HubSpot CRM
Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.Disponibilité: forfaits Commerce et Entreprise
Forfaits d'HubSpot: veuillez consulter HubSpot Marketplace
Cette intégration fonctionnera pour les Contacts, les Entreprises et les Offres dans HubSpot
Regardez la vidéo de présentation:
Passer à:
- Fonctionnalités
- Installer l'intégration
- Configurer les modèles pour HubSpot
- Transférer les informations d'HubSpot à PandaDoc (via les champs)
- Utiliser les Rôles et les Variables de Rôle
- Transmettre les informations sur le produit dans PandaDoc
- Créer et suivre les documents
- Lier un document à une Offre dans HubSpot
- Mettre à jour un document avec les valeurs de champ provenant d'HubSpot
- FAQ
- Dépannage
Fonctionnalités
Variables: vous pouvez transférer automatiquement les informations d'HubSpot aux documents PandaDoc à l'aide de variables.
Produits: transférez les informations du produit des Offres d'HubSpot aux grilles tarifaires de PandaDoc.
Créer des documents: vous pouvez créer des documents PandaDoc à partir des Offres, Contacts et Entreprises d'HubSpot.
Suivi de l'état: vous pouvez suivre l'état du document dans HubSpot.
Comment installer l'intégration de PandaDoc < HubSpot
Qui peut l'installer? Le Propriétaire du Compte, les Administrateurs
- Assurez que vous êtes connecté à votre compteHubSpot Dans PandaDoc, allez sur Paramètres API et Intégrations HubSpot et cliquez sur Connecter à HubSpot. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, cliquez sur « Donner l'accès ».
- Allez sur HubSpot et ouvrez n'importe quel dossier d'Offre, Contact ou Entreprise. À droite de votre écran, vous verrez le module PandaDoc!
Remarque:
Cette intégration fonctionne avec plusieurs espaces de travail. Pour cela, assurez-vous que vous activez l'intégration dans chaque espace de travail. Dans la section Documents Connexes, vous ne verrez que les documents créés dans l'intégration et situés dans l'espace de travail où vous êtes connecté.
Transférer les informations d'HubSpot dans PandaDoc
Avertissement:
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs du forfait avec la signature électronique.Pour transférer les informations d'HubSpot dans les documents PandaDoc, vous devez d'abord configurer votre modèle pour déterminer quels éléments doivent être transférer et où. Dans les sections ci-dessous, nous vous indiquerons comment transférer les informations des champs d'HubSpot dans le bloc de texte PandaDoc et les informations du produit dans la grille tarifaire. D'abord, apprenez à transférer les informations avec les variables.
- Ouvrez votre modèle (cliquez ici pour apprendre à en créer un nouveau)
- Utilisez les Variables d'HubSpot : dans HubSpot, faites défiler vers le bas jusqu'au module PandaDoc. Cliquez sur Actions Afficher les jetons PandaDoc
- Copiez et collez ces jetons ou variablesavec des crochets dans votre modèle
- Lorsque vous créez un document à l'aide de ce modèle, les variables rempliront les informations provenant d'HubSpot.
Utiliser les propriétés personnalisées d'HubSpot comme des variables
De la même manière, vous pouvez extraire les propriétés personnalisées créées dans HubSpot sur les documents de PandaDoc. Une propriété personnalisée créée dans HubSpot pour un objet spécifique (Offre, Contact ou Entreprise) apparaîtra dans la liste des jetons ou des variables correspondante.
Ouvrez un dossier et faites défiler vers le bas jusqu'au module PandaDoc, cliquez sur Actions Afficher les jetons de PandaDoc pour l'y trouver. Pour qu'il remplisse les documents, il vous suffit de copier la variable sur le modèle comme nous vous l'avons montré dans la section précédente.
Transférer les informations d'HubSpot à PandaDoc (via les champs)
Vous pouvez transférer les données dans les champs de PandaDoc de la même manière que vous l'avez fait pour les variables. Contrairement aux variables, vous n'avez toutefois pas besoin d'inclure les crochets.
Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans le champ de Fusion.
Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données préremplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que ce dernier lui ait été attribué.
Utiliser les Rôles et les Variables de Rôle pour remplir les coordonnées
Est-ce que les coordonnées ne sont pas remplies lorsque vous créez des documents à partir de l'objet d'une Offre ou d'une Entreprise? Malheureusement, les variables de coordonnées ne sont pas disponibles dans une Offre ou une Entreprise, mais il y a un moyen de contourner la difficulté. Les Rôles de Modèles et les Variables de Rôle sont un excellent moyen de transférer certaines coordonnées tout en créant des documents dans une Offre ou une Entreprise. Vous pourrez transférer le prénom, le nom de famille, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nom de l'entreprise, le nom du poste, l'adresse, la ville, le code postal, le pays, l'état ou la région d'un Contact associé à une Offre ou une Entreprise. Veuillez noter que les variables ne sont pas disponibles pour les utilisateurs du forfait avec la signature électronique.
