Disponibilité : forfaits Professionnel et Entreprise
Vous pouvez configurer un workflow interne automatisé pour envoyer des documents à des approbateurs désignés avant de les envoyer à vos destinataires.
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Présentation vidéo :
Comment utiliser le flux de travail d'approbation
Remarque : Le propriétaire du compte, les admins ou les gestionnaires d'un Espace de travail peuvent gérer le flux de travail et agir en tant qu'approbateurs de documents (s'ils sont sélectionnés comme approbateurs). Les membres ne peuvent pas gérer le flux de travail d'approbation ni agir en tant qu'approbateurs. Les utilisateurs ayant un rôle de collaborateur ne pourront pas approuver ou envoyer des documents pour approbation.
La fonctionnalité de workflow d'approbation est activée et gérée au niveau du modèle.
Ouvrez un modèle, accédez à l'onglet Gérer les rôles et cliquez sur le bouton bascule « Approbation requise ».
Vous pouvez également sélectionner l'onglet Flux de travail dans le panneau de droite et cliquer sur le bouton Approuvé pour configurer les approbations.
Pour ajouter un approbateur, commencez à saisir son nom ou son adresse e-mail dans la fenêtre contextuelle
Pour ajouter un groupe d'approbateurs, cliquez sur +Ajouter un groupe d'approbateurs, donnez-lui un nom et ajoutez vos approbateurs
Cliquez sur Enregistrer une fois terminé
Remarque : Un membre d'un groupe d'approbateurs approuve le document au nom du groupe.
Vous pouvez configurer un ordre d'approbation et ajouter le même approbateur plusieurs fois si vous avez besoin qu'il vérifie le document à plusieurs étapes.
Remarque : vous ne pouvez pas réutiliser le même groupe d'approbateurs sur d'autres modèles, vous devrez le recréer.
Pour vérifier la configuration de votre workflow, accédez à votre modèle/document, puis allez dans l'onglet Gérer les rôles et cliquez sur Afficher le workflow d'approbation.
Permettre aux utilisateurs de sélectionner les approbateurs de documents
Vous pouvez créer un groupe d'approbation contenant autant d'approbateurs que nécessaire, puis permettre à l'expéditeur du document de sélectionner un approbateur dans la liste.
Pour ce faire, sélectionnez Créer un groupe d'approbateurs, sélectionnez les approbateurs dans le menu déroulant, puis sélectionnez Autoriser l'expéditeur du document à sélectionner l'approbateur – cette option offre de la flexibilité au sein d'un seul modèle et garantit que seule la personne appropriée reçoit la demande et approuve le document.
Remarque : Si ce paramètre est désactivé, tous les approbateurs du groupe recevront une notification par e-mail pour approuver le document. Une seule approbation est nécessaire pour que le document soit approuvé.
Une fois que le document est prêt à être envoyé pour approbation, l'expéditeur devra sélectionner un approbateur dans la liste. Cet approbateur recevra alors une notification par e-mail pour approuver le document.
Modifier/supprimer le workflow et les approbateurs
Remarque : les admin et les utilisateurs disposant de l'autorisation appropriée peuvent gérer les approbations au nom d'autres personnes.
Pour modifier le workflow d'approbation, accédez à votre modèle ou document brouillon, puis allez dans l'onglet Gérer les rôles et cliquez sur Configurer un flux d’approbation.
Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer un approbateur individuel ou un groupe entier.
Utilisez le bouton bascule pour désactiver le workflow d'approbation sur votre modèle/document.
Remarque : les utilisateurs disposant d'un rôle admin, gestionnaire ou rôle personnalisé avec l'autorisation « Peut créer et modifier des flux de travail d’approbation » peuvent modifier les approbations dans les documents brouillon.
Que se passe-t-il si un approbateur est supprimé d'un espace de travail ?
L'approbateur doit être retiré du flux de travail avant d'être retiré de l'Espace de travail. Si ce n'est pas le cas, un utilisateur ayant un rôle d'admin ou de gestionnaire sur le compte doit modifier le flux de travail d'approbation avant que le document ne soit envoyé pour approbation, sinon l'approbateur restera dans le flux de travail d'approbation et les documents resteront bloqués dans le processus d'approbation. Contactez-nous si votre document est bloqué.
Envoi de documents pour approbation
Une fois qu'un document est créé, le créateur du document l'enverra pour approbation avant qu'il ne soit envoyé au destinataire.
Le statut du document passera à « À approuver » et l'approbateur recevra l'e-mail de notification. Il peut ouvrir le document à partir de l'e-mail de notification ou depuis sa boîte de réception dans PandaDoc et il verra deux options : Approuver ou Rejeter. Les approbateurs peuvent également fournir un commentaire d'accompagnement pour le créateur du document.
