Automatisierungen

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Marya Maksimchuk
  • Aktualisiert

Anmerkung:

Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.

Anmerkung:

Diese Funktion ist Teil eines geschlossenen Beta-Tests. 

Warnung:

Wenn Sie an einer zuvor freigegebenen Beta-Version dieser Funktion teilgenommen haben, müssen Sie Ihre Automatisierungen zurücksetzen.

Mit Automatisierungen können Sie Zeit sparen und Aufgaben automatisieren, immer wenn der Status eines Dokuments in „Gesendet“ oder „Fertiggestellt“ geändert wird.

Automatisierungen basieren auf Vorlagen, das heißt, sobald Sie eine Automatisierung in Ihrer Vorlage eingerichtet haben, übernehmen alle neuen, aus dieser Vorlage erstellten Dokumente diese Einstellung.

Anmerkung:

Wenn Sie eine Vorlage duplizieren, werden Ihre Automatisierungen nicht für die duplizierte Version übernommen.

Überspringen zu:

Einrichtung einer Automatisierung

Anmerkung:

Automatisierungen funktionieren nicht in Formularen, die aus einer Vorlage mit bereits eingerichteter Automatisierung erstellt wurden.

Öffnen Sie dazu eine Vorlage, in der Sie eine Automatisierung einrichten möchten, und wählen Sie dann Automatisierungen oben auf der Seite aus.

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Anmerkung:

Benutzer mit der Rolle Teammitglied können keine Automatisierungen einrichten.

Wählen Sie als Nächstes + Automatisierung erstellen.

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Derzeit verfügbare Aktionen:

  • Angebots- oder Opportunity-Stadium von Microsoft Dynamics bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern
  • Salesforce-Opportunity-Stadium bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern
  • HubSpot-Angebotsstadium bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern
  • Dokument in den Cloud-Speicher verschieben (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox und Box)
  • Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben
  • Dokument in Notizen und Anhänge in Salesforce-Opportunities verschieben
  • Verschieben eines Dokuments in Anhänge in HubSpot-Angeboten
  • Dokument in Details in Microsoft-Dynamics-Angeboten verschieben

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Automatisierungen haben keine Auswirkungen auf Ihre nativen Integrationseinstellungen.

Warnung:

Möglicherweise müssen Sie die Einstellung zum Blockieren von Drittanbieter-Cookies in Ihrem Browser deaktivieren, damit die Automatisierungen funktionieren. 

Angebotsstadium von Microsoft Dynamics bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern

Anmerkung:

Stellen Sie vor der Verwendung von Automatisierungen sicher, dass Sie das neueste Integrationspaket von Microsoft Dynamics haben. 
  1. Wählen Sie „Bei Änderung des Dokumentstatus das Angebotsstadium in Microsoft Dynamics ändern“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für in Microsoft Dynamics erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können dabei zwischen „Abgelehnt“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Wählen Sie zur Autorisierung der Verbindung zwischen Microsoft Dynamics PandaDoc über Workato Verbinden.
  4. Wählen Sie das Angebotsstadium aus dem Dropdown-Menü. Sie können zwischen „Gewonnen“ und „Verloren“ wählen.
  5. Wählen Sie Speichern.
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Sobald der Status eines aus dieser Vorlage erstellten PandaDoc-Dokuments in „Fertiggestellt“ oder „Abgelehnt“ geändert wird, wird das Angebotsstadium, abhängig von Ihrer Automatisierungseinstellung, automatisch in „Gewonnen“ oder „Verloren“ umgestellt.

Salesforce-Opportunity-Stadium bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern

  1. Wählen Sie „Bei Änderung des Dokumentstatus das Opportunity-Stadium in Salesforce ändern“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für über Salesforce erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können zwischen „Abgelehnt“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Wählen Sie Verbinden zur Autorisierung der Verbindung zwischen Salesforce und PandaDoc über Workato.
  4. Wählen Sie das Opportunity-Stadium aus dem Dropdown-Menü. Sie können zwischen „Geschlossen und gewonnen“ und „Geschlossen und verloren“ wählen.
  5. Wählen Sie Speichern.
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Nach der Einrichtung wird bei Dokumenten, die mit dieser Vorlage über eine Salesforce Opportunity erstellt wurden, das Opportunity-Stadium automatisch in „Geschlossen und gewonnen“ oder „Geschlossen und verloren“ umgestellt, wenn ein solches Dokument abgelehnt oder fertiggestellt wird.

Opportunity-Stadium von Microsoft Dynamics bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern

Anmerkung:

Stellen Sie vor der Verwendung von Automatisierungen sicher, dass Sie das neueste Integrationspaket von Microsoft Dynamics haben. 
  1. Wählen Sie „Bei Änderung des Dokumentstatus das Angebotsstadium in Microsoft Dynamics ändern“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für aus Microsoft Dynamics erstellte PandaDoc Dokumente aus. Sie können zwischen „Gesendet“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Wählen Sie zur Autorisierung der Verbindung zwischen Microsoft Dynamics PandaDoc über Workato Verbinden.
  4. Wählen Sie das Angebotsstadium aus dem Dropdown-Menü. Sie können zwischen „Gewonnen“ und „Storniert“ wählen.
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Sobald ein nach dieser Vorlage über eine Opportunity erstelltes PandaDoc-Dokument fertiggestellt oder abgelehnt wird, wird das Opportunity-Stadium automatisch in „Gewonnen“ oder „Verloren“ (je nach Automatisierungseinstellung) umgestellt.