- Dans votre modèle, cliquez sur + Ajouter les rôles en haut et ajoutez-en un.
- Cliquez sur Variables et trouvez votre nom de Rôle spécifique.
- Cliquez sur l'icône du doublon à côté d'une variable à copier, et collez-la dans votre modèle. Exemple: [Nom.du.Client]
- Lors de la création d'un document à partir d'une Offre ou d'une Entreprise, attribuez le contact qui lui est associé au Rôle que vous avez créé.
FAQ
Élargir pour les informations importantes sur les variables
- Pour utiliser les variables qui sont cartographiées dans d'autres champs de PandaDoc ou de votre CRM, elles doivent correspondre parfaitement. Les Variables sont sensibles à la casse et un mauvais caractère peut faire échouer le remplissage du jeton. Exemple: [Adresse.du.Contact] [adresseducontact]
- Les Variables ne fonctionneront pas sur tous les objets. Pour trouver la liste des variables disponibles pour votre dossier HubSpot, allez dans Actions Afficher les jetons de PandaDoc. Si vous créez un document à partir d'un Contact, vous pouvez utiliser les Variables de l'Entreprise et du Contact. Si vous créez un document à partir d'une Entreprise, vous ne pouvez utiliser que les Variables de l'Entreprise. Si vous créez un document à partir d'une Offre, vous pouvez utiliser les Variables de l'Entreprise et de l'Offre.
Transmettre les informations sur le produit dans PandaDoc
Remarque:
Les Produits d'HubSpot sont disponibles sur les forfaits Professionnel et Entreprise d'HubSpot.Quelles informations seront transférées?:
- Prix
- Quantité
- Remise au niveau de la rubrique
- Nom de la rubrique
- Description de la rubrique
Qu'est-ce qui n'est pas pris en charge?:
- Taxes (puisque les taxes ne sont pas prises en charge dans HubSpot)
- Les paiements récurrents configurés dans HubSpot seront transférés comme une option de paiement unique dans PandaDoc, puisque PandaDoc ne prend pas en charge les frais récurrents
- Commande de liste des produits. Dans une grille tarifaire de PandaDoc, les produits peuvent être répertoriés dans une commande différente de celle d'HubSpot.
Comment envoyer les produits provenant d'HubSpot
Guide vidéo court:
- Dans votre modèle, sélectionnez la grille tarifaire que vous souhaitez remplir. Ensuite, cliquez sur Propriétés en haut de la grille, dans les propriétés de la grille à droite, faites basculer le bouton qui indique la fusion des Données
- Assurez-vous que vos produits sont joints à votre dossier d'Offre dans HubSpot
- Créez votre document à partir de votre dossier d'Offre dans HubSpot. Vérifiez votre grille tarifaire pour vous assurer que vos produits sont remplis
- Pour que la remise soit affichée dans la grille tarifaire, cliquez sur le signe plus à droite de la grille tarifaire et sélectionnez Remise dans les colonnes cachées.
Remarque:
La rubrique Remises s'affichera toujours comme un montant forfaitaire dans PandaDoc pour que le total dans PandaDoc soit légèrement différent du total dans HubSpot si la remise est configurée en pourcentage.
Créer et suivre les documents
- Allez dans HubSpot et ouvrez n'importe quel dossier de Contact, Entreprise ou Offre. Ensuite, cliquez sur «Créer un document»
- Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et attribuez vos destinataires. Ensuite, examinez votre document et effectuez les modifications nécessaires pour le personnaliser pour votre destinataire
- Cliquez sur Envoyer, et suivez les instructions pour personnaliser le titre de votre document et le corps de votre e-mail
- Allez dans le module PandaDoc dans votre dossier HubSpot pour suivre l'état de votre document.
Lier un document à une Offre dans HubSpot
Si vous avez créé un document dans PandaDoc que vous souhaitez lier à une Offre dans HubSpot, nous avons tout prévu!
