Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
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Disponibilidad de planes: Business y Enterprise
Esta integración te permitirá crear, enviar y llevar un seguimiento de los documentos, desde oportunidades, cuentas, contactos, cotizaciones y entidades personalizadas de Microsoft Dynamics CRM.
O visualiza un breve vídeo con una descripción general:
Instalar PandaDoc en Microsoft Dynamics CRM
Utiliza la siguiente dirección URL para ir a Microsoft App Source y haz clic en Obtenerla ahora.
O puedes descargar el paquete desde aquí.
Versiones compatibles: 2016 y posteriores, además de interfaz unificada. Versión local compatible de MS Dynamics: 2016 8.0.1.0079 y posteriores.
Elige la organización para instalar la aplicación (si usas varias cuentas de organizaciones). Luego, debes "Aceptar" los términos y condiciones legales y la declaración de privacidad de Microsoft. Revisa las directivas si es necesario y luego marca ambas casillas y haz clic en "Aceptar".
A continuación, verás la sección "Gestionar tus soluciones". Busca "Integración de PandaDoc" y haz clic en ella. Te proporcionará cierta información sobre la instalación, si está en proceso o ha finalizado. Cuando finalice, mostrará el "Estado" Listo.
Si has descargado el paquete como un archivo .zip anteriormente, tendrás que importarlo manualmente. Haz clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha Configuración avanzada, en Configuración Personalización, y haz clic en Soluciones. En la ficha Soluciones, haz clic en el icono Importar y selecciona el archivo .zip.
Acceder a las entidades de Microsoft Dynamics CRM para examinar el módulo de PandaDoc
Para acceder al módulo de PandaDoc, abre cualquier registro de oportunidad, cuenta, cotización o contacto y desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc. Si aparece un mensaje para conectarte, haz clic en Conectar e inicia sesión en tu cuenta de PandaDoc.
Nota:
Esta integración funciona con múltiples espacios de trabajo. Habilita la integración una vez e inicia sesión en el espacio de trabajo que quieras. En la sección Documentos relacionados, solo verás los documentos creados dentro de la integración y que se encuentran dentro del espacio de trabajo en el que has iniciado sesión.
Cuando te conectes, verás una lista de documentos relacionados con una entidad de oportunidad, cuenta o contacto, si corresponde.
El iFrame de PandaDoc se muestra en blanco
Si has actualizado el paquete de PandaDoc a la última versión y no se ve el módulo dentro de una entidad, sigue los siguientes pasos:
Haz clic en el icono de configuración en la parte superior derecha Configuración avanzada.
En Configuración, haz clic en Personalizaciones.
Selecciona Personalizar el sistema.
En Entidades, en la parte izquierda, despliega la entidad que has añadido al módulo de PandaDoc y selecciona Formularios.
En la lista de formularios, selecciona el formulario con el tipo de formulario "Principal".
Busca y haz doble clic sobre el iFrame de PandaDoc
Selecciona la ficha Eventos
Haz clic en Añadir
Añade la biblioteca pandadoc_/Compontents/EntityForms/form.bundle.js
Especifica la función initPandaDoc
Guarda y publica los cambios en el formulario
Añadir el módulo de PandaDoc a las entidades personalizadas de Microsoft Dynamics
Configuración del módulo de PandaDoc para que se pueda utilizar con las entidades personalizadas de Microsoft Dynamics.
Haz clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha Configuración avanzada
En Configuración, haz clic en Personalizaciones Personalizar el sistema
Selecciona Entidades despliega tu entidad personalizada
Haz clic en Formularios y selecciona uno con el tipo de formulario "Principal".
Configuración del iFrame:
En la ficha INSERT, selecciona IFRAME y escribe los siguientes datos:
Nombre: pandadoc (utiliza minúsculas).
Etiqueta: puedes seleccionar la que quieras
Desactiva la casilla de "Restringir scripting entre marcos".
Ve a la ficha Formato y fija el Número de filas en ~15.
Haz clic en Aceptar.
Configuración de las propiedades del formulario
Ve a la ficha Inicio y haz clic en Propiedades del formulario.
Haz clic en Añadir en Bibliotecas del formulario.
Selecciona y añade el siguiente texto: pandadoc_/Components/EntityForms/form.bundle.js
Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana Propiedades del formulario. Haz clic en Guardar y Publicar.
Configuración de las plantillas de PandaDoc para que se puedan utilizar con Microsoft Dynamics CRM
A continuación, tenemos que configurar nuestras plantillas y los datos que queremos extraer de Microsoft Dynamics CRM. En las siguientes secciones, veremos la configuración de los "Perfiles" y las "Variables".
Utiliza los perfiles de PandaDoc para importar la información de contacto
Advertencia:
Esta función no está disponible para los usuarios del plan eSignature.
Gracias a los perfiles de PandaDoc, podemos importar la información de contacto (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y empresa) del objeto oportunidad de Microsoft Dynamics CRM:
En primer lugar, crea un perfil: abre tu plantilla, haz clic en Perfiles en la parte superior y añade un perfil.
