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Filtres de liste de documents
Disponibilité : Tous les forfaits
Remarque : Les utilisateurs ayant un rôle de membre ne verront que les filtres Date et Statut.
Vous pouvez utiliser les filtres suivants séparément ou en même temps :
Date (modification, création et date d'expiration)
Statut
Propriétaire
Destinataires
Entreprise
Pour utiliser le filtre Entreprise, vous devez d'abord ajouter une valeur au champ Entreprise dans les détails Informations sur le document.
Pour ce faire, ouvrez le panneau Info dans la liste des documents ou à l'intérieur d'un document en cliquant sur le bouton Information.
Saisissez ensuite un nom dans le champ de l'entreprise dans l'onglet « Détails ».
Remarque : Les valeurs de l'entreprise seront automatiquement reconnues à partir du contenu du document pour les PDF numériques téléchargés et les documents modifiables créés dans PandaDoc uniquement pour les comptes du forfait Entreprise.
Remarque : Les filtres sont disponibles uniquement pour les documents. Les modèles et les articles de la bibliothèque de contenus peuvent être triés par titres et dates de création.
Si vous recherchez un document spécifique par mot-clé, vous pouvez également utiliser les filtres de document pour affiner les résultats.
Si votre forfait d'abonnement inclut la fonctionnalité Référentiel de contrats, vous disposerez également de l'option « Plus », qui permet de filtrer les documents par champs de données. Vous pouvez en savoir plus sur le filtrage des documents avec les champs de données ici.
Rechercher un document
Disponibilité : Tous les forfaits
Pour rechercher un document, accédez à l'onglet Documents et commencez à saisir un mot ou une phrase du contenu du document (les documents téléchargés depuis des fichiers PDF/Word et les documents éditables sont tous consultables), le nom du document ou le nom de son destinataire dans la barre de recherche. Les mots comportant des signes de ponctuation (par ex. O'Brien) ou des caractères de différentes langues (par ex. Amália Gonçalves) sont également consultables.
Vous pouvez afficher toutes les correspondances ou parcourir les correspondances trouvées dans l'onglet « Titres uniquement ».
Pour ouvrir un document, cliquez simplement dessus ou utilisez les flèches et Entrée (Retour) sur votre clavier. Pour voir la liste de toutes les correspondances, sélectionnez Afficher # correspondances.
Sous l'onglet « Toutes les correspondances » dans les résultats de recherche, les documents seront placés dans l'ordre suivant :
- Correspondances de titre du plus récent au plus ancien par dernière modification
- Les e-mails et noms complets des destinataires correspondent du plus récent au plus ancien par dernière modification
- Le contenu correspond du plus récent au plus ancien par dernière modification.
Si vous utilisez la numérotation automatique des documents, vous pouvez effectuer une recherche par numéro de séquence généré par PandaDoc.
Dupliquer, déplacer, renommer et supprimer des documents et modèles
Disponibilité : Tous les forfaits
Remarques importantes :
Il n'existe aucune option pour déplacer des documents entre les Espaces de travail. Contactez notre équipe d'assistance pour vous aider à déplacer une copie d'un document vers un autre Espace de travail. Tous les documents copiés seront au statut Brouillon.
Le titre du modèle/document ne doit pas dépasser 250 caractères.
Si vous devez renommer un document envoyé, vous pouvez le faire en choisissant l'option Renommer dans le menu déroulant.
Pour dupliquer, déplacer, renommer ou supprimer un document/modèle, passez la souris sur le document à l'extrême droite, cliquez sur les points de suspension verticaux et choisissez une action dans le menu déroulant. Voir plus d'informations sur le déplacement rapide de documents dans les dossiers ci-dessous.
Vous pouvez dupliquer, déplacer et supprimer plusieurs documents/modèles à la fois. Cochez tous les documents que vous souhaitez gérer, en haut à droite, choisissez une action.
Restaurer les documents supprimés
Disponibilité : Tous les forfaits
Remarque : Vous ne pouvez trouver et récupérer les documents supprimés que dans le dossier Corbeille. Pour récupérer un modèle ou un élément de la bibliothèque de contenus, veuillez nous contacter en précisant le nom, la date approximative de création du modèle/élément de la bibliothèque de contenus et l'adresse e-mail de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de récupérer un formulaire supprimé, mais vous pouvez voter pour cette demande de fonctionnalité et utiliser la solution de contournement décrite ici.
Pour récupérer un document supprimé, ouvrez d'abord la liste des documents, sélectionnez le dossier Corbeille, survolez le document à l'extrême droite et sélectionnez les trois points verticaux > Restaurer.
Avertissement : Les liens des destinataires ne fonctionneront pas pour les documents supprimés. Une fois restaurés, les destinataires pourront consulter le document.
Avertissement : Les documents supprimés via l'API ne peuvent pas être restaurés depuis le dossier Corbeille. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, pensez à voter pour cette demande de fonctionnalité ici. Pour récupérer un document supprimé via l'API, veuillez contacter notre équipe d'assistance et préciser le nom, la date approximative de création du document et l'adresse e-mail de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer.
Pour récupérer plusieurs documents, sélectionnez chacun d'eux à gauche de leur nom, puis sélectionnez Restaurer en haut à droite.
Remarque : Les documents seront restaurés dans le dossier racine de la liste des documents.
Pour supprimer définitivement des documents, survolez le document et sélectionnez les trois points verticaux à l'extrême droite > Supprimer définitivement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et cliquer sur Supprimer définitivement pour les supprimer définitivement.
