Zoho CRM

Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pläne

Starten Sie in Zoho CRM PandaDoc-Dokumente aus den Objekten Konten, Kontakte, Deal/Potenzial, Lead und Dealen.

Sehen Sie hier ein Übersichtsvideo an:

Merkmale:

Variablen: Mithilfe von Variablen können Sie Informationen von Zoho CRM automatisch an PandaDoc-Dokumente übergeben.

Produkte: Übertragen Sie Produktinformationen aus Zoho CRM-Deals in PandaDoc-Preistabellen.

Dokumente erstellen: Sie können PandaDoc-Dokumente aus Zoho CRM-Konten, Kontakten, Deal/Potenzial, Lead und Angeboten erstellen.

Statusverfolgung: Sie können den Dokumentenstatus in Zoho CRM verfolgen.

Installieren der Integration

Installieren von PandaDoc in Zoho CRM:

1. Melden Sie sich hier an Ihrem PandaDoc-Konto an.  Zur Installation müssen Sie bei Ihrem PandaDoc-Konto angemeldet sein.
2. Gehen Sie zu Zoho-CRM-Einstellung Marktplatz Alle Erweiterungen Suche nach PandaDoc. Klicken Sie nach der Überprüfung auf die Schaltfläche„Installieren“.
3. Bestätigen Sie Ihr Zoho-CRM-Konto und stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu.
4. Überprüfen und bestätigen Sie als Nächstes, welche Teammitglieder Ihres Zoho-CRM-Kontos die Integration verwenden sollen. Wenn Sie „Alle Benutzer“ wünschen, wählen Sie „Für alle Benutzer installieren“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bestätigen“.
5. Nach Abschluss erhalten Sie die Meldung „Ihre Erweiterung wurde erfolgreich installiert“.
6. Als nächstes „Autorisieren“ Sie die Verbindung mit dem PandaDoc-Konto und führen Sie die Schritte aus, um die beiden Anwendungen vollständig miteinander zu verbinden.

Aktivieren Sie die ZohoCRM-Integration in PandaDoc.

1. Melden Sie sich bei PandaDoc an, gehen Sie zu Einstellungen API und Integrationen ZohoCRM. Dort sehen Sie eine Liste mit Anweisungen.
2. Zoho-Zone auswählen: .eu, .com, .au oder .in (je nachdem, welche ZohoCRM-Version Sie nutzen.

Datenübergabe von ZohoCRM an PandaDoc

Bevor Sie mit dem Versenden von Dokumenten aus ZohoCRM beginnen, richten Sie Ihre Vorlage so ein, dass Daten aus ZohoCRM übergeben werden.

Verwenden von PandaDoc-Rollen zum Import von Kontaktinformationen

Mit Vorlagenrollen können Sie Kontaktinformationen (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firma, Telefon, Berufsbezeichnung, Straße, Stadt, Postleitzahl, Land, Bundesland/Region) aus einem Zoho CRM importieren. Bitte beachten Sie, dass Rollenvariablen für Benutzer des eSignature-Plans nicht verfügbar sind.

1. Erstellen Sie zuerst eine Rolle: Öffnen Sie Ihre Vorlage, klicken Sie oben auf Rollen und fügen Sie eine Rolle hinzu.
2. Auf Rollenvariablen zugreifen: Klicken Sie auf das Variablensymbol im rechten Bereich, suchen Sie Ihre Rollenvariablen und fügen Sie sie der Vorlage hinzu.

Richten Sie Ihre Variablen ein, um Ihre Dokumente vorab mit Geschäftsdaten auszufüllen

Sehen Sie sich diese Einstellung in Aktion an:

Variablen sparen Zeit beim automatischen Ausfüllen von Informationen aus einem Geschäfts-, Firmen- oder Personendatensatz in ein Dokument:

1. Um alle verfügbaren Daten anzuzeigen, die Sie von einem Datensatz in ZohoCRM über Variablen in ein Dokument übertragen können, öffnen Sie einen ZohoCRM-Datensatz, klicken Sie auf Mit PandaDoc senden PandaDoc-Tokens anzeigen.
2. Kopieren Sie einen Variablennamen mit den eckigen Klammern und fügen Sie ihn der Vorlage hinzu.

Übergeben von Informationen aus Zoho CRM an PandaDoc (über Felder)

Ähnlich wie mit Variablen können Sie Daten an PandaDoc-Felder übergeben. Im Gegensatz zu Variablen brauchen Sie jedoch keine eckigen Klammern zu verwenden.

Kopieren Sie in der Liste der Tokens das Token ohne eckige Klammern in das Feld Zusammenführen.

Nach dem Versenden des Dokuments sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern ihm das Feld zugewiesen wurde.