Accede a las variables de perfil: haz clic en el icono de variables en el panel derecho, busca las variables de tu perfil (tendrán el nombre de perfil al principio), cópialas y añádelas a tu plantilla.
Configuración de tus variables para rellenar tus documentos con datos de la oportunidad
Advertencia:
Esta función no está disponible para los usuarios del plan eSignature.
Las variables te ahorrarán tiempo gracias a que sustituyen información de una entidad de forma automática en un documento.
A continuación, te mostramos cómo ver los datos que puedes enviar desde una oportunidad, cuenta, cotización o contacto en Microsoft Dynamics CRM a los documentos de PandaDoc. Haz clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha Configuración avanzada. En Configuración Extensiones, haz clic en Configuración de PandaDoc.
Aquí puedes preconfigurar los datos que provienen de Microsoft Dynamics CRM. Ten en cuenta que los datos deben configurarse por separado para cada entidad (en el caso de que vayas a crear documentos desde más de una entidad) y que los datos no se rellenarán de forma cruzada.
En Configurar tokens, verás las entidades estándar: oportunidad, cuenta, cotización y contacto.
Haz clic en +Añadir entidad para configurar el flujo de datos para tu entidad personalizada.
Cada entidad tiene su propia lista de campos que se pueden enviar a PandaDoc. Selecciona una entidad que quieras configurar; p. ej., una oportunidad.
En la parte izquierda, marca la casilla junto a cada campo que quieras traspasar y se añadirá a la lista de variables o tokens en la parte derecha. Luego, haz clic en el botón verde Guardar mapeo.
Ahora, añade variables o tokens a tu plantilla.
Ve a una entidad de Microsoft Dynamics, busca el panel de PandaDoc, haz clic en el icono de configuración Variables y copia un nombre de variable con los corchetes.
Abre tu plantilla de PandaDoc y añade la variable en la plantilla.
Pasar información de Microsoft Dynamics a PandaDoc (mediante campos)
Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de la misma forma en la que funcionan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no hay que incluir corchetes.
En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en Fusionar campo.
Cuando el documento se haya enviado, el destinatario verá los datos rellenos y podrá actualizar este campo, siempre que se le haya asignado el campo.
Envío de información de producto a tus documentos desde una oportunidad o un presupuesto
Advertencia:
Esta función no está disponible para los usuarios del plan eSignature.
Para ello, añade una lista de precios a tu plantilla, haz clic en Propiedades en la parte superior de la lista de precios y activa la característica Fusionar datos en la parte derecha. Cuando crees un documento desde Microsoft Dynamics CRM (oportunidad o cotización) usando esta plantilla, la información de producto se enviará al documento (nombre del artículo, descripción, precio, descuento, impuestos, moneda, SKU, cantidad, y campos personalizados).
Envío y seguimiento de tus documentos
Advertencia:
PandaDoc extrae destinatarios de documentos solo desde los campos de oportunidad de Microsoft Dynamics: cuenta, usuario, contacto. Los interesados en la oportunidad no se incluyen.
Abre una oportunidad, cuenta, contacto o cotización, ve al módulo de PandaDoc y haz clic en "Crear un nuevo documento".
Elige tu plantilla, sigue editando tu documento y envíalo.
Vuelve al registro módulo de PandaDoc y revisa ahí el estado de tu documento.
Actualización de tokens en borradores
En caso de que ya hayas creado un documento, pero decidas cambiar algunos datos en el registro de Microsoft Dynamics, también puedes actualizar los datos en el documento. Ve al módulo de PandaDoc, busca el documento en la lista (debe tener el estado Borrador) y haz clic en "..." Actualizar tokens.
Eliminación de PandaDoc de Microsoft Dynamics
En Microsoft Dynamics, haz clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha Configuración avanzada. En Configuración, haz clic en Soluciones.
Marca la casilla junto a Integración de PandaDoc y luego haz clic en Eliminar. Cuando lo hayas hecho, haz clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
Permisos de equipo para obtener acceso a la integración de PandaDoc
En MS Dynamics, haz clic en el icono de configuración en la parte superior derecha, selecciona Configuración avanzada; en Configuración Seguridad haz clic en Perfiles de seguridad Abre el Perfil de miembro del equipo; ve a la ficha Entidades personalizadas y busca Mapeo de tokens de PandaDoc Leer permiso debe estar configurado para poder usar la integración.
Migración de datos para la nueva versión 1.2.1
SI has instalado versiones anteriores de la integración y actualizado a la versión 1.2.1, tendrás que pasar por el proceso de migrar la integración de la solución antigua a la nueva.
Ve a Configuración de PandaDoc dentro de MS Dynamics
Revisa y busca el botón para "Migrar".
Así, todos los ajustes de token se trasladarán de la solución antigua a la nueva solución.
Si hay algún problema con este proceso, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica.