Verwalten Sie Dokumente, Vorlagen und Objekte Ihrer Bibliothek

Filter für die Dokumentenliste

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Sie können die folgenden Filter einzeln oder gleichzeitig verwenden:

• Datum (Änderungs-, Erstellungs- und Verfallsdatum)
• Status
• Eigentümer
• Empfänger
• Unternehmen

Um den Filter Firma zu verwenden, müssen Sie zunächst dem Feld Firma in den Infodetails des Dokuments einen Wert hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Info-Panel in der Dokumentenliste oder innerhalb eines Dokuments, indem Sie auf die Schaltfläche Info klicken und einen Namen in das Firmenfeld auf der Registerkarte "Details" eingeben.

Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument mittels eines Stichwortes suchen, können Sie zudem Dokumentfilter verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.

Nach einem Dokument suchen

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Um nach einem Dokument zu suchen, gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente und geben Sie ein Wort oder einen Satz aus dem Inhalt des Dokuments (sowohl hochgeladene PDF/Word-Dateien als auch bearbeitbare Dokumente sind durchsuchbar), den Namen des Dokuments oder den Namen des Empfängers in die Suchleiste ein. Wörter mit Satzzeichen (z.B. O'Brien) oder mit Zeichen aus verschiedenen Sprachen (z.B. Amália Gonçalves) sind ebenfalls durchsuchbar.

Sie können sich alle Treffer anzeigen lassen oder die auf der Registerkarte "Nur Titel" gefundenen Treffer durchsehen.

Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie es einfach an oder verwenden Sie die Pfeiltasten und die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Um die Liste aller Treffer zu sehen, wählen Sie Treffer # ansehen.

Auf der Registerkarte "Alle Treffer" in den Suchergebnissen werden die Dokumente in der folgenden Reihenfolge angezeigt:
- Titeltreffer von neu nach alt bis zuletzt geändert
- Treffer zu E-Mail-Adressen und vollständigen Namen, von neu nach alt sortiert, nach Datum der letzten Bearbeitung.
- Treffer im Inhalt, von neu nach alt sortiert, nach Datum der letzten Bearbeitung.

Wenn Sie die automatische Nummerierung von Dokumenten verwenden, können Sie nach der von PandaDoc generierten Sequenznummer suchen.

Kopieren, Verschieben, Umbenennen und Löschen von Dokumenten und Vorlagen

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Um ein einzelnes Dokument/eine einzelne Vorlage zu kopieren, zu verschieben, umzubenennen oder zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü. Mehr über das schnelle Verschieben von Dokumenten in Ordnern erfahren Sie weiter unten.

Sie können mehrere Dokumente/Vorlagen auf einmal kopieren, verschieben und löschen. Markieren Sie alle Dokumente, die Sie verwalten möchten, und wählen Sie oben rechts eine Aktion.

Gelöschte Dokumente wiederherstellen

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, öffnen Sie zunächst die Dokumentenliste, wählen Sie dann den Ordner Papierkorb, bewegen Sie den Mauszeiger ganz nach rechts über das Dokument und wählen Sie drei vertikale Ellipsen > Wiederherstellen.

Wenn Sie mehrere Dokumente wiederherstellen möchten, markieren Sie die einzelnen Dokumente links neben ihrem Namen und wählen Sie dann oben rechts Wiederherstellen.

Um Dokumente endgültig zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und wählen Sie drei vertikale Ellipsen ganz rechts > Für immer löschen. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen und auf Für immer löschenklicken, um sie endgültig zu löschen.

Massendownload von Dokumenten

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Diese Funktion ist nur für Dokumente verfügbar. Um mehrere Dokumente auf einmal herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten. Scrollen Sie nach unten, um mehr als 30 Dokumente auf einmal auswählen zu können.
2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Download oben rechts.
3. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass der Download begonnen hat, und sobald er verarbeitet wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail von PandaDoc. In der E-Mail finden Sie unter dem Feld Upload einen Link zu einer .zip-Datei mit Ihren Dokumenten und angehängten Dateien.
4. Der Link zur .zip-Datei wird innerhalb einer Woche ablaufen.