- Assurez-vous que vous êtes connecté à HubSpot et à PandaDoc
- Dans votre onglet PandaDoc, ouvrez le document, puis cliquez sur l'icône HubSpot à droite. Vous pouvez uniquement lier un document à l'état de brouillon
- Cliquez sur «Lier» et vous serez invité à sélectionner une Offre à partir de votre compte HubSpot. Choisissez une Offre et cliquez sur «Lier». (Notez qu'il ne vous sera pas possible de rechercher les Offres ici.) La liste affichera toutes les Offres auxquelles vous avez accès, et les dix Offres que vous avez mises à jour le plus récemment seront listées en haut
- À droite, sous «Informations concernant l'Offre», vous pouvez voir la date de création, l'état et le montant total de l'Offre. Veuillez noter que les informations concernant l'Offre affichées dans PandaDoc peuvent avoir besoin d'être actualisées pour vous assurer que vous consultez la dernière mise à jour. Si le montant de l'Offre ou la date de création indique «Inconnu», cela signifie que ce champ est vide dans HubSpot
- Maintenant, allez dans le dossier d'Offre d'HubSpot. Le document sera affiché dans le module PandaDoc comme si HubSpot l'avait créé!
Afin de délier un document à partir d'une Offre ou de le lier à un autre, cliquez sur l'action souhaitée dans le panneau Intégrations. Si vous avez créé le document à partir d'un autre objet (Entreprise, Contact), vous ne serez pas en mesure de le délier à partir de cet objet et vous ne serez pas en mesure de le lier à une Offre ou de visualiser les informations connexes.
Si l'intégration à HubSpot n'est pas connectée à votre compte, vous verrez l'une des erreurs indiquées sur les captures d'écran ci-dessous. Vous pouvez soit contacter l'Administrateur de votre Espace de travail PandaDoc pour qu'il connecte l'intégration, soit, si vous êtes l'Administrateur, vous pouvez la connecter à Paramètres Intégrations.
Mettre à jour un document avec les valeurs de champ provenant d'HubSpot
Remarque:
Pour activer cette fonctionnalité, le statut du document doit être un «Brouillon».Si vous mettez à jour les informations dans votre Offre après qu'un document a été créé ou lié à une Offre, vous pouvez mettre à jour votre document avec de nouvelles valeurs à partir de l'Offre liée. Voici comment:
- Dans le document PandaDoc, allez dans le panneau Intégrations en cliquant sur l'icône HubSpot à gauche.
- Sous Données de Document, cliquez sur «Importer de la gestion de relation client».
- Les variables seront mises à jour avec les informations correctes provenant d'HubSpot.
Remarque :
Il ne vous sera pas possible de mettre à jour les champs, les variables de rôle ou les grilles tarifaires de PandaDoc avec les données du produit provenant d'HubSpot.
FAQ
Puis-je mettre à jour l'état de l'Offre après la signature d'un document?
Pas dans notre intégration. Cependant, vous pouvez utiliser Zapier pour mettre à jour l'état de l'Offre une fois qu'un document a été signé.
Dépannage
Certaines de mes variables HubSpot ne se remplissent pas
Il existe plusieurs raisons pour cela.
- Les caractères de la variable ne correspondent pas exactement à la variable cartographiée. Allez dans Actions Afficher les jetons PandaDoc pour qu'ils correspondent
- Vous utilisez une variable d'un autre type de dossier HubSpot qui n'est pas pris en charge dans le dossier à partir duquel vous créez votre document. Par exemple, les jetons ou les variables de l'Offre ne fonctionneront pas quand vous créez des documents à partir de Contacts
- Aucune valeur n'a été fournie dans la propriété cartographiée de votre variable HubSpot.
Mes produits ne se transfèrent pas dans la grille tarifaire
- Vérifiez si la grille tarifaire dans le modèle à partir duquel vous créez des documents indique l'activation d'«Ajouter automatiquement des produits à cette grille». Sinon, continuez faites basculer le bouton et commencez à créer un document.
Si la première option n'aide pas ou n'est pas pertinente, demandez à un membre de votre équipe avec l'accès aux autorisations Super Admin dans HubSpot de reconnecter l'intégration (c'est ce qu'HubSpot recommande). Pour le faire dans PandaDoc, allez dans Paramètres Intégrations HubSpot cliquez sur Désactiver. Ensuite, réactivez-la.
PandaDoc vous demande continuellement de vous connecter
Vous avez probablement activé le paramètre «Bloquer les cookies tiers» dans votre navigateur. Selon le navigateur que vous utilisez, suivez l'un de ces liens pour désactiver ce paramètre:
Dans Safari, allez dans Préférences Confidentialité Gérer les données du site web. Cliquez sur Supprimer tout ou sélectionnez hubspot.com et pandadoc.com et cliquez sur Effacer.