Salesforce Classic

Planverfügbarkeit:

PandaDoc: Enterprise-Plan

Salesforce: „Professional“, „Enterprise“, „Unlimited“ oder „Developer Edition“.

Was können Sie mit der Integration tun?

• Erstellen und senden Sie Dokumente aus Salesforce-Opportunities-, Leads-, Kontakt-, Konto- oder benutzerdefinierten Objektdatensätzen;
• Ziehen Sie Salesforce-Datensatzinformationen in PandaDoc-Dokumente;
• Befüllen Sie Preistabellen automatisch mit Salesforce-Produkten;
• Salesforce-Kontakte als Dokumentempfänger verwenden;
• Daten zwischen Salesforce und PandaDoc synchronisieren (nicht verfügbar in den Gruppen- und Professional-Editionen)

Weitere Informationen erhalten Sie hier

Verbinden von PandaDoc und Salesforce

1. Gehen Sie in PandaDoc zu „Einstellungen“ „API & Integrationen“ und klicken Sie auf „Salesforce“. Wählen Sie aus, wo Sie die Integration aktivieren möchten: Sandbox oder Produktionsumgebung
2. Möglicherweise müssen Sie sich jetzt bei Salesforce anmelden. Klicken Sie auf„Zulassen“, um PandaDoc-Zugriff auf Salesforce zu gewähren
3. Ihr PandaDoc-Konto ist jetzt mit Salesforce verbunden. Fahren Sie mit der Installation des PandaDoc-Pakets auf AppExchange fort, wie im nächsten Abschnitt beschrieben

Installieren Sie das PandaDoc-Paket auf AppExchange

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Konto an: htps://login.salesforce.com/
2. Sie finden unsere Anwendung auf SFDC AppExchange
3. Klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“
4. Klicken Sie auf „für alle Benutzer installieren“ und dann auf „Upgrade/Installieren“
5. Wählen Sie „Ja, Zugriff auf diese Websites von Drittanbietern gewähren“ und klicken Sie auf „Weiter“
6. Der Installationsvorgang wird gestartet und kann eine Weile dauern. Klicken Sie auf„Fertig“, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Konfigurieren Sie das PandaDoc-Modul unter Salesforce-Datensatz.

Wie Sie einem benutzerdefinierten Objekt das PandaDoc-Modul hinzufügen können, erfahren Sie hier.

1. Gehen Sie zu einem beliebigen Datensatz unter „Opportunity“ und klicken Sie auf „Layout bearbeiten“. Navigieren Sie im Modul „Opportunity-Layout“ oben zu „Felder“ und suchen Sie nach „Abschnitte“;
2. Klicken und ziehen Sie „Abschnitt“ an die Stelle, an der PandaDoc im Opportunity-Layout angezeigt werden soll. Richten Sie nach dem Hinzufügen die Abschnittseigenschaften ein. Benennen Sie diesen neuen Abschnitt „PandaDoc Dokumente.“ Stellen Sie das Layout auf „1-Spalte“ ein und wählen Sie „OK“;
3. Gehen Sie oben zurück zum Modul „Opportunity-Layout“. Suchen Sie links nach „Visualforce“ und ziehen Sie „PandaDoc“ in den zuvor erstellten Abschnitt;
4. Klicken Sie rechts auf „Eigenschaften“ und stellen Sie die „Höhe (in Pixel)“ auf mindestens 500 ein. Je größer die Zahl, desto größer wird das Modul in Salesforce angezeigt;
5. Klicken Sie oben im Modul „Opportunity-Layout“ auf „Speichern“ und warten Sie, bis das Layout vollständig gespeichert ist;
6. Gehen Sie zu einem beliebigen Objekt unter „Opportunities“, um das Modul „PandaDoc Documents“ zu überprüfen.

Übergabe von SFDC-Daten an PandaDoc

Um Daten von Salesforce an das PandaDoc-Dokument zu übergeben, sollten Sie zuerst Ihre Vorlage erstellen und sie mit Variablen einrichten (wie bei Feldern zusammenführen). Erfahren Sie hier mehr über Variablen.

