Enviar documentos en masa
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Advertencia:
PandaDoc se reserva el derecho de suspender temporalmente esta característica si vemos un uso irracional, ya que esto afectará a la capacidad de distribución para todos los usuarios de PandaDoc.Échale un vistazo a continuación para saber cómo enviar un documento a varios destinatarios. Cada destinatario recibirá una copia única para completar o ver.
Disponibilidad: Business, Enterprise + un paquete de volumen por una cuota adicional
Esta característica no está disponible de forma predeterminada; por favor, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica en support@pandadoc.com para activarla.
Ver un vídeo de información general:
Qué necesitas:
- Una plantilla con al menos un perfil
- Un archivo CSV con los datos de tus destinatarios. Ten en cuenta que puedes enviar 1000 documentos por hora como máximo y que no puedes usar la misma dirección de correo electrónico para diferentes destinatarios.
- Habilita "Envío en masa" en la tienda de complementos (el propietario de la cuenta deberá llevar a cabo esta acción).
Nota:
Para esta característica, existe un límite de 1000 correos electrónicos/horaSelección de una plantilla
En el Panel, haz clic en "Crear nueva" y selecciona "Envío en masa".
Selecciona una plantilla de la lista. Ten en cuenta que deberán asignarse todos los campos a los perfiles.
Usaremos una plantilla con un perfil: empleado.
Revisión de las variables de la plantilla, creación de un archivo CSV para cargar los datos de los destinatarios
En primer lugar, revisa las variables que se pueden sustituir por los datos de los destinatarios.
Todas las variables de perfil predeterminadas se mostrarán en el menú desplegable de cada perfil. Desplegaremos el menú desplegable de Empleado para descubrir todas las variables predeterminadas.
Las variables personalizadas (si hay alguna) se mostrarán en un menú desplegable separado.
Creación de un archivo CSV que contenga los datos de los destinatarios.
PandaDoc genera un archivo CSV en blanco dependiendo de la plantilla que uses. Descarga este archivo CSV y rellena los datos de los destinatarios.
Aparte de las variables, este archivo CSV incluirá lo siguiente:
- Título del documento: podrás personalizar el nombre del documento para cada destinatario.
- Mensaje de correo electrónico: podrás personalizar los mensajes de correo electrónico para los destinatarios individuales.
Si ya tienes un archivo CSV que quieres modificar y cargar, expande para ver los requisitos
- El archivo debe tener formato de archivo con valores separados por coma (CSV)
- La primera fila en el archivo debe especificar qué variables se sustituirán en los documentos. La variable de correo electrónico es necesaria y debe rellenarse en el archivo; las demás variables/columnas son opcionales. Las variables se pegan sin corchetes. Échale un vistazo al ejemplo que verás a continuación:
- El CSV no puede contener más de 1000 destinatarios.
Carga tu archivo CSV
Ahora, ya está todo listo para cargar tu archivo CSV. Puedes arrastrar y soltar o buscar en tu dispositivo el archivo, además de importar desde Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
Revisión de advertencias y errores
Una vez se haya procesado el archivo CSV, PandaDoc te mostrará errores y espacios en blanco que haya encontrado.
Errores (marcados en rojo): direcciones de correo electrónico que falten o sean inválidas. No podrás continuar si hay errores, por lo que tendrás que realizar los cambios necesarios en el archivo y volver a cargarlo.
Advertencias (marcadas en amarillo): variables sin rellenar. Podrás continuar y enviar con advertencias, pero las variables sin rellenar se mostrarán en blanco en los documentos enviados.
Envío de tus documentos
Cuando esté todo listo para enviar tus documentos, haz clic en "Continuar". Esto te llevará al último paso del proceso.
Aquí, podrás revisar cuántos documentos se enviarán y añadir un mensaje de correo electrónico si aún no lo has especificado en tu archivo CSV.
Qué ocurre tras el envío
Una vez hayas hecho clic en Enviar, PandaDoc creará una carpeta en tu sección de documentos llamada "Nombre de plantilla: Fecha" usando el nombre de la plantilla que hayas seleccionado y la fecha en la que la enviaste.
La carpeta contendrá todos los documentos enviados en este envío en masa.
Cuando se hayan enviado todos los documentos, te enviaremos una confirmación por correo electrónico.
