poste, l'adresse postale, la ville, le code postal, le pays et l'état/la région d'un contact associé à une offre ou une entreprise. Veuillez noter que les variables ne sont pas disponibles pour les utilisateurs du plan de signature électronique.
Si vous pré-attribuez un destinataire au niveau du modèle, il sera automatiquement attribué au rôle lors de la création du document.
Dans votre modèle, cliquez sur + Ajouter des rôles en haut et ajoutez-en un
Cliquez sur Variables et recherchez votre nom de rôle spécifique.
Cliquez sur l'icône de duplication à côté d'une variable à copier et collez-la dans votre modèle. Exemple : [Client.Name]
Lors de la création d'un document à partir d'une transaction/d'une entreprise, attribuez le contact qui lui est associé au rôle que vous avez créé
Remarque :
Un contact connecté à un enregistrement HubSpot apparaîtra dans le menu déroulant lors de l'attribution de rôles aux destinataires. Pour attribuer un destinataire parmi vos contacts PandaDoc, commencez à saisir son nom ou son adresse e-mail.
Foire aux questions
Développer pour obtenir des informations importantes sur les variables
Pour utiliser des variables mappées à d'autres champs dans PandaDoc ou votre CRM, elles doivent correspondre exactement. Les variables sont sensibles à la casse et un caractère incorrect empêchera le jeton de se remplir. Exemple : [Contact.Address] [contactaddress]
Les variables ne fonctionneront pas sur tous les objets. Pour trouver la liste des variables disponibles à utiliser pour votre enregistrement HubSpot, accédez à Actions > Afficher les jetons PandaDoc. Si vous créez un document à partir d'un contact, vous pouvez utiliser les variables Société et Contact. Si vous créez un document à partir d'une société, vous ne pouvez utiliser que des variables de société. Si vous créez un document à partir d'une transaction, vous pouvez utiliser les variables Société et Transaction.
Envoyer des informations sur le produit dans PandaDoc
Envoyer des informations sur le produit à un tableau de prix PandaDoc
Remarque :
Les produits HubSpot sont disponibles dans les forfaits Professionnel et Entreprise de HubSpot.
Quelles sont les informations qui seront transférées :
Prix
Quantité
Remise au niveau de l'élément de campagne
Nom du poste
Description du poste
Ce qui n'est pas pris en charge :
Les taxes (puisque les taxes ne sont pas prises en charge dans HubSpot) ;
Les paiements récurrents configurés dans HubSpot seront transférés en tant qu'option de paiement unique vers le tableau de tarification. Si vous devez inclure des paiements récurrents dans votre document PandaDoc, vous pouvez utiliser CPQ.
Ordre de la liste des produits. Dans un tableau de tarification PandaDoc, les produits peuvent être répertoriés dans un ordre différent de celui de HubSpot.
Comment envoyer des produits de HubSpot
Dans votre modèle, sélectionnez le tableau de prix que vous souhaitez remplir. Cliquez ensuite sur Propriétés en haut du tableau, dans les propriétés du tableau à droite, assurez-vous que la fusion des données est activée. Lorsqu'il est activé, vous verrez des espaces réservés de fusion de données bleues dans le tableau des prix.
Assurez-vous que vos produits sont joints à votre enregistrement de transaction dans HubSpot.
Créez votre document à partir de votre enregistrement Deal dans HubSpot. Vérifiez votre tableau de prix pour vous assurer que vos produits sont renseignés.
Pour que la remise soit affichée dans le tableau des prix, cliquez sur le signe plus à droite du tableau des prix et sélectionnez Remise dans les colonnes masquées. Vous pouvez ajouter la colonne Remise à l'avance dans votre modèle.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les réductions et les taxes dans un tableau de prix.
Envoyer des informations sur les produits à un bloc de construction de devis dans PandaDoc
Pour envoyer des informations sur les produits de vos offres HubSpot au bloc de création de devis, ajoutez d'abord le bloc de création de devis à votre modèle. Créez ensuite un document à partir d'une transaction dans HubSpot.
Une fois que vous avez créé un document à l'aide de ce modèle, les informations produit suivantes seront envoyées au bloc de devis :
Prix
Quantité
Remise au niveau de l'article
Nom du poste
Description du poste
Fréquence de facturation (annuelle, trimestrielle et mensuelle seulement)
Pour afficher les champs personnalisés dans le document créé, cliquez sur le bloc Générateur de devis > sélectionnez Modifier le devis sur le panneau flottant, sélectionnez Ajouter une colonne en haut à droite d'une section > et sélectionnez votre colonne personnalisée dans la liste déroulante sous « Afficher les éléments cachés ».
Remarque :
Si vous avez plusieurs sections dans votre bloc de création de devis, les produits seront déplacés vers la dernière section. Si vous avez plusieurs blocs de création de devis dans votre modèle, les produits de votre devis/opportunité seront extraits vers chaque bloc.