Übergeben von Salesforce-Feldern an PandaDoc (über Variablen)

Bevor Sie Ihre Vorlage mit Variablen einrichten, erstellen Sie für jedes Objekt, mit dem Sie PandaDoc verwenden möchten, eine Variablenliste.

1. Klicken Sie dazu auf „+“ und gehen Sie zu den Pandadoc-Einstellungen. Scrollen Sie nach unten zu „Salesforce zu PandaDoc Datenfluss“ und klicken Sie auf „Objekte konfigurieren“;
2. Wählen Sie als Nächstes ein Objekt aus, für das Sie die Variablenliste ändern möchten. Wenn Sie PandaDoc in einem anderen Objekt installiert haben, klicken Sie auf „Objekt hinzufügen“;
3. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Standardliste von Variablen. Um weitere hinzuzufügen, markieren Sie die Felder, die Sie der Variablenliste hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Speichern“;
4. Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage in einem separaten Browserfenster, kopieren Sie Variablennamen mit den eckigen Klammern und fügen Sie sie in die Vorlage ein.

Wenn Sie mit dieser Vorlage ein Dokument aus Salesforce erstellen, werden die Variablen mit den Informationen aus dem CRM ausgefüllt.

Sie können ebenfalls die Liste der Variablen zusammen mit den Daten überprüfen, die in einem Salesforce-Datensatz übergeben werden sollen.

1. Öffnen Sie einen Salesforce-Datensatz, scrollen Sie nach unten zu PandaDoc, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Moduls und wählen Sie Variablen. Dies kann dann übergeben werden;
2. Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage in einem separaten Browserfenster, kopieren Sie Variablennamen mit den eckigen Klammern und fügen Sie sie in die Vorlage ein.

Übergabe von Empfängern von Salesforce an PandaDoc

Standardmäßig überträgt Salesforce die folgenden Empfängerinformationen abhängig von einem Objekt, wo sich Ihr PandaDoc-Modul befindet:

• aus Opportunity: Kontaktrolleninfo
• vom Konto: Kontaktinfo und Möglichkeit zum Übertragen der Kontoinfo
• von Lead: Lead-Info
• von Kontakt: Kontaktdaten

Sie können konfigurieren, welches Feld aus Salesforce einer Rolle in PandaDoc zugeordnet wird und welche Felder als die folgenden Parameter gesendet werden:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Unternehmensbereich
• Telefonfeld
• Rollenfeld

1. Gehen Sie zu „Pandadoc-Empfänger konfigurieren“.
2. Sie sehen die Standardzuordnung für Standardobjekte. Sie können sie ändern oder neue Zuordnungen für benutzerdefinierte Objekte hinzufügen.

Wenn PandaDoc den Empfänger automatisch einer bestimmten Rolle zuordnen soll, müssen diese 2 Dinge gegeben sein:

• In der Empfängerzuordnung konfiguriertes Rollenfeld.
• Identische Rollennamen in Salesforce und in der PandaDoc-Vorlage;

Wenn Sie über dieses Einrichtungsrecht verfügen, fügt PandaDoc beim Erstellen von Dokumenten den jeweiligen Empfänger in die entsprechende Rolle ein.

Wenn Sie Dokumente aus einem Angebot oder einem Fall generieren, verwenden Sie möglicherweise ein Nachschlagefeld für einen bestimmten Kontaktdatensatz. Sie können angeben, welche Suchfelder Sie als Empfänger verwenden möchten, indem Sie zu PandaDoc Setup gehen nach unten scrollen zu den Einstellungen für die Objektanpassung. Suchen Sie das Objekt, für das Sie dies einrichten möchten, und klicken Sie auf der rechten Seite auf Setup. 

Wählen Sie dann das Feld aus, das als Empfänger verwendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern. Sie können bis zu fünf Felder auswählen.

