Tanto las cuentas QuickBooks con sede en EE.UU. como las que no lo son pueden utilizar la integración QuickBooks Online.

Esta integración se encuentra en fase de acceso anticipado.

Disponibilidad: Essentials, Business y Enterprise

La integración de PandaDoc con QuickBooks Online permite crear automáticamente presupuestos y facturas, añadir productos de QuickBooks a las tablas de precios de PandaDoc y gestionar fácilmente la información de los clientes.

Úsalo no solo para crear facturas y presupuestos, sino también para cobrar pagos directamente a través de PandaDoc con QuickBooks Payments: obtén más información aquí.

Ver un resumen en vídeo:

Sólo el propietario de una cuenta y los usuarios con funciones de administrador o gestor pueden conectar la integración.

Alternativamente, puedes conectar la integración en Configuración > Integraciones

La configuración se aplicará a todas las plantillas y documentos de este espacio de trabajo.

Una vez que se conecte a QuickBooks Online, ya sea a través de la página de integración o directamente desde tu plantilla o documento, aparecerá automáticamente una ventana modal. Esta ventana te pedirá que configures reglas de integración. Desde aquí, podrás:

Te sugerimos que añadas la extensión QuickBooks Online a todas tus plantillas. Una vez que lo hagas, cualquier documento creado a partir de tus plantillas heredará la extensión.

La fusión de datos agiliza tus flujos de trabajo al mapear y transferir la información requerida desde PandaDoc directamente a Quickbooks. Tanto si se trata de datos de clientes, detalles de facturación o variables personalizadas, esta función garantiza que todos los datos relevantes se transfieran con precisión, reduciendo el trabajo manual.

Puedes buscar y hacer coincidir registros utilizando cualquier variable o campo del documento, lo que ayuda a evitar la creación de registros de clientes duplicados cuando se genera una nueva factura o presupuesto.

Para empezar, abre tu plantilla, documento o formulario y selecciona Configurar reglas de asignación en la aplicación QuickBooks Online.

Selecciona los criterios para asignar datos del pagador para verificar si ya existe un cliente en QuickBooks. Para ello, vincula una variable de PandaDoc o un ID de campo de texto a la izquierda con un campo correspondiente de QuickBooks a la derecha. PandaDoc comprobará automáticamente si el campo variable/texto vinculado coincide con el valor del campo de QuickBooks cada vez que se inicie el pago.

Si no se encuentra ningún registro de cliente existente basado en los criterios seleccionados, o si no se elige ningún criterio, se creará un nuevo registro de cliente en QuickBooks.

A continuación, asigna los campos de texto o variables de PandaDoc de la derecha a los campos de QuickBooks de la izquierda para el objeto Cliente en QuickBooks.

Asegúrate de seleccionar "No hacer cambios en los datos si el registro de cliente existe" para evitar que los registros de cliente de QuickBooks que contengan campos rellenados se actualicen con los datos de PandaDoc.

Los valores predeterminados para los campos se preseleccionarán automáticamente. Para cambiar las variables de PandaDoc seleccionadas, simplemente haz clic en el botón "x" para eliminar las preseleccionadas y, a continuación, elige la variable o ID de texto deseada en el desplegable de la derecha para asignarla al campo de QuickBooks correspondiente.

Puede utilizar función , sistema , CRM y valores de variable personalizados para actualizar los campos de QuickBooks.

Puede asignar tantos campos de PandaDoc como necesite a los campos Nombre para mostrar y Nombre completo en QuickBooks.

Al enviar un documento con las reglas de asignación configuradas, los campos del cliente en QuickBooks se actualizarán automáticamente con los datos del documento PandaDoc cuando el estado del documento cambie a "Enviado" o "Completado", dependiendo de tu flujo de trabajo:

En la configuración de las reglas de asignación, desplázate hacia abajo hasta el objeto Estimación/Factura para asignar los campos de texto de PandaDoc que desees, o las variables de la derecha, a los campos de QuickBooks de la izquierda.

Para añadir más campos de QuickBooks a los que asignar datos, selecciona +Añadir campos QuickBooksselecciona hasta tres campos personalizados a los que necesites asignar datos de PandaDoc, luego asigna el campo de texto o variable de PandaDoc que necesites y selecciona Aplicar.

Solo los tres primeros campos personalizados de tipo cadena activos habilitados para los formularios de ventas en QuickBooks son compatibles con las reglas de combinación de datos.

Una vez que hayas hecho coincidir las variables necesarias o los ID de los campos de texto con los campos de QuickBooks, selecciona Guardar para aplicar las reglas.

Los campos personalizados de Estimación/Factura en QuickBooks se actualizarán con datos del documento PandaDoc, tan pronto como el estado del documento cambie a Completado.

Los descuentos e impuestos no se transferirán de PandaDoc a QuickBooks Online.

Una vez que hayas creado un documento a partir de tu plantilla, puedes añadir fácilmente productos desde QuickBooks o desde tu catálogo de PandaDoc.

No podrás extraer imágenes de productos de QuickBooks Online.

Cuando configuras la integración con QuickBooks Online de PandaDoc para actualizar productos, puedes añadir artículos de tu catálogo de PandaDoc o crear nuevos productos en tu tabla de precios. Una vez que envíes tu documento, estos productos se transferirán automáticamente a tus presupuestos o facturas en QuickBooks, lo que garantiza que estén sincronizados con tu catálogo de QuickBooks. Simplemente sigue estos pasos:

Una vez que envíes tu documento, las líneas de pedido que hayas añadido a tu tabla de precios o a tu catálogo de PandaDoc aparecerán en tu catálogo de QuickBooks.

Cuando configures la integración con QuickBooks Online para crear presupuestos, se creará un presupuesto en QuickBooks Online después de que tu documento PandaDoc asociado haya sido enviado.

Si un documento en estado enviado incluye opciones de destinatario (como artículos opcionales y cantidades editables), el presupuesto se actualizará al finalizar el documento.

Una vez completado el documento, estos elementos se aceptarán automáticamente en QuickBooks Online. Si seleccionas la opción de convertir un presupuesto en factura, la factura se creará automáticamente y se enviará al cliente.

Al editar un documento, se anulará cualquier presupuesto creado a partir de este documento. Una vez que se reenvíe este documento, se creará un nuevo presupuesto.

Al configurar la integración de QuickBooks Online para crear facturas, se creará una factura en QuickBooks Online una vez que el documento alcance el estado de completado.