Compartir plantillas y elementos de la biblioteca de contenidos

Disponibilidad: Enterprise

Nuestra característica de compartir contenidos te permite compartir fácilmente las plantillas y los elementos de la biblioteca de contenidos en tus espacios de trabajo. Puedes compartir archivos individuales o carpetas completas de las plantillas y los elementos de la biblioteca de contenidos.

Compartir contenidos individuales entre espacios de trabajo

Para compartir una plantilla o un elemento de la biblioteca de contenidos, comienza por ir a tu Lista de plantillas.

1. Mantén el puntero en el extremo derecho sobre el contenido que quieras compartir, haz clic en los puntos verticales y después selecciona Compartir con espacio de trabajo en el menú desplegable.
2. A continuación, en el apartado de Espacios de trabajo disponibles, verás qué espacios de trabajo hay disponibles para compartir. Selecciona el o los espacios de trabajo donde quieras compartir el contenido. Una vez terminado, haz clic en Guardar.

Si empleas un proceso de flujo de trabajo de aprobación para tus plantillas, tus plantillas compartidas mantendrán esa configuración de aprobación y cualquier documento creado a partir de estas plantillas heredará la misma configuración. Como resultado, cualquier miembro del equipo que apruebe debe ser miembro del espacio de trabajo de la plantilla compartida para acceder y aprobar un documento. En caso de que esta persona designada no sea miembro, verá el siguiente mensaje cuando intente abrir el documento desde la notificación de correo electrónico:

Revisar contenido compartido

Para comprobar en qué espacio de trabajo se comparte un elemento, mantén el puntero en el extremo derecho sobre el elemento, haz clic en los puntos verticales y luego haz clic en Compartir con espacio de trabajo en el menú desplegable. Si ves espacios de trabajo activados, significa que el elemento ya está compartido allí. Para dejar de compartir tu contenido con un espacio de trabajo, simplemente desactiva la casilla en Espacios de trabajo disponibles.

Compartir carpetas de contenido

También puedes compartir carpetas de contenido enteras.

1. Mantén el puntero en el extremo derecho sobre la carpeta que quieras compartir, haz clic en los puntos verticales y después selecciona Compartir con espacio de trabajo en el menú desplegable.
2. A continuación, en Espacios de trabajo disponibles, puedes comprobar qué espacios de trabajo hay disponibles para compartir y seleccionar el o los espacios de trabajo con los que quieras compartir contenido. Haz clic en Guardar una vez hayas terminado.

Verás un icono de compartir junto a las carpetas y elementos que se comparten con otros espacios de trabajo.

Acceder a contenido compartido

En las secciones de Plantilla y Biblioteca de contenidos, verás una carpeta denominada Compartido conmigo. Esta carpeta contiene los elementos compartidos con ese espacio de trabajo en particular.

Utilizar plantillas y elementos de la biblioteca de contenidos compartidos

Plantillas compartidas

Comienza accediendo a la carpeta de Compartido conmigo (ver arriba). A continuación, crea un documento que utilice esta plantilla compartida de una de las tres maneras siguientes:

1. Mantén el puntero sobre el elemento en la Lista de plantillas y luego haz clic en Crear documento.
2. Haz clic en la plantilla y luego haz clic en Crear documento en la parte superior de la página.
3. Haz clic en Nuevo documento Plantillas compartidas Crear nuevo documento utilizando una plantilla compartida.

Biblioteca de contenidos compartidos

Puedes utilizar elementos de la biblioteca de contenidos compartidos y añadirlos a los documentos y plantillas de la misma manera que los elementos corrientes de la biblioteca de contenidos.