Richten Sie als Nächstes die Empfängerzuordnung ein. Und das ist es! 

Empfänger filtern

Sie können Kontakte, die als Empfänger in PandaDoc-Dokumente übertragen werden, basierend auf Ja/Nein-Feldern in einem Datensatz (auch als boolesche Felder bezeichnet) filtern.

1. Gehen Sie zu „+“ PandaDoc-Empfänger konfigurieren;
2. Scrollen Sie nach unten zu „Empfänger filtern“.
3. Klicken Sie auf „Filterung aktivieren“.
4. Wählen Sie ein Feld aus, anhand dessen Wert die Empfänger gefiltert werden sollen.
5. Wählen Sie den Wert des Felds aus, nach dem die Empfänger gefiltert werden sollen: richtig – ja, falsch – nein.

Wenn Sie die Empfängerzuordnung für Konten eingerichtet haben, können Sie diese so konfigurieren, dass diese Kontoinformationen (E-Mail, Telefonnummer usw.) als Empfänger an PandaDoc übergeben werden.

Gehen Sie dazu zu PandaDoc Setup Scrollen Sie nach unten zu den JSON-Builder-Einstellungen, klicken Sie neben dem Kontoobjektnamen auf „Setup“ aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Konto als Empfänger senden“ und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie Vorschläge zu PandaDoc-Funktionalitäten haben, dann reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder senden Sie uns eine E-Mail an support@pandadoc.com.

Übergabe von Informationen aus Salesforce an PandaDoc (über Felder)

Sie können Daten ähnlich wie Variablen an PandaDoc-Felder übergeben. Im Gegensatz zu Variablen müssen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.

Kopieren Sie in der Liste der Tokens das Token ohne eckige Klammern in das Zusammenführungsfeld.

Nach dem Versenden des Dokuments sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern ihm das Feld zugewiesen wurde.

Übergeben von Produktdaten aus Salesforce an PandaDoc

PandaDoc kann so konfiguriert werden, dass Produkte aus einer Opportunity, Leads, Kontakten oder Accounts ausgewählt und zu einer Preistabelle in einem Dokument hinzugefügt werden.

Sie können Produktfelder eines Objekts PandaDoc-Preistabellenfeldern zuordnen, um Daten noch genauer zu übergeben.

1. Gehen Sie zu PandaDoc-Einstellungen PandaDoc-Preiselemente konfigurieren.
2. Fügen Sie ein Objekt hinzu, von dem Sie Produktdaten übergeben möchten, und wählen Sie aus, welche Felder genau Sie der PandaDoc-Preistabelle zuordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
3. Unten können Sie unter Sortierung der Preisartikel die Reihenfolge festlegen, in der die Produkte in der PandaDoc-Preistabelle aufgeführt werden sollen.

Stellen Sie nun sicher, dass Ihrer Opportunity, Ihrem Lead, Ihrem Kontakt oder Ihrem Konto Produkte hinzugefügt wurden. Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage und fügen Sie eine Preistabelle hinzu. In den Eigenschaften der Preistabelle aktivieren Sie den Schalter Datenzusammenführung auf ON.

Übergeben von benutzerdefinierten Produktfeldern an die Preistabelle

Manchmal müssen Sie mehr als den Standardsatz von Produktfeldern übergeben. 

1. Fügen Sie zunächst Opportunity-Produktfelder zur Liste der Token/Variablen hinzu, indem Sie zu PandaDoc-Setup Token konfigurieren gehen. Wählen Sie Opportunity-Produkt aus und aktivieren Sie die Felder, die Sie rechts übergeben müssen, und sie werden in der Token-Liste auf der linken Seite angezeigt.
2. Klicken Sie auf Speichern.  So viel also zur Einrichtung! 
3. Achten Sie darauf, dass in der Preistabelle in der Vorlage der automatische Import aktiviert ist. 
4. Wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite der Preistabelle.
5. Wählen Sie unter Ausgeblendete hinzufügen die benutzerdefinierten Produktfelder aus.