Créer et suivre les documents
Accédez à HubSpot et ouvrez n'importe quel enregistrement de contact, d'entreprise ou de transaction. Cliquez ensuite sur « Créer un document » ;
Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et attribuez vos destinataires. Examinez ensuite votre document et apportez les modifications nécessaires pour le personnaliser pour votre destinataire ;
Cliquez sur Envoyer et suivez les invites pour personnaliser le titre et le message électronique de votre document ;
Accédez au module PandaDoc dans votre enregistrement HubSpot pour suivre l'état de votre document.
Lier un document à une offre dans HubSpot
Si vous avez créé un document dans PandaDoc que vous souhaitez lier à une offre dans HubSpot, nous avons ce qu'il vous faut !
Assurez-vous que vous êtes connecté à HubSpot et PandaDoc.
Dans votre onglet PandaDoc, ouvrez le document, puis cliquez sur l'icône HubSpot à droite.
Cliquez sur Lier le document et vous serez invité à sélectionner une offre dans votre compte HubSpot. Choisissez une offre et cliquez sur Lien. La liste affichera toutes les offres auxquelles vous avez accès, et les dix offres que vous avez récemment mises à jour seront répertoriées en haut.
Sur la droite, sous « Informations sur la transaction », vous pouvez afficher la date de création, le statut et le montant total de la transaction. Veuillez noter que les informations sur les offres affichées dans PandaDoc devront peut-être être actualisées pour garantir que vous consultez la dernière mise à jour. Si le montant de la transaction ou la date de création indique « Inconnu », cela signifie que ce champ est vide dans HubSpot.
Accédez maintenant à l'enregistrement de la transaction HubSpot. Le document sera affiché dans le module PandaDoc comme s'il avait été créé via HubSpot !
Afin de dissocier un document d'une offre ou de le lier à une autre, sélectionnez trois points de suspension verticaux à côté du nom de l'offre et sélectionnez Dissocier l'offre dans la liste déroulante. Si vous avez créé le document à partir d'un autre objet (Entreprise, Contact), vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet, ni le lier à une offre ou afficher les informations associées.
Si l'intégration avec HubSpot n'est pas connectée à votre compte, vous verrez l'une des erreurs affichées sur les captures d'écran ci-dessous. Contactez votre administrateur PandaDoc Workspace pour connecter l'intégration ou, si vous êtes l'administrateur, connectez-la vous-même dans Paramètres > Intégrations.
Mettre à jour un document avec des valeurs de HubSpot
Remarque :
Pour utiliser cette fonctionnalité, le statut du document doit être « Brouillon ».
Si vous mettez à jour les informations de votre transaction après que le document a déjà été créé ou lié à la transaction, vous pouvez facilement mettre à jour votre document avec les nouvelles valeurs de la transaction liée. Voici comment procéder :
Dans le document PandaDoc, accédez au panneau Intégrations en cliquant sur l'icône HubSpot à droite.
Sous Données du document, cliquez sur Importer depuis CRM.
Les variables et les informations sur les produits dans votre tableau de prix (quantité, prix unitaire et remise unitaire) seront mises à jour avec les informations correctes de HubSpot. Vous ne pourrez pas mettre à jour les champs PandaDoc ou les variables de rôle.
Remarque :
Votre document doit être créé via HubSpot pour mettre à jour les informations sur le produit de votre offre dans le tableau des prix.
Pour mettre à jour la devise d'un document PandaDoc lorsqu'elle ne correspond pas à la devise dans HubSpot, procédez comme suit :
Dans HubSpot à droite, faites défiler jusqu'au module PandaDoc. Cliquez sur Actions > Afficher les jetons PandaDoc. Ensuite, recherchez la variable [Deal.DealCurrencyCode] sous l'onglet Deal et assurez-vous que la variable inclut le code de la devise.
Dans le document PandaDoc, accédez au panneau Intégrations en cliquant sur l'icône HubSpot à droite.
Sous Données du document, cliquez sur Importer depuis CRM.
La devise sera mise à jour dans le tableau de prix ou dans le générateur de devis et reflétée dans la valeur du document.
Remarque :
Un HubSpot Deal doit inclure le code de la devise dans la variable [Deal.DealCurrencyCode]. Si cette variable n'a pas de valeur, c'est un indicateur que le compte HubSpot est configuré pour utiliser une seule devise. Nous recommandons d'activer une monnaie supplémentaire en HubSpot si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité.
Avertissement :
Dans les cas où la variable est vide dans HubSpot Deal, la fonction « Importer depuis CRM » ne mettra pas à jour la devise du document associé et de ses produits dans le tableau de tarification.
Flux de travail HubSpot
Vous pouvez configurer un workflow dans HubSpot pour automatiser certaines actions en fonction de l'activité des documents PandaDoc. En savoir plus ici.