HubSpot-Angebotsstadium bei Aktualisierung des Dokumentstatus ändern

  1. Wählen Sie „Bei Änderung des Dokumentstatus das Angebotsstadium in HubSpot ändern“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für über HubSpot erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können zwischen „Abgelehnt“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Wählen Sie Verbinden zur Autorisierung der Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato.
  4. Wählen Sie das Angebotsstadium aus dem Dropdown-Menü. Sie können zwischen „Geschlossen und gewonnen“ und „Geschlossen und verloren“ wählen.
  5. Wählen Sie Speichern.
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Bei jeder Fertigstellung oder Ablehnung eines über ein HubSpot-Angebot mit dieser Vorlage erstellten Dokuments wird das Angebotsstadium automatisch in „Geschlossen und gewonnen“ oder „Geschlossen und verloren“ (je nach Automatisierungseinstellung) umgestellt.

Speichern von fertiggestellten PDF-Dateien in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box

Über das Feld Dateien sammeln können Sie ganz einfach fertiggestellte PDF-Dokumente mit ihren Anlagen in Ihrem Konto in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box speichern.

  1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Dokumentstatus „Gesendet“ oder „Fertiggestellt“. (Wir empfehlen die Auswahl des Status „Fertiggestellt“, damit nur fertiggestellte Dokumente mit einem Signaturzertifikat angehängt werden.
  2. Wählen Sie Zulassen Verbinden, um Ihr Konto bei Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box mit Ihrem PandaDoc-Konto zu verbinden.
  3. Wählen Sie das Kontrollkästchen „Dateien sammeln“, um diese Dokumente anzuhängen.
  4. Wählen Sie Automatisierung speichern.

Anmerkung:

Wir empfehlen, den Dokumentnamen vor dem Versenden zu ändern, damit die in Ihrem Ordner für den Cloud-Speicher erstellte Version einen eindeutigen Namen hat.
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Bei jedem Versenden oder Fertigstellen eines nach dieser Vorlage erstellten Dokuments (auch bei manueller Änderung des Status) wird ein neuer Ordner mit einem PDF und ggf. den hochgeladenen Dateien in Ihrem Konto in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box erstellt. Der Ordner übernimmt den Namen des Dokuments.

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Verschieben von gesendeten oder fertiggestellten Dokumenten in einen PandaDoc-Ordner

  1. Wählen Sie „Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben“.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Dokumentstatus „Gesendet“ oder „Fertiggestellt“.
  3. Wählen Sie Ordner auswählen und dann entweder einen der vorhandenen Ordner, oder erstellen Sie einen neuen Ordner.
  4. Wählen Sie Speichern.
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Bei jedem Fertigstellen eines Dokuments aus dieser Vorlage wird es automatisch in den ausgewählten Ordner bewegt.

Verschieben eines Dokuments in Anhänge in HubSpot-Angeboten

  1. Wählen Sie „Bei Änderung des PandaDoc-Dokumentstatus PDF an HubSpot anhängen“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für über HubSpot erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können zwischen „Abgelehnt“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato zulassen
  4. Wählen Sie Speichern.
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Bei jedem Versenden oder Fertigstellen eines über ein HubSpot-Angebot mit dieser Vorlage erstellten Dokuments wird es (abhängig von Ihrer Automatisierungseinstellung) automatisch an das Angebot angehängt.

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Verschieben eines Dokuments in Anhänge und Notizen in Salesforce-Opportunities

  1. Wählen Sie „Bei Änderung des PandaDoc-Dokumentstatus PDF an Salesforce anhängen“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für über Salesforce erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können zwischen „Abgelehnt“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Verbindung zwischen Salesforce und PandaDoc über Workato zulassen. Hinweis: Sie sollten im Abschnitt Erweitert im Fenster Zulassen nichts ausfüllen.
  4. Wählen Sie Speichern.
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Nach der Einrichtung werden Dokumente, die über eine Salesforce Opportunity mit dieser Vorlage erstellt wurden, beim Versenden oder Fertigstellen (abhängig von Ihrer Automatisierungseinstellung) automatisch an Notizen und Anhänge in Ihren Opportunities angehängt.

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Verschieben eines Dokuments in die Registerkarte Einzelheiten in Microsoft-Dynamics-Angeboten

  1. Wählen Sie „Bei Änderung des PandaDoc-Dokumentstatus PDF an MS Dynamics anhängen“.
  2. Wählen Sie den Auslösestatus für aus Microsoft Dynamics erstellte PandaDoc-Dokumente aus. Sie können zwischen „Gesendet“ und „Fertiggestellt“ wählen.
  3. Verbindung zwischen MS Dynamics und PandaDoc über Workato zulassen
  4. Wählen Sie Speichern.
  5. Erstellen Sie ein Dokument mit dieser Vorlage in einem Angebotsobjekt von Microsoft Dynamics und senden Sie es dann.
  6. Öffnen Sie das erstellte Dokument in PandaDoc, und wählen Sie Apps im rechten Bereich aus.
  7. Suchen Sie Microsoft Dynamics, wählen Sie Link und dann das Angebot, aus dem Sie dieses Dokument erstellt haben.
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Nach der Einrichtung der Automatisierung und Verknüpfung des über Quote erstellten Dokuments mit dem Objekt in PandaDoc wird das PDF nach dem Versenden oder Fertigstellen (abhängig von Ihrer Automatisierungseinstellung) an Details angehängt.

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Automatisierungen deaktivieren 

Sie können Ihre Automatisierungen jederzeit deaktivieren oder löschen. Wählen Sie dazu Automatisierungen oben auf der Seite aus, und schalten Sie dann den Schalter unter Jede Automatisierung aus.

Alternativ können Sie die Ellipse (die drei vertikalen Punkte) ganz rechts und dann Löschen auswählen.

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