Wenn Ihnen das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern aus ausgeblendeten Spalten bei jeder Dokumenterstellung zu viele Klicks kostet, können Sie das folgendermaßen umgehen.

1. Erstellen Sie ein Dokument und blenden Sie benutzerdefinierte Produktfelder ein.
2. Klicken Sie dann oben rechts auf die vertikalen Auslassungszeichen und wählen Sie In Vorlage konvertieren. Ihre neue Vorlage wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
3. In der Vorlage können Sie die Produkte aus der Preistabelle löschen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die benutzerdefinierten Feldspalten beibehalten. 
4. Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument aus Salesforce starten, verwenden Sie diese Vorlage. Die Spalten werden mit benutzerdefinierten Produktfeldwerten ausgefüllt. 

Dokumente erstellen und senden

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt und eingerichtet haben, können Sie mit dem Erstellen und Senden von Dokumenten aus Salesforce fortfahren.

1. Gehen Sie zu einem Datensatz, scrollen Sie nach unten zum PandaDoc-Modul, klicken Sie auf „Neues Dokument“.
2. Wählen Sie Ihre Vorlage aus und weisen Sie den Empfängern ggf. Rollen zu.
3. Klicken Sie auf „Bearbeitung starten“ und klicken Sie Ihr Dokument an: Variablen, Inhalt, Empfängerliste, Erinnerungen, und versenden Sie Ihr Dokument.
4. Sie können jetzt in Salesforce zum Datensatz zurückkehren und Ihren Dokumentstatus verfolgen.
5. Wenn ein Dokument fertiggestellt ist, wird seine .pdf-Datei unter Notizen und Anhänge im Datensatz angezeigt.

Wenn Sie über mehrere Arbeitsbereiche verfügen und Dokumente aus Opportunities oder Accounts in Salesforce erstellen, können Sie es so einrichten, dass Dokumente aus ALLEN Arbeitsbereichen im PandaDoc-Modul angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Verknüpfen eines Dokuments mit einer Opportunity in Salesforce

Wenn Sie ein in PandaDoc erstelltes Dokument haben, das Sie mit einer Opportunity in Salesforce verknüpfen möchten, sind Sie bei uns genau richtig!

1. Öffnen Sie in Ihrer PandaDoc-Registerkarte das Dokument und klicken Sie rechts auf das Salesforce-Symbol. Das Dokument muss sich im Status Entwurf befinden. 
2. Klicken Sie auf „Link“ und Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Salesforce-Konto anzumelden.
3. Wählen Sie eine Opportunity aus der Liste aus und klicken Sie dann auf „Link“.
4. Auf der rechten Seite können Sie unter Opportunity-Info das Erstellungsdatum, den Status und den Gesamtbetrag der Opportunity anzeigen. Bitte beachten Sie, dass die in PandaDoc angezeigten Opportunity-Informationen möglicherweise aktualisiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie das neueste Update sehen.
5. Wechseln Sie nun zum Salesforce-Opportunity-Datensatz, und das Dokument wird im PandaDoc-Modul angezeigt, als ob es über Salesforce erstellt worden wäre.

Um die Verknüpfung eines Dokuments mit einer Opportunity aufzuheben oder mit einer anderen zu verknüpfen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion im Bereich Integrationen. Wenn Sie das Dokument aus einem anderen Objekt (Konto, Kontakt usw.) erstellt haben, können Sie die Verknüpfung mit diesem Objekt nicht aufheben und mit einer Opportunity verknüpfen oder zugehörige Informationen anzeigen.