Une fois que l'approbateur rejette ou approuve le document, le créateur du document recevra une notification par e-mail accompagnée du commentaire (le cas échéant).
Le statut du document sera Approuvé ou Rejeté. S'il est approuvé, le document peut être envoyé.
Remarque : L'approbateur ou l'auteur du document peut envoyer le document une fois qu'il est approuvé.
Si le document est rejeté, il doit être modifié et renvoyé pour approbation.
L'onglet « Dernière activité » dans Informations sur le document affiche les événements d'approbation.
Approuver au nom d'autres approbateurs
Si un approbateur n'est pas disponible (par exemple, en congé), les admins et les utilisateurs disposant de l'autorisation de rôle personnalisé "Peut approuver au nom de tous les autres approbateurs" peuvent approuver des documents à leur place.
Pour approuver au nom de quelqu'un d'autre :
Ouvrez le document en attente d'approbation.
Cliquez sur Approuver dans le panneau supérieur.
(Facultatif) Ajoutez un commentaire pour indiquer la raison de l'approbation en leur nom.
La Piste d'audit du document, la Dernière activité et la Chronologie sur la page d'accueil indiqueront que l'admin (ou l'utilisateur autorisé) a approuvé le document au nom de l'approbateur d'origine.
Approbations conditionnelles
Disponibilité : forfaits Professionnel* et Entreprise
* Cette fonctionnalité est disponible en tant que module complémentaire payant dans notre forfait Professionnel.
Notre fonctionnalité d'approbations conditionnelles vous permet d'automatiser votre flux de travail d'approbation de documents. Les approbateurs ne recevront un document que si les conditions définies dans le modèle sont remplies. Si une condition n'est pas remplie, le document passera automatiquement au statut approuvé.
Vous pouvez définir une condition pour :
Valeur du document
Remise sur l'article
Remise totale
Total de remise sur les articles
Toute variable de devis (disponible pour les utilisateurs PandaDoc CPQ)
Comment configurer les approbations conditionnelles
Pour configurer les conditions de votre workflow d'approbation, commencez par ouvrir votre modèle, puis suivez ces étapes :
Choisissez le menu des points de suspension verticaux en haut de la page, puis choisissez Flux de travail dans le menu déroulant
Sur la vignette Approuvé, activez le bouton bascule pour accéder aux paramètres d'approbation
Ajouter des approbateurs individuels ou un groupe d'approbateurs
Cliquez sur le bouton +Ajouter une condition, puis ajoutez une ou plusieurs conditions
Cliquez sur Enregistrer
Conseil : Vous pouvez définir différentes conditions pour chaque approbateur individuellement, ou vous pouvez laisser certains approbateurs sans conditions s'ils doivent approuver chaque document.
Conseil : Définissez un ordre d'approbation si vous souhaitez que le document soit envoyé à un seul approbateur à la fois.
Remarque : Étant donné que la devise d'approbation conditionnelle est contrôlée par la devise de la valeur du document, si vous modifiez la devise de la valeur du document, la devise d'approbation conditionnelle se synchronisera avec celle-ci.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les approbations conditionnelles avec un bloc de générateur de devis.
Logique de condition supplémentaire et opérations de chaîne
Nous avons introduit une logique plus avancée pour les approbations conditionnelles afin de vous offrir une plus grande flexibilité dans le routage des documents.
Opérations de chaîne prises en charge
Vous pouvez désormais utiliser les opérateurs suivants lors de la configuration des conditions :
Contient
Ne contient pas
Égal à
N'est pas égal à
Celles-ci sont particulièrement utiles pour les conditions basées sur les variables de devis, telles que le segment de clientèle ou la région.
Exemple : Déclencher une approbation uniquement si la valeur de la variable de devis « Segment de clientèle » Contient « forfait Entreprise ».
Utilisation de la logique ET et OU
En plus d'utiliser l'opérateur OU pour définir quand un groupe de conditions doit déclencher une approbation, vous pouvez désormais utiliser la logique ET.
Remarque : Un seul type d'opérateur logique (ET ou OU) peut être appliqué à toutes les conditions au sein d'une même étape d'approbation.
Cela signifie :
Vous pouvez créer une règle qui nécessite que toutes les conditions soient vraies (ET), ou
Une règle qui nécessite qu'une condition soit vraie (OU),
Mais vous ne pouvez pas mélanger ET et OU au sein d'un même groupe de conditions d'approbateur.
Lors de l'ajout ou de la modification de conditions, sélectionnez la logique souhaitée dans le menu déroulant en haut de la liste des conditions.
Suivi des approbations
Piste d'audit et la tuile Dernière activité suivent chacune le statut d'approbation d'un document, par exemple lorsque l'approbation est automatiquement contournée ou qu'un document a été approuvé.