Übergabe von Produktinformationen in die Preistabelle

Was wird übergeben:

• Name
• Beschreibung
• Preis
• Menge
• Steuern (nur aus Deals in Zoho CRM)
• Rabatt (nur aus Deals in Zoho CRM)
• Produktcode als SKU
• Benutzerdefinierte Produktfelder (nur aus Deals in Zoho CRM)

Wie bei Variablen bzw. Tokens müssen Sie eine Vorlage voreinstellen, um Produktinformationen von Zoho CRM zu akzeptieren.

1. „Produkte“ in Zoho CRM einrichten und zu einem Zoho-CRM-Datensatz hinzufügen (Kontakte, Konten, Lead, Deal/Potenziale und Angebote);
2. Wählen Sie in Ihrer Vorlage die Preistabelle aus, die Sie automatisch ausfüllen möchten. Gehen Sie dann zu den Eigenschaften der Tabelle auf der rechten Seite und aktivieren Sie den Schalter für die Datenzusammenführung.

Wenn Sie mit dieser Vorlage ein Dokument aus ZohoCRM erstellen, werden Ihre Produkte in der Preistabelle automatisch ausgefüllt.

Übergabe von Rabatten, Steuern und benutzerdefinierten Produktfeldern

Innerhalb der Integration können Sie nur Einzelpostensteuern und Rabatte aus Angeboten in Zoho CRM übergeben. Sie können benutzerdefinierte Felder aus Deals in Zoho CRM übergeben. 

In einem Dokument (vorausgesetzt, Sie haben es aus Zoho CRM erstellt):

1. Klicken Sie auf die Preistabelle und klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle.
2. Wählen Sie unter Ausgeblendete hinzufügen die Felder Rabatt, Steuer oder benutzerdefiniertes Produkt aus.
3. Die Spalte Rabatt/Steuer/benutzerdefiniertes Feld wird der Preistabelle hinzugefügt und der Wert von ZohoCRM wird angezeigt.

Anmerkung:

In PandaDoc werden Rabatte und Steuern als Pauschalbetrag angezeigt.

Senden eines Dokuments über Zoho CRM

Nachdem Sie die Integration und die Vorlagen eingerichtet haben, versuchen Sie, ein neues Dokument zu erstellen:

1. Gehen Sie zu einem Zoho-CRM-Datensatz, klicken Sie auf „Mit PandaDoc senden“.
2. Wählen Sie Ihre Vorlage aus, und weisen Sie den Empfängern ggf. Rollen zu.
3. Überprüfen Sie Ihr Dokument und senden Sie es ab.
4. Gehen Sie zurück zum Zoho-CRM-Datensatz, scrollen Sie nach unten zu PandaDoc Documents: Sie können den Dokumentstatus von dort aus verfolgen.

Fertige Dokumente als Anhänge in Zoho speichern

Wenn Sie fertige PDFs im Anhangsmodul in Konten, Kontakte, Deal/Potenzial, Lead oder Angebote in Zoho speichern möchten, müssen Sie den E-Mail-Anhang in den Vorlagen aktivieren, den Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Zoho verwenden.

Durch Aktivieren des E-Mail-Anhangs in den Einstellungen stellen Sie sicher, dass alle Ihre neu erstellten Vorlagen und Dokumente diese Funktion übernehmen.

Um den E-Mail-Anhang für bereits erstellte Vorlagen und Dokumente zu aktivieren, wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte oben auf der Seite aus und wählen Sie dann Vorlagen-/Dokumentdetails. Scrollen Sie als Nächstes nach unten zuE-Mail-Anhang und wählen Sie dann das Zahnradsymbol aus. Aktivieren Sie abschließend im Pop-up-Menü das Kontrollkästchen neben „PDF des ausgefüllten Dokuments an E-Mail anhängen“.

Integration deinstallieren

Um die Integration von Ihrem Zoho-CRM-Konto zu deinstallieren, gehen Sie in den installierten Apps zum Schraubenschlüssel-Symbol Einstellung Marketplace FindPandaDoc und klicken Sie auf „Deinstallieren“.

Problemlösung

Authtoken-Limit für Ihr Konto überschritten

Zoho CRM hat ein Limit für die Verwendung seiner AuthTokens festgelegt, um eine falsche Verwendung zu vermeiden. Falls Sie eine Fehlermeldung ähnlich wie die folgende sehen:

Sie müssen lediglich zu Mein Konto Aktive AuthTokens gehen und die nicht verwendeten AuthTokens entfernen.

Beim Erstellen eines Dokuments in einem beliebigen Objekt werden keine Daten an PandaDoc gesendet

Um das Problem zu beheben, gehen Sie bitte zu Einstellung Anpassung: Module Module organisieren und verschieben Sie „Produkte“ von „Nicht ausgewählte Registerkarten“ in den Abschnitt „Ausgewählte Registerkarten“. Da sich „Kontakt“ auf sein übergeordnetes Konto bezieht, muss sich das Modul „Konto“ auch im Abschnitt „Ausgewählte Registerkarten“ befinden, um Dokumente aus dem Modul „Kontakt“ importieren zu können.