Aktualisieren eines Dokuments mit Feldwerten aus Salesforce

Wenn die Informationen in einem Salesforce-Datensatz aktualisiert werden, nachdem das Dokument bereits aus diesem Datensatz erstellt wurde, können Sie das Dokument mit den richtigen Werten aktualisieren:

1. Gehen Sie in PandaDoc zum Bereich Integrationen, indem Sie auf das Salesforce-Symbol links im PandaDoc-Dokument klicken. Gehen Sie im Dokument zum Bereich Integrationen, indem Sie auf das Salesforce-Symbol links im PandaDoc-Dokument klicken.
2. Wählen Sie unter Dokumentdaten „Aus CRM importieren“.
3. Die Variablen werden mit den neuesten Informationen von Salesforce aktualisiert.
4. Sie können die Funktion „Aus CRM importieren“ in jedem Objekt in Salesforce verwenden: Opportunity, Account, Lead, Kontakt, benutzerdefinierte Objekte.

Wenn das Feld in Salesforce leer ist, wird die entsprechende Variable nicht aktualisiert. 

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich meine Integrationsversion überprüfen? 

Öffnen Sie Salesforce, klicken Sie oben auf Setup, geben Sie „Installierte Pakete“ in die Schnellsuche ein und klicken Sie dann auf den Abschnitt „Installierte Pakete“, der in der Suche angezeigt wird. Suchen Sie PandaDoc unter den installierten Anwendungen und suchen Sie die Version in der Spalte Versionsnummer.

Wie kann ich dem PandaDoc-Supportteam Zugriff auf mein Konto in Salesforce gewähren?

Das Support-Team fordert möglicherweise Zugriff auf Ihr Konto in Salesforce an, um bei einem Problem oder einer Frage zu helfen. Bitte gewähren Sie keinen Zugriff ohne die Anfrage unseres Support-Teams.

In Salesforce Lightning:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce an, klicken Sie oben rechts auf Ihr Bild (oder Ihren Avatar) und dann auf Einstellungen.
2. Geben Sie links in das kleine Suchfeld „Gewähren“ ein und klicken Sie dann unten auf Konto-Anmeldezugriff gewähren.

In Salesforce Classic:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce an und klicken Sie dann auf Meine Einstellungen oben rechts. (Alternativ klicken Sie auf Ihren Namen, dann auf Meine Einstellungen.)
2. Geben Sie links in das kleine Suchfeld „Gewähren“ ein und klicken Sie dann unten auf Konto-Anmeldezugriff gewähren.

Stellen Sie die „Zugriffsdauer“ für „PandaDoc Support“ auf 3 Tage.

Senden Sie als Nächstes eine E-Mail an unser Support-Team mit Ihrer SalesForce-Organisations-ID, die Sie auf der Seite mit den Unternehmensinformationen finden. Klicken Sie auf Einrichtung Firmenprofil Firmeninformation und suchen Sie die ID neben der Salesforce-Organisations-ID.

Problemlösung

Klicken Sie auf ein Problem, um den Bereich mit der Lösung aufzuklappen. 

Das PandaDoc-Modul ist leer oder zeigt die folgende Fehlermeldung an: „Versuchen Sie, ein Nullobjekt zu dereferenzieren.“ Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten.

Dies geschieht, wenn das Objekt, für das Sie Variablen, eine Preistabelle oder eine Empfängerzuordnung eingerichtet haben, gelöscht oder umbenannt wird.

Sie können es beheben, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der Integration installiert haben.
2. Gehen Sie zuPandaDoc Setup, klicken Sie auf Token konfigurieren und öffnen Sie dann das Objekt, das die Fehlermeldung oder einen leeren Bildschirm anzeigt.
3. Fügen Sie ein beliebiges neues Feld aus der linken Spalte als Token/Variable hinzu und klicken Sie dann auf Speichern.
4. Wenn das Problem weiterhin besteht, gehen Sie auf der PandaDoc-Einrichtungsseite zu den Objektanpassungseinstellungen und klicken Sie dann auf Einrichtung neben dem Objekt, bei dem der Fehler angezeigt wird. 
5. Wenn eine leere Seite geöffnet wird, entfernen Sie das Objekt aus der Liste und fügen Sie es erneut hinzu.