Automatizaciones

Las automatizaciones te permiten ahorrar tiempo y automatizar tareas cada vez que el estado de un documento cambie a "Enviado" o "Completado".

Las automatizaciones se basan en plantillas; por lo tanto, una vez configurada una automatización dentro de tu plantilla, todos los nuevos documentos creados a partir de esta plantilla heredarán la configuración.

Configurar una automatización

Para empezar, abre una plantilla para la que quieras configurar una automatización y luego selecciona Automatizaciones en la parte superior de la página.

A continuación, selecciona + Crear automatización.

Acciones disponibles actualmente:

• Cambiar la etapa de cotización u oportunidad de Microsoft Dynamics cada vez que se actualice el estado de un documento
• Cambiar la etapa de oportunidad de Salesforce cada vez que se actualice el estado de un documento
• Cambiar la etapa de negocio de HubSpot cada vez que se actualice el estado de un documento
• Mover un documento a un almacenamiento en la nube (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox y Box)
• Mover un documento a una carpeta de PandaDoc
• Mover un documento a Notas y archivos adjuntos en oportunidades de Salesforce
• Mover un documento a archivos adjuntos en negocios de HubSpot
• Mover un documento a los detalles en cotizaciones de Microsoft Dynamics

Las automatizaciones no afectarán a ninguna de tus configuraciones de integración nativa.

Cambiar la etapa de cotización de Microsoft Dynamics cuando se actualice el estado de un documento

1. Selecciona la opción "Cuando cambie el estado del documento, cambiar la etapa de cotización en Microsoft Dynamics"
2. Selecciona el estado de activación para documentos de PandaDoc creados a partir de Microsoft Dynamics: puedes elegir entre "Rechazado" y "Completado"
3. Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre Microsoft Dynamics y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona la etapa de cotización en el menú desplegable: puedes elegir entre "Ganado" y "Perdido"
5. Selecciona Guardar

Una vez que el estado de un documento de PandaDoc creado a partir de esta plantilla cambie a "Completado" o "Rechazado", la etapa de cotización se moverá automáticamente a "Ganado" o "Perdido" (dependiendo de la configuración de tu automatización).

Cambiar la etapa de oportunidad de Salesforce cada vez que se actualice el estado de un documento

1. Selecciona "Cuando cambie el estado del documento, cambiar la etapa de oportunidad en Salesforce"
2. Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado a través de Salesforce: puedes elegir entre "Rechazado" y "Completado"
3. Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre Salesforce y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona la etapa de oportunidad en el menú desplegable: puedes elegir entre "Cerrado ganado" y "Cerrado perdido"
5. Selecciona Guardar

Una vez configurado, cada vez que un documento que crees a través de una oportunidad de Salesforce usando esta plantilla se rechace o se complete (dependiendo de la configuración de tu automatización), la etapa de oportunidad se moverá automáticamente a "Cerrado ganado" o "Cerrado perdido".

Cambiar la etapa de oportunidad de Microsoft Dynamics cada vez que se actualice el estado de un documento

1. Selecciona la opción "Cuando cambie el estado del documento, cambiar la etapa de cotización en Microsoft Dynamics"
2. Selecciona el estado de activación para los documentos de PandaDoc creados a partir de Microsoft Dynamics: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado"
3. Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre Microsoft Dynamics y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona la etapa de oportunidad en el menú desplegable: puedes elegir entre "Ganado" y "Cancelado"

Tan pronto como un documento de PandaDoc creado a partir de esta plantilla a través de una oportunidad se complete o se rechace, la etapa de oportunidad se moverá automáticamente a "Ganado" o "Perdido" (dependiendo de la configuración de tu automatización).

Cambiar la etapa de negocio de HubSpot cada vez que se actualice el estado de un documento

1. Selecciona "Cuando cambie el estado del documento, cambiar la etapa de negocio en HubSpot"
2. Selecciona el estado de activación para los documentos de PandaDoc creados través de HubSpot: puedes elegir entre "Rechazado" y "Completado"
3. Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona la etapa de negocio en el menú desplegable: puedes elegir entre "Cerrado ganado" y "Cerrado perdido"
5. Selecciona Guardar

Cada vez que se complete o rechace un documento que crees a través de un negocio de HubSpot usando esta plantilla, la etapa de negocio cambiará automáticamente a "Cerrado ganado" o "Cerrado perdido" (dependiendo de la configuración de tu automatización).