Avertissement : Lorsque vous supprimez un dossier contenant des documents, il sera définitivement supprimé et vous ne le trouverez pas dans la corbeille. Veuillez contacter l'équipe d'assistance en précisant les noms, les dates approximatives de création des documents placés dans le dossier et les adresses e-mail des propriétaires des documents afin que nous puissions vous aider à les récupérer.
Téléchargement en masse de documents
Disponibilité : Tous les forfaits
Cette option est disponible pour les documents uniquement. Pour télécharger plusieurs documents à la fois, suivez ces étapes :
Sélectionnez tous les documents que vous souhaitez télécharger. Faites défiler vers le bas pour pouvoir sélectionner plus de 30 documents à la fois.
Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger en haut à droite.
Vous verrez une notification indiquant que le téléchargement a commencé et une fois qu'il sera traité, vous recevrez un e-mail de notification de PandaDoc contenant un fichier .zip de vos documents.
Remarque :
Les fichiers joints et les fichiers téléchargés via le champ Collecter les fichiers ne seront pas ajoutés au fichier .zip.
Le lien vers le fichier .zip expirera dans un délai d'une semaine.
Conseil : Nous recommandons de télécharger les documents par lots (200 à 300 documents à la fois) pour recevoir les fichiers zip plus rapidement.
De même, vous pouvez télécharger un dossier de documents.
Télécharger les documents au format .pdf
Remarque : La limite de pages pour les téléchargements de fichiers PDF par document est de 1000.
Il existe trois façons de télécharger vos documents au format .pdf :
Sélectionnez le document que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Télécharger en haut à droite.
Survolez le document à l'extrême droite, cliquez sur les points de suspension verticaux et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant.
Ouvrez un modèle/document, puis sélectionnez les trois points verticaux en haut à droite et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant > Télécharger au format .pdf.
Télécharger les documents au format .docx
Disponibilité : forfaits Starter, Professionnel et Entreprise
Vous pouvez télécharger vos modèles ou documents au format .docx uniquement depuis un modèle/document.
Comment activer/désactiver : le propriétaire du compte peut activer/désactiver cette fonctionnalité dans Extensions en utilisant ce lien.
Remarque : Vous ne pouvez pas télécharger les articles de la bibliothèque de contenus et les formulaires sous forme de fichiers .docx.
Ouvrez un modèle/document, puis sélectionnez les trois points verticaux en haut à droite et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant > Télécharger au format .docx.
Limitations connues de l'export du générateur de devis vers .docx
Seules les listes numérotées et les listes à puces dans les descriptions de produits sont actuellement prises en charge ; les autres mises en forme peuvent être perdues.
Les images dans le tableau de devis ne sont pas encore prises en charge et n'apparaîtront pas dans l'export.
Désactiver le téléchargement du document pour les destinataires
Vous pouvez désactiver le téléchargement de document pour les destinataires au niveau du modèle ou du document. Pour désactiver l'option de téléchargement de document pour les destinataires, sélectionnez Gérer en haut de la page et désactivez le bouton à bascule pour Télécharger sous « Autorisations du destinataire ».
Trier
Disponibilité : Tous les forfaits
Vous pouvez trier les documents par : titre, statut, date de création. Vous pouvez trier les modèles par : titre, date de création. Cliquez sur un en-tête de colonne et choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez trier les documents, croissant ou décroissant (A-Z/Z-A) :
Vous pouvez également trier pour afficher les documents avant les dossiers (lorsque vous avez plusieurs dossiers et que vous ne voulez pas trop faire défiler vers le bas).
Cliquez sur l'icône de tri dans le coin supérieur droit et Documents en premier :
Organiser les documents/modèles dans des dossiers
Disponibilité : Tous les forfaits
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez « + » à côté de « Dossiers » dans le panneau de gauche.
Vous pouvez également sélectionner la flèche à côté de +Document et sélectionner Dossier pour en créer un nouveau.
Pour déplacer des documents/modèles dans un dossier, vous pouvez soit les glisser-déposer (vers un dossier dans la liste ou dans l'arborescence des dossiers).
Vous pouvez également sélectionner les documents et sélectionner Déplacer en haut à droite, choisir le dossier de destination, puis sélectionner Déplacer ici.
Déplacer des documents d'un dossier vers le dossier racine
Sélectionnez les documents que vous souhaitez déplacer vers le dossier racine, faites-les glisser vers TOUS en haut, puis déposez-les.
Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez-le et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite > Renommer ou Supprimer :
Vous pouvez également ouvrir le dossier et continuer à partir de là.
Balise
Disponibilité : Tous les forfaits
Remarque : Les balises sont sensibles à la casse.
Pour étiqueter un article :
Survolez le document/modèle et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite
Sélectionner Ajouter des étiquettes
Choisissez une étiquette dans la liste ou créez-en une nouvelle
Appuyez sur Enregistrer
Vous verrez toutes vos étiquettes existantes dans le panneau de gauche. Cliquez dessus pour filtrer tous les documents auxquels l'étiquette ou les étiquettes sont appliquées. Si vous choisissez plus d'une étiquette, PandaDoc recherchera les documents auxquels toutes les étiquettes choisies sont appliquées.
Pour retirer l'étiquette d'un document :
Survolez le document et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite
Cliquez sur Ajouter des tags
Appuyez sur le « x » rouge à côté de l'étiquette que vous souhaitez supprimer
Appuyez sur Enregistrer
Avertissement : Veuillez contacter notre équipe d'assistance si vous devez supprimer des balises. Si vous avez un rôle de membre, nous pourrions demander l'approbation d'un utilisateur admin de votre compte.