Auf ähnliche Weise können Sie einen Ordner mit Dokumenten herunterladen.

Dokumente als .pdf herunterladen

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Dokumente als .pdf herunterzuladen:

1. Wählen Sie das Dokument, das Sie herunterladen möchten, und klicken Sie oben rechts auf Download.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie Download aus dem Dropdown-Menü.
3. Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument, wählen Sie dann die drei vertikalen Ellipsen oben rechts und wählen Sie Download aus dem Dropdown-Menü > Download als .pdf.

Dokumente als .docx herunterladen

Verfügbarkeit: Essentials, Business, und Enterprise-Tarife

Sie können Ihre Vorlagen oder Dokumente nur innerhalb einer Vorlage/eines Dokuments als .docx herunterladen.

Aktivieren/Deaktivieren: Der Kontoinhaber kann diese Funktion im Add-On Store über diesen Link aktivieren/deaktivieren.

Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument, wählen Sie dann die drei vertikalen Ellipsen oben rechts und wählen Sie Download aus dem Dropdown-Menü > Download als .docx.

Dokumentendownload für Empfänger deaktivieren

Sie können den Download von Dokumenten für Empfänger auf Vorlagen- oder Dokumentebene deaktivieren. Um die Option zum Herunterladen von Dokumenten für Empfänger zu deaktivieren, wählen Sie oben auf der Seite Verwalten und schalten Sie den Schalter für Download unter "Empfängerberechtigungen" aus.

Sortieren

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Sie können Dokumente sortieren nach: Titel, Status, Erstellungsdatum. Sie können Vorlagen sortieren nach: Titel, Erstellungsdatum. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie die Reihenfolge, in der Sie das Dokument sortieren möchten:

Sie können auch so sortieren, dass die Dokumente vor den Ordnern angezeigt werden (wenn Sie mehrere Ordner haben und nicht zu weit nach unten scrollen möchten).

Klicken Sie auf das Sortiersymbol in der oberen rechten Ecke und dann zuerst auf Dokumente:

Dokumente/Vorlagen in Ordnern organisieren

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie '+' neben 'Ordner' im linken Bereich.

Alternativ können Sie auch auf den Pfeil neben +Dokument klicken und Ordner wählen, um einen neuen Ordner zu erstellen.

Um Dokumente/Vorlagen in einen Ordner zu verschieben, können Sie sie entweder per Drag-and-Drop (in einen Ordner in der Liste oder in der Ordnerstruktur) verschieben.

Alternativ markieren Sie die Dokumente und wählen Sie oben rechts Verschieben, wählen Sie den Zielordner und wählen Sie Hierher verschieben.

Dokumente aus einem Ordner in den Stammordner verschieben

Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie in den Stammordner verschieben möchten, ziehen Sie sie auf ALLE ganz oben und legen Sie sie dann ab.

Um einen Ordner umzubenennen oder zu löschen, markieren Sie ihn und klicken Sie auf die Ellipsen ganz rechts > Umbenennen oder Löschen:

Alternativ können Sie den Ordner auch öffnen und von dort aus fortfahren.

Marker

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Um einen Artikel zu markieren:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument/die Vorlage und klicken Sie auf die Ellipsen ganz rechts
2. Wählen Sie Marker hinzufügen
3. Wählen Sie einen Marker aus der Liste oder erstellen Sie einen neuen.
4. Drücken Sie Speichern

Auf der linken Seite sehen Sie alle Ihre vorhandenen Marker. Klicken Sie darauf, um alle Dokumente herauszufiltern, die mit dem/den Markern versehen sind. Wenn Sie mehr als ein Marker auswählen, sucht PandaDoc nach den Dokumenten, auf die alle ausgewählten Marker angewendet wurden.

Um die Markierung eines Dokuments aufzuheben:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie auf die Ellipsen ganz rechts
2. Klicken Sie auf Marker hinzufügen
3. Drücken Sie das rote 'x' neben der Markierung, die Sie entfernen möchten.
4. Drücken Sie Speichern