Guardar archivos PDF completados en Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box

Puedes guardar fácilmente archivos PDF completados en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box con documentos adjuntos usando el campo Recopilar archivos.

1. Selecciona "Enviado" o "Completado" en el menú desplegable de Estado del documento (te sugerimos que selecciones el estado "Completado" aquí para asegurarte de que se adjuntan solo documentos finalizados con un certificado de firma)
2. Selecciona Autorizar Conectar para vincular tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box a tu cuenta de PandaDoc
3. Activa la casilla de verificación "Cargar archivos recopilados" para adjuntar también esos documentos
4. Selecciona Guardar automatización

Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (incluso si el estado se cambia manualmente), se creará una nueva carpeta con un PDF y archivos cargados (si los hay) en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box. La carpeta heredará el nombre del documento.

Mover documentos enviados o completados a una carpeta de PandaDoc seleccionada

1. Selecciona "Mover un documento a una carpeta de PandaDoc"
2. Selecciona "Enviado" o "Completado" en el menú desplegable de Estado del documento
3. Escoge Seleccionar carpeta y luego selecciona una de las carpetas existentes o crea una nueva
4. Selecciona Guardar

Cada vez que se complete un documento generado a partir de esta plantilla, este se moverá automáticamente a la carpeta seleccionada.

Mover un documento a archivos adjuntos en negocios de HubSpot

1. Selecciona "Cuando cambie el estado del documento de PandaDoc, adjuntar PDF a HubSpot"
2. Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado a través de HubSpot: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado"
3. Autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona Guardar

Cada vez que se envíe o complete un documento que crees a través de un negocio de HubSpot usando esta plantilla (dependiendo de la configuración de tu automatización), este se adjuntará automáticamente al negocio.

Mover un documento a Notas y archivos adjuntos en oportunidades de Salesforce

1. Selecciona "Cuando cambie el estado de un documento de PandaDoc, adjuntar PDF a Salesforce"
2. Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado desde Salesforce: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado"
3. Autorizar la conexión entre Salesforce y PandaDoc a través de Workato. Nota: No debes rellenar nada en la sección avanzada de la ventana de autorización.
4. Selecciona Guardar

Una vez configurado, cada vez que se envíe o complete un documento que crees a través de una oportunidad de Salesforce (dependiendo de la configuración de tu automatización), este se adjuntará automáticamente a Notas y archivos adjuntos en tus oportunidades.

Mover un documento a la ficha Detalles en cotizaciones de Microsoft Dynamics

1. Selecciona "Cuando cambie el estado de un documento de PandaDoc, adjuntar PDF a MS Dynamics"
2. Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado a partir de Microsoft Dynamics: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado"
3. Autorizar la conexión entre MS Dynamics y PandaDoc a través de Workato
4. Selecciona Guardar
5. Crea un documento usando esta plantilla en un objeto de cotización de Microsoft Dynamics y luego envíalo
6. Dentro de PandaDoc, abre el documento creado y selecciona Aplicaciones en el panel derecho
7. Busca Microsoft Dynamics, selecciona Vincular y luego la cotización desde la que creaste este documento

Una vez configurada la automatización y vinculado el documento que creaste a través de una cotización al objeto en PandaDoc, se adjuntará el PDF a los detalles una vez que se haya enviado o completado (dependiendo de la configuración de tu automatización).

Deshabilitar automatizaciones 

Puedes deshabilitar o eliminar tus automatizaciones en cualquier momento. Para ello, selecciona Automatizaciones en la parte superior de la página y desactiva el botón de alternancia debajo de cualquier automatización.

También puedes seleccionar los tres puntos verticales en la parte extrema derecha y seleccionar Eliminar.