Comment désinstaller le site PandaDoc < > HubSpot Integration
Qui peut désinstaller ? Propriétaire du compte et administrateurs PandaDoc ayant des permissions d'administrateur dans HubSpot.
Dans PandaDoc, accédez à Paramètres > Intégrations > HubSpot, puis sélectionnez Déconnecter sous l'onglet Présentation. Sélectionnez Déconnecter une fois de plus dans la fenêtre contextuelle pour confirmer votre action.
Accédez à HubSpot et sélectionnez l'icône Marketplace dans la navigation supérieure. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées. Sélectionnez Actions dans l'application "PandaDoc | eSignatures & More", puis cliquez sur Désinstaller. Dans la boîte de dialogue, tapez « désinstaller » dans le champ de texte et cliquez sur Désinstaller.
Remarque :
La désinstallation de l'application ne supprimera aucun PandaDoc | Signatures électroniques et amp; Plus de données dans HubSpot, mais elles ne seront plus mises à jour.
Foire aux questions
Puis-je mettre à jour le statut de la transaction une fois qu'un document a été signé ?
Pas dans le cadre de notre intégration. Cependant, vous pouvez utiliser Zapier pour mettre à jour le statut de la transaction une fois qu'un document a été signé. Vous pouvez également utiliser nos automatisations pour mettre à jour l'étape de la transaction une fois que le statut du document change.
DÉPANNAGE
Certaines de mes variables HubSpot ne sont pas renseignées
Cela peut se produire pour plusieurs raisons.
Les caractères de la variable ne correspondent pas exactement à la variable mappée. Accédez à Actions > Affichez les jetons PandaDoc pour vérifier qu'ils correspondent.
Vous utilisez une variable provenant d'un autre type d'enregistrement HubSpot qui n'est pas pris en charge dans l'enregistrement à partir duquel vous créez votre document. Par exemple, les jetons/variables Deal ne fonctionneront pas lorsque vous créez des documents à partir de contacts.
Aucune valeur n'a été fournie dans la propriété mappée à votre variable HubSpot.
Mes produits ne sont pas transférés dans le tableau des prix
Vérifiez si le tableau de tarification du modèle à partir duquel vous créez des documents a activé la « Fusion des données ». Pour ce faire, sélectionnez le tableau des tarifs que vous souhaitez remplir. Cliquez ensuite sur Propriétés sur le panneau flottant. Dans les propriétés du tableau à droite, activez le bouton indiquant Fusion des données. Vous pouvez maintenant commencer à créer un document.
Si l'option 1 ne vous aide pas ou n'est pas pertinente, demandez à un membre de votre équipe disposant des autorisations de super-administrateur dans HubSpot de reconnecter l'intégration (recommandé par HubSpot). Pour ce faire dans PandaDoc, accédez à Paramètres > Intégrations > HubSpot > cliquez sur Désactiver. Ensuite, réactivez-le.
PandaDoc vous demande continuellement de vous connecter
1. Il est probable que le paramètre « Bloquer les cookies tiers » soit activé dans votre navigateur. Selon le navigateur que vous utilisez, suivez l'un de ces liens pour désactiver ce paramètre :
Dans Safari, accédez à Préférences > Confidentialité > Gérer les données du site Web. Cliquez sur Supprimer tout ou sélectionnez hubspot.com et pandadoc.com et cliquez sur Supprimer.
2. De plus, vous devrez peut-être désactiver le paramètre « Empêcher le suivi intersites » dans Safari (il doit être désactivé) :
Suivez ce lien parmi les liens ci-dessous pour savoir comment désactiver ce paramètre dans d'autres navigateurs.
Je vois une erreur dans l'application HubSpot dans mon document PandaDoc « Nous prenons en charge les détails des enregistrements et la possibilité d'importer des données à partir de Deals. Créez-en un nouveau ou ouvrez le document existant créé dans PandaDoc. »
Les documents PandaDoc ne peuvent être liés/dissociés de l'objet Deals dans HubSpot. Si vous voyez cette erreur dans votre document PandaDoc, cela signifie que ce document a été créé à partir d'un autre objet (Société ou Contact). Vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet pour le lier à une offre ou afficher les informations associées. Vous pouvez faire dupliquer ce document et le lier à une offre dans PandaDoc, ou en créer une nouvelle directement via la Deal dans HubSpot.
Je vois une erreur dans l'application HubSpot dans mon document PandaDoc "PandaDoc n'est pas connecté à HubSpot. Veuillez contacter votre administrateur PandaDoc pour configurer l'intégration.
Pour utiliser l'intégration, vous devez être connecté à l'espace de travail connecté à un HubSpot CRM actif. Accédez à Paramètres > Intégrations, cliquez sur HubSpot et vérifiez si l'intégration est connectée à l'espace de travail auquel vous êtes actuellement connecté.